Khác với quan niệm phổ biến, Inbox Zero (Hộp thư đến không) không chỉ đơn giản là dọn sạch hộp thư email mỗi ngày. Nó quan trọng hơn về việc bạn xử lý từng nhiệm vụ từ hộp thư đến một cách hiệu quả và kịp thời như thế nào, thay vì mất bao lâu để quản lý nó.
Inbox Zero khiến bạn phải chịu trách nhiệm; phương pháp này giúp bạn thoát khỏi hộp thư email và quay lại công việc nhanh nhất có thể, mà không bỏ lỡ những việc mà người khác đang chờ đợi bạn.
Nguồn gốc của Inbox Zero
Merlin Mann, người sáng tạo ra Inbox Zero, chỉ trích thói quen lãng phí thời gian kiểm tra email một cách vô thức. Nếu bạn dùng hộp thư đến như một danh sách việc cần làm hoặc để theo dõi cuộc hẹn và nhắc nhở, thói quen này có thể đang tốn rất nhiều thời gian và sự chú ý của bạn trong ngày.
Theo lời của ông: "Đó không phải là một hệ thống — đó là sự điên rồ. Bạn có lẽ không tận dụng được thời gian hay hộp thư đến của mình bằng cách sống theo kiểu đó."
Ông nhắc đến một loại người lao động cụ thể — "knowledge worker" (nhân viên tri thức), người thêm giá trị cho thông tin như một nghề nghiệp. Theo Merlin, hai thứ quý giá nhất trong cuộc đời của một nhân viên tri thức là thời gian và sự chú ý của họ.
Ông gọi cả hai thứ này là không thể thay thế. Nếu bạn coi mình là nhân viên tri thức, bạn có thể thấy sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn đáng kể sau khi phát triển ý thức chăm chú (mindfulness) về cách chi tiêu chúng.
Phân tích phương pháp Inbox Zero
Inbox Zero xem email chính xác như nó là: một "ống dẫn", theo mô tả của anh Mann, chỉ làm việc chuyển thông tin từ điểm A đến điểm B. Inbox Zero đặt nhiều nhấn mạnh vào nội dung của các email bạn nhận được. Bằng cách đó, người dùng áp dụng một cách tiếp cận hành động nhiều hơn để xử lý hộp thư đến.
Khi chúng ta ở trong trạng thái tâm trí sai, mọi thông báo đều dường như cực kỳ quan trọng. Tách biệt nhiễu loạn khỏi những gì thực sự cần sự chú ý của bạn là một phần của nghệ thuật Inbox Zero.
Khi có email đến, bạn nên tìm cách giải quyết người gửi và làm những gì cần thiết càng nhanh càng tốt. Nếu không cần hành động nào, email nên được lưu trữ ngay lập tức và tổ chức để có thể tra cứu sau này nếu cần. "Không thấy thì không nghĩ, nhưng vẫn có thể tìm thấy khi cần thiết."
Dù có gì xảy ra, bạn cần chuẩn bị một "ngôi nhà vĩnh viễn" cho mọi loại email nhận được, ngay cả khi ngôi nhà đó chính là danh sách việc cần làm (to-do list) của bạn. Với đích đến đã định sẵn, bạn sẽ ít bị choáng ngợp khi cố gắng sắp xếp mọi thứ ngay lập tức.
Có năm từ Merlin dùng để mô tả mọi hành động có thể làm với một email:
- Xóa (Hoặc lưu trữ)
- Chuyển giao
- Trả lời
- Hoãn lại
- Thực hiện
Khi thu hẹp mọi thứ theo cách này, bạn làm cho mọi việc đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ có một số hữu hạn kết quả; với ít lựa chọn hơn, chúng ta có thể xử lý đống email nhanh hơn nhiều so với việc do dự suy nghĩ over từng tin nhắn.
Chuyển đổi thành hành động và xử lý đến mức Zero
Quy tắc quan trọng nhất của Inbox Zero là bạn không được phép kiểm tra email mà không "xử lý" (processing). Điều này nghĩa là gì?
Nếu bạn thường mở Gmail, lướt lướt rồi đóng lại ngay, bạn có lẽ không thực sự đang xử lý, mà chỉ là "lướt qua" (skimming). Lướt qua là xấu; đó là năng lượng lãng phí. Bạn ghi nhớ rất ít thứ đọc được, không thu được gì cho thời gian mình.
Để "xử lý" một email nghĩa là chuyển đổi nó thành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu có thể hành động được trước khi đóng nó. Xóa, chuyển giao, trả lời, hoãn lại, hoặc thực hiện — một trong năm từ này sẽ áp dụng. Trước khi chuyển sang việc khác, hãy ra quyết định và thực hiện hành động.
Sức mạnh của thói quen: Email Dash là gì?
Ông Mann khẳng định rằng mọi người cần để giải quyết vấn đề chỉ là kỷ luật cần thiết để tuân thủ một hệ thống quy định phù hợp; hệ thống hoàn hảo không nghĩa lý gì nếu bạn không tuân theo quy tắc và chiến lược của nó.
Trong tư duy đó, ông khuyến khích chúng ta củng cố thói quen tốt bằng cách lặp lại chúng — cụ thể ở đây là khuyến cáo chúng ta kiểm tra hộp thư email ít hơn để đầu tư thời gian vào nơi khác. Càng làm tốt việc này, càng nhiều thời gian bạn "tích lũy" được ở phía sau cho những việc quan trọng hơn.
Một mẹo ông chia sẻ bao gồm việc tránh thói quen để hộp thư đến mở sẵn, để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn. Thay vì nhìn chăm chăm vào Gmail, Merlin gợi ý bạn lên lịch các "email dash" (phiên xử lý email ngắn) trong ngày. Làm thế nào?
- Kiểm tra email đúng một lần mỗi giờ.
- Trong mười phút liên tục, xử lý hộp thư đến đến mức zero bằng các động từ hành động ở trên.
- Sau mười phút, kết thúc và quay lại làm việc.
Thói quen này có thể điều chỉnh cho phù hợp với công việc và nhu cầu cá nhân của bạn — bạn có thể cần hai mươi phút để xử lý, hoặc có lẽ chỉ cần kiểm tra email mỗi ba giờ một lần. Trong mọi trường hợp, quy trình đơn giản này có thể khiến bạn suy nghĩ sâu sắc hơn về cách tận dụng tối đa ngày của mình.
Inbox Zero và một ngày làm việc chăm chú hơn
Merlin hướng dẫn chúng ta một bài tập hình dung hữu ích, nhờ Joel Spolsky: băng thông của bạn là một chiếc hộp. Trách nhiệm của bạn, mọi thứ bạn cần làm để đáp ứng yêu cầu của thế giới, công việc, gia đình và bạn bè? Những thứ này giống như một đống khối xây dựng.
"Mỗi lần bạn cho một khối rác vào hộp của mình, nghĩa là một khối thực sự tuyệt vời sẽ bị bỏ lại phía sau. Dù đôi khi chúng ta cảm thấy bị ràng buộc bởi sếp hay đội ngũ, nhưng chính chúng ta mới là 'cảnh sát giao thông' cho loại việc này. Bạn muốn ngừng để lại cho mình một đống khối ngu ngốc phải gỡ ra khỏi hộp. Tốt hơn là đảm bảo chúng không bao giờ lọt vào từ đầu."
Trong kinh tế học, khái niệm này gọi là "chi phí cơ hội" — khi hộp của bạn đã đầy, bạn sẽ đổi khối nào cho khối khác nếu có thể? Là một con người, bạn dành phần lớn thời gian và sự chú ý ở đâu? Phần nào của cuộc sống cướp đi bạn? Phần nào đang khao khát?