Inbox Zero là một trong những từ khóa phổ biến nhất trong cộng đồng năng suất. Ứng dụng như Mailbox, client email iPhone phổ biến, giúp bạn nhanh chóng xử lý tất cả email trong hộp thư đến. Nếu bạn thực sự quá tải, bạn thậm chí có thể dùng dịch vụ như Mailstrom để xóa hàng loạt email. Ý tưởng tuyên bố phá sản email — đơn giản xóa tất cả và bắt đầu lại — đang được xem xét nghiêm túc trong một số vòng tròn.
Toàn bộ sự tập trung vào dọn sạch hộp thư đến, đạt được Inbox Zero khó nắm bắt, bỏ lỡ hai vấn đề cơ bản với quá tải email. Để thực sự giải quyết vấn đề email bạn cần vượt ra khỏi Inbox Zero và giải quyết vấn đề gốc rễ:
- Tại sao hộp thư đến của bạn tràn ngập từ đầu.
- Mối quan hệ của bạn với email như thế nào.
Vấn Đề Quá Tải Email
Hầu hết cuộc trò chuyện quanh quá tải email không phân biệt giữa email mong muốn và không mong muốn. Xử lý mọi mục trong hộp thư đến như mục tiêu cần dọn dẹp bỏ qua thực tế. Email từ sếp cho phản hồi bài thuyết trình rõ ràng không giống email từ Groupondeal ở thành phố bạn rời đi năm ngoái. Tương tự, email từ người bạn cũ có thể được chào đón, trong khi email từ Facebook báo bạn cũ gắn thẻ bạn trong ảnh có thể không.
Nếu bạn có một trăm email trong hộp thư đến, tất cả bạn muốn nhận nhưng chưa xử lý, bạn có vấn đề quản lý thời gian mà không ứng dụng email nào giải quyết. Nếu bạn có mười email không mong muốn, bạn có vấn đề email, nhưng cũng không ứng dụng nào giải quyết.
Hầu hết cuộc trò chuyện quanh quá tải email không phân biệt giữa email mong muốn và không mong muốn
Đối với hầu hết mọi người, hai nguyên nhân thường gặp nhất của email không mong muốn là thông báo mạng xã hội, bản tin email và email công việc thừa. Nếu bạn là nhân vật công cộng bạn cũng có thể bị fan-mail không mời mà rủ hoặc yêu cầu tư vấn đáng kể.
Spam không còn là vấn đề như trước, nếu bạn dùng dịch vụ email hiện đại như Gmail, bạn hiếm khi thấy spam trong hộp thư đến.
Email Pavlov
Inbox Zero, như một khái niệm, cũng không giải quyết được mối quan hệ của hầu hết mọi người với email. Có hộp thư đến trống vì bạn kiểm tra mỗi 20 phút, hoặc mỗi khi có thông báo, và trả lời mọi thứ ngay lập tức không phải điều tốt. Tương tự, nếu bạn dành 4 giờ một ngày cho trao đổi email qua lại, bạn không hiệu quả ngay cả khi đạt Inbox Zero cuối ngày.
Ivan Pavlov là nhà khoa học Nga đoạt Nobel nổi tiếng với công trình về điều kiện phản xạ cổ điển. Bằng cách reo chuông mỗi lần cho chó ăn, anh ấy khiến chó tiết nước bọt ngay cả khi không có thức ăn. Là cử nhân tâm lý học, tôi giờ tiết nước bọt mỗi khi nói về Pavlov!
Cốt lõi của điều kiện phản xạ cổ điển là càng nhiều lần kích thích theo sau bởi phản ứng, càng khó tách biệt chúng. Mỗi lần bạn kiểm tra email đầu tiên buổi sáng, hoặc khi thông báo mới đến, bạn đang điều kiện hóa bản thân để tiếp tục làm điều đó.
Để thực sự vượt ra khỏi Inbox Zero, bạn cần đạt được sự kiểm soát cách bạn nhận và phản hồi email—bạn cần phá vỡ chu trình Pavlov. Hộp thư đến trống chỉ là một bước có thể trên con đường đạt được điều này.
Năm Nguyên Tắc
May mắn thay, giải quyết quá tải email không mong muốn và mối quan hệ Pavlov dễ dàng thực hiện. Có một vài nguyên tắc đơn giản mà nếu bạn áp dụng sẽ đảm bảo bạn muốn nhận hầu hết email, và bạn có kiểm soát khi và nơi bạn kiểm tra nó.
Nguyên Tắc Một: Hàng Ngăn Không Chồng Chéo
Để giải quyết vấn đề thông báo mạng xã hội, tôi dùng ý tưởng hàng ngăn không chồng chéo. Tất cả thông báo Facebook nên ở Facebook—kết thúc câu chuyện. Chúng không nên xuất hiện trong hộp thư đến email, menu thông báo điện thoại hoặc bất kỳ đâu ngoài Facebook. Không thông báo Facebook nào quan trọng bằng email từ biên tập viên tôi, vì vậy chúng không nên được đối xử như nhau.
Các Bước Hành Động
Dành 30 phút đăng nhập vào tất cả tài khoản mạng xã hội và hủy đăng ký mọi email thông báo. Bạn có thể ngạc nhiên tại số lượng hộp kiểm bạn cần bỏ chọn. Đồng nghiệp MakeUseOf Justin đã viết bài tuyệt vời về cách dừng email mạng xã hội phiền toái với NotifyMeNot. NotifyMeNot dẫn dắt bạn qua các bước hủy đăng ký thông báo email của tất cả trang mạng xã hội lớn.
Nguyên Tắc Hai: Xử Lý Hoặc Xóa
Vấn đề bản tin hơi khó xử lý hơn. Vấn đề là, trong nhiều trường hợp, bạn chủ động đăng ký bản tin vì nó chứa thông tin bạn muốn nhận. Nếu bạn là người ham hút số hóa như tôi, bạn có thể cố gắng thuyết phục bản thân rằng bạn vẫn muốn những deal Groupon hàng ngày. Nguyên tắc xử lý hoặc xóa giúp bạn khắc phục bản năng ham hút này.
Các Bước Hành Động
Dành 15 phút mỗi ngày duyệt qua tất cả email bản tin trong hộp thư đến. Đối với mỗi cái, bạn phải đọc toàn bộ, hoặc hủy đăng ký. Nếu bạn không đọc nó trong thời gian dành riêng cho việc đó, bạn sẽ không bao giờ đọc.
Trong hai tuần tôi hủy đăng ký gần ba phần tư bản tin tôi đã đăng ký. Bây giờ mỗi khi thấy bản tin chưa đọc tràn vào hộp thư đến tôi áp dụng lại xử lý hoặc xóa.
Nguyên Tắc Ba: Thời Gian Email Tối Đa
Đối với nhiều người — bao gồm tôi khi không cẩn thận—kiểm tra email là hành động phản xạ. Nếu bạn không chủ động làm gì, hoặc bị phân tâm giây lát, bạn mở hộp thư đến và kiểm tra email. Mặc dù có vẻ không vấn đề lớn, nó phá vỡ luồng và bạn có thể sốc khi biết bạn thực sự dành bao nhiêu thời gian kiểm tra email.
Tốt hơn nhiều, như đồng nghiệp Akshata khuyên, là gán thời gian cố định và chỉ kiểm tra email lúc đó. Tôi đi xa hơn và đề xuất, để giải quyết cả quá tải email và mối quan hệ Pavlov — đặt thời gian email tối đa.
Nếu bạn đang giữa chừng trả lời email khi hết giờ, lưu nháp và lấy lại ngày mai.
Các Bước Hành Động
Chọn một hoặc hai thời điểm kiểm tra email mỗi ngày và tính toán thời gian xử lý email quan trọng; đó là thời gian email tối đa của bạn. Bất cứ thứ gì trên 45 phút có thể quá dài. Chỉ kiểm tra email tại những thời điểm đó và không vượt quá thời gian tối đa. Nếu bạn đang giữa chừng trả lời email khi hết giờ, lưu nháp và lấy lại ngày mai.
Mặc dù đây là giải pháp cực đoan, nếu bạn đặt thời gian email tối đa hợp lý, bạn sẽ xử lý được tất cả email thực sự quan trọng trong khi bỏ qua những email chỉ gấp gáp. Nếu bạn không thể xử lý khối lượng email, bạn cần dùng một số nguyên tắc trong bài này để cắt giảm số lượng bạn nhận.
Nguyên Tắc Bốn: Hỏi Bản Thân "Tại Sao?"
Một số người không có đặc quyền tuyên bố chỉ kiểm tra email vào lúc nhất định — nếu bạn là một trong số đó, bạn vẫn có thể giải quyết việc kiểm tra email liên tục. Trong ngày sẽ có lúc bạn phải kiểm tra email; có thể sếp hỏi John có gửi báo cáo không. Nhưng cũng sẽ có lúc bạn chỉ kiểm tra nó không vì lý do thực sự.
Các Bước Hành Động
Nếu bạn không thể đặt thời gian kiểm tra email, mỗi lần bạn nhìn vào hộp thư đến hãy hỏi tại sao bạn làm vậy và ghi câu trả lời vào file văn bản hoặc giấy. Tổng hợp tất cả lý do tốt — "sếp bảo", "rời bàn một giờ" — và tất cả lý do xấu — "trì hoãn", "đang nói điện thoại và lướt vào", "phản ứng thông báo" — vào cuối ngày. Mục tiêu là giảm thiểu số lý do xấu. Khi bạn nhận thức tại sao bạn kiểm tra email, bạn có thể đảm bảo chỉ làm khi có lý do rõ ràng.
Nguyên Tắc Năm: Tối Thiểu Hóa Đầu Vào
Nếu bạn đã áp dụng tất cả nguyên tắc trước và vẫn bị chôn vùi dưới email, bạn cần giải quyết đầu vào. Nguồn còn lại chính của email không mong muốn là từ đồng nghiệp ham gâch; có hai giai đoạn giải quyết — thứ nhất là thay đổi email bạn gửi, thứ hai là trò chuyện với đồng nghiệp.
Các Bước Hành Động
Cân nhắc mọi email bạn viết. Nếu là email một từ như "hoàn hảo" hoặc "cảm ơn" đừng gửi; nếu bạn hành động dựa trên thông tin trong email nhận được, sẽ rõ ràng bạn đã đọc và xác nhận không cần thiết. Nếu có sự mơ hồ hãy loại bỏ; thay vì hỏi ai đó có rảnh buổi chiều, hãy hỏi có rảnh vào giờ cụ thể.
Nếu có khả năng trao đổi qua lại, hãy nhấc điện thoại gọi thay vào đó; chuyện có thể mất năm email để giải quyết có thể mất chưa đến một phút qua điện thoại.
Cân nhắc mọi email bạn viết.
Kết thúc email bằng cách nói bạn kỳ vọng gì từ người nhận. Thông báo bạn sẽ không kiểm tra phản hồi mà sẽ giả định họ sẽ bắt đầu làm việc bạn gửi. Đảm bảo cung cấp cho họ tất cả thứ họ cần để không phải quay lại hỏi bạn.
Khi bạn đã cấu trúc email để không phản hồi không cần thiết và giảm thiểu nhu cầu người khác phản hồi, đã đến lúc nói chuyện với đồng nghiệp. Bắt đầu từ kẻ vi phạm tồi tệ nhất, lịch sự xin đừng CC tôi vào email trừ khi quan trọng và liên quan. Tương tự, yêu cầu mọi người chỉ trả lời người gửi thay vì bấm trả lời tất cả.
Ghi Chú Về Fan-mail
Nếu bạn nổi tiếng, hoặc được coi là chuyên gia, bạn sẽ nhận email từ người lạ xin lời khuyên. Chìa khóa xử lý loại email này là xem xét xem chúng có được mong muốn hay không; dù có thể gánh nặng dành một giờ một ngày trả lời yêu cầu không mời, nếu những người này là khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại, bạn có thể muốn nghe từ họ.
Mặt khác, nếu bạn không có gì đạt được bằng cách phản hồi, bạn cần xem xét làm sao họ có email của bạn. Nếu nó công khai trên trang web, hãy gỡ bỏ. Nếu bạn không thể, và khối lượng email không thể quản lý, bạn có thể cân nhắc ủy thác tất cả nhiệm vụ email không quan trọng cho trợ lý, ảo hoặc thực.
Hầu hết ngày tôi nhận email từ người đã đọc hướng dẫn tôi viết. Mặc dù thức dậy thấy bài la mắng giải thích tại sao Phần Mềm X tốt hơn Y và tôi là kẻ ngốc vì viết về Y là không dễ chịu, nhưng cân bằng lại, tôi thích nhận phản hồi từ người đọc bài của tôi; tôi có ý tưởng tuyệt vời cho hướng dẫn tiếp theo từ câu hỏi của họ.
Kết Luận
Inbox Zero là ý tưởng tuyệt vời về nguyên tắc nhưng nó không giải quyết được cốt lõi vấn đề email: đảm bảo bạn chỉ nhận email bạn muốn nhận và bạn xử lý nó theo điều kiện của bạn. Dành bất kỳ thời gian nào xóa thông báo mạng xã hội, bản tin chưa đọc và email công việc không cần thiết chỉ để đạt Inbox Zero là vô nghĩa; tốt hơn là dành vài phút một ngày trong một thời gian ngắn và áp dụng một số nguyên tắc trong hướng dẫn này và giải quyết mối quan hệ của bạn với email một lần và mãi mãi.