Inbox Zero là một trong những từ buzz phổ biến nhất trong cộng đồng năng suất. Các ứng dụng như ứng dụng email phổ biến trên iPhone, Hộp thư giúp bạn dễ dàng xử lý nhanh chóng tất cả các email trong hộp thư đến của mình. Nếu bạn thực sự quá tải, bạn thậm chí có thể sử dụng một dịch vụ như Mailstrom để xóa hàng loạt email. Ý tưởng tuyên bố phá sản email - chỉ cần xóa mọi thứ và bắt đầu lại - đang được xem xét nghiêm túc trong một số vòng kết nối.
Tất cả những điều này tập trung vào việc xóa hộp thư đến của bạn, để đạt được, điều khó nắm bắt, Inbox Zero, bỏ sót hai trong số các vấn đề cơ bản về quá tải email. Để thực sự giải quyết các vấn đề email của bạn, bạn cần phải vượt ra ngoài Inbox Zero và giải quyết các vấn đề cơ bản:
- Tại sao ngay từ đầu, hộp thư đến của bạn luôn tràn ngập.
- Mối quan hệ của bạn với email như thế nào.
Vấn đề Quá tải Email
Hầu hết các cuộc trò chuyện xung quanh tình trạng quá tải email không phân biệt được email mong muốn và không mong muốn. Việc coi mọi mục trong hộp thư đến của bạn như một mục tiêu cần xóa bỏ qua thực tế của tình huống. Một email từ sếp của bạn cung cấp cho bạn phản hồi về một bài thuyết trình rõ ràng không giống với một email từ Groupon cung cấp các giao dịch tại thành phố mà bạn đã rời đi vào năm ngoái. Tương tự như vậy, email từ một người bạn cũ có thể được hoan nghênh, trong khi email từ Facebook cho bạn biết rằng chính người bạn đó đã gắn thẻ bạn trong ảnh thì có lẽ không.
Nếu bạn có một trăm email trong hộp thư đến của mình, tất cả những email bạn muốn nhận nhưng vẫn chưa xử lý được, bạn gặp phải vấn đề quản lý thời gian mà không ứng dụng email nào có thể giải quyết được. Nếu bạn có mười email không mong muốn trong đó thay vào đó, bạn gặp sự cố email, nhưng một lần nữa, không ứng dụng email nào giải quyết được vấn đề đó cho bạn.
Hầu hết các cuộc trò chuyện xung quanh tình trạng quá tải email không phân biệt được email mong muốn và email không mong muốn
Đối với hầu hết mọi người, hai nguyên nhân thường gặp nhất của email không mong muốn là thông báo trên mạng xã hội, bản tin email và email công việc thừa. Nếu bạn là người của công chúng, bạn cũng có thể phải hứng chịu một lượng lớn thư không mong muốn hoặc yêu cầu tư vấn của người hâm mộ.
Thư rác không còn là vấn đề như xưa nữa, nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email hiện đại như Gmail, bạn sẽ rất hiếm khi thấy thư rác trong hộp thư đến của mình.
Email Pavlovian
Inbox Zero, như một khái niệm, cũng không giải quyết được mối quan hệ của hầu hết mọi người với email . Có một hộp thư đến trống rỗng vì bạn kiểm tra nó sau mỗi 20 phút hoặc mỗi khi bạn nhận được thông báo và phản hồi mọi thứ ngay lập tức hầu như không phải là điều tốt. Tương tự, nếu bạn dành 4 giờ mỗi ngày để trao đổi email qua lại, bạn sẽ không làm việc hiệu quả ngay cả khi bạn nhận được hộp thư đến bằng không vào cuối ngày.
Ivan Pavlov là một nhà khoa học người Nga đoạt giải Nobel, nổi tiếng với công trình nghiên cứu về điều hòa cổ điển. Bằng cách rung chuông mỗi khi cho chó ăn, anh ta có thể khiến chó tiết nước bọt ngay cả khi không có thức ăn ở đó. Là một sinh viên tốt nghiệp ngành tâm lý học, bây giờ tôi chảy nước miếng mỗi khi nói về Pavlov!
Điểm mấu chốt của điều kiện cổ điển là càng nhiều lần kích thích theo sau một phản ứng, thì càng khó tách chúng ra. Mỗi khi bạn kiểm tra email việc đầu tiên vào buổi sáng hoặc khi có thông báo mới, bạn đang tự điều chỉnh mình phải tiếp tục làm điều tương tự.
Để thực sự vượt ra khỏi số không hộp thư đến, bạn cần đạt được quyền kiểm soát đối với cách bạn nhận và trả lời email— bạn cần phá vỡ chu kỳ Pavlovian. Hộp thư đến trống chỉ là một bước khả thi trên con đường đạt được điều này.
Năm nguyên tắc
May mắn thay, việc giải quyết tình trạng quá tải email không mong muốn và mối quan hệ Pavlovian được thực hiện một cách dễ dàng. Có một vài nguyên tắc đơn giản mà nếu bạn áp dụng vào thực tế sẽ đảm bảo rằng bạn muốn nhận được hầu hết tất cả email và bạn có quyền kiểm soát thời gian và địa điểm bạn kiểm tra nó.
Nguyên tắc Một:Các silo không chồng chéo
Để giải quyết vấn đề thông báo trên mạng xã hội, tôi sử dụng ý tưởng về các silo không chồng chéo. Tất cả các thông báo của Facebook sẽ ở trong Facebook — phần cuối của câu chuyện. Chúng sẽ không xuất hiện trong hộp thư đến email của tôi, trong menu thông báo trên điện thoại của tôi hoặc bất kỳ nơi nào khác ngoài Facebook. Không có thông báo nào của Facebook lại quan trọng như email từ người biên tập của tôi, vì vậy chúng không nên được đối xử như vậy.
Các bước hành động
Dành 30 phút để đăng nhập vào tất cả các tài khoản mạng xã hội của bạn và hủy đăng ký nhận mọi email thông báo. Bạn có thể ngạc nhiên về số lượng hộp kiểm bạn cần bỏ chọn. Justin đồng nghiệp của tôi, nhà văn MakeUseOf đã viết một bài viết tuyệt vời về cách ngăn chặn các email gây phiền nhiễu trên mạng xã hội với NotifyMeNot. NotifyMeNot hướng dẫn bạn qua các bước để hủy đăng ký nhận tất cả các thông báo qua email của trang mạng xã hội lớn.
Nguyên tắc Hai:Thỏa thuận hoặc Xóa
Vấn đề bản tin khó giải quyết hơn một chút. Vấn đề là, trong nhiều trường hợp, bạn đã chủ động đăng ký nhận bản tin vì nó chứa thông tin bạn muốn nhận. Nếu bạn là một người tích trữ kỹ thuật số như tôi, bạn có thể cố gắng thuyết phục bản thân rằng bạn vẫn muốn nhận được các giao dịch Groupon hàng ngày đó. Nguyên tắc thỏa thuận hoặc xóa bỏ giúp bạn vượt qua những bản năng tích trữ này.
Các bước hành động
Dành 15 phút mỗi ngày để xem qua tất cả các bản tin email trong hộp thư đến của bạn. Đối với mỗi một, bạn phải đọc toàn bộ hoặc hủy đăng ký. Nếu bạn không đọc nó trong thời gian dành riêng cho việc đó, bạn sẽ không bao giờ đọc.
Trong vòng hai tuần, tôi đã hủy đăng ký gần ba phần tư số bản tin mà tôi đã đăng ký. Bây giờ mỗi khi tôi thấy các bản tin chưa đọc bắt đầu đi vào hộp thư đến của mình, tôi lại khôi phục giao dịch hoặc xóa.
Nguyên tắc Ba:Thời gian Gửi Email Tối đa
Đối với nhiều người - kể cả tôi khi tôi không cẩn thận - kiểm tra email là một hành động phản xạ. Nếu bạn không chủ động làm bất cứ điều gì hoặc bị phân tâm trong tích tắc, bạn mở hộp thư đến và kiểm tra email của mình. Mặc dù nó có vẻ không phải là một vấn đề lớn, nhưng nó phá vỡ quy trình của bạn và bạn có thể bị sốc về khoảng thời gian mà bạn thực sự dành để kiểm tra email.
Tốt hơn nhiều, như nhà văn Akshata đồng nghiệp của tôi khuyến nghị, là ấn định thời gian đã định và chỉ kiểm tra email sau đó. Tôi muốn đi xa hơn và đề xuất rằng để giải quyết cả tình trạng quá tải email và mối quan hệ Pavlovian - đặt thời gian gửi email tối đa .
Nếu bạn đang trả lời một email khi đã hết thời gian, hãy lưu nó vào thư nháp và chọn vào ngày hôm sau.
Các bước hành động
Chọn một hoặc hai lần để kiểm tra email mỗi ngày và tính xem bạn mất bao lâu để xử lý các email quan trọng của mình; đây là thời gian gửi email tối đa của bạn. Bất cứ điều gì hơn 45 phút có lẽ là quá dài. Chỉ kiểm tra email vào những thời điểm đó và không vượt quá thời gian gửi email tối đa của bạn. Nếu bạn đang trả lời một email khi đã hết thời gian, hãy lưu nó vào thư nháp và chọn vào ngày hôm sau.
Mặc dù đây là một giải pháp tối ưu nhưng nếu bạn đặt thời gian gửi email tối đa hợp lý, bạn sẽ có thể xử lý tất cả các email thực sự quan trọng trong khi bỏ qua những email chỉ đơn thuần là khẩn cấp. Nếu bạn không thể xử lý khối lượng email, bạn cần sử dụng một số nguyên tắc trong bài viết này để cắt giảm số lượng bạn đang nhận.
Nguyên tắc thứ tư:Tự hỏi bản thân “Tại sao?”
Một số người sẽ không xa xỉ khi tuyên bố rằng họ chỉ kiểm tra email vào những thời điểm nhất định - nếu bạn là một trong số họ, bạn vẫn có thể giải quyết việc kiểm tra email liên tục. Trong suốt cả ngày, sẽ có lúc bạn phải kiểm tra email của mình; có lẽ sếp của bạn đã hỏi liệu John có gửi báo cáo hay không. Nhưng cũng sẽ có lúc bạn chỉ kiểm tra nó mà không có lý do thực sự.
Các bước hành động
Nếu bạn không thể đặt thời gian để kiểm tra email, mỗi khi bạn nhìn vào hộp thư đến của mình, hãy tự hỏi tại sao bạn lại làm điều đó và viết câu trả lời ra một tệp văn bản hoặc trên một tờ giấy. Tổng hợp tất cả các lý do chính đáng - "sếp yêu cầu tôi", "vắng mặt trong bàn làm việc trong một giờ" - và tất cả các lý do xấu— "trì hoãn", "đang sử dụng điện thoại và duyệt qua", "trả lời thông báo" - vào cuối ngày. Mục đích là để giảm thiểu số lượng các lý do xấu. Sau khi bạn nhận thức được tại sao bạn đang kiểm tra email, bạn có thể đảm bảo rằng bạn chỉ làm điều đó khi có lý do rõ ràng để làm như vậy.
Nguyên tắc Năm:Giảm thiểu đầu vào
Nếu bạn đã thực hiện tất cả các nguyên tắc trước đó và bạn vẫn bị ảnh hưởng bởi các email, bạn cần giải quyết các đầu vào. Nguồn email không mong muốn chính còn lại là từ những đồng nghiệp vui vẻ kích hoạt; có hai giai đoạn để giải quyết vấn đề - đầu tiên là thay đổi email bạn gửi , thứ hai là nói chuyện với đồng nghiệp của bạn .
Các bước hành động
Xem xét mọi email bạn viết. Nếu đó là email một từ như “hoàn hảo” hoặc “cảm ơn”, đừng gửi nó; nếu bạn xử lý thông tin trong email bạn nhận được, thì rõ ràng là bạn đã đọc nó và do đó, bạn không cần xác nhận. Nếu có bất kỳ sự mơ hồ nào, hãy loại bỏ nó; thay vì hỏi ai đó có rảnh vào buổi chiều hay không, hãy hỏi xem họ có rảnh vào một thời gian nhất định không.
Nếu có khả năng qua lại, hãy nhấc điện thoại của bạn và gọi; những gì có thể mất năm email để xử lý có thể mất chưa đến một phút trên điện thoại.
Xem xét mọi email bạn viết.
Kết thúc email của bạn bằng cách nói những gì bạn mong đợi ở người nhận. Thông báo với họ rằng bạn sẽ không kiểm tra câu trả lời nhưng sẽ cho rằng họ sẽ bắt đầu làm việc với những gì bạn đã gửi. Đảm bảo cung cấp cho họ tất cả những gì họ cần để họ không cần quay lại với bạn.
Khi bạn đã cấu trúc email của mình để không trả lời một cách không cần thiết và giảm thiểu nhu cầu người khác trả lời, đã đến lúc nói chuyện với đồng nghiệp của bạn. Bắt đầu với những người vi phạm tồi tệ nhất, hãy lịch sự yêu cầu không được CC vào email trừ khi chúng quan trọng và có liên quan. Tương tự, hãy hỏi rằng, nếu có thể, mọi người chỉ trả lời người gửi thay vì nhấn trả lời tất cả.
Lưu ý về Fan-mail
Nếu bạn được nhiều người biết đến, hoặc được coi là chuyên gia, bạn sẽ nhận được email từ những người lạ yêu cầu lời khuyên. Chìa khóa để đối phó với những loại email này là xem xét liệu chúng được mong muốn hay không mong muốn; mặc dù có thể là một gánh nặng khi dành một giờ mỗi ngày để trả lời các yêu cầu tư vấn không mong muốn, nhưng nếu những người này là khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại, thì bạn có thể muốn được lắng nghe từ họ.
Mặt khác, nếu bạn không nhận được gì bằng cách trả lời, bạn cần phải xem xét cách họ truy cập vào email của bạn ngay từ đầu. Nếu nó được đăng công khai trên trang web của bạn, hãy xóa nó. Nếu không thể và không quản lý được khối lượng email, bạn có thể cân nhắc việc ủy quyền tất cả các tác vụ email không quan trọng cho một trợ lý, ảo hoặc bằng cách khác.
Hầu hết các ngày tôi đều nhận được email từ những người đã đọc các bài hướng dẫn mà tôi đã viết. Trong khi thức dậy để giải thích lý do tại sao Phần mềm X tốt hơn Phần mềm Y và rằng tôi là một kẻ ngốc vì viết về Y thật khó chịu, nhưng cân bằng, tôi thích nhận được phản hồi từ những người đã đọc tác phẩm của tôi; Tôi có những ý tưởng tuyệt vời để làm theo hướng dẫn từ các câu hỏi của họ.
Kết luận
Về nguyên tắc, Inbox Zero là một ý tưởng tuyệt vời nhưng nó không giải quyết được mấu chốt của vấn đề email:đảm bảo rằng bạn chỉ nhận được email bạn muốn nhận và bạn xử lý nó theo các điều khoản của riêng mình. Dành bất kỳ khoảng thời gian nào để xóa các thông báo trên mạng xã hội, bản tin email chưa đọc và email công việc không cần thiết chỉ để truy cập Inbox Zero là vô nghĩa; Tốt hơn hết là bạn nên dành vài phút mỗi ngày trong thời gian ngắn và áp dụng một số nguyên tắc trong hướng dẫn này và giải quyết mối quan hệ của bạn với email một lần và mãi mãi.