Việc có nhiều địa chỉ email ngày nay phổ biến đến mức hầu hết mọi người muốn kiểm tra tất cả tài khoản email của mình trên máy tính tại một nơi.
Việc biết cách xóa địa chỉ email cho các tài khoản bạn không còn sử dụng cũng rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn có địa chỉ Gmail cho công việc và rời việc đó, bạn sẽ muốn xóa tài khoản Google đó trên Mac.
Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm và xóa tài khoản email trên Mac của bạn.
Thêm tài khoản Email tự động hoặc thủ công
Nếu tài khoản email bạn đang thêm đến từ nhà cung cấp email như Google, Yahoo hoặc iCloud, Mail sẽ tự động thêm tài khoản email của bạn chỉ với địa chỉ email và mật khẩu.
Ngược lại, nếu bạn đang sử dụng địa chỉ email từ nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP), bạn có thể phải nhập cài đặt tài khoản email thủ công.
Để thiết lập tài khoản email thủ công, bạn cần biết tên người dùng (thường là địa chỉ email đầy đủ), Máy chủ thư đến (Incoming Mail Server), và Máy chủ thư đi (Outgoing Mail Server). Nếu bạn không biết những thứ này, hãy tra cứu hoặc liên hệ nhà cung cấp email của bạn.
POP so với IMAP
Bạn cũng phải chọn IMAP hoặc POP cho tài khoản email của mình. IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol (Giao thức truy cập thư Internet), trong khi POP là viết tắt của Post Office Protocol (Giao thức bưu chính). Các giao thức này cho phép bạn nhận email bằng ứng dụng thứ ba như Mail.
Nếu bạn truy cập email trên nhiều thiết bị, như máy tính, điện thoại và máy tính bảng, bạn nên dùng IMAP. Email và cấu trúc thư mục được lưu trữ trên máy chủ và chỉ bản sao được lưu cục bộ trên thiết bị của bạn. Sử dụng IMAP đảm bảo tất cả thiết bị của bạn thấy cùng email và cấu trúc thư mục.
POP là giao thức cũ hơn, nhưng có thể hữu ích nếu bạn muốn tải xuống và lưu trữ email (không phải bản sao) cục bộ trên thiết bị. Email tải xuống bằng POP có sẵn ngay cả khi bạn không kết nối Internet.
POP cũng là cách tốt để có bản sao lưu của tất cả email. Tuy nhiên, nếu bạn chọn POP trong ứng dụng email trên thiết bị di động, bạn rất có thể không thể tạo và sử dụng thư mục để tổ chức email.
Nếu bạn dùng POP trong ứng dụng email trên máy tính, hãy chắc chắn đặt tùy chọn để giữ lại bản sao của email đã tải xuống trên máy chủ. Bằng cách đó, bạn có thể tải email về máy tính và vẫn nhận được cùng tin nhắn trên thiết bị di động.
Thêm tài khoản Email với Xác thực hai yếu tố
Xác thực hai yếu tố (2FA) là phương pháp bảo mật cung cấp bảo mật bổ sung khi đăng nhập vào tài khoản trực tuyến. Khi sử dụng nó, bạn phải chứng minh danh tính của mình theo hai cách khác nhau. Một trong số đó là mật khẩu thông thường, có thể bị xâm phạm theo nhiều cách.
Cấp độ bảo mật thứ hai trên tài khoản của bạn với 2FA yêu cầu bạn không chỉ biết điều gì đó (mật khẩu), mà còn phải có điều gì đó, như điện thoại của bạn. Điều này khiến việc hack vào tài khoản của bạn khó khăn hơn nhiều.
Nếu bạn đang thêm tài khoản email đã bật xác thực hai yếu tố, như tài khoản Gmail, bạn phải lấy mật khẩu dành riêng cho ứng dụng trước khi thêm tài khoản email vào Mail.
Mật khẩu dành riêng cho ứng dụng là mã do dịch vụ hoặc nhà cung cấp email tạo ra. Mã này được dùng thay vì mật khẩu thông thường khi thêm tài khoản email vào Mail, hoặc bất kỳ ứng dụng email thứ ba nào. Nhà cung cấp email của bạn nên có hướng dẫn về cách lấy mật khẩu dành riêng cho ứng dụng cho tài khoản email của bạn.
Thêm tài khoản Email vào Mail trên Mac
Bạn có thể thêm tài khoản email trên Mac trong ứng dụng Mail hoặc trong System Preferences (Tùy chọn hệ thống). Kết quả giống nhau với cả hai phương pháp; chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai.
Thêm tài khoản Email trong Mail
Để thêm tài khoản email bằng ứng dụng Mail, hãy mở nó và vào Mail > Add Account (Thêm tài khoản) từ thanh menu.
Chọn loại tài khoản email bạn đang thêm và làm theo các hướng dẫn.
Nếu bạn không thấy loại tài khoản của mình trong danh sách, chọn Other Mail Account (Tài khoản thư khác). Chọn Continue (Tiếp tục) sau khi quyết định.
Nếu bạn chọn Other Mail Account, hệ thống vẫn sẽ cố gắng thêm tài khoản email tự động. Hộp thoại sau sẽ hiển thị nếu tên tài khoản và mật khẩu không thể được xác minh.
Nhập thông tin bổ sung như đã thảo luận ở trên và chọn IMAP hoặc POP. Tiếp theo, nhấp Sign In (Đăng nhập).
Nếu tài khoản email của bạn được xác minh, bạn sẽ được hỏi muốn dùng ứng dụng nào với tài khoản mới. Chọn các ứng dụng bạn muốn dùng và nhấp Done (Xong). Lưu ý rằng tài khoản email của bạn có thể không hỗ trợ tất cả các ứng dụng liệt kê.
Thay đổi mô tả tài khoản trong Mail
Tài khoản email của bạn hiển thị dưới Inbox (Hộp thư đến) trong Mail. Theo mặc định, địa chỉ email hiển thị làm mô tả cho tài khoản. Để thay đổi điều này, nhấp chuột phải vào tài khoản dưới Inbox và chọn Edit (Chỉnh sửa) từ menu popup.
Chọn tài khoản email bạn muốn đổi tên. Tiếp theo, nhập Description (Mô tả) mới và đóng hộp thoại.
Thêm tài khoản Email trong System Preferences
Bạn cũng có thể thêm tài khoản email vào Mac qua System Preferences. Việc thêm Internet Account (Tài khoản Internet) sẽ thêm tài khoản vào ứng dụng Mail trên Mac và thiết lập giống hệt nhau.
Nhấp vào biểu tượng System Preferences trong Dock hoặc vào Apple menu> System Preferences từ thanh menu. Sau đó chọn Internet Accounts (Tài khoản Internet). Chọn loại tài khoản email bạn muốn thêm và làm theo hướng dẫn. Chọn Add Other Account (Thêm tài khoản khác) nếu bạn không thấy loại email của mình trong danh sách.
Thay đổi mô tả tài khoản trong System Preferences
Theo mặc định, địa chỉ email hiển thị làm mô tả cho tài khoản. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này giống như trong ứng dụng Mail.
Quay lại System Preferences > Internet Accounts. Sau đó chọn tài khoản bạn muốn đổi tên và nhấp nút Details (Chi tiết). Nhập mô tả mới và nhấp OK.
Xóa hoặc Vô hiệu hóa tài khoản Email trên Mac
Nếu bạn có tài khoản email trên Mac không còn sử dụng, bạn có thể xóa hoặc vô hiệu hóa nó.
Nhấp vào biểu tượng System Preferences trong Dock hoặc vào Apple menu > System Preferences từ thanh menu. Sau đó mở Internet Accounts.
Xóa tài khoản
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn tài khoản, chọn nó trong danh sách và nhấp dấu minus sign (dấu trừ) dưới danh sách. Xác nhận hành động này bằng cách nhấp OK.
Vô hiệu hóa tài khoản
Bạn cũng có thể làm cho tài khoản không hoạt động bằng cách bỏ tích tất cả ứng dụng liên kết cho tài khoản. Nếu bạn muốn dùng một số ứng dụng có sẵn nhưng không dùng email, bỏ tích Mail trong danh sách trong khi để các ứng dụng bạn muốn dùng được tích.
Quản lý tài khoản Mail trên Mac rất dễ dàng
Mail trên macOS là một ứng dụng email tuyệt vời để kết nối và quản lý tất cả tài khoản của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn thêm tài khoản Exchange hoặc xóa tài khoản Google trên Mac, Apple Mail làm cho nó dễ dàng. Việc thêm và xóa tài khoản email trên iOS cũng dễ như ăn kẹo.
Để được trợ giúp thêm với Mail, hãy xem các quy tắc giúp xử lý email cho bạn hoặc một số mẹo năng suất Mac Mail.