Nếu bạn là người yêu quyền riêng tư tìm thay thế cho các nhà cung cấp web-mail phổ biến như Gmail, Outlook, Yahoo, bạn may mắn. Bạn có thể học cách thiết lập email server riêng và thoát khỏi việc quét email hàng loạt mà các nhà cung cấp này thực hiện trên hàng triệu người dùng, tận hưởng môi trường an toàn, riêng tư cho email của mình.
Email server cá nhân/riêng tư nằm trong không gian của bạn, khác với farm server thông thường của Apple, Google, Microsoft. Cách này, bạn tự thiết lập ổ cứng và kiểm soát hoàn toàn cách email được truy cập, quản lý và lưu trữ.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) muốn cắt giảm chi phí, quản trị email có vẻ đắt đỏ. Tương tự, chạy mail server riêng có vẻ khó vì spam liên tục. Họ có thể thiếu nhân sự công nghệ nội bộ hoặc công cụ để cấu hình và chạy server đúng cách, đồng thời quản lý mối đe dọa.
Đó là lý do nhiều SMB thuê ngoài. Tuy nhiên, điều này đi kèm rủi ro ẩn như mất kiểm soát bảo mật email, xâm phạm quyền riêng tư, rủi ro bảo mật thông tin, vấn đề gửi nhận do chia sẻ server, và hơn thế.
May mắn thay, bạn có thể chạy mail server an toàn, lọc spam cho mục đích cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ dẫn dắt bạn cách tạo và thiết lập email server riêng ngay trên PC.
Những gì cần để thiết lập Email Server cá nhân
- Một máy tính riêng với dung lượng ổ cứng đủ lớn, đóng vai trò email server.
- Tên miền (domain name) cho email server để thiết lập địa chỉ email.
- Kết nối internet tin cậy, tốc độ cao.
- Hệ điều hành như Windows hoặc Linux chạy server.
- Chương trình như MailEnable để phân loại và định tuyến email, bảo vệ antivirus và lọc spam như SpamAssassin (phần mềm dùng phụ thuộc vào hệ điều hành bạn chọn).
- Hệ thống hợp lý hóa quy trình thiết lập.
Cách thiết lập Email Server
Cách tắt dễ dàng thiết lập email server là thuê người IT làm hộ. Khi thiết lập ban đầu xong, bạn có thể thay đổi tùy chọn theo ý thích.
Nếu không chi trả được người làm hộ, vẫn có thể tự làm.
Cho mục đích hướng dẫn này, chúng tôi sẽ dẫn dắt qua tutorial thiết lập email server dựa trên hệ điều hành Windows. Chúng tôi dùng hMailServer, email server miễn phí, linh hoạt cho Windows cho phép xử lý tất cả email mà không phụ thuộc ISP quản lý.
Đây là một trong những email server phổ biến nhất cho Windows, dễ dùng và cài, cung cấp tính năng cơ bản như bảo mật và bảo vệ spam tích hợp bởi SpamAssassin.
Làm theo các bước dưới để hoàn tất thiết lập.
- Tải và chạy file cài hMailServer.
- Nhấp Next, đồng ý điều khoản cấp phép.
- Chọn Server ở màn hình tiếp theo nếu muốn máy cục bộ làm server, hoặc Administrative tools để quản trị server từ xa.
- Tiếp theo, chọn database bạn sẽ dùng. Built-in database được tích mặc định và lý tưởng nếu muốn thứ nhanh, đơn giản.
- Nhấp Next chọn thư mục lưu shortcut chương trình.
- Chỉ định mật khẩu chính để quản trị cài đặt hMailServer (ghi nhớ đâu đó vì bạn sẽ dùng thường xuyên).
- Nhấp Next rồi Install để thêm hMailServer vào máy.
- Khi xong, đảm bảo ô Run hMailServer Administrator được tích và nhấp Finish.
- Cửa sổ hMailServer Admin sẽ mở. Nhấp Connect.
- Nhập mật khẩu tạo lúc cài đặt.
- Bây giờ sẵn sàng cấu hình SMTP server. Ở cửa sổ mới, nhấp Add domain.
- Dưới tab General, gõ tên miền của bạn và nhấp Save.
- Trong khung bên trái, nhấp Domains > Accounts.
- Nhấp Add, gõ tên trong address field, password, rồi nhấp Save.
- Đi đến Settings > Protocols chọn SMTP (bỏ tích POP và IMAP).
- Nhấp Advanced, gõ localhost dưới Default domain. Nhấp Save.
- Nhấp dấu + cạnh Advanced mở rộng danh sách, nhấp Auto ban. Tính năng này chặn IP sau vài lần đăng nhập thất bại.
- Bỏ tích ô Enabled và nhấp Save.
- Nhấp IP ranges và TCP/IP ports xem cổng cấu hình cho SMTP, IMAP, POP như 25 và 110 cho SMTP/POP, 143 cho IMAP. Mở cổng này đảm bảo mail server gửi/nhận mail.
- Bật các tùy chọn như forwarding, auto-reply, DNS blacklists và khác trong hMailServer.
- Cuối cùng, nhấp + cạnh Utilities mở rộng, nhấp Diagnostics test cấu hình.
- Dưới Select (domain muốn test), gõ domain đã nhập trước và nhấp Start.
hMailServer của bạn đã cấu hình với các tùy chọn cơ bản.
- Kiểm tra Collect server details xem phiên bản hMailServer và loại database.
- Test outbound port - lỗi ở đây nghĩa là SMTP server không giao tiếp được, cần troubleshooting.
Chúc mừng, bạn vừa thiết lập xong email server riêng.
Để đọc/viết email, dùng webmail client như Outlook hoặc Thunderbird. Nếu muốn dùng ứng dụng máy tính, gõ địa chỉ email làm username, loại xác thực là mật khẩu.
Mặc dù host email server riêng đòi hỏi nỗ lực và phòng ngừa từ bạn, nhưng đáng làm nếu không muốn phiền toái và thiếu an toàn của các nhà cung cấp web-mail phổ biến.
Nhớ kiểm tra IP server và domain thường xuyên, xem có vấn đề như blacklisting công khai không, vì một số nhà cung cấp chặn email đến do cài đặt DNS sai.