Bất kỳ ai đăng ký tài khoản Google miễn phí đều nhận được 15GB dung lượng lưu trữ trên Google Drive miễn phí. Google Drive là không gian đám mây đồng bộ với Google Docs, Google Sheets và các dịch vụ Google khác. Sử dụng Google Drive để chia sẻ tài liệu bạn tạo trong dịch vụ của Google hoặc tải lên từ máy tính. Sau đó, cộng tác trở nên dễ dàng.
Cách tải tài liệu lên Google Drive
Nếu bạn có tài liệu trên máy tính, việc tải chúng lên Google Drive rất dễ dàng.
- Trên trình duyệt máy tính, đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
- Nhấn biểu tượng nhiều ô vuông ở trên cùng màn hình và chọn Drive từ danh sách dịch vụ xuất hiện. Bạn cũng có thể truy cập trực tiếp màn hình Google Drive.
- Mở thư mục Drive của tôi hiện có hoặc tạo thư mục mới bằng cách chọn nút Mới ở trên cùng bảng điều khiển bên trái.
- Chọn Tải file lên hoặc Tải thư mục lên, sau đó điều hướng đến vị trí tài liệu hoặc thư mục trên máy tính. Khi bạn tạo tài liệu trong Google Docs, Sheets, hoặc Slides, chọn File > Thêm vào Drive của tôi để hiển thị tài liệu trong Google Drive. Sau khi tài liệu ở trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ với người khác và bắt đầu cộng tác.
Cách chia sẻ tài liệu trong Google Drive
Sau khi có tài liệu trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ với cá nhân cụ thể hoặc tạo liên kết để sao chép và gửi cho cộng tác viên tiềm năng.
- Truy cập Google Drive và đăng nhập bằng tài khoản Google.
- Tìm tài liệu bạn muốn chia sẻ. Duyệt trong thư mục Drive của tôi hoặc chọn Gần đây trong bảng bên trái để chỉ hiển thị tài liệu gần đây. Bạn cũng có thể tìm kiếm qua tất cả tài liệu bằng thanh tìm kiếm ở trên. Đây là Google, cuối cùng.
- Nhấn đúp vào tên file để mở nó trong cửa sổ riêng.
- Chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải cửa sổ để mở màn hình Chia sẻ với người khác.
- Để chia sẻ qua địa chỉ email cụ thể, nhập địa chỉ email và chọn quyền: Người xem, Người bình luận, hoặc Người chỉnh sửa.
- Nhấn Cài đặt (biểu tượng bánh răng) để thêm hạn chế chia sẻ.
- Tích Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ để cho phép cộng tác viên có nhiều kiểm soát hơn. Tích Người xem và người bình luận có thể thấy tùy chọn tải xuống, in, và sao chép để cho phép các quyền này.
- Nếu bạn muốn gửi liên kết đến tài liệu cho cộng tác viên, dưới Lấy liên kết, nhấn Sao chép liên kết để sao chép liên kết gửi email cho người khác.
- Để đặt quyền, nhấp mũi tên thả xuống bên dưới và chọn Người xem, Người bình luận, hoặc Người chỉnh sửa.
- Hoặc chọn Hạn chế để chỉ những người bạn thêm mới truy cập được liên kết.
- Dán liên kết vào email và gửi cho cộng tác viên tiềm năng.
Để theo dõi thay đổi cộng tác viên thực hiện, chọn một đoạn văn bản, nhấp chuột phải, và chọn Hiển thị người chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy cộng tác viên cùng với thay đổi của họ kèm dấu thời gian.
Mẹo
- Lưu một bản sao tài liệu trước khi chia sẻ để có bản tham chiếu hoặc phòng khi cần hoàn tác một vài thay đổi.
- Nhớ rằng những người có quyền truy cập chia sẻ có quyền mời người khác xem hoặc chỉnh sửa tài liệu trừ khi bạn chỉ định ngược lại.
- Nếu người ngoài miền của bạn chia sẻ tài liệu hoặc file đáng ngờ, bạn có thể chặn họ bằng cách nhấp chuột phải vào tên file từ màn hình Drive chính và chọn Chặn [địa chỉ email]. Nhấn Chặn trong cửa sổ xác nhận để hoàn tất.