Giống như hầu hết mọi người, bạn có thể dành một phần lớn thời gian sử dụng Internet mỗi ngày để quản lý email. Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu có phương pháp nào dễ dàng hơn những gì bạn đang làm bây giờ không?
May mắn thay, có, và nó liên quan đến việc sử dụng một công cụ để quản lý email hiệu quả. Một số là miễn phí, nhưng những người khác là tùy chọn cao cấp. Chúng ta sẽ xem xét ba trong số mỗi bên dưới đây và xem cái nào đáng sử dụng.
Lưu ý: Tất cả các công cụ này đều hoạt động trong trình duyệt của bạn và một số công cụ cũng có ứng dụng dành cho thiết bị di động.
1. Sắp xếp
Sortd biến các thư Gmail của bạn thành các danh sách có tổ chức. Nó thực hiện điều này với một "lớp thông minh" nằm trong Gmail, bạn có thể bật hoặc tắt lớp này theo ý muốn.
Lập danh sách các công việc cần làm và một danh sách khác cho các email liên quan đến các chủ đề nhất định. Chỉ cần sử dụng kéo và thả đơn giản hàm số. Dù bạn yêu thích định dạng danh sách nào, Sortd đều có thể giúp bạn đạt được nó.
Phiên bản miễn phí cung cấp cho bạn bốn danh sách, đồng thời cung cấp khả năng có tới 25 nhiệm vụ chưa hoàn thành trên mỗi danh sách. Nó cũng cung cấp một số lượng giới hạn về ngày đến hạn và email nhắc nhở.
Bạn cũng có thể báo lại một số thư của mình để giảm bớt căng thẳng cho email. Sau đó, nếu họ đến vào thời điểm không thuận tiện, bạn có thể quay lại với họ sau.
Tùy chọn miễn phí cho Sortd hứa hẹn nó sẽ miễn phí vĩnh viễn, vì vậy đừng lo lắng về việc đăng ký ngay bây giờ và nhận email về một khoản phí bất ngờ sau đó.
2. Boomerang cho Gmail
Khi nói đến lời nhắc hoặc thậm chí lời chúc mừng sinh nhật, bạn có thể muốn gửi một email đã lên lịch. Boomerang tích hợp với Gmail để cho phép bạn làm điều đó và hơn thế nữa.
Nó có các lời nhắc tiếp theo thúc giục bạn liên hệ với những người chưa phản hồi. Boomerang cũng cung cấp biên nhận đã đọc, loại bỏ sự phiền muộn khi tự hỏi liệu người nhận có bỏ qua email của bạn hay không.
Bạn gặp khó khăn khi tìm ra những gì nên nói trong một tình huống cụ thể? Có thể trả lời sẽ giúp ích. Đó là một khả năng được hỗ trợ bởi máy học sử dụng dữ liệu từ hàng triệu tin nhắn. Cho phép nó đưa ra lời khuyên về giọng điệu, lựa chọn từ ngữ và hơn thế nữa khi bạn nhập.
Ngoài ra còn có tính năng Tạm dừng hộp thư đến cực kỳ tiện dụng tính năng. Trong khi sử dụng nó, bạn có thể ngăn các email mới đến cho đến khi bạn sẵn sàng nhận chúng. Sau đó, thật đơn giản để dọn dẹp hộp thư đến của bạn trước khi bạn truy cập chúng.
3. Yanado
Yanado là một công cụ khác kết hợp hộp thư đến Gmail của bạn với tùy chọn tạo danh sách. Theo dõi các nhiệm vụ đang thực hiện, những việc bạn đã hoàn thành và các trách nhiệm đang chờ xử lý.
Trạng thái tùy chỉnh phải phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc email nào. Ngoài ra còn có một cách để lập danh sách các ý tưởng của bạn, để chúng không bao giờ lọt hố.
Một nút tích hợp trên giao diện Gmail cho phép bạn sử dụng Yanado để biến email thành công việc. Nhấp vào nó và chọn một lựa chọn từ trình đơn thả xuống để thêm nhiệm vụ vào danh sách .
Quyết định xem bạn thích danh sách truyền thống hay danh sách được tạo từ thẻ kiểu Kanban. Bạn cũng có thể tạo danh sách phụ và gắn thẻ danh sách của mình để nhận dạng nhanh hơn sau này.
Yanado cũng giống như một tính năng tích hợp. Bạn sẽ nhận được thông báo Yanado trực tiếp trong Gmail. Việc sử dụng nó không gây chói tai về mặt hình ảnh và không có kiến thức cơ bản để nắm bắt nó.
Khi bạn đăng ký Yanado miễn phí, dịch vụ cho phép bạn tạo các nhiệm vụ và danh sách không giới hạn. Phiên bản miễn phí có Lời nhắc tính năng cũng vậy. Yanado thêm lời nhắc vào Lịch Google dưới dạng sự kiện để bạn làm việc với một hệ thống đã quá quen thuộc.
4. ActiveInbox
ActiveInbox là một dịch vụ khác kết hợp danh sách việc cần làm với email. Dịch vụ cao cấp này cung cấp lời nhắc về các công việc hiện có khi bạn viết email.
Sau đó, bạn có thể xem chúng trong nháy mắt và đảm bảo tin nhắn có tất cả các chi tiết thích hợp. ActiveInbox cũng có tùy chọn "gửi sau", cùng với các thông báo tiếp theo.
Ban đầu, công ty cung cấp phiên bản miễn phí của dịch vụ nhưng đã ngừng cung cấp. Một đại diện giải thích bằng chứng cho thấy mọi người thường không tiếp tục sử dụng sản phẩm miễn phí.
Có một Hôm nay danh sách trong hộp thư đến của bạn, điều này giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian nhất. Bạn có thể sắp xếp trách nhiệm thành các phân đoạn có thể quản lý và nhóm chúng theo người hoặc dự án.
Tận dụng danh sách phụ để làm cho các nhiệm vụ lớn bớt khó khăn hơn. Ngoài ra, hãy viết ghi chú về chúng để ghi nhớ những chi tiết quan trọng. Bạn thậm chí có thể đặt email vào các thư mục dựa trên dự án và theo dõi chúng.
5. Hộp thư đến Bên phải
Giống như nhiều công cụ khác trong danh sách này, Hộp thư đến phải cung cấp email, lời nhắc và ghi chú đã lên lịch. Tuy nhiên, dịch vụ này tạo nên sự khác biệt với tính năng email định kỳ thú vị. Bạn có thể chọn tần suất và thời gian trong ngày cho các tin nhắn.
Điều đó rất hữu ích khi bạn cần nhắc mọi người gửi hóa đơn hoặc bảng chấm công kỹ thuật số trước kỳ trả lương. Ngoài ra, nếu bạn cố vấn cho đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng tính năng đó để gửi đăng ký định kỳ.
Loại bỏ các bước không cần thiết là một cách tuyệt vời để trở nên hiệu quả hơn khi quản lý email. Chức năng email định kỳ cho phép bạn xem một cách hiệu quả lượng thời gian bạn có thể tiết kiệm với các mẫu tin nhắn.
Có một phiên bản miễn phí của Right Inbox, cho phép gửi và lên lịch email như một người chuyên nghiệp và nhận được lời nhắc. Tuy nhiên, nó không cung cấp các thông báo lặp lại.
Ngoài ra, tùy chọn miễn phí hầu như không đáng nói vì một lý do khác:Nó chỉ cho phép bạn gửi 10 email mỗi tháng. Đó là một hạn chế nghiêm trọng.
Tuy nhiên, các gói trả phí cho phép bạn sử dụng Hộp thư đến phải nhiều khi cần thiết trong một tháng nhất định. Bạn cũng có thể quyết định thanh toán hàng tháng hoặc chọn cho một chu kỳ thanh toán hàng năm.
6. SaneBox
Các công cụ sắp xếp email được đề cập ở đây cho đến nay cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với các tin nhắn. SaneBox làm được điều đó và tiến một bước xa hơn. Nó có các thuật toán thông minh lọc ra các tài liệu không cần thiết và đưa vào một thư mục chuyên dụng. Sau đó, bạn có thể xem nó sau nếu muốn.
Ngoài ra, đào tạo các thuật toán bằng kéo và thả khả năng di chuyển tin nhắn đến những vị trí thích hợp. Đặt chúng vào hộp thư đến ưu tiên của bạn hoặc người có nội dung không khẩn cấp.
Có một thư mục có sẵn khác cho các bản tin và nội dung danh sách gửi thư. Tạo thư mục đào tạo tùy chỉnh , quá. Dựa vào chúng để dạy thuật toán để thực hiện các hành động khác. Bạn có thể chuyển thư lên đám mây hoặc tự động chuyển tiếp chúng đến một địa chỉ khác.
SaneBox cũng có thể ghi đè bộ lọc thư rác trong email của bạn khi cần thiết. Nó liên tục theo dõi bộ sưu tập tin nhắn của bạn để tìm rác. Nếu có điều gì đó có vẻ quan trọng, SaneBox sẽ đặt nó vào một thư mục khác để bạn xem xét.
Còn những tin nhắn từ những người mà bạn không bao giờ muốn nghe lại thì sao? Họ đi đến SaneBlackHole có tên thích hợp thư mục. Giữ các tab trên SaneNoReplies thư mục, quá. Như bạn có thể đoán, nó chứa các tin nhắn bạn đã gửi mà mọi người chưa thực hiện hành động.
Sanebox có ba mức giá cao cấp. Cái rẻ nhất hoạt động với một địa chỉ email. Nó cho phép 10 SaneReminders mỗi tháng, giúp bạn biết trước khi mọi người không trả lời. Phiên bản đó cũng cho phép 10 SaneAttachments hàng tháng, tự động gửi các tệp có kèm theo email tới dịch vụ đám mây ưa thích của bạn.
Ngoài ra, hầu hết các dịch vụ dành riêng cho thư mục ở trên là các tính năng tùy chọn. Bạn nhận được một trong số chúng với phiên bản SaneBox rẻ nhất. Các gói định giá khác cung cấp nhiều tính năng tùy chọn hơn và ít hạn chế hơn về số tiền.
Ứng dụng email trả phí có xứng đáng không?
Khi quyết định nhận gói miễn phí hay dịch vụ cao cấp, hãy cân nhắc ba yếu tố sau:
Suy nghĩ về mục đích sử dụng. Nếu hộp thư đến Gmail của bạn tăng gấp đôi danh sách việc cần làm nghe có vẻ hấp dẫn, thì có lẽ một gói miễn phí là đủ. Điều này cũng đúng nếu bạn chỉ muốn tập trung vào các email đã lên lịch và nhận các thông báo được nhắm mục tiêu.
Hãy nghĩ về khối lượng email bạn gửi. Có thể bạn cần gửi một số lượng lớn email liên tục mỗi tháng. Trong trường hợp đó, tính năng định kỳ của Right Inbox có lẽ rất đáng giá. Đó là một phần của kế hoạch có giá tương đương với một loại cà phê đặc sản lớn.
Hãy nghĩ về vai trò của các thuật toán thông minh đối với năng suất của bạn. SaneBox cung cấp rất nhiều tùy chọn hiện có và các tính năng có thể tùy chỉnh với một mức giá hợp lý. Ban đầu, bạn có thể đăng ký một kế hoạch hàng tháng để kiểm tra các vùng nước. Tất cả các gói của SaneBox đều có sẵn mà không có nghĩa vụ nào nên bạn có thể hủy bất kỳ lúc nào.
Cũng nên nhớ rằng các gói miễn phí được đề cập ở đây cũng có các tùy chọn cao cấp. Nếu bạn bắt đầu sử dụng một dịch vụ miễn phí có vẻ hơi thiếu tính năng thì việc nâng cấp rất dễ dàng.
Những công cụ này biến hộp thư đến của bạn từ trống thời gian thành tiết kiệm thời gian bằng cách giảm bớt căng thẳng với danh sách việc cần làm và tình trạng quá tải hộp thư đến. Sau khi sử dụng một email, bạn có thể thắc mắc tại sao mình lại mắc kẹt với email chuẩn quá lâu.