Trái với suy nghĩ của nhiều người, Inbox Zero đi sâu hơn nhiều so với việc chỉ làm trống hộp thư đến của bạn mỗi ngày. Điều quan trọng hơn là bạn xử lý hiệu quả và kịp thời từng công việc mà hộp thư đến của bạn mang lại cho bạn, hơn là bạn mất bao lâu để quản lý.
Inbox Zero quy trách nhiệm cho bạn; cách tiếp cận này giúp bạn thoát khỏi hộp thư đến email của mình và quay lại làm việc nhanh nhất có thể mà không ảnh hưởng đến những thứ phụ thuộc vào bạn.
Nguồn gốc của Inbox Zero
Merlin Mann, người phát minh ra Inbox Zero, cho thấy xu hướng lãng phí thời gian kiểm tra email của chúng ta một cách vô ý thức. Nếu bạn là người sử dụng hộp thư đến của mình như một danh sách việc cần làm hoặc để theo dõi các cuộc hẹn và lời nhắc, thì thói quen này có thể khiến bạn tốn rất nhiều thời gian và sự chú ý trong suốt cả ngày.
Nói theo cách riêng của anh ấy:đó không phải là một hệ thống - điều đó thật điên rồ. Có thể bạn đang không tận dụng tối đa thời gian hoặc hộp thư đến của mình bằng cách sống theo cách này.
Anh ấy đề cập đến một loại người lao động rất cụ thể - một “nhân viên tri thức”, một người làm tăng giá trị của thông tin như một nghề nghiệp. Theo Merlin, hai điều quý giá nhất trong cuộc đời của một nhân viên tri thức là thời gian và sự chú ý của họ.
Anh ấy gọi cả hai điều này là không thể thay thế được. Nếu bạn coi mình là một nhân viên tri thức, bạn có thể thấy rằng bạn có thể làm được nhiều việc hơn sau khi phát triển ý thức về cách bạn sử dụng chúng.
Phá vỡ phương pháp tiếp cận Inbox Zero
Inbox Zero coi email chính xác như thế nào:một ống, như ông Mann mô tả, không có tác dụng gì khác ngoài việc lấy thông tin từ điểm A đến điểm B. Inbox Zero nhấn mạnh rất nhiều vào nội dung của các email mà bạn nhận được. Bằng cách làm như vậy, người dùng giả định một cách tiếp cận theo hướng hành động hơn nhiều để xóa hộp thư đến của họ.
Khi chúng ta đang ở trong trạng thái tâm trí sai lầm, mọi thông báo đều cảm thấy cực kỳ quan trọng. Tách tiếng ồn khỏi những thứ thực sự cần bạn chú ý là một phần nghệ thuật của Inbox Zero.
Khi có điều gì đó xảy ra với email của bạn, bạn nên tìm cách giải quyết người gửi và làm những gì cần hoàn thành càng nhanh càng tốt. Nếu không cần thực hiện hành động nào, email phải được gửi kịp thời và có tổ chức để phòng trường hợp bạn phải tham khảo email trong tương lai. Xa tầm nhìn, khuất tầm nhìn, nhưng không xa tầm tay nếu nhu cầu tự nó xuất hiện.
Bất kể điều gì xảy ra theo cách của bạn, bạn cần phải chuẩn bị sẵn sàng “ngôi nhà vĩnh viễn” cho mọi loại email mà bạn nhận được, ngay cả khi ngôi nhà vĩnh viễn đó là danh sách việc cần làm của riêng bạn. Với một điểm đến đã có sẵn trong đầu, bạn sẽ ít có khả năng bị choáng ngợp bằng cách cố gắng sắp xếp mọi thứ một cách nhanh chóng.
Có năm từ mà Merlin sử dụng để mô tả mọi thứ mà một người có thể làm với email:
- Xóa (Hoặc lưu trữ)
- Ủy quyền
- Trả lời
- Trì hoãn
- Làm
Khi bạn thu hẹp mọi thứ theo cách này, bạn đã làm cho mọi thứ trở nên đơn giản hơn nhiều cho chính mình. Chỉ có một số kết quả hữu hạn; với ít lựa chọn hơn, chúng tôi có thể làm việc thông qua ngăn xếp nhanh hơn nhiều so với chúng tôi nếu chúng tôi biên và ghi lại từng thư riêng lẻ.
Chuyển đổi thành Hành động và Xử lý thành 0
Quy tắc quan trọng nhất của Inbox Zero là bạn không được phép kiểm tra email của mình khi chưa "xử lý". Điều này có nghĩa là gì?
Nếu bạn là người muốn mở Gmail, cuộn không tải và đóng nó ngay lập tức, có thể bạn không thực sự xử lý mà đúng hơn là đang đọc lướt. Đọc lướt là tệ; nó lãng phí năng lượng. Bạn giữ lại rất ít những gì bạn đọc, không thu được gì cho thời gian của bạn.
Xử lý email có nghĩa là chuyển nó thành một nhiệm vụ hoặc mục tiêu có thể thực hiện được trước khi bạn đóng nó. Xóa, ủy quyền, phản hồi, trì hoãn hoặc thực hiện — một trong những từ này sẽ được áp dụng. Trước khi nhấp vào thứ gì đó khác, hãy đưa ra quyết định và thực hiện hành động của bạn.
Sức mạnh của Thói quen:Một Dấu gạch ngang Email là gì?
Ông Mann khẳng định rằng tất cả những ai cần giải quyết một vấn đề là kỷ luật cần thiết để tuân theo một hệ thống thích hợp theo quy định; hệ thống hoàn hảo chẳng có nghĩa lý gì nếu bạn không tuân thủ các quy tắc và chiến lược của nó.
Theo cách này, anh ấy khuyến khích chúng ta củng cố những thói quen tốt bằng cách lặp lại chúng — cụ thể là, trong trường hợp này, thúc giục chúng ta kiểm tra hộp thư đến ít hơn để có thể đầu tư thời gian vào nơi khác. Chúng ta càng làm được điều này tốt hơn, chúng ta càng có nhiều thời gian dành cho những việc quan trọng hơn.
Một mẹo mà anh ấy chia sẻ bao gồm tránh thói quen để hộp thư đến và mở, để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn. Thay vì nhìn chằm chằm vào Gmail của bạn, Merlin gợi ý rằng bạn nên lên lịch cho các dấu gạch ngang email trong suốt cả ngày của mình. Làm thế nào?
- Kiểm tra email của bạn chính xác một lần mỗi giờ.
- Trong mười phút liên tục, hãy xử lý hộp thư đến của bạn về 0 bằng cách sử dụng các động từ hành động ở trên.
- Sau mười phút trôi qua, hãy kết thúc và quay lại làm việc.
Quy trình này có thể được điều chỉnh cho phù hợp với công việc và nhu cầu cá nhân của bạn — bạn có thể cần hai mươi phút để xử lý hoặc có lẽ bạn chỉ cần kiểm tra email ba giờ một lần. Trong mọi trường hợp, quá trình đơn giản này có thể sẽ khiến bạn phải suy nghĩ kỹ hơn về cách tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình.
Inbox Zero và một ngày làm việc tỉnh táo hơn
Merlin hướng dẫn chúng ta qua một bài tập hình dung hữu ích, với sự hỗ trợ của Joel Spolsky:băng thông của bạn là một chiếc hộp. Trách nhiệm của bạn, mọi thứ bạn cần làm để theo kịp nhu cầu của thế giới, công việc, gia đình và bạn bè của bạn? Những thứ này giống như một loạt các khối xây dựng.
"Mỗi khi bạn đặt một khối tào lao vào hộp của mình, điều đó có nghĩa là một khối thực sự tuyệt vời sẽ bị bỏ lại phía sau. Đôi khi chúng ta cảm thấy như bị các ông chủ hoặc đội nhìn thấy, chúng ta cuối cùng là cảnh sát giao thông cho loại này về nội dung. Bạn muốn ngừng để lại cho mình một loạt các khối ngu ngốc cần loại bỏ khỏi hộp của bạn. Tốt hơn là hãy đảm bảo rằng chúng không bao giờ lọt vào đó ngay từ đầu. "
Trong kinh tế học, khái niệm này được gọi là “chi phí cơ hội” —khi hộp của bạn đầy, bạn sẽ hoán đổi khối nào cho các khối khác nếu có thể? Là một con người, bạn dành phần lớn thời gian và sự quan tâm của mình vào đâu? Những phần nào trong cuộc sống của bạn đã cướp đi của bạn? Những bộ phận nào hoàn toàn bị chết đói?