Nếu bạn vận hành trang web hoặc blog tự lưu trữ, có email cùng tên miền là ý tưởng tốt. Điều này tăng uy tín cho trang web, rõ ràng người liên lạc với bạn theo tư cách webmaster, không phải cá nhân.
Đa số nhà cung cấp hosting thiết lập email cùng tên miền trên máy chủ của họ, nhưng đây có thể là đau đầu. Ứng dụng email thường tệ. Buộc bạn dùng ứng dụng trên PC hoặc thiết lập hệ thống chuyển thư phức tạp. Bạn vượt qua rắc rối bằng cách thiết lập email tên miền trên Google Apps.
Đăng Ký Google Apps
Truy cập trang chính Google Apps for Business để bắt đầu. Đừng lo phụ đề "for business". Dịch vụ miễn phí cho đến 10 người dùng và Google không kiểm tra bạn có thực sự là doanh nghiệp.
Nhấp nút Dùng thử miễn phí (Free Trial). Đầu tiên nhập thông tin cá nhân bao gồm email hiện tại, có thể tài khoản Google khác. Nhấp Tiếp theo (Next).
Bây giờ nhập thông tin tên miền. Bạn cũng có thể mua tên miền nếu chưa có. Nhấp Tiếp theo.
Chọn thông tin tài khoản bao gồm tên người dùng (sẽ dùng trong địa chỉ email). Cần nhập mật khẩu và trả lời Captcha. Sau đó nhấp Chấp nhận và Đăng ký (Accept and Sign Up). Có thể mất chút thời gian tải trang sau, hãy kiên nhẫn.
Và đó là cơ bản. Bây giờ bạn có tài khoản Google Apps đăng ký với email vừa thiết lập.
Xác Thực Bạn Sở Hữu Tên Miền
Sau khi có tài khoản, cần xác thực bạn thực sự sở hữu tên miền. Bạn sẽ thấy bảng điều khiển admin, như ảnh dưới.
Nhấp "Xác thực bạn sở hữu tên miền" (Confirm that you own the domain). Bạn được dẫn đến trang có file xác thực HTML. Tải xuống và tải lên máy chủ web như file bình thường. Nếu không có truy cập FTP tải file, bây giờ là lúc xem hướng dẫn host và tải client FTP miễn phí. Đảm bảo tải file lên thư mục công khai, không phải thư mục FTP hay database.
Tiếp theo, xác thực tên miền bằng cách mở file vừa tải lên trong trình duyệt. Bạn chỉ thấy chữ "google-site-verification" và ký tự theo sau. Nhấp Xác thực (Verify). Bạn nhận thông báo tên miền xác thực thành công. Nhấp liên kết tiếp tục quay lại bảng điều khiển admin.
Thiết Lập Truy Cập Di Động
Bước tiếp theo Google hiển thị là thêm người vào tài khoản Apps. Đây không phải phần quan trọng để email hoạt động, nên bỏ qua đến bước sau. Đó là hướng email đến tài khoản Google Apps mới.
Nhấp liên kết "Hướng email đến Google Apps Mail" (Direct email to Google Apps Mail). Bạn được dẫn qua vài bước bao gồm truy cập di động. Chú ý kỹ phần truy cập di động nếu định dùng email Google Apps trên smartphone. Các bước khác nhau cho từng hệ điều hành di động.
Thiết Lập Bản Ghi MX
Bước cuối: thiết lập bản ghi MX (MX records) cho email. Điều này hướng email gửi đến tên miền đến máy chủ Google. Nếu bỏ qua, email chỉ gửi đến host web, không đến Google Apps.
Phương pháp cập nhật MX Records phụ thuộc host web. Nhiều nơi,包括 tôi, dùng cPanel, nên dùng cPanel giải thích.
Đầu tiên, đăng nhập cPanel tại www.yourdomain.com/cpanel. Host web nên thiết lập mật khẩu cPanel – nếu không biết thông tin đăng nhập, phải đặt lại mật khẩu hoặc liên hệ hỗ trợ host.
Đăng nhập xong, tìm biểu tượng MX Entry trong phần Mail và nhấp. Đi đến trang chính MX Entry. Có menu thả xuống Domain. Mở, chọn tên miền đang cấu hình. Chờ trang cập nhật.
Bạn thấy tùy chọn mới. Đầu tiên là Định tuyến Email (Email Routing). Chọn nút Remote Mail Exchanger. Cuộn xuống Thêm Bản Ghi Mới (Add New Record), nhập giá trị "1" trong trường Priority (Ưu tiên) và ASPMX.L.GOOGLE.COM trong trường Destination (Đích), nhấp Thêm Bản Ghi Mới. Lặp lại cho đến khi bản ghi khớp bảng giá trị MX Record trên trang giúp đỡ của Google.
Tiếp theo, nhấp sửa (edit) bên cạnh bản ghi MX hiện có, sẽ nằm dưới tên miền. Đổi Priority thành 15, nhấp Sửa (Edit). Xong trông như sau.
Giờ gửi email test đến email Google Apps để xác nhận bản ghi thay đổi thành công. Nên qua gần như tức thì.
Nhớ: đây là hướng dẫn cho cPanel, thường dùng nhưng không phải host nào cũng triển khai. Cơ bản bạn cần nhớ:
- Tìm nơi thay đổi bản ghi MX
- Nhập bản ghi MX chi tiết trên trang giúp đỡ Google
- Đảm bảo bản ghi MX cũ có số ưu tiên cao hơn, bị tắt, hoặc xóa. Tôi thích đổi ưu tiên để dễ bật lại nếu cần.
Kết Luận
Hy vọng thông tin này giúp bạn thiết lập email Google Apps. Bản ghi MX當然 là phần khó nhất, nhưng không phải khoa học tên lửa. Nếu không tìm ra nơi thay đổi MX records trên host, email hỗ trợ hoặc xem FAQ. Họ hướng dẫn menu đúng, và vấn đề phổ biến nên có thể đã có giải pháp trong cơ sở kiến thức khách hàng.