Nếu bạn muốn lên lịch gửi email trên Mac, có một vài cách để làm. Thật đáng tiếc, không cách nào dùng ứng dụng Mail của Apple — nó không có chức năng lên lịch gốc. Nhưng vẫn có cách khác để lên lịch email trên Mac.
Bạn có thể dùng ứng dụng email riêng biệt, plugin cho Apple Mail, hoặc ứng dụng Mac thường bị bỏ quên là Automator. Chúng tôi sẽ chỉ cách dùng các phương pháp này để lên lịch email trong macOS bên dưới.
Cách lên lịch email bằng Automator
Automator là ứng dụng của Apple cài sẵn trên mọi Mac. Nó cho phép tự động hóa nhiều tác vụ và hành động bằng cách tạo quy trình làm việc (workflow) và script.
Nếu muốn khám phá cách dùng Automator tiết kiệm thời gian, xem danh sách quy trình Automator hữu ích của chúng tôi. Hôm nay chúng ta chỉ quan tâm đến cách dùng ứng dụng này cùng Lịch (Calendar) để lên lịch email trong Mail. Chỉ cần làm theo các bước sau.
1. Tạo quy trình làm việc (workflow) email
Đầu tiên, mở ứng dụng Automator. Bạn tìm thấy nó trong thư mục Tiện ích (Utilities), hoặc dễ dàng gọi bằng Spotlight với Cmd + Space.
Khi ứng dụng mở, chọn Tài liệu mới (New Document). Ứng dụng sẽ nhắc chọn loại tệp. Chọn Ứng dụng (Application) từ danh sách, sau đó nhấp Chọn (Choose).
Mở rộng danh sách tùy chọn dưới Thư viện (Library) ở menu bên trái và nhấp vào Mail. Tìm tùy chọn Thư mới (New Mail Message) trong danh sách xuất hiện ở khung bên cạnh và kéo thả vào cửa sổ chính.
2. Soạn nội dung email
Dùng khung Thư mới để soạn email bạn muốn tự động hóa. Giống như email thường, bạn có thể thêm nhiều người nhận, cũng như CC và BCC.
Nếu bạn có nhiều tài khoản email liên kết với Mail, bạn cũng chọn tài khoản muốn gửi từ đó.
3. Tạo tự động hóa email
Khi hài lòng với tin nhắn, đến lúc thiết lập Automator gửi email tại thời điểm cụ thể.
Quay lại danh sách hành động Mail ở khung giữa, tìm tùy chọn Gửi thư đi (Send Outgoing Messages). Kéo thả nó vào cửa sổ chính. Đảm bảo nó nằm dưới hành động Thư mới bạn vừa thiết lập.
Khi sẵn sàng, vào Tệp > Lưu (File > Save). Đảm bảo menu thả xuống Định dạng tệp (File Format) đặt là Ứng dụng (Application) trước khi nhấp Lưu (Save).
4. Dùng Lịch để đặt thời gian và ngày gửi email
Để thực sự lên lịch email, bạn cần mở ứng dụng Lịch (Calendar) và điều hướng đến ngày muốn email được gửi.
Tạo sự kiện mới vào ngày đó bằng Control-nhấp chuột và chọn Sự kiện mới (New Event). Trong cửa sổ xuất hiện, đặt trường Bắt đầu (Starts) là thời gian bạn muốn email được gửi.
Nhấp vào dòng Thêm cảnh báo, lặp lại hoặc thời gian di chuyển (Add Alert, Repeat or Travel Time) để truy cập menu thả xuống Cảnh báo (Alert) và chọn Tùy chỉnh (Custom). Đặt menu thả xuống Thông báo có âm thanh (Message with sound) thành Mở tệp (Open file).
Menu thả xuống Lịch (Calendar) sẽ xuất hiện. Nhấp vào nó chọn Khác (Other). Trong cửa sổ Finder xuất hiện, điều hướng đến Ứng dụng Quy trình (Application Workflow) bạn tạo trong Automator và nhấp Chọn (Select).
Đặt menu thả xuống Phút trước (Minutes before) trong cửa sổ Sự kiện mới thành Tại thời điểm sự kiện (At time of event) trước khi nhấp OK.
5. Để Mac bật và thức
Miêu bạn thiết lập mục Lịch đúng, email đã được lên lịch và sẽ gửi đúng giờ.
Chỉ có một điều kiện. Để email lên lịch hoạt động như mong đợi, bạn cần đảm bảo Mac được bật và ở trạng thái thức (awake) tại thời điểm chỉ định. Nếu không, email lên lịch sẽ không gửi.
Do đó, tốt nhất lên lịch email gửi vào lúc bạn biết sẽ dùng Mac nếu dùng phương pháp này. Để lên lịch email cho lúc Mac không thể bật và thức, xem phần tiếp theo.
Các cách khác lên lịch email trên Mac
Nếu cần lên lịch email gửi ngoài giờ làm việc, hoặc chỉ không muốn soạn email trong Automator, bạn có thể thử plugin cho Mail, hoặc dùng ứng dụng email khác.
Có nhiều tính năng gốc tuyệt vời khiến Mail cực kỳ hiệu quả cho chuyên gia, nhưng plugin có thể thêm tính năng hơn, như lên lịch email. Cũng có ứng dụng email thân thiện Mac có sẵn tính năng lên lịch.
Dưới đây là plugin và ứng dụng chúng tôi đặc biệt khuyên dùng để lên lịch email trên Mac.
1. Mailbutler
Mailbutler là một trong những bộ công cụ năng suất email tốt nhất trên thị trường. Ngoài Apple Mail, nó cũng hoạt động với Gmail và Microsoft Outlook.
Công cụ tích hợp vào Mail và cung cấp mẫu tin nhắn, tạm hoãn email (snooze), nhắc nhở, quản lý tác vụ, mẫu chữ ký, theo dõi email, và nhiều hơn nữa.
Quan trọng nhất, Mailbutler cho phép dùng Apple Mail để lên lịch email. Công cụ dễ dùng; nó chỉ thêm nút Gửi sau (Send Later) vào cửa sổ Tin nhắn mới của Apple Mail.
Gửi sau là tính năng trong gói Essential của Mailbutler, miễn phí. Tuy nhiên, email sẽ gửi có watermark Mailbutler.
Để tránh watermark, nâng cấp lên gói Professional $11/tháng hoặc $110/năm. Còn gói Professional+ và Business đắt hơn.
Bạn dùng thử 14 ngày miễn phí để quyết định có muốn tính năng cao cấp không. Nếu không, dùng thử chuyển sang gói Essential, vẫn cho phép lên lịch email.
Tải xuống: Mailbutler (Miễn phí, có gói đăng ký)
2. MailSuite
MailSuite là plugin cho Apple Mail. Nó bao gồm bốn thành phần:
- MailTags: Gắn thẻ tin nhắn theo từ khóa, dự án, mức độ quan trọng, màu, hạn chót.
- Mail Act-On: Công cụ tự động hóa email tạo quy trình làm việc bao gồm tính năng lên lịch email.
- Mail Perspectives: Tùy chỉnh cách điều hướng tin nhắn email.
- SigPro: Công cụ tạo chữ ký email.
Vì là plugin, MailSuite cho phép lên lịch email trực tiếp trong Apple Mail.
MailSuite giá $80 mua lần đầu, hơi đắt, nhưng có thể đáng giá nếu bạn lên lịch nhiều email. Nâng cấp hàng năm tốn $45/năm, nhưng bạn có thể bỏ qua và dùng tiếp phiên bản đã mua.
Nếu còn phân vân, MailSuite có dùng thử 30 ngày. Thử plugin xem có thích đủ để mua cho Mac không.
Tải xuống: MailSuite ($80 + $45/năm)
3. Airmail
Airmail là ứng dụng email thứ ba thiết kế cho Mac, iPhone, iPad có sẵn tính năng lên lịch email.
Ứng dụng hỗ trợ nhiều tài khoản email cùng lúc, xem tất cả trong một hộp thư đến (inbox). Có đồng bộ iCloud, nhiều chủ đề, tạm hoãn email, hỗ trợ Touch Bar, tạo quy trình làm việc sắp xếp email nhanh, và chức năng Gửi sau để lên lịch.
Airmail về mặt kỹ thuật miễn phí tải, nhưng ứng dụng không hoạt động nếu không có đăng ký Airmail Pro, trừ khi dùng dùng thử 3 ngày miễn phí. Đăng ký Airmail Pro $2.99/tháng hoặc $9.99/năm.
Đây là ứng dụng mạnh, chúng tôi thấy đáng đồng tiền bát gạo cho tính năng nó cung cấp ngoài lên lịch email. Nhưng dùng thử 3 ngày miễn phí xem có thực sự phù hợp không.
Tải xuống: Airmail (Yêu cầu đăng ký)
4. Spark
Nếu bạn thích ứng dụng email miễn phí cho phép lên lịch email, chúng tôi khuyên dùng Spark.
Ngoài tính năng Gửi sau, Spark cho phép đặt nhắc nhở, tìm kiếm thông minh hộp thư, tạm hoãn email, chia sẻ bản nháp email với người dùng Spark khác.
Spark rất đẩy mạnh thiết lập Hộp thư thông minh (Smart Inbox), tự động sắp xếp email theo thứ tự quan trọng. Tính năng có thể hữu ích nhưng đôi khi không chính xác.
Vẫn là ứng dụng email miễn phí cho phép lên lịch email trên Mac, nên chúng tôi tha thứ cho lỗi Smart Inbox.
Tải xuống: Spark (Miễn phí)
Các cách tốt nhất lên lịch email trên Mac
Vậy cách tốt nhất lên lịch email trên macOS là gì? Tùy nhu cầu của bạn.
Như đã nói, người chỉ cần lên lịch email thỉnh thoảng có thể dùng Automator. Nếu cần làm thường xuyên, công cụ hoặc ứng dụng thứ ba có thể phù hợp hơn.
Bạn cũng cần quyết định có muốn giữ Apple Mail hay sẵn sàng chuyển sang ứng dụng email thứ ba. Dù chọn gì, hy vọng lời khuyên giúp bạn tìm lựa chọn phù hợp!