Nếu bạn gặp tình huống cần hợp tác trên tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình trên Mac, có nhiều cách để thực hiện. Pages, Numbers và Keynote đều cung cấp những tính năng tuyệt vời cho hợp tác khi bạn làm việc từ nhà hoặc ngay tại văn phòng.
Để mọi thứ đơn giản hơn, hướng dẫn này sẽ带您了解 các tính năng này để dễ dàng làm việc cùng nhau trên tài liệu.
Mời Người Khác Chia Sẻ Tài Liệu
Điều đầu tiên cần làm khi muốn hợp tác trên tài liệu là mời người tham gia. Bạn có một vài cách để làm điều này tùy vào cài đặt Menu Chia Sẻ trên Mac. Và quy trình giống hệt nhau cho cả ba ứng dụng.
- Mở tài liệu, sổ sách hoặc bài thuyết trình bạn muốn chia sẻ.
- Nhấn nút Hợp tác (Collaborate) trên thanh công cụ hoặc Chia sẻ > Hợp tác với người khác (Collaborate With Others) từ thanh menu.
- Trước khi chọn cách chia sẻ, nhấn Tùy chọn chia sẻ (Share Options). Chọn ai có thể truy cập file và quyền bạn muốn cấp. Cài đặt khuyến nghị cho Ai có thể truy cập là Chỉ người bạn mời. Và cho Quyền, bạn nên chọn Có thể thay đổi trừ khi bạn chỉ muốn người đó xem tài liệu mà không được chỉnh sửa.
- Chọn phương thức mời người tham gia, nhấn Chia sẻ (Share), và làm theo hướng dẫn để hoàn tất.
Thay Đổi Tùy Chọn Chia Sẻ
Nếu bạn vô tình chọn sai Tùy chọn chia sẻ ở Bước 3 trên hoặc đơn giản muốn thay đổi sau, bạn có thể làm điều đó chỉ trong vài cú nhấp chuột.
- Mở tài liệu đã chia sẻ và nhấn nút Hợp tác trên thanh công cụ hoặc Chia sẻ > Chi tiết hợp tác (Collaboration Details) trên thanh menu.
- Để điều chỉnh tùy chọn cho một người tham gia, nhấn nút Thêm (ba chấm) bên cạnh tên họ và thực hiện thay đổi.
- Để điều chỉnh cho tất cả người tham gia, mở rộng phần Tùy chọn chia sẻ và thực hiện thay đổi.
Bảo Vệ Tài Liệu Bằng Mật Khẩu
Tài liệu của bạn có thể chứa dữ liệu nhạy cảm và dù bạn chọn chỉ cho phép những người có liên kết truy cập, bạn vẫn muốn bảo vệ thêm. Bạn có thể nhanh chóng đặt mật khẩu mà tất cả người tham gia phải nhập để mở tài liệu.
- Mở tài liệu đã chia sẻ và nhấn Tệp > Đặt mật khẩu (Set Password) từ thanh menu.
- Nhập mật khẩu và xác nhận.
- Tùy chọn: nhập Gợi ý mật khẩu (Password Hint) và tích ô Nhớ mật khẩu này trong keychain của tôi.
- Nhấn Đặt mật khẩu.
Mặc dù bảo vệ bằng mật khẩu không bắt buộc cho hợp tác, nhưng đây là tính năng tùy chọn đáng nhớ cho tài liệu mật.
Xem Ai Đang Chỉnh Sửa Tài Liệu
Vì bạn và người tham gia có thể cùng chỉnh sửa tài liệu thời gian thực, bạn có những cách dễ dàng để theo dõi hoạt động.
Thứ nhất, bạn sẽ thấy tên người đang chỉnh sửa tài liệu hiển thị ngắn gọn.
Thứ hai, bạn có thể nhấn nút Hợp tác hoặc Chia sẻ > Chi tiết hợp tác từ thanh menu và chọn chấm màu bên cạnh tên người. Vị trí họ đang chỉnh sửa sẽ hiển thị. Bạn sẽ thấy mỗi người tham gia tự động được gán một màu khác nhau.
Hợp tác thời gian thực là tính năng tuyệt vời trong Pages, Numbers và Keynote. Nhưng nếu mất kết nối internet, bạn vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến!
Chỉnh Sửa Tài Liệu Ngoại Tuyến
Nếu bạn ở nơi không có internet hoặc bất ngờ mất kết nối, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu chia sẻ trong Pages, Numbers và Keynote. Và điều hay là tính năng này được bật mặc định. Vì vậy bạn không cần lo bật/tắt gì.
Khi bạn đang chỉnh sửa và mất kết nối, bạn sẽ thấy thông báo ngắn cho biết bạn đang ngoại tuyến nhưng vẫn có thể chỉnh sửa. Và khi lấy lại kết nối, bạn cũng thấy thông báo tương tự.
Mọi chỉnh sửa ngoại tuyến sẽ được lưu ít nhất 30 ngày và tự động tải lên khi bạn kết nối lại iCloud. Nếu muốn kiểm tra trạng thái tải lên, nhấn Xem > Hiển thị trạng thái đồng bộ (Show Sync Status) từ thanh menu.
Có một điều cần lưu ý về chỉnh sửa ngoại tuyến; như Apple giải thích:
Nếu người bạn hợp tác xóa một đối tượng, slide Keynote hoặc trang tính Numbers mà bạn đã chỉnh sửa ngoại tuyến, những chỉnh sửa đó sẽ không có trong tài liệu khi bạn online trở lại và tài liệu đồng bộ với iCloud.
Thêm Hoặc Xóa Người Hợp Tác
Nếu bạn cần thêm người tham gia khác hoặc ngừng hợp tác với một người hoặc tất cả, mỗi việc đều đơn giản.
Đối với mỗi tùy chọn, nhấn nút Hợp tác hoặc Chia sẻ > Chi tiết hợp tác từ thanh menu và sau đó làm một trong những việc sau:
Thêm người tham gia: Nhấn Thêm người (Add People) và làm theo các bước như khi mời người tham gia ban đầu.
Xóa người tham gia: Nhấn nút Thêm (ba chấm) bên cạnh tên họ và chọn Xóa quyền truy cập (Remove Access).
Ngừng chia sẻ với tất cả: Nhấn Ngừng chia sẻ (Stop Sharing) khi dùng nút Hợp tác hoặc Tùy chọn chia sẻ > Ngừng chia sẻ khi dùng Chia sẻ > Chi tiết hợp tác từ thanh menu.
Lưu Ý Khi Hợp Tác Với Pages, Numbers Và Keynote
Có một số điều cần nhớ khi hợp tác trên tài liệu trong Pages, Numbers và Keynote trên Mac.
- Bạn phải dùng macOS Mojave hoặc mới hơn.
- Bạn phải dùng Pages, Numbers hoặc Keynote phiên bản 10.0 hoặc mới hơn.
- Bạn phải đăng nhập iCloud và bật iCloud Drive trên Mac.
Dưới đây là một số hạn chế với hợp tác trên các công cụ năng suất này.
- Không thể chỉnh sửa file media lớn hơn 50 MB.
- Không thể tạo, xóa hoặc sắp xếp lại kiểu dáng (styles).
- Không thể thay đổi cài đặt ngôn ngữ và khu vực.
- Không thể thay đổi định dạng tùy chỉnh cho khu vực hoặc ô.
Có một vài hạn chế riêng cho từng ứng dụng và yêu cầu khác nếu người tham gia dùng thiết bị khác hoặc iCloud.com. Bạn có thể xem trang Hỗ trợ Hợp tác của Apple để biết thêm chi tiết nếu cần.
Và để biết thêm chi tiết về kiểu dáng tùy chỉnh, cài đặt ngôn ngữ và khu vực, v.v., hãy tham khảo các mẹo nâng cao cho Pages, Numbers và Keynote của chúng tôi.
Hợp Tác Dễ Dàng Trên Mac
Khi bạn làm việc với người khác mà tất cả đều cần tham gia vào tài liệu, bảng tính hoặc bài thuyết trình, Pages, Numbers và Keynote trên Mac làm cho việc hợp tác trở nên dễ dàng.
Và để có thêm cách làm việc cùng người khác, hãy xem các công cụ hợp tác dùng với Gmail hoặc cách tạo Google Maps cộng tác.