Bạn cần chuyển tiếp một số email đến một địa chỉ khác hoặc có lẽ bạn đang muốn chuyển tiếp tất cả các email từ Outlook hoặc Gmail sang một hộp thư đến mới? Cả Outlook và Gmail đều có các phương pháp dễ dàng thiết lập và quên nó để tự động hóa quá trình chuyển tiếp.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách chuyển tiếp email Outlook sang Gmail và ngược lại, cho dù bạn sử dụng Outlook trên web hay máy tính để bàn.
Cách Tự động Chuyển tiếp Email trong Outlook Desktop
Đầu tiên, chúng tôi sẽ trình bày cách tự động chuyển tiếp email tới Gmail trong phiên bản dành cho máy tính của Outlook. Để thực hiện việc này, bạn cần tạo quy tắc bằng các bước sau:
- Mở Outlook. Trên Trang chủ , tìm tab Di chuyển tiết diện. Tại đó, chọn Quy tắc và chọn Quản lý quy tắc &cảnh báo trong trình đơn thả xuống.
- Trên cửa sổ kết quả, nhấp vào Quy tắc mới .
- Trong Bắt đầu từ quy tắc trống , chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được . Nhấp vào Tiếp theo .
- Chọn tiêu chí cho các loại tin nhắn bạn muốn chuyển tiếp. Nếu bạn muốn chuyển tiếp tất cả các email, hãy để trống mọi ô trên trang này. Nhấp vào Tiếp theo và xác nhận lời nhắc nếu bạn thấy hộp thoại cảnh báo rằng quy tắc này sẽ áp dụng cho tất cả các thư.
- Trong Bước 1 của cửa sổ tiếp theo, chọn Chuyển tiếp nó tới mọi người hoặc nhóm công khai . (Nếu bạn muốn, hãy Chuyển tiếp nó tới mọi người hoặc nhóm công khai dưới dạng tệp đính kèm cũng hoạt động.) Sau đó, trong Bước 2 , nhấp vào văn bản liên kết mọi người hoặc nhóm công khai .
- Trong Địa chỉ quy tắc hộp xuất hiện, hãy nhập địa chỉ email vào Tới ở dưới cùng để chuyển tiếp tất cả các email đến địa chỉ đó. Bạn có thể chọn từ danh bạ của mình trong hộp trên thay vì nhập địa chỉ theo cách thủ công và có thể nhập bao nhiêu địa chỉ tùy thích. Nhấp vào OK khi hoàn tất rồi đến Tiếp theo trên Trình hướng dẫn quy tắc cửa sổ.
- Tiếp theo, bạn có lựa chọn các tiêu chí nhất định cho các email bạn muốn loại trừ khỏi quy tắc này. Bạn không cần phải chọn bất cứ thứ gì, nhưng nếu muốn, bạn có thể lọc email từ những người gửi nhất định hoặc tin nhắn có chứa các từ cụ thể chẳng hạn. Nhấp vào Tiếp theo khi bạn hài lòng.
- Cuối cùng, hãy nhập tên cho quy tắc của bạn để dễ dàng xác định vị trí trong tương lai. Sau đó, đảm bảo Bật quy tắc này được chọn và nhấp vào Hoàn tất . Nếu bạn cũng muốn chuyển tiếp tất cả các email phù hợp trong hộp thư đến của mình ngay bây giờ, hãy chọn tùy chọn Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong "Hộp thư đến" cả hộp nữa.
Bạn đã hoàn tất việc chuyển tiếp thư Outlook của mình tới Gmail (hoặc bất kỳ địa chỉ email nào khác). Mọi email bạn nhận được (hoặc chỉ những email phù hợp với tiêu chí bạn đặt, nếu bạn chỉ định bất kỳ) sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ bạn đã chỉ định.
Để ngừng chuyển tiếp email, chỉ cần quay lại Trang chủ , nhấp vào Quy tắc > Quản lý Quy tắc &Cảnh báo và bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc bạn muốn tắt. Bạn có thể chuyển đổi hộp kiểm này bất kỳ lúc nào bạn muốn bật hoặc tắt tính năng chuyển tiếp
Cách tự động chuyển tiếp email trong Gmail
Bạn muốn tự động chuyển tiếp email trong Gmail? Đây là một quá trình tương tự như chuyển tiếp trong Outlook, nhưng có một điểm khác biệt chính. Khi chuyển tiếp email trong Outlook, bạn không phải thực hiện bất kỳ điều gì trên tài khoản của địa chỉ chuyển tiếp. Tuy nhiên, với Gmail, địa chỉ email nhận phải cấp cho bạn quyền để chuyển tiếp email.
Cách Thêm Địa chỉ Chuyển tiếp trong Gmail
Bước đầu tiên để tự động chuyển tiếp email Gmail là thêm địa chỉ chuyển tiếp. Để làm điều này:
- Đi tới tùy chọn Gmail của bạn bằng cách mở Gmail, nhấp vào bánh răng ở góc trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt .
- Mở Chuyển tiếp và POP / IMAP chuyển hướng.
- Ở đầu trang trong phần Chuyển tiếp tiêu đề phụ, nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp .
- Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp email đến. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể nhập một địa chỉ email tại một thời điểm. Nhấp vào Tiếp theo khi hoàn thành.
- Địa chỉ email đã chọn sẽ nhận được một email. Chủ sở hữu phải nhấp vào liên kết bên trong để cấp cho địa chỉ Gmail của bạn quyền chuyển tiếp email.
Sau khi được chấp thuận, bạn có thể dễ dàng chuyển tiếp tự động tất cả các email đến địa chỉ mới trên cùng một trang cài đặt Gmail. Bật tính năng Chuyển tiếp bản sao của thư đến , sau đó chọn địa chỉ chuyển tiếp của bạn từ danh sách thả xuống.
Sử dụng hộp thứ hai, bạn có thể chọn trong số bốn tùy chọn cho những gì xảy ra với thư gốc trong hộp thư đến của bạn:
- Giữ bản sao của tôi trong Hộp thư đến , điều này giúp email không bị động đến trong hộp thư đến Gmail của bạn.
- Đánh dấu bản sao của tôi là đã đọc , có nghĩa là nó sẽ không được sáng lên như mới trong tài khoản Gmail của bạn.
- Lưu trữ bản sao của tôi , vì vậy nó nằm ngoài hộp thư đến chính của bạn.
- Xóa bản sao của tôi , nếu bạn không muốn chút nào.
Lọc các Email được Chuyển tiếp trong Gmail
Nếu bạn không muốn chuyển tiếp tất cả các email trong Gmail, hãy sử dụng các bước dưới đây để tạo bộ lọc chỉ chuyển tiếp một số thư nhất định. Lưu ý rằng bộ lọc Gmail chỉ chuyển tiếp email mới, vì vậy điều này sẽ không áp dụng cho các thư cũ:
- Đi tới Gmail, nhấp vào bánh răng> Xem tất cả cài đặt , sau đó chuyển đến Bộ lọc và địa chỉ bị chặn chuyển hướng.
- Ở cuối danh sách bộ lọc của bạn, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc mới .
- Nhập tiêu chí cho các email bạn muốn chuyển tiếp. Nếu bạn muốn chuyển tiếp tất cả các email, chỉ cần nhập địa chỉ email của bạn vào mục Tới đồng ruộng. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc .
- Trên màn hình tiếp theo, chọn nút Chuyển tiếp tới hộp. Từ menu thả xuống, hãy chọn địa chỉ chuyển tiếp bạn muốn chuyển tiếp các email hiện hành. Trong trường hợp bạn không thấy địa chỉ phù hợp, hãy nhấp vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp và làm theo các bước được liệt kê ở trên để thêm một địa chỉ được chấp thuận.
- Bật bất kỳ tùy chọn nào khác nếu bạn muốn, sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc .
Để ngừng chuyển tiếp email, hãy quay lại Cài đặt > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn và nhấp vào xóa bên cạnh quy tắc bạn muốn loại bỏ.
Cách Tự động Chuyển tiếp Email trong Outlook.com
Cuối cùng, hãy xem cách chuyển tiếp thư từ phiên bản web của Outlook.
Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào thư Outlook.com và nhấp vào Cài đặt bánh răng ở góc trên bên phải. Cuộn xuống cuối thanh bên xuất hiện và chọn Xem tất cả cài đặt Outlook .
Trên màn hình kết quả, hãy đảm bảo bạn có Thư đã chọn ở ngoài cùng bên trái, sau đó duyệt đến Chuyển tiếp tiết diện. Tại thời điểm này, bạn có thể cần xác minh danh tính của mình trước khi tiếp tục bằng cách lấy mã qua một địa chỉ email đáng tin cậy khác.
Sau đó, trên Chuyển tiếp , đánh dấu vào trang Bật chuyển tiếp và nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp. Nếu bạn chọn Giữ bản sao của các tin nhắn được chuyển tiếp , chúng cũng sẽ ở trong hộp thư đến Outlook của bạn.
Nhấp vào Lưu ở dưới cùng để hoàn tất quy trình. Đó là tất cả những gì cần thiết để chuyển tiếp email từ ứng dụng web của Outlook sang Gmail hoặc dịch vụ khác. Để tắt chuyển tiếp, chỉ cần quay lại trang này, bỏ chọn mục Bật chuyển tiếp và nhấn Lưu một lần nữa.
Cách Chỉ Chuyển tiếp Một số Thư từ Outlook Web
Nếu bạn không muốn lọc tất cả thư, phiên bản web của Outlook cũng cho phép bạn lọc thư với bất kỳ tiêu chí nào bạn chọn. Để thiết lập điều này, hãy quay lại Cài đặt> Thư như được mô tả ở trên, sau đó mở Quy tắc phần.
Tại đây, hãy nhập tên cho quy tắc mới của bạn ở trên cùng, sau đó chọn một mục trong phần Thêm điều kiện thả cái hộp xuống. Sử dụng nút Thêm điều kiện khác liên kết nếu bạn muốn chỉ định nhiều.
Tiếp theo, trong Thêm hành động , chọn Chuyển tiếp đến hoặc Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm . Nhập địa chỉ email bạn muốn chuyển tiếp những thư này vào hộp bên cạnh. Nhấp vào Thêm ngoại lệ nếu bạn không muốn quy tắc này chuyển tiếp một số thư.
Nếu bạn muốn phần còn lại của các quy tắc Outlook của mình áp dụng cho các thư được chuyển tiếp, hãy đảm bảo Dừng xử lý các quy tắc khác không được kiểm tra. Chọn Lưu khi bạn hoàn thành.
Cách Nhập Địa chỉ Liên hệ và Thư Outlook vào Gmail
Ở trên, chúng tôi đã xem xét cách chuyển tiếp tất cả thư Outlook mới đến tài khoản Gmail của bạn. Nếu muốn, bạn cũng có thể chuyển các thư hiện có trong hộp thư đến, cùng với danh bạ của mình, trong một bước dễ dàng bằng cách sử dụng công cụ nhập của Gmail. Lưu ý rằng điều này hoạt động với hầu hết mọi địa chỉ email, không chỉ Outlook.
Mở tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào Bánh răng ở phía trên bên phải, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt . Chọn Tài khoản và nhập dọc theo đầu và trên trang đó, nhấp vào Nhập thư và danh bạ .
Điều này sẽ mở ra một cửa sổ mới. Nhập địa chỉ email Outlook (hoặc bất kỳ địa chỉ email nào khác) mà bạn muốn nhập từ đó. Sau khi xác nhận thông tin đăng nhập, bạn sẽ thấy danh sách các quyền bạn phải cấp.
Nhấp vào Có để chấp nhận chúng. Cuối cùng, bạn sẽ thấy Tùy chọn nhập cửa sổ. Chọn các hộp để Nhập thư và Nhập danh bạ , nếu bạn muốn. Bạn cũng có thể kiểm tra Nhập thư mới trong 30 ngày , mặc dù điều này là không cần thiết nếu bạn đã thực hiện chuyển tiếp ở trên.
Tùy thuộc vào lượng thư bạn có trong Outlook, quá trình này có thể mất một chút thời gian. Thư của bạn sẽ xuất hiện trong Gmail khi tiến trình.
Cách chuyển Danh bạ Outlook quan trọng thành Danh bạ Google
Nếu công cụ trên không hoạt động vì lý do nào đó, bạn có thể chuyển danh bạ Outlook của mình sang Gmail bằng công cụ nhập Danh bạ của Google. Trong khi đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, hãy mở Danh bạ Google. Ở bên trái của màn hình, chọn Nhập .
Gmail sẽ yêu cầu bạn cung cấp tệp CSV có chứa các địa chỉ liên hệ của bạn. Để có được điều này, hãy xem hướng dẫn nhập và xuất địa chỉ liên hệ email của chúng tôi.
Cách chuyển Lịch Outlook của bạn sang Gmail
Chúng tôi đã xem xét cách nhập thư và danh bạ của bạn; yếu tố quan trọng cuối cùng cần thực hiện là lịch của bạn. Đối với điều này, hãy xem các công cụ tốt nhất để đồng bộ hóa tài khoản Outlook và Lịch Google của bạn.
Chuyển tiếp email Outlook và Gmail đã hoàn tất
Bây giờ bạn đã biết cách chuyển tiếp Outlook sang Gmail và ngược lại. Cho dù bạn chỉ chuyển một vài tin nhắn quan trọng hay muốn chuyển đổi hoàn toàn các nhà cung cấp, điều đó không khó để thực hiện.
Đối với một phương pháp khác, bạn cũng có thể xem xét thiết lập Gmail của mình bên trong Outlook.