Không ai thích quản lý email, đặc biệt khi đến lúc nghỉ phép. Nếu bạn đi vắng, hoặc chỉ nghỉ tại nhà, bạn có thể dùng tự động trả lời ngoài giờ làm việc (hay nghỉ phép) để cho người khác biết bạn sẽ không đọc hay trả lời email trong khoảng thời gian đó.
Hôm nay chúng tôi trình bày cách thiết lập tự động trả lời ngoài giờ trong năm ứng dụng email và dịch vụ web phổ biến hơn.
Apple Mail
Trong Apple Mail, không có cài đặt chuyên dụng cho tự động trả lời ngoài giờ. Thay vào đó, bạn cần thiết lập một quy tắc. May mắn thay việc này rất dễ làm.
Vào Mail > Preferences và nhấp Rules trên thanh công cụ. Sau đó, nhấp Add Rule.
Nhập Description cho quy tắc mới. Điều này sẽ hiển thị trong danh sách quy tắc.
Cho danh sách thả xuống If any of the following conditions are met, giữ tùy chọn mặc định any. Dưới danh sách thả xuống đầu tiên, chọn Account. Sau đó, chọn tài khoản email bạn muốn dùng từ danh sách thả xuống thứ hai.
Sau đó, bạn phải chỉ định hành động gì sẽ xảy ra khi email đến tài khoản đã chọn. Dưới Perform the following actions, chọn Reply to Message trong danh sách thả xuống và sau đó nhấp Reply message text.
Gõ tin nhắn tự động trả lời ngoài giờ trong hộp trên hộp thoại Reply Message. Tin nhắn này sẽ được gửi như trả lời tự động cho email đến.
Nhấp OK trên hộp thoại Reply Message và lại trên hộp thoại Rules.
Một hộp thoại hiển thị hỏi bạn có muốn chạy quy tắc mới trên email hiện có trong hộp thư không. Nhấp nút Don't Apply. Nếu bạn nhấp nút Apply, trả lời tự động sẽ được gửi cho tất cả email hiện có trong hộp thư đến. Hãy chắc chắn bạn nhấp nút Don't Apply.
Quan trọng: Nghiêm túc, đừng lầm và nhấp nút Apply. Hãy chắc chắn chọn Don't Apply!
Quy tắc hoạt động mặc định ngay khi bạn tạo nó, và tất cả email nhận được trong tài khoản đã chọn sẽ tự động nhận trả lời bạn thiết lập.
Để làm quy tắc không hoạt động khi bạn quay lại, bỏ tích hộp bên cạnh tên quy tắc. Lần sau bạn đi vắng, bạn có thể đơn giản tích lại (hoặc nhấn Edit để thay đổi tin nhắn) và nó sẽ có hiệu lực lại.
iCloud Mail
Thiết lập tự động trả lời ngoài giờ cho tài khoản email iCloud dễ dàng dùng cài đặt trong tùy chọn.
Đăng nhập tài khoản iCloud và nhấp Mail trên màn hình chính. Sau đó, nhấp biểu tượng bánh răng ở góc dưới bên trái màn hình và chọn Preferences trên menu bật lên.
Trên tab Vacation tích hộp Automatically reply to messages when they are received.
Bạn có thể đặt khoảng thời gian tùy chọn sẽ tự động bắt đầu và dừng trả lời ngoài giờ. Nhấp hộp Start date và chọn ngày từ lịch bật lên. Làm tương tự cho End date, nếu muốn.
Nhập tin nhắn tự động trả lời trong hộp và nhấp Done.
Tự động trả lời ngoài giờ được gửi đến mỗi địa chỉ email chỉ một lần. Ai gửi cho bạn nhiều tin nhắn khi bạn vắng chỉ nhận tự động trả lời sau tin nhắn đầu tiên.
Outlook for Mac
Tự động trả lời ngoài giờ trong Outlook for Mac giống Apple Mail. Không có cài đặt cho chúng, nên bạn phải tạo quy tắc gửi trả lời tự động.
Vào Outlook > Preferences và nhấp Rules trong phần Email. Chọn loại tài khoản bạn có trong danh sách bên trái. Nếu bạn không chắc loại tài khoản, nhấp Show All ở đầu hộp thoại.
Sau đó, nhấp nút cộng ở dưới hộp thoại để thêm quy tắc mới.
Trên hộp thoại Rules, nhập tên cho quy tắc trong hộp Rule name.
Bên phải When a new message arrives, chấp nhận lựa chọn mặc định If all conditions are met trong hộp thả xuống. Sau đó, chọn Account trong danh sách thả xuống đầu tiên, Is trong thứ hai, và tài khoản bạn muốn dùng trong thứ ba.
Bây giờ, định nghĩa hành động sẽ thực hiện. Chúng ta chỉ cần một hành động, nên nhấp biểu tượng trừ trên hàng thứ hai dưới Do the following. Trên hàng còn lại, chọn Reply từ danh sách thả xuống và sau đó nhấp Reply Text.
Nhập tin nhắn tự động trả lời trong hộp và nhấp OK.
Đảm bảo hộp Enabled được tích và nhấp OK.
Khi bạn quay lại, hãy chắc chắn tắt quy tắc. Vào Outlook > Preferences và nhấp Rules để mở hộp thoại Rules. Sau đó, bỏ tích hộp cho quy tắc.
Outlook.com
Phiên bản web Outlook bao gồm tính năng thiết lập trả lời tự động. Vào Outlook.com và đăng nhập. Sau đó, nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải cửa sổ và chọn Automatic replies từ menu thả xuống.
Trên bảng trượt Automatic replies, nhấp tùy chọn Send automatic replies để bật tính năng.
Để trả lời tự động chỉ gửi trong khoảng thời gian cụ thể, nhấp hộp Start time và chọn ngày từ lịch bật lên. Sau đó, chọn giờ từ danh sách thả xuống. Làm tương tự cho End time.
Khi gửi trả lời tự động, chúng tôi khuyên bạn chỉ làm cho người trong danh bạ. Ngược lại, bạn cho mọi người biết bạn không ở nhà, kể cả spammer và người bán hàng. Để an toàn, chọn tùy chọn Send replies only to people in my Contact list.
Nhập tin nhắn tự động trả lời trong hộp, định dạng như bạn thấy phù hợp.
Sau đó, nhấp OK ở đầu bảng.
Nếu bạn không chỉ định Start time và End time, bạn phải tắt trả lời tự động thủ công.
Nhấp biểu tượng bánh răng và chọn Automatic replies lại. Nhấp tùy chọn Don't send automatic replies rồi nhấp OK.
Gmail
Gmail có tính năng vacation responder trong cài đặt giúp dễ dàng thiết lập tự động trả lời ngoài giờ.
Đăng nhập tài khoản Gmail. Sau đó, nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải cửa sổ và chọn Settings.
Cuộn xuống phần Vacation responder trên tab General và nhấp tùy chọn Vacation responder on.
Nhấp hộp First day và chọn ngày từ lịch bật lên. Trường Last day là tùy chọn. Nếu bạn biết khi nào quay lại, tích hộp Last day, nhấp hộp bên phải, và chọn ngày như bạn làm cho First day.
Nhập Subject và Message tự động trả lời, định dạng như bạn thấy phù hợp.
Khi gửi trả lời tự động, chúng tôi khuyên chỉ làm cho người trong danh bạ. Ngược lại, bạn cho mọi người biết bạn không ở nhà, kể cả người bán hàng và spammer. Để an toàn, chọn tùy chọn Only send a response to people in my Contacts.
Khi xong, nhấp Save Changes.
Nếu bạn không chỉ định Last day, bạn phải tắt vacation responder thủ công.
Quay lại cài đặt trong tài khoản Gmail và chọn tùy chọn Vacation responder off trong phần Vacation responder trên tab General.
Dùng Sáng Tạo, Nhưng Chuyên Nghiệp
Tự động trả lời ngoài giờ nên cung cấp thông tin, cho người gửi biết khi nào bạn không khả dụng và ai liên hệ khi bạn vắng. Đó không có nghĩa là nó phải nhàm chán. Dùng sáng tạo để soạn một tự động trả lời ngoài giờ giải trí, nhưng chuyên nghiệp, lần sau bạn đi nghỉ.
Bạn đã dùng tự động trả lời ngoài giờ nào? Bạn nghĩ chúng nên hài hước hay chỉ cung cấp thông tin? Cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn trong bình luận.