Giữa các chương trình khuyến mãi, bản tin, thông báo và mọi thứ khác đến hộp thư đến của bạn hàng ngày, bạn rất dễ tích lũy quá nhiều email. Nếu không có thời gian giải quyết, bạn có thể thấy mình đang ngồi trên một hộp thư đến với hơn 20 đến 30 nghìn tin nhắn.
Ở đâu đó, bạn có những tin nhắn quan trọng mà bạn không muốn mất. Nhưng làm thế nào để bạn dọn sạch đống đồ lộn xộn mà không đổ nước tắm cho em bé?
Nếu bạn làm theo quy trình được nêu trong bài viết này, bạn có thể đưa mình xuống số không hộp thư đến sau ít nhất 30 phút . Nhiều nhất là một giờ. Bạn có muốn thử không? Mở hộp thư đến cồng kềnh của bạn và làm theo.
Hộp thư đến Gmail bị chặn
Giới thiệu, hộp thư đến của một người rất bận rộn.
Đúng rồi. Gần 20.000 email chưa đọc. Đó chỉ là những cái chưa đọc. Tổng kích thước tài khoản email của tôi trước khi bắt đầu quá trình này là 35.000 thư.
Vì vậy, điều đầu tiên cần làm là cắt bỏ quả treo thấp.
Bỏ vào Thùng rác
Rõ ràng là bạn cần phải đổ rác thường xuyên, không chỉ ở nhà mà còn trong hộp thư đến Gmail của bạn.
Nhấp vào Thùng rác của bạn trong thanh điều hướng bên trái, hãy nhấp vào hộp "chọn tất cả" ở đầu danh sách thư, sau đó nhấp vào liên kết "Tất cả cuộc hội thoại" được liệt kê trước email đầu tiên.
Sau đó nhấp vào Xóa vĩnh viễn .
Tiếp theo, truy cập thư rác Gmail. Trong trường điều hướng, nhấp vào liên kết Spam và sau đó nhấp vào "Xóa tất cả tin nhắn rác ngay bây giờ".
Cảm thấy tốt, phải không? Chúng tôi chưa thực sự đặt vấn đề vào hộp thư đến, nhưng thật tuyệt khi bắt đầu dọn dẹp hộp thư đến của bạn sau khi bạn đã dọn sạch thùng rác.
Bây giờ là cấp độ tiếp theo của quả treo thấp.
Xã hội và Quảng cáo
Nếu bạn đang sử dụng hộp thư đến Gmail kiểu mặc định của Google, thì bạn sẽ thấy Xã hội và Khuyến mại ở đầu hộp thư đến của bạn.
Nhấp vào từng cái này và cuộn xuống qua danh sách để tìm số lượng lớn các bản sao.
Đây là những thủ phạm đang làm đầy hộp thư đến của bạn mỗi ngày.
Khi bạn tìm thấy chúng, hãy mở email và tìm mục Hủy đăng ký liên kết gần đầu hoặc cuối email.
Chỉ lướt qua một vài trang đầu tiên của các bài đăng Xã hội và Quảng cáo để tìm kiếm các nhóm lớn trùng lặp. Chỉ cần dọn dẹp các bản tin email của bạn sẽ giảm đáng kể lượng email lấp đầy hộp thư đến của bạn mỗi ngày.
Đừng tốn quá nhiều thời gian để làm việc này, bởi vì có những con cá lớn hơn để chiên ngay bây giờ. Sau khi hoàn thành bài viết này, bạn sẽ muốn xem qua bài viết của Sandy về cách khắc phục sự lo lắng trong hộp thư đến Gmail để ngăn bản thân vướng vào mớ hỗn độn này một lần nữa.
Khi bạn đã hủy đăng ký nhận các email phổ biến nhất, hãy nhấp vào nút Chọn tất cả biểu tượng ở trên cùng một lần nữa và nhấp vào liên kết "Chọn tất cả các cuộc hội thoại" ở trên cùng.
Nhấp vào biểu tượng thùng rác để xóa tất cả.
Lặp lại quy trình tương tự trên tab Khuyến mại. Khi bạn hoàn tất việc xóa tất cả những thứ này, bạn có thể đã cắt hộp thư đến của mình xuống một vài nghìn.
Và bạn chỉ đang nóng lên.
Sao lưu và xóa các email được gắn nhãn
Nhiều năm trước, tôi từng là thành viên của một nhóm thực hiện các cuộc điều tra trực tuyến. Trong thời gian ở đó, tôi đã tích lũy được vài nghìn email --- tất cả chúng đều được gắn nhãn Gmail đặc biệt của địa chỉ email đến, được liên kết.
Địa chỉ này đã đóng cửa vào năm 2015 nhưng tôi không bao giờ bận tâm đến việc xóa tất cả những email đó.
Bạn có thể đã tạo tất cả các loại nhãn từ nhiều năm trước. Có thể bạn thậm chí đã tự động hóa quy trình với các bộ lọc cho các email đến. Tất cả những email đó chỉ nằm ở đó lãng phí không gian.
Bạn không thể xóa hàng loạt email được gắn nhãn vì bạn đã gắn nhãn chúng là có lý do. Có thể chúng chứa nhiều năm nghiên cứu hoặc chúng là kho lưu trữ lịch sử về một số công việc bạn đã làm mà bạn không muốn mất.
Sao lưu các email được gắn nhãn quan trọng
May mắn thay, rất dễ dàng sao lưu hàng loạt email đó bằng tính năng xuất tài khoản của Google.
Google cung cấp trang Tải xuống Dữ liệu của bạn cho mọi dịch vụ trong tài khoản Google của bạn.
Nhấp vào Quản lý lưu trữ và sau đó nhấp vào Tạo bản lưu trữ mới .
Cuộn xuống danh sách tài khoản của bạn và nhấp vào Chọn Không có để bỏ chọn tất cả các tài khoản.
Sau đó, cuộn xuống tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào nút chuyển để chỉ bật dịch vụ đó.
Nhấp vào mũi tên thả xuống và nhấp vào Chọn nhãn .
Đi xuống danh sách các nhãn bạn đã tạo trong tài khoản Gmail của mình và chọn tất cả các nhãn bạn muốn sao lưu toàn bộ.
Trong danh sách, bạn có thể chọn định dạng tệp nén và kích thước tệp lưu trữ tối đa.
Cuối cùng, nhấp vào nút Tạo bản lưu trữ nút.
Google sẽ gửi email cho bạn rằng nó đã bắt đầu lấy bản lưu trữ của bạn. Có thể mất vài giờ hoặc thậm chí một ngày, nhưng cuối cùng, bạn sẽ nhận được email liên hệ khi tệp lưu trữ sẵn sàng tải xuống. Liên kết tải xuống sẽ có ngay trong email.
Khi bạn đã tải xuống và lưu kho lưu trữ email của mình ở một nơi an toàn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu xóa các email được gắn nhãn.
Xóa các nhãn và email được gắn nhãn
Quay lại hộp thư đến Gmail của bạn, nhấp vào từng nhãn để email hiển thị và chọn Tất cả từ danh sách đã chọn.
Hãy nhớ chọn tất cả các cuộc hội thoại như bạn đã làm trước đây.
Nhấp vào biểu tượng thùng rác để xóa tất cả các email đó.
Nếu may mắn, bạn sẽ bắt gặp các nhãn có hàng nghìn email mà bạn có thể xóa khỏi hộp thư đến của mình ngay bây giờ khi bạn đã có bản sao lưu.
Khi bạn đã xóa tất cả các email, đừng quên xóa tất cả các nhãn cũ đó. Chỉ cần nhấp vào trình đơn thả xuống ở phía bên phải của tên nhãn và chọn Xóa nhãn từ danh sách.
Tại thời điểm này, bạn nên cắt giảm đáng kể kích thước hộp thư đến của mình. Nhưng chúng ta đừng giữ lại. Chúng tôi có thêm một vài thủ thuật nữa.
Xóa Email Cũ
Nếu bạn có hàng chục nghìn email, rất có khả năng là ngay cả những email từng là quan trọng cách đây 4 hoặc 5 năm cũng không còn quan trọng nữa.
Bây giờ là lúc để thực sự đào sâu và làm sạch ngôi nhà. Hãy loại bỏ những email rất cũ đó.
Để thực hiện việc này, chỉ cần nhập "old_than:2y" vào trường tìm kiếm của Gmail. Bạn có thể đặt bất kỳ giới hạn thời gian nào bạn muốn bằng cách thay đổi 2 thành bất kỳ số năm nào của email bạn muốn giữ.
Chỉ cần nhớ rằng bất kể khối lượng email bạn "giữ", bạn sẽ phải sắp xếp lại ở phần cuối để rút ra những email thực sự quan trọng. Vì vậy, hãy làm cho khung thời gian này nhỏ đến mức bạn cảm thấy thoải mái.
Chọn Tất cả email và chọn tất cả các cuộc hội thoại , sau đó nhấp vào biểu tượng Thùng rác giống như bạn đã làm.
Sau đó, hàng chục nghìn hộp thư đến của bạn sẽ giảm xuống còn hàng nghìn email cuối cùng vào thời điểm này.
Tại thời điểm này, đã đến lúc thực hiện một cách tiếp cận có chọn lọc hơn một chút để dọn dẹp mớ hỗn độn còn lại.
Dọn dẹp, Sắp xếp và Tổ chức
Trước tiên, hãy xem xét rằng bất kỳ email nào bạn chưa thực sự mở trong vài tuần trước, có thể bạn sẽ không bao giờ mở.
Bạn có thể nhanh chóng dọn dẹp những email đó bằng cách tìm kiếm tất cả các email chưa đọc cũ hơn mười ngày.
Trong trường tìm kiếm, chỉ cần nhập "is:old_than:10d chưa đọc".
Chọn và xóa tất cả các email được liệt kê đó.
Một cách tiếp cận khác để cắt bớt danh sách email còn lại hơn nữa là tìm kiếm các dòng tiêu đề thư rác hoặc quảng cáo điển hình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhập các tìm kiếm như "topic:deal", "subject:giveaway" hoặc "subject:last basic".
Mỗi tìm kiếm sẽ có hơn 100 email cùng một lúc. Chỉ cần tiếp tục xóa sạch chúng.
Hoàn tất Tắt Hộp thư đến của bạn
Tại thời điểm này, hàng chục nghìn email của bạn sẽ được giảm xuống kích thước dễ quản lý hơn nhiều. Giờ đây, bạn đã tập trung hộp thư đến của mình thành hầu hết các email quan trọng đối với bạn và bạn có thể muốn giữ lại.
Tiếp theo, bắt đầu cuộn qua các email còn lại. Khi bạn phát hiện ra những email quan trọng mà bạn muốn giữ lại, chỉ cần kéo chúng đến nhãn bạn đã tạo cho chúng (hoặc tạo nhãn mới nếu chúng chưa tồn tại).
Điều này nghe có vẻ như là một việc vặt, nhưng việc quét trực quan một trang email tại một thời điểm sẽ chỉ hiển thị một số email mà bạn thực sự muốn giữ lại. Sau đó, bạn có thể chọn tất cả các email trên trang đó và xóa tất cả. Thao tác này sẽ xóa sạch khoảng 50 email cùng một lúc.
Hãy nhớ rằng, bất cứ khi nào bạn nhận thấy một người gửi lặp lại xuất hiện, hãy mở email và nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút trả lời. Từ danh sách này, hãy nhấp vào "Lọc các thư như thế này".
Sau đó, chọn tất cả và xóa danh sách các email phù hợp hiển thị.
Bằng cách gắn nhãn, lọc và xóa các khối email lớn, bạn sẽ có danh sách chỉ hơn 1.000 email trong hộp thư đến thần kỳ đó ngay lập tức.
Cảm giác thật vô cùng khi thấy ghi chú "trống rỗng" đó trong hộp thư đến, đặc biệt là khi bạn đã nhiều năm không thấy nó!
Đừng để quái vật lớn lên
Bây giờ bạn đã dành thời gian để cuối cùng kiểm soát lại con thú khổng lồ của hộp thư đến, điều quan trọng là phải giữ cho nó không phát triển quá lớn trở lại. Cách tốt nhất để làm điều đó là nghiên cứu tất cả các tính năng mà Gmail có sẵn để giữ mọi thứ được ngăn nắp và hợp lý.
Bạn có thể tìm hiểu về các tính năng đó trong Hướng dẫn sử dụng thành công cho Gmail của chúng tôi và không bao giờ phải trải qua quá trình này nữa.