Word có nhiều tính năng mạnh mẽ giúp bạn tổ chức tài liệu theo phần, trang, thậm chí dàn ý cấu trúc toàn bộ tài liệu. Nhưng sắp xếp lại trang trong Word không phải tính năng dễ tìm hay dễ dùng. Dưới đây là một số phím tắt để sắp xếp lại trang trong Word.
Có giá trị lưu ý rằng để sắp xếp lại trang trong Word trên Mac, bạn nên bỏ qua xuống Phương pháp 3 (chế độ dàn ý) được đề cập dưới đây.
Sao chép và dán rất phiền toái
Bạn có thể đã dùng cách sao chép và dán để di chuyển trang trong Word. Đây về cơ bản là điều hầu hết mọi người làm. Nó tốn công sức và khó duy trì định dạng và trang nhất quán.
Cách này liên quan đến đánh dấu toàn bộ trang, sau đó nhấn Ctrl+X để Cắt (Cut) văn bản được đánh dấu. Hoặc bạn có thể chuột phải văn bản đánh dấu và chọn Cut.
Thao tác này xóa toàn bộ văn bản đánh dấu và đẩy tất cả trang khác trong tài liệu lên trên. Di chuyển đến trang bạn muốn dán nội dung vừa xóa. Đặt con trỏ ở cuối trang cuối cùng và nhấn Ctrl+V, hoặc chuột phải chọn Paste (Dán) (hoặc một trong các tùy chọn Dán).
Điều này sẽ chèn văn bản đánh dấu vào vị trí con trỏ và đẩy tất cả trang khác xuống dưới.
Cách này nghe có vẻ đơn giản nhất để sắp xếp lại trang trong Word, nhưng đi kèm danh sách vấn đề dài.
- Khoảng trắng thêm ở cuối trang có thể thay đổi định dạng.
- Trang tiếp theo sau khi dán có thể không bắt đầu như bạn muốn.
- Đánh số trang có thể bị lộn xộn.
Đây không phải vấn đề dễ sửa. May mắn thay có cách tốt hơn để sắp xếp lại trang trong Word.
Phương pháp 1: Sắp xếp lại trang trong Word với ngăn điều hướng (Navigation Pane)
Một trong những cách nhanh nhất để xem và sắp xếp lại tất cả trang trong Word là dùng ngăn điều hướng tích hợp.
Để bật, chọn menu View (Xem) và tích vào ô bên cạnh Navigation Pane (Ngăn điều hướng).
Bây giờ, ở bên trái tài liệu, bạn sẽ thấy tài liệu được tổ chức theo thứ tự Tiêu đề (Headers).
Nếu tài liệu của bạn được định dạng tốt nơi mỗi trang hoặc phần bạn muốn di chuyển bắt đầu bằng Tiêu đề, thì đây là cách tuyệt vời để di chuyển các phần.
Chỉ cần nhấp chuột giữ vào tiêu đề bạn muốn di chuyển và kéo lên/xuống trong ngăn điều hướng. Thả chuột ở nơi bạn muốn phần đó đi đến.
Thông thường, nếu bạn chọn di chuyển tiêu đề cấp cao nhất, nó sẽ di chuyển mọi thứ (bao gồm tiêu đề con của nó).
Lưu ý: Điều này chỉ hoạt động tốt nếu tài liệu được định dạng với một tiêu đề mỗi phần. Nếu bạn dùng nhiều tiêu đề con hoặc tiêu đề được đánh số, bạn có thể làm lộn xộn tổ chức ban đầu của tài liệu dùng cách này.
Phương pháp 2: Dùng ngắt trang (Page Breaks) để dễ dàng sắp xếp lại trang trong Word
Sau khi đã trình bày các phương pháp cơ bản hầu hết mọi người biết và dùng, hãy xem một số cách nâng cao hơn để sắp xếp lại trang trong Word.
Một trong những cách tốt nhất là dùng Ngắt trang (Page Breaks).
Ngắt trang buộc kết thúc trang tại một điểm cụ thể trong tài liệu. Trang tiếp theo sẽ luôn bắt đầu ở trang mới, với khoảng cách phù hợp được áp dụng.
Để làm điều này, đặt con trỏ ở đầu phần bạn muốn bắt đầu trang mới. Chọn menu Insert (Chèn), và chọn Page Break (Ngắt trang) từ ribbon.
Bạn sẽ thấy phần tiếp theo bị đẩy hoàn toàn xuống một trang mới hoàn toàn.
Nếu bạn muốn xem nơi bạn đặt ngắt trang trong tài liệu, chọn menu Home (Trang chủ) và chọn biểu tượng Paragraph (Đoạn). Điều này sẽ hiển thị tất cả mã định dạng, như Ngắt trang hoặc Ngắt phần (Section Break).
Bây giờ bạn có thể dùng bất kỳ phương pháp sắp xếp lại nào trong hai phần trước để sao chép và dán trang hoặc tiêu đề, nhưng bây giờ khi di chuyển mọi thứ, bạn sẽ không mất định dạng gốc. Nhờ Ngắt trang, tất cả định dạng gốc được giữ lại cùng với sao chép và dán.
Phương pháp 3: Sắp xếp lại trang trong Word dùng chế độ Dàn ý (Outline View)
Đây là một thủ thuật gọn nhẹ khác để sắp xếp lại trang dùng tiêu đề sạch sẽ hơn. Như đã lưu ý trước, phương pháp này cũng hoạt động cho Word trên Mac. Bạn phải đảm bảo có Tiêu đề (như H1, v.v.) trong tài liệu nếu muốn sắp xếp lại trang.
Chọn menu View (Xem) và đổi chế độ xem thành Outline (Dàn ý).
Điều này chuyển sang chế độ dàn ý và chuyển bạn sang menu Outlining (Dàn ý).
Bạn sẽ thấy dàn ý toàn bộ tài liệu theo tiêu đề và tiêu đề con. Đặt chuột lên biểu tượng + bên trái tiêu đề. Con trỏ chuột sẽ đổi thành con trỏ di chuyển (Move pointer).
Nhấp chuột giữ và trượt lên/xuống dàn ý đến nơi bạn muốn phần đó đi. Bạn sẽ thấy một dòng xuất hiện nơi phần sẽ đi khi bạn thả chuột.
Thả chuột để thả toàn bộ phần đó vào vị trí mới. Trên Mac, trông hơi khác, nhưng nguyên tắc giống nhau.
Cách này rất giống dùng ngăn điều hướng, trừ bố cục sạch hơn và dễ di chuyển phần và phần con hơn nhiều theo ý thích.
Chỉ cần chọn Close Outline View (Đóng chế độ dàn ý) trong ribbon khi xong tổ chức lại tài liệu.
Giữ trang organizada trong Word
Các kỹ thuật trên giúp bạn sắp xếp lại trang trong Word mà không làm lộn xộn tài liệu. Chỉ cần dùng tính năng định dạng Word như Ngắt trang (Page Breaks) hoặc Ngắt phần (Section Breaks) để bảo toàn định dạng và đánh số trang.
Khi đã có tất cả đó, hầu như bất kỳ phương pháp nào mô tả trong bài viết sẽ hoạt động. Nhưng đừng quên kiểm tra lại mỗi lần sắp xếp lại trang để biết mọi thứ vẫn bố cục như bạn ý định.
May mắn thay, bất kỳ phương pháp nào trên sẽ đánh số lại tiêu đề thích hợp tùy thuộc nơi bạn thả trang. Vì vậy bạn không phải lo sửa tiêu đề khi di chuyển trang.
Nếu bạn tìm mẹo chuyên nghiệp Microsoft Word khác, hãy xem 12 Useful Microsoft Word tips and Tricks (12 mẹo và thủ thuật Microsoft Word hữu ích).