表面上看，24/7保持连接似乎是个好主意。也许您正在处理一个重要项目，如果不快速回复邮件可能会停滞。也许同事深夜回邮件，您不想感到被冷落。
但有一系列令人信服的论据说明为什么持续被收件箱束缚是个坏主意。首先，它不太可能提高您的生产力，而且对健康有害。
我们已经广泛撰写了电子邮件管理。我们知道如何应对电子邮件过载，或如何科学地写出完美邮件。所有这些建议在您实际工作时都很棒。但当您下班后，似乎对我们大多数人来说，最好(从手机上)完全删除那个邮件应用，让那些邮件保持未读直到明天。
专业人士都在逃离电子邮件
像高效能人士的七个习惯这样的书之所以畅销，是有充分理由的。它们让人一窥那些取得比普通人多得多成就的人的工作流程。更棒的是，这些习惯和工作流程可以被学习和复制。
在同类文章和书籍中不断出现的一个习惯是尽可能避免那个令人压力山大的敌人：电子邮件。
在与Tim Ferriss的播客节目中,Wired创始人和科技先知Kevin Kelly承认几乎从不使用电子邮件。商业博主Pat Flynn雇佣了电子邮件助理,以便在收件箱花费尽可能少的时间。数学教授Cal Newport有严格的电子邮件制度,下班后禁止电子邮件。The Verge作家Paul Miller离线一年,理由之一是"电子邮件收件箱的仓鼠轮"。喜剧演员Aziz Ansari对Freakonomics Radio说,他忽略电子邮件,因为"人们整天发邮件给你的那些破事,全天候,没有任何重要的东西"。
这里的建议是,电子邮件是一种内在阻碍生产力多于帮助生产力的工具。所以如果所有这些有太多事情要处理的人都能避开电子邮件大部分时间,为什么我们不能至少在下班后避开它?
收益不值得代价
平均工人每天收到约76封潜在合法电子邮件。在这76封邮件中,您认为有多少重要到绝对需要立即回复,甚至在下班后?如果您对自己诚实,答案可能是零(或接近零)。因为电子邮件伪装成工作,即使它通常不是。
但正如路透社2015年报道,美国平均工人每天花6.3小时查看电子邮件,"87%[受访者]在工作时间外查看工作邮件"。每个工作日复制此行为,您每年将68天生命献给收件箱。
那是每六年就失去一年多。
即使您每天下班时间只花一小时查邮件,每周五天,那每年也是10天生命消失。如果您想,甚至可以衡量自己的电子邮件使用情况。
在大多数情况下,那么可以非常安全地假设,定期在下班后查收收件箱获得的微小生产力提升,绝不成比例于您将因这种习惯累积失去的时间。
您必须问自己的问题是 -- 值得吗?
电子邮件正在损害您的健康
英国Future Work Centre最近的一项调查表明,我们与收件箱的关系可能以多种方式损害健康。
研究团队成员Richard MacKinnon表示:
"虽然它可以是有价值的沟通工具,但显然[电子邮件]是我们许多人压力或挫败感的来源...我们养成的习惯、对消息的情绪反应、以及围绕电子邮件的不成文组织礼仪,结合成有毒的压力源,可能对我们的生产力和幸福感产生负面影响,"
Journal of Occupational Health Psychology发表的研究支持这一观点,北伊利诺伊大学心理学助理教授Larissa Barber将此称为"远程压力"(telepressure)。
"就像您的待办事项清单堆积如山,所以您在晚上认知上反刍这些事情,并再次暴露于工作压力源中。"
这些不必要的压力源直接影响保持您巅峰工作状态所需的恢复时间。没有这种恢复时间,员工会"进入精疲力竭状态,所以他们第二天上班时不投入"。
它还导致职业倦怠、睡眠困难和更高的缺勤率。
即使我们无法在工作中避免这些压力源,我们难道没有责任不对自己在逃离办公室时也不必要地暴露于这些压力源吗?
如何避免下班后查收电子邮件
电子邮件的根本问题是我们就是不知道对我们有什么期望。如果有人说想要"尽快"回复,那到底意味着什么?如果您的经理15分钟内回复邮件,那是否意味着您也必须这样做?
电子邮件礼仪的这种模糊性自然导致不断查收电子邮件的坏习惯,以及整天每天来回发送低价值短邮件。这是因为没有人告诉您关于电子邮件的期望是什么。
这让您自由地自己设定期望。 责任在您身上,要在您认为需要的地方划清界限,以给您更好的工作生活平衡。有很多方法可以做到这一点。
下班后电子邮件的基本规则
首先,假设您还不想突然戒断。仅练习适度的下班后电子邮件可能就是您需要的一切,对吧?在这种情况下,您必须引入基本规则,例如 "我只允许在台式机/笔记本电脑上查收电子邮件"。
无法在沙发上查收电子邮件的额外麻烦应该有助于减少您查收收件箱的次数。从移动设备删除电子邮件应用绝对有助于这一点。
如果这不起作用,将您的电子邮件应用埋在手机上难以进入的子文件夹中,使访问它更痛苦。
或者,正如我们推荐的正念网页冲浪,练习正念收件箱查收。打开电子邮件应用前,强迫自己停下来。问自己您只是出于习惯查收电子邮件,还是有务实理由刷新那个屏幕。然后问自己那是否是花费宝贵下班时间的最佳方式。
认识到何时以及为何您查收电子邮件,可以在很大程度上减少您在收件箱中花费的时间。
消除下班后电子邮件
如果这些较温和的方法不起作用,承诺一个小微习惯,例如"周六不查收电子邮件",或"午休不查收电子邮件"。试行几周,看看是否发生可怕的事。我怀疑不会。在这种情况下,您可以将习惯延伸到周末无邮件、工作前两小时无邮件、周一至周三下班后无邮件等。
您还没意识到,您就会彻底戒掉下班后电子邮件,自由地删除那个电子邮件应用并消除诱惑。
为了帮助这些实验,您可能想实施以下一个或多个技巧以获得安心:
- 下班前设置下班后自动回复,让人们知道您不在工作时间外查收电子邮件,因为这有助于您在在工作区时工作得更好。这消除了快速回复的任何期望,如果请求紧急,发件人只会找到另一个解决方案。
- 在电子邮件签名中添加信息,让人们知道您下班后手机上无法访问电子邮件。适用上述相同好处。
- 工作时间发送电子邮件时,明确告诉收件人您下班后不期待回复,因为您不查收邮件(但明确您何时期待回复)。这鼓励整个组织采取类似行为,并从同事身上消除一些"远程压力"。
一旦您设定了自己的基本规则,阻止您从手机删除那个电子邮件应用的只有您自己的成瘾。开始会很难,但值得。
您将夺回那些迷失在电子邮件中的日子和周。您与朋友和家人的时间将不再破碎。您会睡得更好。您会感觉更休息充分。显而易见,对吧?
试行几天看看效果如何。如果您就是无法完全在工作外戒掉电子邮件,您至少应该给自己设定一个在收件箱中最多花费的时间上限,以帮助治愈那种持续查收的需求。
如果您对自己完全诚实,您能在不持续查收下班后电子邮件的情况下生存吗,即使您与同事设定了那些期望?