Giống như hầu hết mọi người, bạn có thể dành một khối lượng lớn thời gian internet hàng ngày để quản lý email. Bạn từng tự hỏi có phương pháp dễ dàng hơn những gì bạn đang làm không?
May mắn thay, có, và nó liên quan đến việc sử dụng công cụ quản lý email hiệu quả. Một số miễn phí, nhưng những cái khác là tùy chọn cao cấp. Chúng tôi sẽ xem ba cái mỗi loại bên dưới và xem cái nào đáng sử dụng.
Lưu ý: Tất cả các công cụ này hoạt động trong trình duyệt của bạn, và một số cũng có ứng dụng di động.
1. Sortd
Sortd biến tin nhắn Gmail của bạn thành các danh sách có tổ chức. Nó làm điều này với một "lớp thông minh" nằm trong Gmail, mà bạn có thể bật hoặc tắt theo ý muốn.
Tạo danh sách nhiệm vụ cần làm và danh sách khác cho email liên quan đến các chủ đề nhất định. Chỉ sử dụng chức năng kéo và thả đơn giản. Bất kỳ định dạng danh sách nào bạn thích, Sortd có thể giúp bạn đạt được.
Phiên bản miễn phí cho bạn bốn danh sách, cộng với khả năng có lên đến 25 nhiệm vụ chưa hoàn thành trên mỗi cái. Nó cũng cung cấp một số lượng hạn chế email nhắc nhở và hạn chót.
Bạn có thể tạm hoãn một số tin nhắn để giảm căng thẳng email. Sau đó, nếu chúng đến vào thời điểm không thuận tiện, bạn có thể quay lại chúng sau.
Lựa chọn không tốn tiền cho Sortd hứa hẹn sẽ miễn phí mãi mãi, vì vậy đừng lo lắng về việc đăng ký ngay và nhận được email về phí bất ngờ sau này.
2. Boomerang for Gmail
Khi nói đến nhắc nhở hoặc thậm chí lời chúc mừng sinh nhật, bạn có thể muốn gửi email theo lịch. Boomerang tích hợp với Gmail để cho phép bạn làm điều đó, và nhiều hơn nữa.
Nó có tính năng nhắc nhở theo dõi thúc giục bạn liên lạc với những người chưa phản hồi. Boomerang cũng cung cấp xác nhận đã đọc, loại bỏ nỗi đau khổ suy nghĩ xem người nhận có bỏ qua email của bạn không.
Đang gặp khó khăn tìm ra nói gì trong tình huống cụ thể? Respondable nên giúp. Đó là khả năng hỗ trợ bởi máy học sử dụng dữ liệu từ hàng triệu tin nhắn. Cho phép nó đưa ra lời khuyên về giọng văn, lựa chọn từ, và nhiều hơn khi bạn gõ.
Cũng có tính năng Inbox Pause (Tạm dừng hộp thư đến) siêu tiện lợi. Khi sử dụng nó, bạn có thể dừng email mới đến cho đến khi bạn sẵn sàng cho chúng. Sau đó, đơn giản là dọn dẹp hộp thư đến trước khi bạn gặp chúng.
3. Yanado
Yanado là một công cụ khác kết hợp hộp thư Gmail của bạn với tùy chọn tạo danh sách. Theo dõi nhiệm vụ đang tiến hành, thứ bạn đã làm, và trách nhiệm đang chờ.
Trạng thái tùy chỉnh nên phù hợp với bất kỳ quy trình email nào. Cũng có cách để tạo danh sách ý tưởng của bạn, để chúng không bao giờ rơi qua kẽ.
Một nút tích hợp sẵn trên giao diện Gmail cho phép bạn dùng Yanado biến email thành nhiệm vụ. Nhấp vào nó và chọn một lựa chọn từ menu thả xuống để thêm nhiệm vụ vào danh sách.
Quyết định xem bạn thích danh sách truyền thống hay danh sách làm từ thẻ kiểu Kanban. Cũng có thể xây dựng danh sách con và gắn thẻ danh sách để nhận diện nhanh hơn sau.
Yanado trông và cảm thấy như một tính năng tích hợp. Bạn sẽ nhận thông báo Yanado trực tiếp trong Gmail. Sử dụng nó không gây sốc về mặt hình ảnh, và không có đường cong học tập để nắm bắt nó.
Khi bạn đăng ký Yanado miễn phí, dịch vụ cho phép bạn tạo nhiệm vụ và danh sách không giới hạn. Phiên bản miễn phí có tính năng Nhắc nhở. Yanado thêm nhắc nhở vào Google Calendar dưới dạng sự kiện, vì vậy bạn làm việc với một hệ thống đã quen thuộc.
4. ActiveInbox
ActiveInbox là một dịch vụ khác kết hợp danh sách việc cần làm với email. Dịch vụ cao cấp này cung cấp nhắc nhở nhiệm vụ hiện có khi bạn viết email.
Sau đó, bạn có thể xem chúng một눈 và đảm bảo tin nhắn có tất cả chi tiết liên quan. ActiveInbox cũng có tùy chọn "gửi sau", cùng với thông báo theo dõi.
Công ty ban đầu cung cấp phiên bản miễn phí của dịch vụ nhưng đã ngừng cung cấp. Một đại diện giải thích bằng chứng cho thấy mọi người thường không tiếp tục sử dụng sản phẩm miễn phí.
Có danh sách Hôm nay trong hộp thư đến của bạn, cũng giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian nhất. Bạn có thể sắp xếp trách nhiệm thành các đoạn dễ quản lý và nhóm theo người hoặc dự án.
Tận dụng danh sách con để làm cho các nhiệm vụ lớn ít đáng sợ hơn. Cũng, viết ghi chú về chúng để nhớ chi tiết quan trọng. Bạn thậm chí có thể đưa email vào thư mục dựa trên dự án và theo dõi chúng.
5. Right Inbox
Giống như nhiều công cụ khác trong danh sách này, Right Inbox cung cấp email theo lịch, nhắc nhở và ghi chú. Tuy nhiên, dịch vụ này làm mình khác biệt với một tính năng email định kỳ thú vị. Bạn có thể chọn tần suất và thời gian trong ngày cho tin nhắn.
Điều đó hữu ích khi bạn cần nhắc nhở mọi người nộp hóa đơn hoặc bảng chấm công số trước kỳ trả lương. Cũng, nếu bạn hướng dẫn đồng nghiệp, bạn có thể dùng tính năng đó để gửi kiểm tra định kỳ.
Loại bỏ các bước không cần thiết là một cách tuyệt vời để trở nên năng suất hơn khi quản lý email. Chức năng email định kỳ cho phép bạn thấy hiệu quả bao nhiêu thời gian bạn có thể tiết kiệm với mẫu tin nhắn.
Có phiên bản miễn phí của Right Inbox, cho phép gửi và lên lịch email như chuyên gia và nhận nhắc nhở. Tuy nhiên, nó không cung cấp tin nhắn định kỳ.
Cũng, lựa chọn miễn phí hầu như không đáng nhắc đến vì một lý do khác: Nó chỉ cho phép bạn gửi 10 email mỗi tháng. Đó là một hạn chế nghiêm trọng.
Tuy nhiên, các gói cao cấp cho phép bạn dùng Right Inbox bao nhiêu tùy ý trong một tháng. Bạn cũng có thể quyết định trả hàng tháng hoặc chọn chu kỳ thanh toán hàng năm.
6. SaneBox
Các công cụ tổ chức email được đề cập cho đến nay cho bạn quyền làm nhiều hơn với tin nhắn. SaneBox làm điều đó và tiến thêm một bước. Nó có thuật toán thông minh lọc bỏ vật liệu không cần thiết và đặt nó trong một thư mục chuyên biệt. Sau đó, bạn có thể xem sau nếu muốn.
Cũng, huấn luyện thuật toán với khả năng kéo và thả di chuyển tin nhắn đến nơi phù hợp. Đặt chúng trong hộp thư đến ưu tiên hoặc cái chứa thứ không gấp.
Có thư mục khác cho bản tin và nội dung danh sách thư. Xây dựng thư mục huấn luyện tùy chỉnh. Dựa vào chúng để dạy thuật toán thực hiện hành động khác. Bạn có thể di chuyển tin nhắn lên đám mây, hoặc tự động chuyển tiếp chúng đến địa chỉ khác.
SaneBox cũng có thể ghi đè bộ lọc spam của email khi cần. Nó liên tục giám sát bộ sưu tập tin nhắn của bạn để tìm rác. Nếu có thứ gì có vẻ quan trọng, SaneBox đặt nó trong thư mục khác để bạn xem lại.
Những tin nhắn từ người bạn không bao giờ muốn nghe lại? Chúng đi vào thư mục có tên phù hợp SaneBlackHole. Theo dõi thư mục SaneNoReplies cũng vậy. Như bạn có thể đoán, nó chứa tin nhắn bạn đã gửi mà mọi người chưa hành động.
Sanebox có ba cấp giá cao cấp. Cái rẻ nhất hoạt động với một địa chỉ email. Cho phép 10 SaneReminders mỗi tháng, cho bạn cảnh báo khi mọi người không trả lời. Phiên bản đó cũng cho phép 10 SaneAttachments hàng tháng, tự động gửi tệp đi kèm email đến dịch vụ đám mây ưa thích.
Cũng, hầu hết các dịch vụ dành cho thư mục cụ thể trên là tính năng tùy chọn. Bạn nhận được một trong số đó với phiên bản SaneBox rẻ nhất. Các gói giá khác cung cấp nhiều tính năng tùy chọn hơn và ít hạn chế về số lượng hơn.
Ứng dụng email trả phí có đáng giá không?
Khi quyết định có nên lấy gói miễn phí hay dịch vụ cao cấp, hãy cân nhắc ba yếu tố:
Hãy suy nghĩ về việc sử dụng dự định. Nếu hộp thư Gmail làm đôi nhiệm vụ như danh sách việc cần làm nghe hấp dẫn, gói miễn phí có thể đủ. Cũng đúng nếu bạn chỉ muốn tập trung vào email theo lịch và nhận thông báo nhắm mục tiêu.
Hãy suy nghĩ về khối lượng email bạn gửi. Có thể bạn cần gửi một lượng lớn email lặp lại mỗi tháng. Trong trường hợp đó, tính năng định kỳ của Right Inbox có thể đáng giá. Nó là một phần của gói tốn kém khoảng một ly cà phê đặc sản lớn.
Hãy suy nghĩ về vai trò của thuật toán thông minh trong năng suất của bạn. SaneBox cung cấp rất nhiều tùy chọn hiện có và tính năng tùy chỉnh với giá hợp lý. Bạn có thể đăng ký gói hàng tháng trước để thử. Tất cả gói SaneBox đều có sẵn không cam kết nên bạn có thể hủy bất kỳ lúc nào.
Hãy nhớ, các gói miễn phí được đề cập ở đây cũng có tùy chọn cao cấp. Nếu bạn bắt đầu dùng dịch vụ miễn phí dường như hơi thiếu tính năng, nâng cấp dễ dàng.
Những công cụ này biến hộp thư đến từ một hố đen thời gian thành người tiết kiệm thời gian bằng cách giảm căng thẳng với danh sách việc cần làm và quá tải hộp thư đến. Sau khi dùng một cái, bạn có thể tự hỏi tại sao bạn gác lại email tiêu chuẩn lâu như vậy.