Gmail là một trong những client email tốt nhất về bảo mật và ổn định. Tuy nhiên, Gmail thiếu tính năng chuyển tiếp nhiều email cùng lúc – một thiếu hụt đáng buồn cho Google.
Email là phương tiện giao tiếp chính trong doanh nghiệp. Việc quản lý email hiệu quả là then chốt năng suất. Khi cần chuyển tiếp hàng loạt email, Gmail không hỗ trợ trực tiếp – chỉ làm được rất kém hiệu quả.
Bạn có thể thiết lập bộ lọc chuyển tiếp email mới đến sang địa chỉ khác, nhưng không áp dụng cho email đã có trong hộp thư đến. Không ai muốn chuyển thủ công hàng trăm email.
Dưới đây là 2 phương pháp chuyển tiếp hàng loạt trong Gmail (kể cả cách gốc).
Phương pháp 1: Chuyển tiếp nhiều email với Bộ lọc (Cách gốc của Gmail)
Cách này không lý tưởng nhưng hoạt động phần nào. Bộ lọc chuyển tiếp được email chưa đến; với email đã có trong hộp thư thì không tin cậy (test của tôi bỏ lỡ hơn nửa số thư).
Các bước:
- Đăng nhập Gmail > biểu tượng bánh răng (góc trên phải) > Cài đặt.
- Tab Chuyển tiếp và POP/IMAP > Thêm địa chỉ chuyển tiếp.
- Nhập email đích > Tiếp theo > Tiếp tục. Liên kết xác thực sẽ gửi đến email đó.
- Mở email đích, nhấp liên kết xác thực.
- Quay lại Cài đặt Gmail > chọn Chuyển tiếp bản sao thư đến > nhấp tạo bộ lọc.
- Cấu hình bộ lọc: điền email người gửi vào Từ, hoặc lọc theo từ khóa, có tệp đính kèm... > Tạo bộ lọc với tìm kiếm này.
- Tích Chuyển tiếp đến, chọn email đã xác thực > Tạo bộ lọc.
Xong. Mọi email mới khớp bộ lọc sẽ tự động chuyển tiếp.
Phương pháp 2: Dùng tiện ích mở rộng (Extension) – Khuyên dùng
Cách này tốt hơn rất nhiều so với bộ lọc cồng kềnh của Gmail. Khuyên dùng Chrome (cùng Google).
Lưu ý: Google giới hạn 100 email chuyển tiếp/ngày cho mọi extension. Hiện chưa có cách vượt qua.
Dùng extension "Multi Email Forward for GMail" (cloudhq.net)
- Chrome > menu 3 chấm > Công cụ khác > Tiện ích mở rộng.
- Kéo xuống dưới > Nhận thêm tiện ích.
- Tìm Multi Email Forward for GMail (chọn của cloudhq.net – tốt nhất) > Thêm tiện ích.
- Gmail tự mở. Đăng nhập > nhấp Tạo tài khoản > chọn tài khoản Gmail của bạn.
- Chọn ít nhất 2 email trong hộp thư – xuất hiện biểu tượng Multi forward mới.
- Nhập email đích > nhấp Chuyển tiếp email.
Người nhận nhận thư trong vài phút. Email trông như thư thường.
Kết luận
Có 2 cách hiệu quả: dùng extension (Phương pháp 2) hoặc bộ lọc Gmail (Phương pháp 1). Cách thủ công mở từng thư không thực tế.
Thực tế, tôi luôn dùng Multi Email Forward for GMail – đáng tin cậy. Bộ lọc Gmail rủi ro bỏ lỡ email đã có trong hộp thư.
Hãy chọn cách phù hợp nhu cầu. Nếu biết cách khác, hãy chia sẻ ở bình luận.