Có nhiều lý do khiến bạn có thể muốn xuất hoặc tải xuống tất cả các email trong tài khoản Gmail. Có lẽ bạn muốn di chuyển tài khoản email sang một ứng dụng email khác hoặc có thể bạn chỉ muốn sao lưu tất cả các email của mình nếu điều tồi tệ nhất xảy ra.
Chúng tôi sẽ trình bày một số cách để bạn có thể xuất hoặc tải xuống email Gmail. Bạn có thể nhập chúng vào các ứng dụng như Outlook hoặc Thunderbird hoặc các dịch vụ email trực tuyến như Yahoo hoặc ProtonMail. Bạn cũng có thể tạo bản sao lưu Gmail để lưu trữ trên ổ cứng hoặc trong một dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc Microsoft OneDrive.
Cách sử dụng Google Takeout để tải xuống tất cả email
Bạn có thể dễ dàng tải xuống một email trong Gmail dưới dạng tệp .eml hoặc lưu email dưới dạng tệp .pdf. Tuy nhiên, cách tốt nhất để xuất hàng loạt email Gmail từ tài khoản Google là sử dụng Google Takeout.
Google Takeout là một dự án do Mặt trận Giải phóng Dữ liệu của Google tạo ra mà bạn có thể sử dụng để xuất dữ liệu từ các dịch vụ của Google thành một tệp lưu trữ có thể tải xuống. Đó là một cách tuyệt vời để người dùng Gmail lưu thư Gmail và tải dữ liệu xuống. Những hướng dẫn này sẽ hoạt động cho dù bạn đang sử dụng PC hay Mac.
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn qua trình duyệt web.
- Chọn hình ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải của trang.
- Trong trình đơn thả xuống, nhấp vào nút Quản lý tài khoản Google của bạn nút.
- Trong trình đơn bên trái, chọn Dữ liệu và quyền riêng tư .
- Cuộn xuống phần có tên Dữ liệu từ các ứng dụng và dịch vụ bạn sử dụng .
- Chọn Tải xuống dữ liệu của bạn .
- (Ngoài ra, bạn có thể điều hướng trực tiếp đến https://takeout.google.com.)
- Nếu bạn chỉ muốn xuất Gmail chứ không muốn xuất bất kỳ loại dữ liệu nào khác từ tài khoản Google của mình, hãy nhấp vào Bỏ chọn tất cả . (Bạn cũng có thể xuất dữ liệu từ các dịch vụ khác của Google nếu muốn, nhưng lưu ý rằng tệp lưu trữ được xuất có thể rất lớn.)
- Cuộn xuống qua danh sách các dịch vụ của Google được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái cho đến khi bạn thấy Thư và đảm bảo rằng hộp đã được chọn.
- Google Takeout sẽ đặt mặc định thành Tất cả thư. Nếu bạn chọn chỉ xuất các email trong các cuộc hội thoại có các nhãn được chọn, hãy chọn mục Bao gồm tất cả dữ liệu Thư khuy ao. Từ đó, bạn có thể chọn nhãn Gmail để xuất.
- Cuộn xuống cuối trang và chọn Bước tiếp theo nút.
- Tiếp theo, chọn phương thức phân phối để xuất. Bạn có thể chọn Gửi liên kết tải xuống qua email , Thêm vào Drive , Thêm vào Dropbox , Thêm vào OneDrive hoặc Thêm vào hộp . Nếu bạn chọn gửi liên kết tải xuống qua email, Google sẽ cho bạn một tuần để tải tệp xuống.
- Dưới Tần suất , chọn xem bạn muốn xuất dữ liệu một lần hay hai tháng một lần trong một năm.
- Tiếp theo, chọn định dạng tệp bạn muốn sử dụng để nén tệp MBOX. Bạn có thể chọn tệp zip hoặc .tgz.
- Google Takeout sẽ chia các tệp xuất lớn thành nhiều tệp. Chọn kích thước tối đa cho mỗi tệp. Bạn có thể chọn 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB hoặc 50 GB.
- Cuối cùng, nhấp vào nút Tạo bản xuất nút.
Bây giờ là lúc để chờ đợi. Vài giờ hoặc vài ngày sau, quá trình xuất của bạn sẽ sẵn sàng. Sau khi bản xuất của bạn khả dụng, bạn có thể xem các tệp bên trong. Cho dù bạn đã chọn loại tệp nào, bên trong tệp lưu trữ, bạn sẽ tìm thấy một tệp HTML có tên archive_browser bên trong tệp lưu trữ . Bạn có thể sử dụng trình duyệt để mở tệp đó và xem thông tin về quá trình xuất.
Bạn cũng sẽ tìm thấy một thư mục có tên Thư . Mở tệp đó để tìm tệp MBOX trong các email của bạn. Mặc dù bạn không thể mở tệp MBOX trực tiếp trên Windows nhưng bạn có thể xem nội dung của tệp đó bằng cách mở tệp bằng trình chỉnh sửa văn bản. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy các chương trình miễn phí để chuyển đổi tệp MBOX sang tệp PST hoặc EML.
Cách sử dụng POP3 hoặc IMAP để tải xuống email Gmail
Nếu bạn muốn sử dụng POP3 hoặc IMAP để nhập email từ Gmail vào một ứng dụng email như Outlook hoặc Thunderbird, bạn cũng có thể làm điều đó. Đầu tiên, hãy định cấu hình POP3 hoặc IMAP trong Gmail.
Đăng nhập vào tài khoản Gmail và chọn biểu tượng bánh răng cưa ở trên cùng bên phải. Sau đó, nhấp vào Xem tất cả cài đặt . Tiếp theo, chọn Chuyển tiếp và POP / IMAP chuyển hướng.
Đối với POP3, hãy tắt quyền truy cập POP rồi bật lại quyền truy cập POP3 của Gmail bằng cách chọn Bật POP cho tất cả thư .
Đối với IMAP, hãy đảm bảo rằng Bật IMAP được chọn và số lượng thư trên mỗi thư mục không bị giới hạn.
Từ đó, Google cung cấp liên kết đến hướng dẫn định cấu hình ứng dụng email của bạn hoặc bạn có thể xem hướng dẫn của chúng tôi Cách lưu email của bạn vào ổ cứng cục bộ và cách thiết lập Gmail trong Windows 10 .
Cách chuyển từ Gmail sang ProtonMail
Ngay cả khi bạn là một người dùng G Suite thành thạo, bạn có thể thấy rằng những lo ngại về bảo mật khiến bạn chuyển từ Gmail sang một ứng dụng email với khả năng bảo mật mạnh mẽ hơn. ProtonMail không có tất cả các tiện ích của Gmail, nhưng nó mã hóa tất cả dữ liệu trên các máy chủ của nó. Mặt khác, Gmail chỉ mã hóa dữ liệu giữa trình duyệt của bạn và các máy chủ của nó.
Nếu bạn chọn di chuyển từ Gmail sang ProtonMail, bạn sẽ rất vui khi phát hiện ra rằng ProtonMail cung cấp ứng dụng Easy Switch để di chuyển hộp thư Gmail và danh bạ của bạn sang ProtonMail. Bạn sẽ còn hạnh phúc hơn khi thấy rằng quá trình này không liên quan đến tệp PST hoặc tạo lưu trữ.
Tất cả những gì bạn phải làm là đăng nhập vào tài khoản ProtonMail của mình và đi tới Cài đặt > Đi tới cài đặt > Nhập qua Easy Switch > Google . Từ đó, bạn sẽ quyết định nhập email, danh bạ hay lịch. Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Google của bạn và cấp quyền cho Trợ lý nhập khẩu Proton để truy cập vào tài khoản Google của bạn. Cuối cùng, xác nhận việc nhập của bạn và bạn đã hoàn tất.
Xin lưu ý rằng nếu bạn đã xuất Gmail của mình bằng Google Takeout, bạn có thể sử dụng công cụ Xuất nhập của ProtonMail để nhập Gmail vào tài khoản ProtonMail của mình.