Có hàng tá công cụ cộng tác tải về thử. Nhưng tại sao tải công cụ thứ ba khi bạn đã có công cụ tích hợp? Đọc tiếp để học cách chia sẻ, cộng tác, và chia việc dùng Reminders (Nhắc nhở) trên Mac.
Ai có thể gửi và chia sẻ danh sách Nhắc nhở?
Trước hết, bạn cần hai điều để dùng tính năng:
iCloud
Mac dùng iCloud chia sẻ danh sách việc qua ứng dụng Reminders. Nghĩa là bạn chỉ chia sẻ và cộng tác với bạn bè dùng iCloud.
Bạn có thể chỉnh sửa và tạo nhắc nhở nâng cấp từ bất kỳ thiết bị chạy macOS Catalina, iOS 13, iPadOS 13, hoặc mới hơn, miễn là đăng nhập iCloud cùng Apple ID trên tất cả thiết bị.
Nhắc nhở nâng cấp (Upgraded Reminders)
Hơn nữa, vì khả năng này thuộc tính năng nâng cấp của Reminders, bạn và người muốn cộng tác cần nâng cấp Reminders trên tài khoản iCloud để dùng.
Để nâng cấp Reminders, chỉ cần cập nhật OS. Khi mở app lần đầu, bạn chào cửa sổ yêu cầu nâng cấp Reminders. Nhấp Upgrade (Nâng cấp).
Nếu không thấy, vào System Preferences > Apple ID, nhấp thẻ iCloud thanh bên, đảm bảo Reminders được tích.
Nhiệm vụ nâng cấp không tương thích ngược với phiên bản trước. Nghĩa là sau nâng cấp, bạn chia sẻ danh sách với người khác cũng nâng cấp, nhưng không thể quay lại Reminders cũ.
Cũng vậy, bạn không thấy danh sách chia sẻ trừ khi người chia sẻ nâng cấp trước.
Cách chia sẻ Nhắc nhở trên Mac
Bây giờ bạn có mọi thứ cần chia sẻ danh sách Nhắc nhở, đây là cách làm:
- Vào Reminders (Nhắc nhở).
- Chọn danh sách nhắc nhở từ thanh bên, nhấp nút Share (Chia sẻ). Đó là biểu tượng người xuất hiện khi di chuột qua danh sách. Nếu biểu tượng luôn hiện, nghĩa là danh sách đó đang được chia sẻ.
- Chọn cách gửi lời mời.
- Tích ô Anyone can add more people (Bất kỳ ai cũng thêm người) nếu muốn người được mời mời thêm người khác vào danh sách.
- Nhấp Share.
Khi danh sách được chấp nhận, người được mời có thể chia sẻ và chỉnh sửa danh sách nhắc nhở.
Cách thêm người vào danh sách đã chia sẻ
Đừng lo nếu bỏ lỡ vài người khi thiết lập; luôn có thể thêm. Cách làm:
- Vào Reminders, chọn danh sách chia sẻ, nhấp nút Share.
- Nhấp Add people (Thêm người) dưới cửa sổ.
- Chọn cách gửi lời mời và cho phép/không cho phép mời người khác.
- Nhấp Share.
Cách tùy chỉnh truy cập danh sách Nhắc nhở chia sẻ
Nếu bạn là chủ sở hữu danh sách, bạn quản lý ai có thể chia sẻ danh sách với người khác.
Cho phép mọi người hoặc không ai mời người khác
Như đã nói, tích Anyone can add people cho người mời tự do mời thêm. Bỏ tích nếu không muốn ai trừ bạn thêm người.
Cho phép người cụ thể mời người khác
Nếu chỉ muốn cho người nhất định mời thêm, vào cửa sổ People (Mọi người) danh sách nhắc nhở. Chọn người muốn cho phép, nhấp nút Options (...), nhấp Allow to Add Other People (Cho phép thêm người khác). Dấu tích xuất hiện bên cạnh tùy chọn.
Bỏ tích tùy chọn này cho người bạn không muốn cho mời thêm.
Cách ngừng chia sẻ danh sách Nhắc nhở
Là chủ sở hữu, bạn tự do xóa người khỏi danh sách Nhắc nhở bất kỳ lúc. Vào cửa sổ People, nhấp Stop Sharing (Ngừng chia sẻ). Hộp thoại xuất hiện; nhấp Continue (Tiếp tục). Việc này xóa danh sách khỏi thiết bị mọi người khác.
Cách xóa quyền truy cập riêng lẻ
Thay vào đó, bạn có thể xóa từng người không muốn chia sẻ nữa. Làm theo bước:
- Quay lại cửa sổ People danh sách chia sẻ.
- Chọn người muốn xóa.
- Nhấp nút Options (...), nhấp Remove Access (Xóa quyền truy cập). Người đó bị xóa ngay khỏi danh sách.
Chia sẻ danh sách Nhắc nhở và phân công việc
Với ứng dụng Reminders, bạn dễ dàng chia sẻ danh sách việc để cộng tác suôn sẻ. Bạn cũng kết hợp với Apple Notes (Ghi chú), cũng dùng cho cộng tác, brainstorming và nghiên cứu.