Về mặt nó, được kết nối 24/7 có vẻ là một ý tưởng hay. Có lẽ bạn đang thực hiện một dự án quan trọng có thể bị đình trệ nếu bạn không trả lời email nhanh chóng. Có lẽ đồng nghiệp của bạn đang trả lời email vào ban đêm và bạn không muốn cảm thấy bị bỏ rơi.
Nhưng có một loạt các lý lẽ thuyết phục cho việc tại sao liên tục bị gắn vào hộp thư đến của bạn là một ý tưởng khủng khiếp. Để bắt đầu, điều đó không có khả năng làm tăng năng suất của bạn mà còn có hại cho sức khỏe của bạn.
Chúng tôi đã viết rộng rãi về quản lý email. Chúng tôi biết cách đối phó với tình trạng quá tải email hoặc cách viết một cách khoa học những email hoàn hảo. Tất cả những lời khuyên đó đều tuyệt vời khi bạn thực sự đang làm việc. Nhưng khi bạn không có mặt tại văn phòng, có vẻ như tốt nhất (đối với hầu hết chúng ta) nên xóa hoàn toàn ứng dụng email đó khỏi điện thoại của bạn và để những email đó chưa đọc cho đến ngày mai.
Ưu điểm đang trốn email
Có một lý do chính đáng tại sao những cuốn sách như 7 thói quen của những người có hiệu quả cao bán rất chạy. Họ cung cấp một cái nhìn thoáng qua về quy trình làm việc của những người quản lý để đạt được nhiều hơn Joe Trung bình. Hơn nữa, những thói quen và quy trình làm việc này có thể được học hỏi và nhân rộng .
Một thói quen thường xuyên xuất hiện trong các bài báo và sách có tính chất tương tự là tránh (càng xa càng tốt) kẻ thù căng thẳng đó; email.
Trong một tập podcast với Tim Ferriss, người sáng lập Wired and Tech Oracle, Kevin Kelly, thừa nhận rằng không bao giờ sử dụng email. Blogger kinh doanh Patt Flynn đã thuê một trợ lý email để anh ấy có thể dành ít thời gian trong hộp thư đến nhất có thể. Giáo sư toán học Cal Newport có một chế độ email nghiêm ngặt, cấm gửi email sau giờ làm việc. Nhà văn Paul Miller của The Verge đã ngoại tuyến trong một năm với lý do "bánh xe chuột của hộp thư đến" là một trong những lý do. Diễn viên hài Aziz Ansari nói với Freakonomics Radio rằng anh ấy bỏ qua email vì "tất cả những thứ **** mọi người gửi email cho bạn mọi lúc, cả ngày, không việc nào là quan trọng".
Gợi ý ở đây là email là một công cụ vốn đã hạn chế năng suất, nhiều hơn là hỗ trợ nó. Vì vậy, nếu tất cả những người này có rất nhiều thứ phải cập nhật có thể tránh email hầu hết trong ngày, thì tại sao chúng ta không thể tránh nó ít nhất là khi chúng ta đi làm xa?
Lợi ích không xứng đáng với chi phí
Người lao động trung bình nhận được khoảng 76 email hợp pháp tiềm năng mỗi ngày. Trong số 76 email đó, bạn nghĩ có bao nhiêu email quan trọng đến mức chúng thực sự cần trả lời ngay lập tức ngay cả ngoài giờ làm việc? Nếu bạn thành thật với chính mình, câu trả lời có thể là 0 (hoặc gần giống với nó). Đó là bởi vì email tự ngụy trang thành công việc, mặc dù nó thường không phải như vậy.
Nhưng như Reuters đã báo cáo vào năm 2015, trung bình một công nhân Hoa Kỳ dành 6,3 giờ mỗi ngày để kiểm tra email, với "87% [trong số những người được hỏi] xem email công việc ngoài giờ làm việc". Hãy lặp lại điều này mỗi ngày làm việc và bạn đã bỏ 68 ngày cuộc sống mỗi năm vào hộp thư đến của mình.
Đó là hơn một năm trong số sáu năm, đã biến mất .
Ngay cả khi bạn chỉ dành một giờ mỗi ngày trong thời gian rảnh để kiểm tra email năm ngày mỗi tuần, thì đó là 10 ngày trong cuộc đời bạn, mỗi năm. Nếu muốn, bạn thậm chí có thể đo lường việc sử dụng email của chính mình.
Trong hầu hết các trường hợp, rất an toàn khi cho rằng sự gia tăng nhỏ về năng suất đạt được khi thường xuyên kiểm tra hộp thư đến của bạn bên ngoài công việc không tỷ lệ thuận với thời gian tích lũy mà bạn sẽ mất đi thói quen này nghiện ngập.
Câu hỏi bạn phải tự hỏi mình là - có đáng không?
Email đang gây hại cho sức khỏe của bạn
Một cuộc khảo sát gần đây của Trung tâm Công việc Tương lai ở Vương quốc Anh cho thấy rằng mối quan hệ của chúng ta với hộp thư đến có thể có hại cho sức khỏe của chúng ta theo nhiều cách khác nhau.
Thành viên của nhóm nghiên cứu, Richard MacKinnon cho biết:
"Mặc dù nó có thể là một công cụ giao tiếp có giá trị, nhưng rõ ràng [email] là nguồn gây căng thẳng hoặc thất vọng cho nhiều người trong chúng ta ... Những thói quen mà chúng ta phát triển, phản ứng cảm xúc mà chúng ta có đối với tin nhắn và quy tắc tổ chức bất thành văn xung quanh email, kết hợp lại trở thành một nguồn căng thẳng độc hại có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và sức khỏe của chúng ta ",
Nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Tâm lý Sức khỏe Nghề nghiệp đã ủng hộ quan điểm này, với Trợ lý Giáo sư Tâm lý học tại Đại học Bắc Illinois, Larissa Barber, gắn nhãn "thần giao cách cảm" này.
"Nó giống như danh sách việc cần làm của bạn đang chồng chất lên nhau, vì vậy bạn sẽ suy nghĩ lại về những điều này một cách nhận thức vào buổi tối và phơi bày lại bản thân trước những tác nhân gây căng thẳng tại nơi làm việc."
Những tác nhân gây căng thẳng không cần thiết này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian phục hồi cần thiết để giữ cho bạn làm việc ở đỉnh cao của mình. Nếu không có thời gian phục hồi này, nhân viên sẽ "rơi vào trạng thái kiệt sức, vì vậy họ đi làm vào ngày hôm sau mà không được tham gia".
Nó cũng góp phần gây ra tình trạng kiệt sức, khó ngủ và mức độ vắng mặt cao hơn trong công việc.
Ngay cả khi chúng ta không thể tránh những tác nhân gây căng thẳng này tại nơi làm việc, chắc chắn chúng ta có bổn phận đối với bản thân là không để bản thân tiếp xúc với những tác nhân gây căng thẳng này một cách không cần thiết ngay cả khi chúng ta thoát khỏi văn phòng?
Cách Tránh Gửi Email Sau khi Làm việc
Vấn đề cơ bản với email là chúng ta không biết những gì mong đợi ở chúng ta. Nếu ai đó nói rằng họ muốn phản hồi "càng sớm càng tốt", điều đó thực sự có nghĩa là gì? Nếu người quản lý của bạn trả lời email trong vòng 15 phút, điều đó có nghĩa là bạn cũng phải trả lời?
Sự mơ hồ này trong quy tắc email tự nhiên dẫn đến thói quen xấu là kiểm tra email liên tục và gửi các email dạng ngắn với ít giá trị qua lại cả ngày, hàng ngày. Điều này là do không ai nói cho bạn biết điều gì được mong đợi liên quan đến email.
Điều đó khiến bạn có thể tự do đặt ra những kỳ vọng cho chính mình. Sự khởi đầu là về bạn để vẽ ranh giới nơi bạn nghĩ rằng chúng cần thiết để mang lại cho bạn sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Có nhiều cách bạn có thể làm điều này.
Quy tắc cơ bản cho Email sau giờ làm việc
Đầu tiên, hãy giả sử rằng bạn chưa muốn đi ăn gà tây lạnh. Chỉ cần thực hành email sau giờ làm việc một cách điều độ có thể là tất cả những gì bạn cần, phải không? Trong trường hợp này, bạn phải đưa ra các quy tắc cơ bản, chẳng hạn như " Tôi chỉ được phép kiểm tra email trên máy tính để bàn / máy tính xách tay " .
Việc không thể kiểm tra email khi đang ngồi trên ghế sofa thêm rắc rối sẽ giúp giảm số lần bạn kiểm tra hộp thư đến của mình. Xóa ứng dụng email khỏi thiết bị di động của bạn chắc chắn sẽ hữu ích với việc này.
Nếu cách này không hiệu quả, hãy chôn ứng dụng email của bạn trong một thư mục con khó lấy trên điện thoại của bạn, vì vậy việc truy cập vào nó khó khăn hơn.
Ngoài ra, giống như chúng tôi đã khuyên bạn nên lướt web có chú tâm, hãy thực hành kiểm tra hộp thư đến có chú ý . Trước khi mở ứng dụng email của bạn, hãy buộc bản thân dừng lại. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn chỉ đơn giản là kiểm tra email theo thói quen hay liệu có lý do thực dụng nào để làm mới màn hình đó không. Sau đó, hãy tự kiểm tra xem đó có phải là cách tốt nhất để dành những điều vô giá sau thời gian làm việc hay không.
Nhận biết thời điểm và lý do bạn kiểm tra email có thể giúp giảm lượng thời gian bạn dành cho hộp thư đến của mình.
Xóa email sau giờ làm việc
Nếu các phương pháp tiếp cận ôn hòa hơn này không hiệu quả, hãy thực hiện một thói quen vi mô nhỏ, chẳng hạn như "Tôi sẽ không kiểm tra email vào các ngày thứ Bảy" hoặc "Tôi sẽ không kiểm tra email trong giờ nghỉ trưa". Hãy thử điều này trong vài tuần và xem có điều gì khủng khiếp xảy ra không. Tôi nghi ngờ nó sẽ không. Trong trường hợp đó, bạn có thể kéo dài thói quen không gửi email vào cuối tuần, trong hai giờ đầu tiên tại nơi làm việc, sau giờ làm việc vào Thứ Hai-Thứ Tư, v.v.
Trước khi bạn biết điều đó, bạn sẽ hoàn toàn bỏ được email ngoài công việc và sẽ có thể tự do xóa ứng dụng email đó cũng như loại bỏ sự cám dỗ.
Để trợ giúp với những thử nghiệm này, bạn có thể muốn triển khai một hoặc nhiều mẹo sau để yên tâm:
- Trước khi bạn rời khỏi công việc, hãy đặt một bộ trả lời tự động sau giờ làm việc , điều này cho mọi người biết rằng bạn không kiểm tra email bên ngoài nơi làm việc vì điều này giúp bạn làm việc tốt hơn khi đang ở khu làm việc. Điều này loại bỏ mọi kỳ vọng về phản hồi nhanh chóng và nếu yêu cầu khẩn cấp, người gửi sẽ chỉ cần tìm một giải pháp khác.
- Thêm thông tin vào chữ ký email của bạn cho mọi người biết rằng bạn không có quyền truy cập vào email trên điện thoại của mình ngoài công việc. Các lợi ích tương tự như trên được áp dụng.
- Khi bạn gửi email trong giờ làm việc, hãy nói rõ với người nhận rằng bạn sẽ không mong đợi trả lời sau giờ làm việc vì bạn không kiểm tra email sau đó (nhưng hãy làm rõ khi bạn làm mong đợi một câu trả lời). Điều này khuyến khích hành vi tương tự trong toàn tổ chức và loại bỏ một số "thần giao cách cảm" đó khỏi các đồng nghiệp của bạn.
Khi bạn đã thiết lập các quy tắc cơ bản của riêng mình, điều duy nhất ngăn bạn xóa ứng dụng email đó khỏi điện thoại của bạn là chứng nghiện của chính bạn. Thoạt đầu sẽ khó khăn, nhưng nó đáng giá.
Bạn sẽ yêu cầu trả lại những ngày và tuần đã bị mất vào email. Thời gian của bạn với bạn bè và gia đình sẽ ít bị phân mảnh hơn. Bạn sẽ ngủ ngon hơn. Và bạn sẽ cảm thấy được nghỉ ngơi nhiều hơn. Không có trí tuệ, phải không?
Hãy dùng thử trong vài ngày để xem nó diễn ra như thế nào. Nếu bạn không thể bỏ email hoàn toàn bên ngoài công việc, ít nhất bạn nên đặt cho mình khoảng thời gian tối đa có thể dành cho hộp thư đến đó để giúp giải quyết nhu cầu kiểm tra liên tục.
Nếu bạn hoàn toàn trung thực với bản thân, bạn có thể tồn tại mà không cần liên tục kiểm tra email bên ngoài công việc, ngay cả khi bạn đặt ra những kỳ vọng đó với đồng nghiệp của mình?