Không ai thích quản lý email, đặc biệt là khi đến kỳ nghỉ. Nếu bạn sắp đi xa hoặc chỉ đi nghỉ, bạn có thể sử dụng trả lời tự động vắng mặt (hoặc đi nghỉ) để cho mọi người biết rằng bạn sẽ không đọc hoặc trả lời email trong thời gian đó.
Hôm nay, chúng tôi đề cập đến cách thiết lập thư trả lời vắng mặt trong năm trong số các dịch vụ web và ứng dụng email phổ biến hơn.
Apple Mail
Trong Apple Mail, không có cài đặt dành riêng cho thư trả lời vắng mặt. Thay vào đó, bạn cần thiết lập một quy tắc. May mắn thay, điều này rất dễ thực hiện.
Đi tới Thư> Tùy chọn và nhấp vào Quy tắc trên thanh công cụ. Sau đó, nhấp vào Thêm quy tắc .
Nhập Mô tả cho quy tắc mới của bạn. Điều này sẽ hiển thị trong danh sách các quy tắc.
Đối với Nếu bất kỳ điều kiện nào sau đây được đáp ứng danh sách thả xuống, giữ nguyên tùy chọn mặc định là bất kỳ đã chọn. Trong danh sách thả xuống đầu tiên, hãy chọn Tài khoản . Sau đó, chọn tài khoản email bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống thứ hai.
Sau đó, bạn phải chỉ định hành động nào sẽ xảy ra khi có email đến tài khoản đã chọn. Trong Thực hiện các tác vụ sau , chọn Trả lời tin nhắn trong danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào Trả lời tin nhắn văn bản .
Nhập tin nhắn trả lời vắng mặt của bạn vào hộp trên Tin nhắn trả lời hộp thoại. Thư này sẽ được gửi đi dưới dạng thư trả lời tự động cho các thư email đến
Nhấp vào OK trên Tin nhắn trả lời và một lần nữa trên Quy tắc hộp thoại.
Một hộp thoại hiển thị hỏi bạn có muốn chạy quy tắc mới trên các thư hiện có trong hộp thư của mình hay không. Nhấp vào nút Không áp dụng cái nút. Nếu bạn nhấp vào nút Áp dụng , trả lời tự động sẽ được gửi cho tất cả các thư hiện có trong hộp thư đến của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn nhấp vào nút Không áp dụng nút.
Quan trọng: Nghiêm túc mà nói, đừng làm hỏng và nhấn nút Áp dụng cái nút. Đảm bảo rằng bạn chọn Không áp dụng !
Theo mặc định, quy tắc sẽ hoạt động sau khi bạn tạo và tất cả các email nhận được trong tài khoản đã chọn sẽ tự động nhận được thư trả lời mà bạn đã thiết lập.
Để làm cho quy tắc không hoạt động sau khi bạn quay lại, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh tên của quy tắc. Vào lần tiếp theo bạn biến mất, bạn có thể chỉ cần kiểm tra lại (hoặc nhấn Chỉnh sửa để thay đổi thông báo) và nó sẽ xuất hiện một lần nữa.
Thư iCloud
Dễ dàng thiết lập thư trả lời vắng mặt cho tài khoản email iCloud của bạn bằng cách sử dụng cài đặt trong tùy chọn.
Đăng nhập vào tài khoản iCloud của bạn và nhấp vào Thư trên màn hình chính. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc dưới bên trái của màn hình và chọn Tùy chọn trên menu bật lên.
Vào Kỳ nghỉ chọn tab Tự động trả lời tin nhắn khi nhận được chúng hộp.
Bạn có thể đặt phạm vi ngày tùy chọn sẽ tự động bắt đầu và dừng trả lời vắng mặt. Nhấp vào Ngày bắt đầu và chọn một ngày từ lịch bật lên. Làm tương tự cho Ngày kết thúc , nếu muốn.
Nhập tin nhắn trả lời vắng mặt của bạn vào hộp và nhấp vào Hoàn tất .
Thư trả lời vắng mặt của bạn chỉ được gửi đến mỗi địa chỉ email một lần. Bất kỳ ai gửi cho bạn nhiều tin nhắn khi bạn đi vắng đều nhận được thư trả lời vắng mặt của bạn chỉ sau tin nhắn đầu tiên.
Outlook dành cho Mac
Các câu trả lời vắng mặt trong Outlook cho Mac giống như Apple Mail. Không có cài đặt nào cho chúng, vì vậy bạn phải tạo quy tắc để gửi trả lời tự động.
Đi tới Outlook> Tùy chọn và nhấp vào Quy tắc trong Email tiết diện. Chọn loại tài khoản bạn có trong danh sách bên trái. Nếu bạn không chắc mình có loại tài khoản nào, hãy nhấp vào Hiển thị tất cả ở đầu hộp thoại.
Sau đó, nhấp vào nút dấu cộng ở cuối hộp thoại để thêm quy tắc mới.
Trên Quy tắc hộp thoại, hãy nhập tên cho quy tắc trong Quy tắc hộp tên.
Ở bên phải của Khi có tin nhắn mới , chấp nhận lựa chọn mặc định là Nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng trong hộp thả xuống. Sau đó, chọn Tài khoản trong danh sách thả xuống đầu tiên, Là trong tài khoản thứ hai và tài khoản bạn muốn sử dụng trong tài khoản thứ ba.
Bây giờ, hãy xác định hành động sẽ được thực hiện. Chúng tôi sẽ chỉ cần một hành động, vì vậy hãy nhấp vào biểu tượng dấu trừ trên hàng thứ hai trong Thực hiện như sau . Trên hàng còn lại, chọn Trả lời từ danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào Văn bản trả lời .
Nhập tin nhắn trả lời vắng mặt của bạn vào hộp và nhấp vào OK .
Đảm bảo rằng Đã bật được chọn và nhấp vào OK .
Khi bạn quay lại, hãy nhớ tắt quy tắc. Đi tới Outlook> Tùy chọn và nhấp vào Quy tắc để mở Quy tắc hộp thoại. Sau đó, bỏ chọn hộp cho quy tắc.
Outlook.com
Phiên bản Outlook dựa trên web bao gồm một tính năng để thiết lập trả lời tự động. Truy cập Outlook.com và đăng nhập. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ và chọn Trả lời tự động từ trình đơn thả xuống.
Trên Trả lời tự động bảng điều khiển trượt ra, nhấp vào Gửi trả lời tự động tùy chọn để bật tính năng.
Để chỉ gửi trả lời tự động trong một khoảng thời gian cụ thể, hãy nhấp vào Thời gian bắt đầu và chọn một ngày từ lịch bật lên. Sau đó, chọn một thời gian từ danh sách thả xuống. Làm tương tự cho Thời gian kết thúc .
Khi gửi trả lời tự động, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên làm như vậy cho những người trong danh sách liên hệ của bạn. Nếu không, bạn đang cho mọi người biết bạn không có nhà, ngay cả những người gửi thư rác và nhân viên bán hàng. Để an toàn, hãy chọn mục Chỉ gửi câu trả lời cho những người trong danh sách Liên hệ của tôi tùy chọn.
Nhập câu trả lời vắng mặt của bạn vào ô, định dạng nó khi bạn thấy phù hợp.
Sau đó, nhấp vào OK ở đầu bảng điều khiển.
Nếu bạn không chỉ định Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc , bạn sẽ phải tắt trả lời tự động theo cách thủ công.
Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Trả lời tự động lần nữa. Nhấp vào nút Không gửi trả lời tự động rồi nhấp vào OK.
Gmail
Gmail có tính năng trả lời khi đi nghỉ trong cài đặt giúp bạn dễ dàng thiết lập thư trả lời vắng mặt.
Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ và chọn Cài đặt .
Cuộn xuống Trình tự động trả lời thư trên phần Chung và nhấp vào nút Bật phản hồi về kỳ nghỉ tùy chọn.
Nhấp vào Ngày đầu tiên và chọn một ngày từ lịch bật lên. Ngày cuối cùng trường là tùy chọn. Nếu bạn biết khi nào bạn sẽ quay lại, hãy kiểm tra Ngày cuối cùng , nhấp vào hộp ở bên phải và chọn một ngày giống như bạn đã làm cho Ngày đầu tiên .
Nhập Chủ đề và Tin nhắn vắng mặt của bạn , định dạng nó khi bạn thấy phù hợp.
Khi gửi trả lời tự động, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên làm như vậy cho những người trong danh sách liên hệ của bạn. Nếu không, bạn đang cho mọi người biết bạn không có nhà, ngay cả những người bán hàng và những người gửi thư rác. Để an toàn, hãy chọn nút Chỉ gửi phản hồi cho những người trong Danh bạ của tôi tùy chọn.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu thay đổi .
Nếu bạn không chỉ định Ngày cuối cùng , bạn phải tắt trình tự động trả lời nghỉ theo cách thủ công.
Quay lại cài đặt trong tài khoản Gmail của bạn và chọn Tắt tính năng trả lời thư trong tùy chọn Trả lời thư nghỉ trên phần Chung tab.
Sử dụng sự sáng tạo của bạn nhưng hãy trở nên chuyên nghiệp
Các thư trả lời vắng mặt phải mang tính thông tin, cho người gửi biết khi nào bạn vắng mặt và cần liên hệ với ai khi bạn vắng mặt. Điều đó không có nghĩa là nó cần phải nhàm chán. Sử dụng sự sáng tạo của bạn để tạo ra một câu trả lời giải trí nhưng chuyên nghiệp, không có mặt tại văn phòng vào lần tới khi bạn đi nghỉ.
Một số câu trả lời vắng mặt mà bạn đã sử dụng là gì? Bạn có nghĩ rằng chúng nên hài hước hay chỉ mang tính thông tin? Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn trong phần nhận xét.