Nhiều lý do muốn xuất/tải xuống tất cả email trong tài khoản Gmail. Có thể muốn di chuyển tài khoản sang email client khác, hoặc chỉ muốn backup tất cả tin nhắn nếu xấu số xảy ra.
Bài viết đi qua vài cách xuất/tải email Gmail. Bạn có thể nhập vào app như Outlook, Thunderbird hoặc dịch vụ email online như Yahoo, ProtonMail. Cũng tạo backup Gmail lưu trên ổ cứng hoặc đám mây: Google Drive, Dropbox, OneDrive.
Cách dùng Google Takeout tải xuống tất cả email
Dễ dàng tải một email đơn lẻ dưới dạng .eml hoặc lưu email thành .pdf. Nhưng cách tốt nhất xuất email Gmail hàng loạt từ tài khoản Google là dùng Google Takeout.
Google Takeout là dự án của Google Data Liberation Front để xuất dữ liệu từ dịch vụ Google thành file nén có thể tải về. Cách tuyệt vời cho người dùng Gmail lưu tin nhắn và tải dữ liệu. Hướng dẫn này hoạt động trên cả PC và Mac.
- Đăng nhập Gmail qua trình duyệt web.
- Chọn ảnh hồ sơ góc trên phải trang.
- Menu thả xuống, bấm Manage your Google account.
- Menu bên trái, chọn Data & privacy.
- Cuộn xuống mục Data from apps and services you use.
- Chọn Download your data.
- (Hoặc truy cập trực tiếp https://takeout.google.com.)
- Nếu chỉ muốn xuất Gmail, không dữ liệu khác, bấm Deselect all. (Có thể xuất dữ liệu dịch vụ Google khác, nhưng file nén có thể rất lớn.)
- Cuộn xuống danh sách dịch vụ Google theo chữ cái đến Mail, đảm bảo ô vuông được tích.
- Google Takeout mặc định All Mail. Nếu chỉ xuất email trong hội thoại có nhãn (label) cụ thể, bấm nút All Mail data included. Chọn nhãn Gmail cho xuất.
- Cuộn cuối trang, bấm Next step.
- Chọn phương thức giao nhận xuất: Send download link via email, Add to Drive, Add to Dropbox, Add to OneDrive, Add to Box. Nếu chọn gửi link email, Google cho 1 tuần tải file.
- Dưới Frequency, chọn xuất một lần hoặc mỗi 2 tháng trong 1 năm.
- Chọn định dạng file nén file MBOX: .zip hoặc .tgz.
- Google Takeout chia xuất lớn thành nhiều file. Chọn dung lượng tối đa mỗi file: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB.
- Cuối cùng, bấm Create export.
Bây giờ chờ đợi. Giờ hoặc ngày sau, xuất sẽ sẵn sàng. Khi có, xem file bên trong. Dù định dạng nào, trong file nén có file HTML tên archive_browser. Mở bằng trình duyệt xem thông tin xuất.
Cũng thấy thư mục Mail. Mở ra tìm file MBOX email. Windows không mở trực tiếp MBOX, nhưng xem nội dung bằng trình soạn thảo văn bản. Cũng có chương trình miễn phí chuyển MBOX sang PST hoặc EML.
Cách dùng POP3 hoặc IMAP tải email Gmail
Nếu thích dùng POP3/IMAP nhập email từ Gmail vào client như Outlook/Thunderbird, cũng được. Trước tiên cấu hình POP3/IMAP trong Gmail.
Đăng nhập Gmail, chọn biểu tượng bánh răng góc trên phải → See all settings. Chọn tab Forwarding and POP/IMAP.
Với POP3: tắt POP access, rồi bật lại POP3 Gmail bằng Enable POP for all mail.
Với IMAP: đảm bảo Enable IMAP được chọn và số tin nhắn mỗi thư mục không bị giới hạn.
Từ đó, Google cung cấp link hướng dẫn cấu hình email client, hoặc xem bài: How to Save Your Emails to a Local Hard Drive và How to Setup Gmail in Windows 10.
Cách di chuyển từ Gmail sang ProtonMail
Dù là power user G Suite, bạn có thể chuyển sang email client bảo mật mạnh hơn do lo ngại an ninh. ProtonMail mã hóa toàn bộ dữ liệu trên server. Ngược lại, Gmail chỉ mã hóa dữ liệu giữa trình duyệt và server.
Nếu chọn chuyển Gmail → ProtonMail, sẽ vui biết ProtonMail có app Easy Switch di chuyển hộp thư và contact Gmail sang ProtonMail. Vui hơn: quá trình không liên quan đến file PST hay tạo archive.
Chỉ cần đăng nhập ProtonMail, vào Settings → Go to settings → Import via Easy Switch → Google. Chọn nhập email, contact, hoặc lịch. Đăng nhập Google, cấp quyền cho Proton Import Assistant truy cập tài khoản Google. Xác nhận nhập, xong!
Lưu ý: nếu đã xuất Gmail bằng Google Takeout, dùng công cụ Import Export của ProtonMail nhập Gmail vào tài khoản ProtonMail.