Khi cần cộng tác với đồng nghiệp, bạn có thể không cùng ở một địa điểm. Có thể bạn thuộc một nhóm làm việc từ xa lâu dài, hoặc chỉ tạm thời làm việc từ các nơi khác nhau. Mặc dù có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng giao tiếp nhóm, nhưng đó không phải lúc nào cũng là cách cộng tác hiệu quả nhất.
Dù là một dự án, kế hoạch hay bài báo, bạn có sẵn các ứng dụng tích hợp sẵn trên Mac cung cấp các tùy chọn chia sẻ tuyệt vời cho việc cộng tác.
Cộng tác bằng cách chia sẻ Ghi chú trên Mac
Ứng dụng Notes là công cụ tuyệt vời để ghi chú và tạo danh sách. Vì có sẵn trên các thiết bị Apple, bạn có thể đồng bộ và truy cập bất cứ khi nào cần. Nếu bạn và đồng nghiệp cần cùng đầu tư cho một dự án và giữ cho các ý tưởng được tổ chức, bạn có thể chia sẻ cả thư mục và ghi chú trên Mac.
Để chia sẻ thư mục trong Notes, hãy đảm bảo thanh bên thư mục đang mở. Bạn có thể nhấp vào nút Show Folders (Hiện thư mục) trên thanh công cụ hoặc chọn View (Xem) > Show Folders từ thanh menu nếu nó chưa hiển thị.
Chọn thư mục và sau đó sử dụng một trong các phương pháp sau để chia sẻ:
- Nhấp chuột phải và chọn Add People (Thêm người).
- Nhấp vào More (ba chấm) bên cạnh tên và chọn Add People.
- Chọn File từ thanh menu, chọn Add People To (Thêm người vào), và chọn Folder [tên thư mục].
- Nhấp vào nút Add People trên thanh công cụ và chọn Folder [tên thư mục].
Để chỉ chia sẻ một ghi chú trong thư mục, chọn ghi chú đó và sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Chọn File từ thanh menu, chọn Add People To, và chọn Note [tên ghi chú].
- Nhấp vào nút Add People từ thanh công cụ và chọn Note [tên ghi chú].
Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra với các phương pháp chia sẻ có sẵn và quyền hạn bạn muốn cấp. Về Permissions (Quyền hạn), bạn có thể cho phép người được mời thực hiện thay đổi hoặc chỉ xem các mục.
Chọn phương pháp chia sẻ, thêm địa chỉ email hoặc số điện thoại nếu cần, và nhấp Share (Chia sẻ). Sau đó làm theo các hướng dẫn để gửi lời mời cho thư mục hoặc ghi chú. Khi người nhận chấp nhận lời mời và bắt đầu thực hiện thay đổi, bạn sẽ thấy các chỉnh sửa đó theo thời gian thực.
Để xem từng người bạn đang chia sẻ, nhấp vào nút Add People trên thanh công cụ hoặc File > View Participants (Xem người tham gia) từ thanh menu. Tại đây, bạn cũng có thể thay đổi quyền hạn của họ, ngừng chia sẻ với một người hoặc mọi người, hoặc thêm المزيد người.
Bằng cách chia sẻ ghi chú và thư mục, bạn và nhóm có thể cùng làm việc trên các mục một cách dễ dàng. Hãy xem các mẹo tổ chức Notes của chúng tôi nếu chúng trở nên hơi lộn xộn.
Cộng tác bằng cách chia sẻ Nhắc nhở trên Mac
Ứng dụng Reminders trên Mac tuyệt vời để tạo danh sách nhiệm vụ, thiết lập độ ưu tiên và ngày đến hạn, và tất nhiên là nhận nhắc nhở. Giống như Notes, bạn có thể đồng bộ Reminders với iPhone và iPad.
Để chia sẻ danh sách trong Reminders, hãy đảm bảo thanh bên đang mở. Nhấp View > Show Sidebar (Hiện thanh bên) từ thanh menu để hiển thị nó.
Sau đó, chọn danh sách bạn muốn chia sẻ và nhấp vào nút Share (Chia sẻ) bên cạnh tên, hoặc nhấp chuột phải vào danh sách và chọn Add People.
Bạn sẽ chọn phương pháp chia sẻ muốn sử dụng. Khác với Notes, bất kỳ ai bạn chia sẻ danh sách đều có thể thực hiện thay đổi. Do đó, không có cài đặt quyền hạn. Chọn phương pháp, thêm chi tiết cần thiết cho phương pháp đó, nhấp Share, và làm theo các hướng dẫn.
Để xem những người bạn đang chia sẻ danh sách, ngừng chia sẻ, hoặc thêm المزيد người, nhấp vào nút Share bên cạnh tên danh sách.
Khi bạn và nhóm chịu trách nhiệm về các mục danh sách hoặc nhiệm vụ tại công việc hoặc dự án, mỗi người có thể đánh dấu những gì đã hoàn thành trong Reminders.
Cộng tác bằng cách chia sẻ Lịch trên Mac
Ứng dụng Calendar trên macOS cho phép bạn sử dụng các lịch khác nhau theo các tài khoản bạn đã thiết lập. Vì vậy, bạn có thể sử dụng nó cho iCloud, Gmail, Exchange và các loại tài khoản khác. Và bằng cách chia sẻ lịch, bạn và nhóm có thể cập nhật các sự kiện, cuộc họp, hội nghị và các hoạt động liên quan đến công việc.
Để chia sẻ lịch, hãy đảm bảo thanh bên Calendars đang mở. Bạn có thể nhấp vào nút Calendars trên thanh công cụ hoặc View > Show Calendar List (Hiện danh sách lịch) từ thanh menu để hiển thị nó.
Chọn lịch và sau đó sử dụng một trong các phương pháp sau để chia sẻ:
- Nhấp chuột phải và chọn Share Calendar (Chia sẻ lịch).
- Chọn Edit từ thanh menu và chọn Share Calendar.
- Nhấp vào nút Share bên phải tên lịch.
Nhấp vào khu vực Share With (Chia sẻ với) của cửa sổ nhỏ và nhập những người bạn muốn chia sẻ lịch với. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ thấy gợi ý từ danh bạ có thể chọn.
Sau khi thêm những người bạn muốn chia sẻ lịch với, bạn có thể nhấp vào hộpdropdown cho tên của từng người. Sau đó chọn quyền hạn bạn muốn cấp: View Only (Chỉ xem) hoặc View & Edit (Xem & Chỉnh sửa). Nhấp Done (Xong) khi kết thúc.
Khi lời mời lịch đến người nhận và họ chấp nhận, những người bạn chia sẻ sẽ có dấu tích bên cạnh tên của họ.
Bây giờ với lịch chung đó, mọi người trong nhóm có thể cập nhật các sự kiện họ cần — dù cho công ty nói chung hay một dự án cụ thể. Và đừng quên chia sẻ các thủ thuật thành thạo ứng dụng Calendar trên Mac với đồng nghiệp của bạn.
Cộng tác bằng cách chia sẻ Ảnh hoặc Hình ảnh
Ứng dụng Photos trên Mac hữu ích không chỉ cho ảnh thú cưng và gia đình. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực thường xuyên xử lý ảnh và hình ảnh khác, hãy tận dụng tính năng Shared Album (Album chia sẻ) trong ứng dụng Photos.
Để tạo album chia sẻ trong Photos, làm theo các bước sau:
- Nhấp vào dấu plus sign (dấu cộng) bên cạnh Shared Albums trong thanh bên.
- Đặt tên cho album và tùy chọn comment (bình luận), như mô tả.
- Bạn có thể mời người khác vào album ngay lập tức bằng cách nhấp vào dấu plus sign và chọn họ từ danh bạ.
- Nhấp Create (Tạo) và bạn đã xong.
Nếu bạn muốn tạo album chia sẻ trước và chia sẻ sau, điều đó cũng dễ dàng. Chọn shared album trong thanh bên và sau đó nhấp vào nút People (Người) trên thanh công cụ. Nhấp vào dấu plus sign và chọn một liên hệ để mời.
Bạn có thể di chuyển hình ảnh hiện có vào album chia sẻ bằng cách đơn giản kéo thả chúng vào đó. Cũng có thể nhập hình ảnh vào album từ Mac hoặc iCloud Drive. Nhấp File > Import (Nhập) từ thanh menu và làm theo hướng dẫn để định vị, chọn và nhập hình ảnh.
Chia sẻ các mục khác với nhóm của bạn từ Mac
Bạn có thể nhanh chóng chia sẻ hầu hết mọi thứ bạn tìm thấy bằng Safari, ghi âm trong Voice Memos, hoặc sử dụng trong Contacts bằng các bước sau:
- Chia sẻ trang trong Safari: Nhấp vào nút Share (Chia sẻ) trên thanh công cụ hoặc File > Share từ thanh menu.
- Chia sẻ bản ghi âm trong Voice Memos: Nhấp vào nút Share trên thanh công cụ hoặc nhấp chuột phải và chọn Share.
- Chia sẻ thẻ trong Contacts: Chọn thẻ liên hệ và nhấp vào nút Share ở góc dưới bên phải của cửa sổ, hoặc nhấp chuột phải và chọn Share.
Và nhớ rằng, bạn có thể chuyển tiếp email từ Mail và tin nhắn từ Messages cho công ty của bạn, ngoài việc chia sẻ màn hình Mac qua Messages với đồng nghiệp.
Cộng tác bằng cách Chia sẻ trên Mac của bạn
Thay vì sử dụng phương pháp sao chép và dán để cộng tác trên ghi chú, nhắc nhở, sự kiện hoặc hình ảnh, hãy tận dụng tối đa các ứng dụng mặc định này và tính năng chia sẻ của chúng trên Mac.
Nếu bạn muốn cộng tác trong Pages, Numbers hoặc Keynote trên Mac, chúng tôi có hướng dẫn hữu ích để chia sẻ các tài liệu đó cũng vậy.