Cuộc sống ngày càng bận rộn, khiến mọi người chuyển đến ứng dụng và công cụ giúp quản lý, tổ chức, lập kế hoạch — dù cá nhân hay tổ chức.
Được cải tiến năm 2020, Apple trang bị ứng dụng Reminders tính năng tiện lợi mà nhiều ứng dụng thứ ba dường như thiếu: khả năng ủy quyền và giao việc cho người khác. Đây là cách hoạt động trên Mac.
Những gì cần để giao Nhắc nhở
Khả năng giao nhắc nhở — và dùng tính năng mới như Smart Lists (Danh sách thông minh), tags (thẻ), Siri cải tiến — chỉ có với Reminders nâng cấp. Nghĩa là thiết bị phải chạy macOS Catalina.
Sau đó, đảm bảo app đồng bộ với iCloud. Làm vậy trên Mac:
- Vào System Preferences > Apple ID, chọn iCloud thanh bên.
- Tích ô Reminders.
Khi mở Reminders, bạn thấy cửa sổ Welcome to Reminders yêu cầu nâng cấp. Chỉ nhấp Upgrade bên cạnh tài khoản iCloud.
Lưu ý Reminders nâng cấp không tương thích ngược với phiên bản cũ. Nghĩa là bạn không chia sẻ và ủy quyền cho người không có Reminders nâng cấp.
Cách giao Nhắc nhở cho người trên Mac
Trước khi giao việc, chắc chắn bạn có danh sách chia sẻ với người muốn giao/ủy quyền. Để chia sẻ danh sách iCloud Reminders:
- Mở ứng dụng Reminders.
- Chọn danh sách muốn chia sẻ, Control-click (chuột phải) truy cập menu ngữ cảnh, chọn Share List (Chia sẻ danh sách).
- Chọn phương pháp gửi lời mời.
- Tích Anyone can add more people nếu muốn cho người mời thêm người khác vào danh sách. Bỏ tích nếu không muốn.
Lưu ý người được mời chỉ xem và chỉnh sửa danh sách sau khi chấp nhận lời mời.
Cách giao Nhắc nhở cụ thể
Sau khi đã chia sẻ danh sách iCloud Reminders, bạn giao việc cho người khác. Chọn danh sách chia sẻ ở thanh bên (biết là danh sách chia sẻ nếu có biểu tượng người). Sau đó làm một trong sau:
- Control-click nhắc nhở, di chuột qua Assign (Giao), chọn người muốn giao từ danh sách người được giao.
- Nhấp nút Assign Reminder (Giao nhắc nhở), hoặc biểu tượng người dưới nhắc nhở, chọn người được giao.
- Nhấp nút info (i) (Thông tin) góc trên bên phải nhắc nhở, nhấp menu thả xuống bên cạnh Assign chọn người được giao.
Khi đã giao nhắc nhở cho ai đó, họ nhận thông báo về việc đó.
Cách hủy giao Nhắc nhở
Nếu quyết định xóa người được giao khỏi nhắc nhở, làm bằng cách nhấp nút X bên cạnh nút Assignee (Người được giao). Thay vào đó, Control-click, chọn Assign > None (Không ai), hoặc nhấp nút Info chọn None từ menu popup Assign To.
Cách giao lại Nhắc nhở
Nếu thấy người khác phù hợp hơn, bạn giao lại nhắc nhở cho người khác. Chỉ lặp lại các bước và chọn người khác. Bạn cũng nhấp nút Assignee (chứa ảnh hoặc chữ cái đầu tên người), nhấp Reassign (Giao lại).
Hoàn thành nhiều hơn cùng nhau
Ứng dụng to-do phổ biến vì giúp tổ chức, lập kế hoạch để làm nhiều hơn trong cùng thời gian. Đماذا nếu dùng cùng người khác? Hãy tưởng tượng sức mạnh cộng tác mang đến cho danh sách việc.
Reminders làm giao việc liền mạch, cũng làm giao tiếp dễ dàng, tránh chồng chéo và giao tiếp sai lệch không cần thiết.