Máy quét phẳng (flatbed scanners) đã là trụ cột của số hóa hình ảnh hàng chục năm nay. Vấn đề là bạn có thể không có một cái, và gần như chắc chắn không mang theo nó mọi lúc.
Camera điện thoại thông minh hiện nay tốt đến mức bạn không chỉ chụp ảnh chi tiết tài liệu, mà có thể zoom xuống tận chấm mực. Vậy tại sao chúng ta vẫn dùng máy quét?
Lý do lớn nhất máy quét tài liệu có ưu thế hơn chụp ảnh điện thoại không phải là chi tiết hay chất lượng. Đó là việc máy quét giữ tài liệu chính xác và cung cấp ánh sáng hoàn hảo, nhất quán cho mỗi lần quét. Ngoài ra, nó chụp hình vuông góc hoàn toàn với giấy.
Khi chụp ảnh bằng điện thoại, trang giấy có thể bị méo, hiện nhiều vật thể thừa xung quanh và ánh sáng kém. Việc sửa thủ công tất cả các vấn đề này tốn nhiều thời gian và công sức. Không tốt nếu bạn muốn kết quả gần với máy quét phẳng.
Google đã dùng tài năng phát triển phần mềm để nhanh chóng và gần như tự động khắc phục nhược điểm quét bằng camera điện thoại.
Điều bạn cần chuẩn bị
Để quét lên Google Drive bằng ứng dụng Google Drive, danh sách chuẩn bị rất ngắn:
- Điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng (có camera) chạy Android hoặc iOS
- Tài khoản Google
- Mặt phẳng phẳng với ánh sáng tốt
- Trang giấy, sách hoặc tài liệu bạn muốn quét
- Kết nối internet
Nếu bạn đã có mọi thứ trong danh sách, chúng ta sẵn sàng hướng dẫn quy trình quét lên Google Drive từ điện thoại.
Cách quét lên Google Drive bằng điện thoại
Giả sử bạn đã cài ứng dụng Google Drive và đăng nhập tài khoản Google, đây là cách quét tài liệu:
- Mở ứng dụng và chọn biểu tượng dấu cộng (plus icon) để tạo tài liệu mới.
- Trong các tùy chọn, bạn sẽ thấy Scan (Quét). Chọn Scan để tiếp tục.
- Bây giờ bạn sẽ thấy giao diện quét, hiển thị xem trực tiếp những gì camera nhìn thấy.
- Đặt tài liệu và căn chỉnh trong khung nhìn. Bạn không cần lấp đầy cửa sổ và không cần quá chính xác. Bạn có thể chọn camera khác nhau nếu điện thoại có nhiều camera. Camera chính thường là lựa chọn tốt nhất. Nhấn nút chụp trắng lớn (white shutter button) để quét trang.
- Bây giờ bạn sẽ thấy bản xem trước của ảnh. Nếu trông tốt, chọn OK. Nếu không, chọn Retry (Thử lại) và quét lại.
- Bây giờ bạn có cơ hội điều chỉnh trang đã quét. Chọn nút quay lại (back button) để chụp lại. Chọn bảng màu (color palette) để đổi ảnh từ đen trắng sang màu.
- Nút tiếp theo bên phải sẽ xoay hình ảnh và nút cuối là chức năng cắt (crop). Tuy nhiên, chức năng "crop" này thực tế cho phép bạn kiểm tra lại vùng chọn Google Drive tự động tạo quanh trang. Kéo các điểm neo (nodes) để vẽ đúng viền trang nếu có lỗi.
- Nếu chỉ có một trang để quét, bạn có thể chọn nút Save (Lưu), nhưng nếu muốn thêm trang, chọn dấu cộng và lặp lại các bước trên cho đến khi quét xong tất cả trang.
Bây giờ bạn sẽ được yêu cầu lưu tài liệu dưới dạng PDF trên tài khoản Google Drive. Đặt tên, chọn tài khoản Google lưu và chọn vị trí lưu.
Tài liệu của tôi ở đâu?
Khi bạn quét tài liệu đầu tiên bằng ứng dụng Google Drive, bạn tạo bản quét cục bộ trên bộ nhớ điện thoại. Nếu bạn kết nối WiFi, bản quét sẽ tự động tải lên thư mục Google Drive bạn chỉ định. Tùy cài đặt ứng dụng, tải lên cũng có thể qua dữ liệu di động, nhưng mặc định Drive chờ WiFi trước khi tải tệp từ điện thoại lên đám mây.
Điều này cũng có nghĩa là bạn không thể chia sẻ bản quét cho ai cho đến khi kết nối WiFi.
Nếu bạn bắt buộc phải đưa bản quét lên đám mây nhanh nhất có thể, bạn phải thay cài đặt trong Google Drive để cho phép tải lên qua dữ liệu di động. Cảnh báo: điều này có thể tiêu tốn lớn gói dữ liệu. Bạn có thể muốn bật lại cài đặt sau khi tải xong.
Để bật tải tệp qua dữ liệu di động:
- Chọn biểu tượng "hamburger" (ba gạch ngang).
- Chọn Settings (Cài đặt).
- Cuộn xuống Data Usage (Sử dụng dữ liệu).
- Tắt công tắc Transfer files only over WiFi (Chỉ truyền tệp qua WiFi).
Khi các tải lên quan trọng hoàn tất, hãy bật lại cài đặt này hoặc chịu rủi ro hóa đơn dữ liệu di động khổng lồ cuối tháng.
Mẹo để có kết quả tốt nhất
Mặc dù công nghệ quét của Google Drive khá ấn tượng, có vài điều bạn có thể làm để kết quả tốt hơn.
- Trước hết, đảm bảo đủ ánh sáng! Camera cần ánh sáng để hoạt động. Ngay camera điện thoại cao cấp cũng không làm tốt trong điều kiện ánh sáng yếu.
- Ứng dụng Google Drive có cho phép bật đèn flash trong trường hợp khẩn. Vấn đề là flash gắt gỏng tích hợp dễ gây chói lóa trên giấy. Vì vậy, bạn nên dùng ánh sáng mềm, khuếch tán như đèn huỳnh quang trên trần. Chỉ đừng đặt điện thoại ngay dưới đèn,否则 bạn sẽ đổ bóng lên tài liệu.
- Làm phẳng tài liệu càng nhiều càng tốt. Tài liệu phẳng sẽ quét tốt, nhưng tài liệu gấp nếp hoặc nát khó cho phần mềm quét tốt. Nó thậm chí giúp ích nếu đặt trong túi trong suốt, miễn không quá bóng.
- Đảm bảo tài liệu được nét. Điều này khá đơn giản trên hầu hết điện thoại. Chỉ cần chạm vào tài liệu và tự động nét (autofocus) của điện thoại sẽ lo phần còn lại. Một lần nữa, ánh sáng tốt hơn nghĩa là autofocus tốt hơn.
- Mặc dù không tiện lắm, nếu bạn có giá đỡ điện thoại (phone tripod mount) hoặc cách nào giữ điện thoại ổn định trên khu vực quét, nó cũng cho kết quả tốt hơn. Đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều trang để quét.
Cuối cùng, nếu bạn muốn quét trang sách, có hai cách để có bản quét tốt. Cách một là xen kẽ đặt sách ngửa lưng hoặc úp mặt. Để trang trái hoặc phải phẳng để quét. Thay vào đó, tại sao không quét hai trang cùng lúc? Chỉ cần xoay đúng mỗi hình ảnh để dễ đọc.
Một cỗ máy quét gọn nhẹ, mạnh mẽ
Đó là tất cả bạn cần biết để quét tài liệu lên Google Drive bằng điện thoại. Ít nhất cho đến khi hết dung lượng. Nếu muốn tăng dung lượng Drive cho dịch vụ Google, xem bài viết về Google One và tìm gói phù hợp cho bạn.