Giữa khuyến mãi, bản tin, thông báo, và mọi thứ khác bay vào hộp thư đến mỗi ngày, rất dễ tích lũy quá nhiều email. Nếu bạn không có thời gian xử lý, bạn có thể thấy mình ngồi trước hộp thư đến với hơn 20 đến 30 nghìn tin nhắn.
Ở đâu đó trong đó, bạn có tin nhắn quan trọng không muốn mất. Nhưng làm sao dọn rác mà không vứt luôn cả thứ quan trọng?
Nếu bạn làm theo quy trình trong bài này, bạn có thể giảm xuống Inbox Zero trong ít nhất 30 phút. Tối đa một giờ. Muốn thử? Mở hộp thư đến phình to, và làm theo.
Hộp thư Gmail phình to
Giới thiệu, hộp thư của một người rất bận.
Đúng vậy. Gần 20.000 email chưa đọc. Đó chỉ là chưa đọc. Tổng dung lượng tài khoản email trước khi bắt đầu quá trình này đang đẩy tới 35.000 tin nhắn.
Vì vậy, điều đầu tiên là loại bỏ quả mọng treo thấp.
Vứt rác ra ngoài
Đi kèm với việc bạn cần đưa rác ra ngoài thường xuyên, không chỉ ở nhà mà còn trong hộp thư Gmail.
Nhấp vào Thùng rác ở thanh điều hướng trái, nhấp ô "chọn tất cả" ở đầu danh sách tin nhắn, rồi nhấp vào liên kết "Tất cả hội thoại" liệt kê trước email đầu tiên.
Sau đó nhấp Xóa vĩnh viễn.
Tiếp theo, đi theo rác Gmail. Trong trường điều hướng, nhấp vào liên kết Rác, rồi nhấp vào "Xóa tất cả tin nhắn rác ngay".
Cảm thấy tốt, phải không? Chúng ta chưa thực sự giảm bớt hộp thư đến, nhưng cảm giác dọn dẹp hộp thư sau khi vứt rác thật tuyệt.
Bây giờ đến cấp độ tiếp theo của quả mọng treo thấp.
Mạng xã hội và Khuyến mãi
Nếu bạn dùng hộp thư đến Gmail mặc định, bạn sẽ thấy tab Mạng xã hội và Khuyến mãi ở đầu hộp thư đến.
Nhấp vào từng tab và cuộn xuống danh sách tìm khối lượng lớn bản sao.
Đây là kẻ thủ lấp đầy hộp thư đến mỗi ngày.
Khi tìm thấy, mở email và tìm liên kết Hủy đăng ký gần đầu hoặc cuối email.
Chỉ lướt qua vài trang đầu của Mạng xã hội và Khuyến mãi tìm nhóm bản sao lớn. Chỉ dọn dẹp bản tin email sẽ giảm đáng kể lượng email lấp đầy hộp thư mỗi ngày.
Đừng dành quá nhiều thời gian làm điều này, vì hiện tại có "cá lớn" hơn để chiêu. Sau khi xong bài này, bạn sẽ muốn đọc bài của Sandy về làm chủ lo âu hộp thư Gmail để ngăn không bị rơi vào hỗn loạn này lại lần nữa.
Sau khi hủy đăng ký từ email phổ biến nhất, nhấp vào biểu tượng Chọn tất cả ở đầu lại, và nhấp vào liên kết "Chọn tất cả hội thoại" ở đầu.
Nhấp biểu tượng thùng rác để xóa tất cả.
Lặp lại quy trình tương tự trên tab Khuyến mãi. Khi xong xóa tất cả, bạn đã có thể cắt giảm hộp thư đến vài nghìn.
Và bạn mới chỉ làm nóng lên thôi.
Sao lưu và xóa email có nhãn
Năm xưa, tôi từng là một phần của nhóm điều tra trực tuyến. Qua thời gian ở đó, tôi tích lũy vài nghìn email — tất cả được gán nhãn Gmail đặc biệt của địa chỉ email đến liên kết.
Địa chỉ đóng cửa năm 2015 nhưng tôi chưa bao giờ phiền xóa tất cả email đó.
Bạn có thể đã tạo đủ loại nhãn nhiều năm trước. Có lẽ bạn thậm chí tự động hóa quy trình với bộ lọc cho email đến. Tất cả email đó chỉ ngồi đó lãng phí không gian.
Bạn không thể chỉ xóa email có nhãn hàng loạt, vì bạn gán nhãn chúng có lý do. Có lẽ chúng chứa nhiều năm nghiên cứu, hoặc là lưu trữ lịch sử của công việc bạn làm mà bạn không muốn mất.
Sao lưu email quan trọng có nhãn
May mắn thay, rất dễ dàng sao lưu tất cả email đó hàng loạt dùng tính năng xuất tài khoản của Google.
Google cung cấp trang Tải dữ liệu của bạn cho mọi dịch vụ trong tài khoản Google.
Nhấp vào liên kết Quản lý kho lưu trữ, rồi nhấp Tạo kho lưu trữ mới.
Cuộn xuống danh sách tài khoản và nhấp Chọn không để bỏ chọn tất cả tài khoản.
Sau đó cuộn xuống tài khoản Gmail, và nhấp công tắc để chỉ bật dịch vụ đó.
Nhấp mũi tên thả xuống, và nhấp Chọn nhãn.
Đi xuống danh sách nhãn bạn tạo trong Gmail, và chọn tất cả nhãn bạn muốn sao lưu đầy đủ.
Dưới danh sách, bạn có thể chọn định dạng tệp nén và kích thước kho lưu trữ tối đa.
Cuối cùng, nhấp nút Tạo kho lưu trữ.
Google sẽ email cho bạn rằng đã bắt đầu lấy kho lưu trữ. Có thể mất vài giờ thậm chí một ngày, nhưng cuối cùng bạn sẽ nhận email theo dõi khi kho lưu trữ sẵn sàng tải xuống. Liên kết tải xuống sẽ ngay trong tin nhắn email.
Sau khi tải xuống và lưu kho lưu trữ email ở nơi an toàn, bạn sẵn sàng bắt đầu xóa email có nhãn.
Xóa email có nhãn và nhãn
Quay lại hộp thư Gmail, nhấp vào từng nhãn để email hiển thị, và chọn Tất cả từ danh sách chọn.
Nhớ chọn tất cả hội thoại như bạn làm trước.
Nhấp biểu tượng thùng rác để xóa tất cả email đó.
Nếu may mắn, bạn sẽ gặp nhãn với hàng nghìn email có thể dọn dẹp khỏi hộp thư bây giờ vì bạn đã có bản sao lưu.
Sau khi dọn sạch tất cả email, đừng quên xóa tất cả nhãn cũ. Chỉ cần nhấp menu thả xuống bên phải tên nhãn và chọn Xóa nhãn từ danh sách.
Lúc này, bạn đã cắt giảm kích thước hộp thư đến đáng kể. Nhưng đừng dừng lại. Chúng ta còn vài chiêu bài.
Xóa email cũ
Nếu bạn có hàng chục nghìn email, xác suất khá cao rằng ngay cả email quan trọng bốn năm năm trước cũng không quan trọng nữa.
Bây giờ là lúc đào sâu và dọn dẹp thật kỹ. Hãy loại bỏ những email rất cũ.
Để làm này, chỉ cần gõ "older_than:2y" vào trường tìm kiếm Gmail. Bạn có thể đặt bất kỳ giới hạn thời gian nào bằng cách thay 2 bằng số năm email bạn muốn giữ.
Chỉ nhớ rằng bất kỳ khối lượng email bạn "giữ", bạn sẽ phải lọc cuối cùng để lấy những thứ thực sự quan trọng. Vì vậy hãy làm khung thời gian nhỏ nhất bạn thoải mái.
Chọn Tất cả email, và chọn tất cả hội thoại, rồi nhấp biểu tượng Thùng rác như bạn đã làm suốt đường.
Sau đó, hộp thư đến hàng chục nghìn email nên giảm xuống còn hàng nghìn đơn lẻ tại thời điểm này.
Lúc này, đã đến lúc tiếp cận chọn lọc hơn một chút để dọn dẹp phần rác còn lại.
Dọn dẹp, sắp xếp, và tổ chức
Trước hết, xem xét rằng bất kỳ email bạn chưa thực sự mở ngoài vài tuần trước, bạn có thể sẽ không bao giờ mở.
Bạn có thể nhanh chóng dọn những email đó bằng cách tìm tất cả email chưa đọc cũ hơn mười ngày.
Trong trường tìm kiếm, chỉ cần gõ "is:unread older_than:10d".
Chọn và xóa tất cả email liệt kê.
Cách tiếp cận khác để cắt giảm danh sách email còn lại nữa là tìm dòng chủ đề rác hoặc khuyến mãi điển hình. Bạn làm được bằng cách tìm kiếm như "subject: deal", "subject: giveaway" hoặc "subject: last chance".
Mỗi tìm kiếm sẽ ra hơn 100 email một lần. Chỉ việc tiếp tục xóa chúng.
Hoàn tất hộp thư đến
Lúc này, núi email hàng chục nghìn nên đã được cắt giảm xuống kích thước dễ quản lý hơn nhiều. Bây giờ bạn đã tập trung hộp thư đến vào phần lớn email quan trọng với bạn và bạn muốn giữ.
Tiếp theo, bắt đầu cuộn qua email còn lại. Khi thấy email quan trọng muốn giữ, chỉ cần kéo chúng sang nhãn bạn đã tạo (hoặc tạo nhãn mới nếu chưa có).
Điều này nghe như việc nhàm chán, nhưng quét mắt qua một trang email tại một thời điểm chỉ nên ra vài email bạn thực sự muốn giữ. Sau đó bạn có thể chọn tất cả email trên trang đó và xóa tất cả. Điều này sẽ xóa 50 email tại một lúc.
Nhớ rằng, bất cứ khi nào bạn nhận thấy người gửi lặp lại xuất hiện, mở email và nhấp mũi tên thả xuống bên cạnh nút trả lời. Từ danh sách này nhấp "Lọc tin nhắn như thế này".
Sau đó chọn tất cả và xóa danh sách email khớp hiển thị.
Bằng cách gán nhãn, lọc, và xóa khối email lớn, bạn sẽ đưa danh sách chỉ hơn 1.000 email xuống Inbox Zero kỳ diệu trong chớp mắt.
Cảm giác tuyệt vời thấy ghi chú "trống rỗng" trong hộp thư đến, đặc biệt khi bạn đã nhiều năm không thấy nó!
Đừng để quái thú lớn lại
Bây giờ bạn đã dành thời gian cuối cùng để lấy lại kiểm soát con quái khổng lồ hộp thư đến, quan trọng là giữ nó không lớn lại. Cách tốt nhất là nghiên cứu tất cả tính năng Gmail có để giữ mọi thứ tổ chức và hợp lý.
Bạn có thể học về các tính năng đó trong Hướng dẫn người dùng nâng cao Gmail, và không bao giờ phải trải qua quy trình này lại.