Nếu bạn rơi vào tình huống cần cộng tác trên tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày trên Mac, có nhiều cách khác nhau để giải quyết vấn đề đó. Tất cả Pages, Numbers và Keynote đều cung cấp một số tính năng tuyệt vời để cộng tác khi bạn làm việc tại nhà hoặc thậm chí trong văn phòng.
Để làm cho mọi thứ đơn giản hơn một chút cho bạn, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua các tính năng này để dễ dàng thao tác trên các tài liệu cùng nhau.
Mời người khác chia sẻ tài liệu
Điều đầu tiên bạn cần làm khi muốn cộng tác trên một tài liệu là mời (những) người tham gia của bạn. Bạn có một số cách để thực hiện việc này tùy thuộc vào cài đặt Menu Chia sẻ trên máy Mac của bạn. Và quy trình này giống nhau đối với cả ba ứng dụng.
- Mở tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào nút Cộng tác trên thanh công cụ hoặc Chia sẻ > Cộng tác với những người khác từ thanh menu.
- Trước khi bạn chọn cách bạn muốn chia sẻ, hãy nhấp vào Tùy chọn chia sẻ Chọn người có thể truy cập tệp và quyền bạn muốn cấp cho họ. Cài đặt được đề xuất cho Ai có thể truy cập là Chỉ những người bạn mời . Và cho Quyền , bạn nên chọn Có thể thực hiện thay đổi trừ khi bạn chỉ muốn người đó có thể xem tài liệu và không chỉnh sửa nó.
- Chọn phương pháp mời (những) người tham gia của bạn, nhấp vào Chia sẻ và làm theo lời nhắc để hoàn tất quá trình.
Thay đổi tùy chọn chia sẻ của bạn
Nếu bạn vô tình chọn sai Tùy chọn chia sẻ ở Bước 3 ở trên hoặc chỉ muốn thay đổi chúng sau này, bạn có thể thực hiện việc này bằng một vài cú nhấp chuột.
- Mở tài liệu bạn đã chia sẻ và nhấp vào nút Cộng tác nút thanh công cụ hoặc Chia sẻ > Chi tiết cộng tác trong thanh menu.
- Để điều chỉnh các tùy chọn cho một người tham gia, hãy nhấp vào nút Thêm (ba chấm) bên cạnh tên của họ và thực hiện thay đổi của bạn.
- Để điều chỉnh các tuỳ chọn cho tất cả những người tham gia, hãy mở rộng Tuỳ chọn Chia sẻ và thực hiện các thay đổi của bạn.
Bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu
Tài liệu của bạn có thể chứa dữ liệu nhạy cảm và mặc dù bạn đã chọn chỉ cho phép những người có liên kết truy cập vào nó, nhưng bạn chỉ cần được bảo vệ thêm. Bạn có thể nhanh chóng đặt mật khẩu mà tất cả những người tham gia phải nhập để mở tài liệu.
- Mở tài liệu bạn đã chia sẻ và nhấp vào Tệp > Đặt mật khẩu từ thanh menu.
- Nhập mật khẩu và xác minh
- Theo tùy chọn, bạn có thể nhập Gợi ý mật khẩu và đánh dấu hộp để Nhớ mật khẩu này trong chuỗi khóa của tôi .
- Nhấp vào Đặt mật khẩu .
Mặc dù bảo vệ bằng mật khẩu không cần thiết cho cộng tác, nhưng đây là một tính năng tùy chọn cần lưu ý đối với những tài liệu bí mật đó.
Xem Ai đang chỉnh sửa tài liệu
Vì bạn và những người tham gia của bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, nên bạn có một số cách dễ dàng để xem hoạt động.
Đầu tiên, bạn sẽ thấy tên của người hiện đang chỉnh sửa tài liệu hiển thị ngắn gọn.
Thứ hai, bạn có thể nhấp vào nút Cộng tác nút hoặc Chia sẻ > Chi tiết cộng tác từ thanh menu và chọn chấm màu bên cạnh tên của người đó. Vị trí họ hiện đang chỉnh sửa sẽ hiển thị. Và bạn sẽ nhận thấy rằng mỗi người tham gia được tự động gán một màu khác nhau.
Cộng tác trong thời gian thực là một tính năng tuyệt vời trong Pages, Numbers và Keynote. Nhưng nếu mất kết nối Internet, bạn cũng có thể chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến!
Chỉnh sửa Tài liệu Ngoại tuyến
Nếu bạn đang ở một nơi không có internet hoặc đột nhiên mất kết nối, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu được chia sẻ trong Pages, Numbers và Keynote. Và điều thú vị về tính năng này là nó được bật theo mặc định. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc bật bất kỳ thứ gì.
Khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu và mất kết nối, bạn sẽ thấy một thông báo ngắn gọn cho bạn biết rằng bạn đang ngoại tuyến nhưng vẫn có thể chỉnh sửa. Và khi lấy lại kết nối, bạn cũng sẽ thấy thông báo cho bạn biết điều đó.
Mọi chỉnh sửa ngoại tuyến mà bạn thực hiện sẽ được lưu trong ít nhất 30 ngày và tự động tải lên sau khi bạn kết nối lại với iCloud. Nếu bạn muốn kiểm tra trạng thái của những video tải lên này, hãy nhấp vào Xem > Hiển thị trạng thái đồng bộ hóa từ thanh menu.
Có một điều cần ghi nhớ liên quan đến các chỉnh sửa ngoại tuyến của bạn; như Apple giải thích:
Nếu ai đó mà bạn đang cộng tác xóa một đối tượng, trang trình bày Keynote hoặc trang Numbers mà bạn đã chỉnh sửa ngoại tuyến, những chỉnh sửa đó sẽ không có trong tài liệu khi bạn trực tuyến trở lại và tài liệu sẽ đồng bộ hóa với iCloud.
Thêm hoặc Xóa Cộng tác viên
Nếu bạn cần thêm một người tham gia khác hoặc ngừng cộng tác với một người tham gia đơn lẻ hoặc tất cả họ, mỗi người trong số họ đều đơn giản.
Đối với mỗi tùy chọn, hãy nhấp vào nút Cộng tác nút hoặc Chia sẻ > Chi tiết cộng tác từ thanh menu, sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:
Thêm người tham gia :Nhấp vào Thêm người và làm theo các bước tương tự như khi mời những người tham gia ban đầu.
Xóa người tham gia :Nhấp vào Thêm nút (ba chấm) bên cạnh tên của họ và chọn Xóa quyền truy cập .
Ngừng chia sẻ với tất cả những người tham gia :Nhấp vào Ngừng chia sẻ khi sử dụng nút Cộng tác hoặc Tùy chọn chia sẻ > Ngừng chia sẻ khi sử dụng Chia sẻ> Chi tiết cộng tác từ thanh menu.
Các lưu ý khi cộng tác với Pages, Numbers và Keynote
Có một số điều cần lưu ý khi cộng tác trên các tài liệu trong Pages, Numbers và Keynote trên Mac.
- Bạn phải sử dụng macOS Mojave trở lên.
- Bạn phải sử dụng Pages, Numbers hoặc Keynote phiên bản 10.0 trở lên.
- Bạn phải đăng nhập iCloud và bật iCloud Drive trên máy Mac của mình.
Dưới đây là một số hạn chế khi cộng tác trên các công cụ năng suất.
- Bạn không thể chỉnh sửa các tệp phương tiện lớn hơn 50 MB.
- Bạn không thể tạo, xóa hoặc sắp xếp lại các kiểu.
- Bạn không thể thay đổi cài đặt ngôn ngữ và khu vực.
- Bạn không thể thay đổi định dạng tùy chỉnh cho những thứ như vùng hoặc ô.
Có một vài giới hạn dành riêng cho ứng dụng với sự cộng tác và các yêu cầu khác nếu những người tham gia của bạn đang sử dụng các thiết bị khác hoặc iCloud.com. Bạn có thể xem trang Hỗ trợ cộng tác của Apple để biết các mục bổ sung này nếu cần.
Và để biết thêm chi tiết về kiểu tùy chỉnh, cài đặt ngôn ngữ và khu vực, v.v., hãy tham khảo các mẹo nâng cao của chúng tôi dành cho Trang, Số và Bài phát biểu.
Cộng tác dễ dàng trên Mac
Khi bạn làm việc với những người khác, những người đều cần tham gia vào tài liệu, bảng tính hoặc trình chiếu, Pages, Numbers và Keynote trên Mac giúp cộng tác dễ dàng.
Và để biết thêm cách làm việc với những người khác, hãy xem các công cụ cộng tác mà bạn có thể sử dụng với Gmail hoặc cách bạn có thể tạo Google Maps cộng tác.