Cần chuyển tiếp email đến địa chỉ khác, hoặc muốn chuyển tất cả email từ Outlook/Gmail sang hộp thư mới? Cả Outlook và Gmail đều có phương pháp "cài đặt một lần, quên đi" để tự động hóa việc chuyển tiếp.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn chuyển tiếp email Outlook sang Gmail và ngược lại, dù bạn dùng Outlook trên web hay desktop.
Cách tự động chuyển tiếp Email trong Outlook Desktop
Trước hết, cách tự động chuyển email sang Gmail trong Outlook desktop. Cần tạo quy tắc (rule) theo các bước:
- Mở Outlook. Tab Home, mục Move, chọn Rules → Manage Rules & Alerts.
- Cửa sổ hiện ra, nhấp New Rule.
- Dưới Start from a blank rule, chọn Apply rule on messages I receive. Nhấp Next.
- Chọn tiêu chí loại email muốn chuyển. Muốn chuyển tất cả email, để trống mọi ô. Nhấp Next và xác nhận nếu có cảnh báo quy tắc áp dụng cho tất cả tin nhắn.
- Bước 1 cửa sổ tiếp theo: chọn Forward it to people or public group. (Hoặc Forward as attachment). Bước 2: nhấp link people or public group.
- Hộp Rule Address hiện ra: nhập email đích vào ô To dưới cùng. Có thể chọn từ danh bạ ở trên, nhập nhiều địa chỉ. Nhấp OK → Next.
- Tùy chọn loại trừ email nhất định (người gửi cụ thể, chứa từ khóa…). Không bắt buộc. Nhấp Next khi xong.
- Đặt tên quy tắc để dễ tìm sau. Đảm bảo Turn on this rule được tích. Nhấp Finish. Nếu muốn chuyển luôn email hiện có trong Inbox, tích Run this rule now on messages already in "Inbox".
Hoàn tất chuyển tiếp Outlook sang Gmail (hoặc địa chỉ khác). Mọi email đến (hoặc thỏa tiêu chí) sẽ được chuyển tiếp.
Để dừng chuyển tiếp: tab Home → Rules → Manage Rules & Alerts → bỏ tích hộp bên cạnh quy tắc. Có thể bật/tắt bất kỳ lúc nào.
Cách tự động chuyển tiếp Email trong Gmail
Tương tự Outlook, nhưng có một khác biệt chính: Outlook không cần thao tác ở tài khoản nhận. Gmail thì địa chỉ nhận phải cấp phép cho bạn chuyển tiếp.
Thêm địa chỉ chuyển tiếp trong Gmail
- Mở Gmail, nhấp bánh răng góc trên phải → Xem tất cả cài đặt.
- Tab Chuyển tiếp và POP/IMAP (Forwarding and POP/IMAP).
- Phần Chuyển tiếp (Forwarding), nhấp Thêm địa chỉ chuyển tiếp.
- Nhập email muốn chuyển đến. Chỉ nhập một địa chỉ mỗi lần. Nhấp Next.
- Địa chỉ đó nhận email xác nhận. Chủ sở hữu phải nhấp link để cấp phép cho Gmail của bạn chuyển tiếp.
Sau khi được phép, dễ dàng bật tự động chuyển tất cả email trên cùng trang cài đặt. Bật Chuyển tiếp bản sao thư đến, chọn địa chỉ chuyển tiếp từ menu thả xuống.
Ô thứ hai cho phép chọn hành động với bản gốc trong hộp thư:
- Giữ bản sao trong Hộp thư đến – email không thay đổi.
- Đánh dấu đã đọc – không hiển thị như mới.
- Lưu trữ bản sao – ra khỏi hộp thư chính.
- Xóa bản sao – nếu không muốn giữ.
Lọc email chuyển tiếp trong Gmail
Không muốn chuyển tất cả email? Tạo bộ lọc (filter) chỉ chuyển thư nhất định. Lưu ý: Filter Gmail chỉ áp dụng cho email mới, không áp dụng thư cũ.
- Gmail → bánh răng → Xem tất cả cài đặt → tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn.
- Cuối danh sách bộ lọc, nhấp Tạo bộ lọc mới.
- Nhập tiêu chí email muốn chuyển. Muốn chuyển tất cả, nhập email của bạn vào trường To. Nhấp Tạo bộ lọc.
- Màn hình tiếp theo: tích Chuyển tiếp đến, chọn địa chỉ chuyển tiếp từ menu. Nếu không thấy địa chỉ, nhấp Thêm địa chỉ chuyển tiếp và làm theo bước trên.
- Bật tùy chọn khác nếu muốn, nhấp Tạo bộ lọc.
Để dừng: Cài đặt → Bộ lọc và địa chỉ bị chặn → nhấp xóa bên cạnh quy tắc.
Cách tự động chuyển tiếp Email trong Outlook.com (Web)
Cuối cùng, cách chuyển thư từ Outlook phiên bản web.
Đăng nhập Outlook.com, nhấp bánh răng Cài đặt góc trên phải. Kéo xuống cuối thanh bên, chọn Xem tất cả cài đặt Outlook.
Màn hình hiện ra: đảm bảo tab Mail (bên trái) được chọn, duyệt đến mục Chuyển tiếp (Forwarding). Có thể cần xác minh danh tính qua mã gửi đến email đáng tin cậy khác.
Trang Chuyển tiếp: tích Bật chuyển tiếp (Enable forwarding), nhập email đích. Nếu tích Giữ bản sao thư đã chuyển, thư vẫn ở hộp thư Outlook.
Nhấp Lưu (Save) dưới cùng. Xong. Để tắt: quay lại trang này, bỏ tích Bật chuyển tiếp, nhấp Lưu lại.
Chỉ chuyển một số thư từ Outlook Web
Outlook web cũng cho lọc thư theo tiêu chí. Quay lại Cài đặt > Mail, mở mục Quy tắc (Rules).
Đặt tên quy tắc, chọn điều kiện trong menu thả xuống Thêm điều kiện. Dùng Thêm điều kiện khác nếu cần nhiều tiêu chí.
Dưới Thêm hành động, chọn Chuyển tiếp đến hoặc Chuyển tiếp như tệp đính kèm. Nhập email đích. Nhấp Thêm ngoại lệ nếu muốn loại trừ thư.
Nếu muốn các quy tắc Outlook khác vẫn áp dụng cho thư được chuyển, bỏ tích Dừng xử lý thêm quy tắc. Nhấp Lưu khi xong.
Cách nhập Mail và Danh bạ từ Outlook sang Gmail
Trên là chuyển tiếp thư mới. Nếu muốn mang cả thư hiện có và danh bạ, dùng công cụ Nhập mail và danh bạ của Gmail. Hoạt động với hầu hết email, không chỉ Outlook.
Mở Gmail → bánh răng → Xem tất cả cài đặt → tab Tài khoản và Nhập (Accounts and Import) → nhấp Nhập mail và danh bạ.
Cửa sổ mới: nhập email Outlook (hoặc email khác) muốn nhập từ. Sau khi xác thực, thấy danh sách quyền cần cấp. Nhấp Đồng ý (Yes).
Cửa sổ Tùy chọn nhập: tích Nhập mail và Nhập danh bạ. Có thể tích Nhập mail mới 30 ngày – không cần nếu đã thiết lập chuyển tiếp.
Tùy lượng mail, có thể mất thời gian. Thư sẽ xuất hiện trong Gmail dần dần.
Cách nhập Danh bạ Outlook vào Google Contacts
Nếu công cụ trên không hoạt động, chuyển danh bạ qua công cụ nhập Google Contacts. Đăng nhập Gmail, mở Google Contacts. Bên trái chọn Nhập (Import).
Yêu cầu file CSV chứa danh bạ. Xem hướng dẫn nhập/xuất danh bạ email để lấy file này.
Cách chuyển Lịch Outlook sang Gmail
Đã nhập mail và danh bạ; yếu tố cuối là lịch. Xem các công cụ tốt nhất đồng bộ Outlook và Google Calendar.
Chuyển tiếp Outlook và Gmail hoàn tất
Bây giờ bạn biết chuyển tiếp Outlook ↔ Gmail. Dù chỉ chuyển vài thư quan trọng hay đổi hoàn toàn nhà cung cấp, không khó để thực hiện.
Phương pháp khác: cân nhắc thiết lập Gmail bên trong Outlook.