Có nhiều lý do bạn bỏ qua tài khoản Gmail cũ, nhưng điều này khiến người quen email cho bạn lo lắng. Không có phản hồi, họ có thể nghĩ bạn gặp chuyện không may.
May mắn là có cách báo cho người khác biết email không còn dùng. Cần thiết lập tự động trả lời (auto-reply) cho tài khoản Gmail không hoạt động.
Để làm được, bạn phải cập nhật Trình quản lý tài khoản không hoạt động (Inactive Account Manager). Đây là cách thiết lập đúng cách.
Khi nào tài khoản Gmail được coi là không hoạt động?
Mặc định: nếu bạn không đăng nhập Google Account超过 24 tháng, Google nghi ngờ bạn không còn dùng. Bao gồm lịch sử đăng nhập các dịch vụ liên kết: YouTube, Chat, Search, Maps…
Nếu muốn mốc thời gian sớm hơn, bạn có thể thay đổi ngưỡng "không hoạt động" trong Inactive Account Manager: chọn 3, 6, 12, hoặc 18 tháng.
Ban đầu, Google sẽ thử liên hệ qua phương thức liên lạc dự phòng để nhắc bạn truy cập tài khoản, tránh xóa. Nếu không phản hồi, Google sẽ liên hệ Inactive Account Manager của bạn.
Trong lúc đó, bạn có thể thiết lập tin nhắn tự động trả lời, ai email cho bạn sẽ nhận thông báo về trạng thái tài khoản. Cùng lúc đó, bạn có thể quản lý nhiều tài khoản Gmail khác.
Nếu muốn chuẩn bị cho trường hợp mất quyền truy cập hoặc không thể đăng nhập, hãy chuẩn bị auto-reply chỉ dẫn người liên hệ qua kênh khác. Cách làm như sau.
Cách thiết lập Auto-reply cho tài khoản Gmail không hoạt động
- Mở cài đặt tài khoản Google.
- Chọn Dữ liệu và Quyền riêng tư (Data & Privacy).
- Dưới Tùy chọn khác (More options), chọn Lập kế hoạch cho di sản số (Make a plan for your digital legacy).
- Trang Inactive Account Manager: tùy chỉnh cài đặt di sản cho tài khoản Google.
- Dưới Lập kế hoạch điều gì xảy ra với dữ liệu nếu bạn không thể dùng tài khoản Google, nhấp Bắt đầu (Start).
- Chọn khoảng thời gian: 3, 6, 12, hoặc 18 tháng.
- Nhập thông tin liên lạc dự phòng: số di động, email.
- Nhấp Tiếp theo (Next).
- Nhấp Thiết lập Tự động trả lời (Set AutoReply).
- Nhập chủ đề (subject) và nội dung tin nhắn mong muốn.
- Nếu chỉ muốn người trong Danh bạ nhận tin, tích Chỉ gửi phản hồi cho người trong Danh bạ của tôi.
- Nhấp Lưu (Save) để xác nhận auto-reply.
- Cùng trang, nhấp Thêm người (Add Person) để chỉ định người quản lý tài khoản không hoạt động nếu bạn không phản hồi.
- Khi hài lòng với tin nhắn auto-reply, nhấp Tiếp theo.
- Nếu muốn xóa tài khoản Google sau 3 tháng không hoạt động, bật nút Có, xóa tài khoản Google không hoạt động của tôi.
Nhớ thông báo email mới cho mọi người
Có nhiều lý do bỏ tài khoản Gmail cũ, nhưng điều này gây lo lắng cho người quen email bạn. Email có thể là kênh liên lạc duy nhất với một số liên hệ cá nhân/chuyên nghiệp.
Để tránh hiểu lầm sau này, hãy tạo auto-reply cho tài khoản Gmail. Bao gồm thông tin: kênh liên lạc thay thế, người có thể liên hệ về sự vắng mặt của bạn.