Gmail là một ứng dụng email trực tuyến mạnh mẽ. Bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email bằng một tài khoản Gmail, dễ dàng thiết lập bộ lọc nâng cao để quản lý email đến hoặc nhanh chóng tìm thấy các email đã lưu trữ bằng các tùy chọn tìm kiếm nâng cao của Google. Không có gì kết thúc cho sự tuyệt vời của Gmail đối với việc sử dụng hàng ngày, do đó, hầu hết người dùng thậm chí không làm xước bề mặt của những gì công cụ này có thể làm. Bạn chỉ cần xem hướng dẫn Gmail dành cho người dùng thành thạo của chúng tôi để biết Gmail có thể làm được bao nhiêu.
Vì Gmail có rất nhiều tính năng chuyên sâu, một số ẩn và một số có sẵn dưới dạng tiện ích bổ sung của trình duyệt, nên nó có thể được sử dụng theo những cách không rõ ràng ngay lập tức. Trước đây, chúng tôi đã nghiên cứu kỹ hơn về các cách sử dụng thay thế như viết nhật ký, giữ chế độ ăn uống của bạn hoặc sắp xếp sách và phim. Nhiều điều đã xảy ra kể từ đó và chúng tôi nhận thấy rằng Gmail hiện có thể xử lý một số tác vụ khó khăn nghiêm trọng.
Duy trì Inbox Zero bằng cách ghép nối bộ lọc với bí danh
Các bộ lọc tốt và đẹp, nhưng chúng đòi hỏi nhiều sự can thiệp thủ công và đôi khi không thành công. Mỗi gói đăng ký mới và mỗi bộ lọc lỗi thời có nghĩa là sẽ có nhiều email hơn mặc định vào hộp thư đến của bạn cho đến khi bạn đủ bận tâm để sửa hoặc thiết lập bộ lọc mới.
Nhập bí danh Gmail. Thay vì lọc email theo nội dung của chúng, hãy sử dụng một địa chỉ email duy nhất cho các mục đích khác nhau và thiết lập bộ lọc dựa trên bí danh mà email đã được gửi đến.
Bạn có thể tạo bí danh Gmail ngay tại chỗ, chỉ cần thêm + xyz vào phần trước dấu @. Ví dụ:email được gửi đến tina+feedback@thisdomain.com hoặc tina+offer@thisdomain.com sẽ đến hộp thư đến của tina@thisdomain.com .
Bây giờ mỗi khi bạn đăng ký một thứ gì đó trực tuyến hoặc gửi địa chỉ email của mình, hãy quyết định nơi bạn muốn những email đó đi và sử dụng bí danh tương ứng. Bằng cách kết hợp bí danh với bộ lọc, email của bạn sẽ tự động được sắp xếp và bạn sẽ không phải lo lắng về một hộp thư đến lộn xộn nữa.
Bí danh có thể được sử dụng theo nhiều cách sáng tạo khác:
- Quản lý danh sách việc cần làm của email Gửi cho chính bạn các email tới bí danh Danh sách việc cần làm của bạn, bí danh này được lọc thành nhãn Danh sách việc cần làm của bạn.
- Che giấu Địa chỉ Email Cơ quan hoặc Riêng tư của bạn Thêm địa chỉ email tương ứng làm địa chỉ chuyển tiếp (> Cài đặt > Chuyển tiếp và POP / IMAP ). Sau đó, tự động chuyển tiếp email được gửi đến một bí danh cụ thể đến địa chỉ email này.
Email trả lời tự động với câu trả lời soạn trước
Về cơ bản, câu trả lời soạn trước là các đoạn văn bản đã lưu mà bạn có thể chèn vào email của mình. Thay vì gõ lặp đi lặp lại cùng một thứ, bạn có thể 'viết' nó một lần và sau đó dọn nó ra bất cứ khi nào cần. Người ở đầu dây bên kia nhận được thông tin họ cần nhanh hơn và bạn cũng có thời gian. Tìm một hướng dẫn tuyệt vời để thiết lập câu trả lời soạn trước và trình trả lời tự động của Gmail tại đây.
Câu trả lời soạn trước rất tuyệt vời để dán thủ công các bit văn bản tiêu chuẩn vào nơi bạn cần, nhưng có nhiều điều thông minh hơn bạn có thể làm với chúng! Được kết hợp với bộ lọc và bí danh, phản hồi soạn trước có thể trả lời email của bạn mà bạn không cần can thiệp. Dưới đây là một vài ý tưởng:
- Trả lời Vắng mặt Thiết lập tự động trả lời để cho mọi người biết bạn đang đi nghỉ và khi nào họ có thể mong đợi nhận được phản hồi từ bạn. Bạn có thể nhắm mục tiêu bất kỳ email đến nào bằng bộ lọc mới hoặc thêm phản hồi soạn trước làm hành động cho bộ lọc hiện có.
- Câu hỏi thường gặp về Email Tạo bộ lọc cho các từ khóa cụ thể, trong đó hành động là gửi phản hồi soạn trước phù hợp, chẳng hạn như chia sẻ thông tin được yêu cầu hoặc trả lời một câu hỏi phổ biến.
- Trò chuyện tự động Thiết lập bộ lọc cho các cụm từ phổ biến, chẳng hạn như bạn có khỏe không , bạn nghĩ gì hoặc những điều khác mà một số người thường hỏi hoặc nói với bạn và để họ tự động trả lời bằng các câu trả lời soạn trước. Phải thừa nhận rằng đây là một ý tưởng ngớ ngẩn, nhưng có thể trở thành một trò đùa hay.
Quản lý quan hệ khách hàng và dự án
Tại sao lại sử dụng dịch vụ bổ sung nếu bạn có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu về CRM và PM của mình trong Gmail? Rất nhiều tiện ích bổ sung cho trình duyệt có thể biến Gmail thành một con thú năng suất sẽ khiến các công cụ lâu đời khác trông lỗi thời. Mục yêu thích của tôi là Boomerang và Streak, cả hai đều có sẵn cho Chrome.
Với Boomerang, bạn có thể lên lịch email và lời nhắc. Bạn có thể làm cho các email đã lưu trữ quay trở lại hộp thư đến của mình khi bạn cần, gửi email vào một ngày cụ thể và đảm bảo rằng bạn được nhắc nhở về email bạn đã gửi cho dù người nhận có trả lời hay không trong thời gian chờ đợi. Đó là một công cụ tuyệt vời để quản lý các dự án với thời hạn và theo dõi các cuộc trò chuyện. Bạn thậm chí có thể tự động hóa các email với lời chúc sinh nhật, vì vậy bạn sẽ không bao giờ quên. Tiện ích bổ sung này có sẵn cho Chrome, Firefox và Safari và phiên bản miễn phí được giới hạn ở 10 email mỗi tháng.
https://youtu.be/4KmsqYjB9j4
Mặt khác, Streak là một tiện ích bổ sung quản lý dự án chính thức dành cho các nhóm. Nó cung cấp các mẫu cho các loại dự án phổ biến nhất, nhưng bạn cũng có thể thiết lập các mẫu tùy chỉnh. Với nhiều người cộng tác, mỗi người từ hộp thư đến của riêng họ, bạn có thể giao nhiệm vụ, nhờ đồng nghiệp theo dõi theo yêu cầu hỗ trợ hoặc cùng nhau chuyển các dự án từ đầu đến cuối.
https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk
Một công cụ tuyệt vời khác thuộc thể loại này là ActiveInbox. Thật không may, tôi vẫn chưa sử dụng nó. Tuy nhiên, nó trông rất ấn tượng. Hãy tự mình khám phá:
https://www.youtube.com/watch?v=ACMb42l-ohk
Phiên bản miễn phí của ActiveInbox cung cấp tất cả các tính năng chính, ngoại trừ thời hạn, ghi chú, tích hợp GCal và tùy chọn lưu / đồng bộ hóa.
Kết luận
Với Gmail, bạn có thể làm được nhiều việc hơn là gửi và nhận email. Đó là một công cụ đa năng, có thể được điều chỉnh theo nhu cầu của bạn. Nếu có cách sử dụng điên rồ hoặc sáng tạo mà bạn có thể nghĩ ra, sẽ có nhiều cách để biến nó thành hiện thực.
Làm cách nào để bạn khai thác hết tiềm năng của Gmail? Bạn đã khám phá ra bất kỳ cách sử dụng thú vị nào cho Gmail mà tôi chưa đề cập ở trên chưa?