Nếu bạn có tài khoản email hoạt động, bạn có khả năng nhận hàng trăm tin nhắn từ mọi người tranh giành sự chú ý trong hộp thư đến. Do đó, lọc qua từng email mới để chọn ra những email quan trọng trở thành một nhiệm vụ đáng sợ.
May mắn thay, nếu bạn dùng Gmail, bạn có hàng chục tính năng và cách để sắp xếp, tùy chỉnh, và sắp đặt hộp thư đến và các thư mục khác để làm cho nó dễ quản lý hơn và cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn trong việc tìm tin nhắn.
Bạn có thể sắp xếp Gmail theo người gửi, dung lượng, người nhận, chủ đề, nhãn, tệp đính kèm, trò chuyện, nội dung tin nhắn, và ngày tháng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tổ chức, tìm kiếm, và tự động hóa ứng dụng Gmail của bạn bằng cách sắp xếp tin nhắn của bạn sử dụng bộ lọc Người gửi, Nhãn hoặc Chủ đề.
Cách sắp xếp tin nhắn Gmail theo Người gửi
Bước đầu tiên để tổ chức và dọn dẹp hộp thư đến Gmail là loại bỏ hàng trăm email quảng cáo, chiếm hơn 90% dung lượng lưu trữ của bạn. Chúng lẫn lộn với email hợp pháp từ liên hệ cá nhân hoặc kinh doanh của bạn, hầu hết có thể quan trọng, và không dành cho thùng rác.
Nếu bạn đã thử chọn từng tin nhắn quảng cáo từ hộp thư đến, bạn có thể không còn đủ sức lực vì sự tràn lan của tin nhắn, và bạn có thể kết thúc xóa nhầm một vài email quan trọng trong quá trình.
Sắp xếp Gmail theo Người gửi sẽ giúp bạn gom nhóm email từ người gửi cụ thể lại với nhau, và xóa chúng một lần trong khi bảo toàn email quan trọng và hợp pháp nên ở lại trong hộp thư đến.
Nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm email cụ thể từ người gửi đặc biệt, và chuyển tiếp email cho liên hệ của bạn. Tóm lại, bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn hộp thư đến, và bạn có thể giữ tổ chức và năng suất hơn mỗi ngày.
Có một vài thủ thuật bạn có thể dùng để sắp xếp Gmail theo người gửi và xem tất cả email từ mọi người trong danh sách liên hệ. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các phương pháp khác nhau dưới đây.
Phương pháp 1: Sắp xếp theo một Người gửi cụ thể
- Mở Gmail và vào hộp thư đến. Chọn một email từ một trong những người gửi quan trọng trong danh sách liên hệ và nhấp chuột phải vào nó.
- Trong menu mới, nhấp Find emails from (Tìm email từ).
- Một danh sách tất cả email bạn đã nhận từ người gửi cụ thể đó từ trước đến nay sẽ xuất hiện, bao gồm chi tiết liên lạc đầy đủ của người gửi. Cách này, bạn có thể nhanh chóng gửi tin nhắn cho họ hoặc thậm chí khởi động cuộc gọi video.
- Nếu bạn không thấy tên người trong hộp thư đến, hãy tìm kiếm nhanh bằng cách nhập tên anh ấy hoặc cô ấy vào hộp tìm kiếm, sau đó nhấp chuột phải vào bất kỳ tin nhắn nào từ kết quả tìm kiếm, và chọn Find emails from.
- Bạn có thể dùng nhiều tiêu chí tìm kiếm bằng cách nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh hộp tìm kiếm. Tiếp theo, dán địa chỉ email vào trường "From" (Từ), hoặc dùng trường "Has the words" (Có từ) để tìm kiếm cụ thể hơn với tên người gửi bạn đang tìm.
- Nhấp nút search (tìm kiếm) khi xong để lấy email từ người gửi cụ thể đó.
Lưu ý: Bạn có thể tạo bộ lọc cho các tìm kiếm của mình, bằng cách nhấp Create filter (Tạo bộ lọc), và tự động áp dụng các hành động nhất định lần sau bạn nhận email khớp với tiêu chí.
Phương pháp 2: Sắp xếp email Gmail từ bất kỳ Người gửi nào
- Đi đến thanh tìm kiếm Google và nhấp vào mũi tên hướng xuống nhỏ ở bên phải để hiển thị các tùy chọn định vị tin nhắn.
- Chỉ định tham số để tìm email của bạn bao gồm hoặc loại trừ từ cụ thể. Điều này rất tiện khi bạn chỉ nhớ một phần của cuộc trò chuyện, vì nó tìm email toàn bộ, không chỉ chủ đề.
Lưu ý: Nếu bạn muốn, bạn có thể lọc kết quả tìm kiếm để chỉ bao gồm tin nhắn có tệp đính kèm. Có các tùy chọn khác như Date within (Ngày trong) giới hạn kết quả tìm kiếm trong các ngày hoặc khung thời gian cụ thể.
- Khi bạn tìm thấy người gửi bạn muốn, nhấp Find emails from để điền đầy đủ danh sách tin nhắn.
Phương pháp 3: Sắp xếp email Gmail sử dụng chức năng Wildcard (Ký tự đại diện)
Phương pháp này giúp khi bạn cần giải phóng dung lượng lưu trữ email và truy xuất email bạn cần từ hàng trăm tin nhắn trong hộp thư đến.
Nếu bạn có email từ đồng nghiệp cũ (cùng tên miền) mà bạn muốn hiển thị cùng lúc, hãy dùng chức năng wildcard. Điều này được đại diện bằng ký tự hoa thị (*), tìm nhiều bản ghi với cùng thông tin.
- Mở tài khoản Gmail của bạn. Trong thanh tìm kiếm, nhập một hoa thị (*) theo sau là tên miền công ty, ví dụ, *@helpdeskgeek.com.
- Bạn cũng có thể thay thế bất kỳ phần nào khác của địa chỉ email bằng wildcard, ví dụ, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, hoặc e.*@helpdeskgeek.com. Bất kỳ cái nào cũng hoạt động.
Gmail là một phần của họ dịch vụ Google, nhưng khác với công cụ tìm kiếm nơi bạn có thể giới hạn kết quả tìm kiếm thành từ hoặc cụm từ cụ thể dùng ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc kép, bạn không thể làm tương tự trong Gmail. Thay vào đó, nó sẽ trả về kết quả không chính xác nếu bạn thử dùng các ký tự này trong tính năng tìm kiếm tích hợp.
Tuy nhiên, bạn có thể dùng ngoặc đơn để tìm email với nhiều từ khóa độc lập, ví dụ (Christmas party). Nó sẽ lấy mọi email chứa từng từ khóa trong dòng chủ đề, trong khi nhập (Christmas OR party) sẽ đưa ra tất cả email có một trong các từ khóa trong dòng chủ đề.
Sắp xếp Gmail theo Người gửi sử dụng Ứng dụng Di động Gmail
Trên thiết bị Android hoặc iOS, bạn có thể sắp xếp email trong Gmail theo người gửi dùng các bước dưới đây.
- Mở ứng dụng Gmail, đăng nhập nếu chưa, sau đó nhấn vào thanh tìm kiếm ở trên cùng.
- Nhập địa chỉ email của người gửi bạn đang tìm và nhấp biểu tượng Search (biểu tượng kính lúp nhỏ trên bàn phím màn hình).
Lưu ý: Ứng dụng di động không cho bạn dùng tiêu chí tìm kiếm bổ sung để lọc kết quả thêm. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng ứng dụng máy tính và áp dụng phương pháp đầu tiên.
Cách sắp xếp Gmail theo Nhãn (Label)
Trong Gmail, nhãn là các định danh dựa trên văn bản, mã màu giúp bạn tìm email bạn muốn nhanh hơn. Trên thanh bên, bạn sẽ thấy các mục như Inbox (Hộp thư đến), Drafts (Bản nháp), Trash (Thùng rác), Spam (Thư rác) và những cái khác, đã được thiết lập sẵn cho bạn, và hoạt động như thẻ (tag) hoặc thư mục.
Bạn có thể tìm tin nhắn với nhãn cụ thể trong Gmail và dùng chúng để sắp xếp hộp thư đến như mô tả dưới đây.
- Chọn một tin nhắn email trong hộp thư đến để mở nó. Bạn sẽ thấy một vài biểu tượng ngay trên tin nhắn, và chọn cái trông như thẻ để hiển thị danh sách nhãn.
- Nhấp Create New (Tạo mới) để tạo nhãn mới.
- Nhập tên nhãn mới, và nhấp nút Create (Tạo) màu xanh dương.
Bạn cũng có thể gán nhãn cho nhiều email cùng lúc bằng cách chọn hộp kiểm của chúng trước khi nhấp biểu tượng nhãn ở trên, và sau đó sắp xếp chúng theo nhãn bạn muốn từ danh sách.
Bây giờ bạn đã biết cách áp dụng nhãn cho tin nhắn email của mình, bạn có thể sắp xếp email theo nhãn. Nhấp thẻ nhãn trong tin nhắn email hoặc từ thanh bên và bạn sẽ thấy tất cả email trong một nhãn cụ thể.
Sắp xếp Email sử dụng Nhãn thông minh (Smart Labels)
Nhãn thông minh (Smart Labels) tổ chức email của bạn thành năm danh mục riêng biệt: Primary (Chính), Social (Xã hội), Promotions (Khuyến mãi), Updates (Cập nhật), và Forums (Diễn đàn).
Điều này giúp giữ hộp thư đến sạch sẽ và gọn gàng thay vì để tất cả email từ bản tin, thông báo, khuyến mãi, và những cái khác xuất hiện trên hộp thư đến cùng một lúc. Gmail tự động sắp xếp điều này cho bạn, vì vậy bạn không cần sửa đổi quy tắc nào cho mỗi người gửi hoặc tự thiết lập.
- Để cấu hình tab Smart Labels trong Gmail, nhấp Settings (Cài đặt) từ thanh điều hướng.
- Nhấp Configure Inbox (Cấu hình hộp thư đến).
- Chọn danh mục tin nhắn (message categories) bạn muốn hiển thị dưới dạng tab hộp thư đến.
- Nhấp Save (Lưu) để thay đổi có hiệu lực.
Bạn cũng có thể cho phép tin nhắn từ người gửi đã sao (starred senders) hiển thị trên tab Primary của hộp thư đến, ngay cả khi chúng đi đến các tab khác. Ví dụ, nếu bạn nhận tin nhắn khuyến mãi, bạn có thể sao nó và nó sẽ xuất hiện giữa hộp thư đến Primary của bạn.
Cách này, bạn có thể nhận diện tin nhắn quan trọng và dễ dàng theo dõi chúng sau.
Cách sắp xếp Gmail theo Chủ đề (Subject)
- Nếu bạn thích sắp xếp email theo chủ đề, thay vì người gửi hoặc nhãn, bạn có thể làm dễ dàng bằng cách nhập một số từ liên quan vào trường Has the words (Có từ).
- Tách các từ bằng dấu phẩy, sau đó đi đến tùy chọn Search (Tìm kiếm) bên dưới. Mặc định, tùy chọn này được đặt để tìm tất cả tin nhắn, nhưng bạn có thể thay đổi để chỉ tìm email được lọc vào nhãn hoặc hộp thư đến cụ thể.
Phương pháp này áp dụng cho các mục đã đi vào thư mục Spam hoặc Trash.
Kết luận
Các công cụ sắp xếp tự động của Gmail có thể sắp xếp email cho bạn, nhưng nếu bạn muốn chủ động hơn, bạn có thể làm cho các mẹo trong hướng dẫn này trở thành một phần của thói quen hàng ngày. Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giữ tổ chức và năng suất.