Gmail là ứng dụng webmail mạnh mẽ. Bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email dùng một tài khoản Gmail, dễ dàng thiết lập bộ lọc nâng cao quản lý email đến, hoặc nhanh chóng tìm email đã lưu trữ dùng tìm kiếm nâng cao của Google. Không có giới hạn cho sự tuyệt vời của Gmail trong sử dụng hàng ngày, do đó hầu hết người dùng甚至 không xước được bề mặt những gì công cụ này có thể làm. Bạn chỉ cần xem hướng dẫn Gmail cho người dùng nâng cao để thấy Gmail có thể làm bao nhiêu.
Vì Gmail đi kèm nhiều tính năng sâu, một số ẩn và một số có sẵn như tiện ích trình duyệt, nó có thể dùng theo cách không hiển而易见. Chúng tôi trước đây đã trình bày các cách sử dụng thay thế như viết nhật ký, theo dõi chế độ ăn, hoặc tổ chức sách và phim. Nhiều điều đã xảy ra kể từ đó và chúng tôi thấy Gmail có thể xử lý những nhiệm vụ thách thức nghiêm trọng.
Duy trì Inbox Zero bằng Cách Kết hợp Bộ lọc với Bí danh (Aliases)
Bộ lọc tốt, nhưng đòi hỏi nhiều can thiệp thủ công và đôi khi thất bại. Mỗi đăng ký mới và bộ lọc lỗi thời nghĩa là thêm email sẽ mặc định về hộp thư đến cho đến khi bạn đủ phiền để sửa hoặc thiết lập bộ lọc mới.
Đến Gmail aliases (bí danh). Thay vì lọc email theo nội dung, hãy dùng địa chỉ email độc nhất cho mục đích khác nhau và thiết lập bộ lọc dựa trên bí danh email được gửi đến.
Bạn có thể tạo bí danh Gmail tức thì, chỉ bằng cách thêm +xyz vào phần trước dấu @. Ví dụ email gửi đến tina+feedback@thisdomain.com hoặc tina+offer@thisdomain.com sẽ đến hộp thư của tina@thisdomain.com.
Bây giờ mỗi lần đăng ký cái gì trực tuyến hoặc cho địa chỉ email, quyết định bạn muốn email đó đi đâu và dùng bí danh tương ứng. Kết hợp bí danh với bộ lọc, email của bạn sẽ tự động được sắp xếp và bạn không còn lo hộp thư lộn xộn.
Bí danh có thể dùng theo nhiều cách sáng tạo khác:
- Quản lý Danh sách Việc Cần Làm Email Gửi email cho chính bạn đến bí danh To Do List, được lọc vào nhãn To Do List.
- Che giấu Email Cá nhân hoặc Công việc Thêm địa chỉ email tương ứng làm địa chỉ chuyển tiếp (> Settings > Forwarding and POP/IMAP). Sau đó tự động chuyển tiếp email gửi đến bí danh cụ thể đến email này.
Tự động Trả lời Email với Phản hồi Có sẵn (Canned Responses)
Bản chất, canned responses là đoạn văn bản lưu sẵn bạn có thể chèn vào email. Thay vì gõ lặp lại cùng thứ, bạn "bình" (can) nó một lần và sau đó dùng khi cần. Người kia nhận thông tin nhanh hơn và bạn cũng rảnh thời gian. Xem hướng dẫn chi tiết thiết lập canned responses và auto-responders Gmail tại đây.
Canned responses tuyệt vời cho việc dán thủ công đoạn văn bản chuẩn, nhưng có điều thông minh hơn bạn có thể làm! Kết hợp với bộ lọc và bí danh, canned responses có thể trả lời email mà bạn không cần can thiệp. Vài ý tưởng:
- Phản hồi Ngoài Giờ Làm Việc (Out of Office) Thiết lập auto-responder cho người khác biết bạn đang nghỉ và khi nào họ có thể nghe tin. Bạn có thể nhắm bất kỳ email đến nào với bộ lọc mới hoặc thêm canned response làm hành động cho bộ lọc hiện có.
- Email FAQ Tạo bộ lọc cho từ khóa cụ thể mà hành động là gửi canned response khớp, ví dụ chia sẻ thông tin yêu cầu hoặc trả lời câu hỏi thường gặp.
- Trò chuyện Tự động Thiết lập bộ lọc cho cụm từ thường gặp, như how are you, what do you think, hoặc điều gì người khác thường hỏi/nói với bạn và để tự động phản hồi với canned responses. Thừa nhận, ý tưởng ngu ngốc, nhưng có thể làm đùa tốt.
Quản lý Quan hệ Khách hàng và Dự án
Tại sao dùng dịch vụ bổ sung nếu bạn có thể đáp ứng mọi nhu cầu CRM và PM trong Gmail? Nhiều tiện ích trình duyệt có thể biến Gmail thành "quái thú" năng suất khiến các công cụ thành danh trông lỗi thời. Yêu thích của tôi là Boomerang và Streak, cả hai có cho Chrome.
Với Boomerang bạn có thể lên lịch email và nhắc nhở. Bạn có thể làm email đã lưu trữ quay lại hộp thư khi cần, gửi email vào ngày cụ thể, và đảm bảo được nhắc nhở email đã gửi dù người nhận có trả lời hay không. Công cụ tuyệt vời quản lý dự án có hạn chót và follow up cuộc hội thoại. Bạn thậm chí có thể tự động email chúc mừng sinh nhật, không bao giờ quên. Tiện ích có cho Chrome, Firefox, Safari và phiên bản miễn phí giới hạn 10 email/tháng.
https://youtu.be/4KmsqYjB9j4
Streak mặt khác là tiện ích quản lý dự án đầy đủ cho nhóm. Nó cung cấp mẫu cho loại dự án phổ biến nhất, nhưng bạn cũng có thể thiết lập tùy chỉnh. Với nhiều người cộng tác, mỗi người từ hộp thư của mình, bạn có thể giao nhiệm vụ, nhờ đồng nghiệp follow up yêu cầu hỗ trợ, hoặc cùng di chuyển dự án từ đầu đến cuối.
https://youtu.be/Mx_4Kpoqypk
Công cụ tuyệt vời khác thuộc danh mục này là ActiveInbox. Rất tiếc, tôi chưa dùng (chưa). Tuy nhiên, nó trông ấn tượng. Tự xem:
https://www.youtube.com/watch?v=ACMb42l-ohk
Phiên bản miễn phí ActiveInbox cung cấp tất cả tính năng chính, trừ hạn chót (deadlines), ghi chú, tích hợp GCal, và lưu/đồng bộ tùy chọn.
Kết luận
Với Gmail bạn làm được nhiều hơn gửi và nhận email. Nó là công cụ đa năng, thích ứng với nhu cầu của bạn. Nếu có cách sử dụng điên rồ hoặc sáng tạo bạn nghĩ ra, sẽ có cách làm nó xảy ra.
Bạn khai thác toàn bộ tiềm năng Gmail như thế nào? Bạn đã khám phá cách dùng Gmail hay nào tôi không đề cập ở trên?