Cuộc sống ngày càng trở nên có nhịp độ nhanh và bận rộn, khiến mọi người chuyển sang sử dụng các ứng dụng và công cụ để giúp họ quản lý, tổ chức và lập kế hoạch cho cuộc sống của mình — cho dù ở cấp độ cá nhân hay tổ chức.
Được đại tu vào năm 2020, Apple đã trang bị cho ứng dụng Lời nhắc một tính năng tiện dụng mà nhiều ứng dụng của bên thứ ba dường như thiếu:khả năng ủy quyền và giao nhiệm vụ cho người khác. Đây là cách nó hoạt động trên máy Mac.
Những gì bạn cần chỉ định lời nhắc
Khả năng chỉ định lời nhắc — và sử dụng các tính năng mới khác như Danh sách thông minh, thẻ và khả năng Siri cải tiến — chỉ khả dụng với ứng dụng Lời nhắc được nâng cấp. Điều đó có nghĩa là thiết bị của bạn phải chạy macOS Catalina.
Sau đó, đảm bảo rằng ứng dụng của bạn được đồng bộ hóa với iCloud. Để thực hiện việc này trên máy Mac:
- Đi tới Tùy chọn hệ thống> Apple ID , sau đó chọn iCloud trong thanh bên.
- Đánh dấu vào hộp bên cạnh Lời nhắc .
Sau khi mở ứng dụng Lời nhắc, bạn sẽ thấy thông báo Chào mừng bạn đến với Lời nhắc cửa sổ yêu cầu bạn nâng cấp. Chỉ cần nhấp vào Nâng cấp , được tìm thấy bên cạnh tài khoản iCloud của bạn.
Lưu ý rằng ứng dụng Lời nhắc được nâng cấp không tương thích ngược với các phiên bản trước của ứng dụng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể chia sẻ và ủy quyền cho những người khác không có ứng dụng Lời nhắc được nâng cấp.
Cách chỉ định lời nhắc cho mọi người trên máy Mac
Trước khi bạn bắt đầu giao nhiệm vụ, hãy đảm bảo rằng bạn có một danh sách được chia sẻ với những người bạn muốn chỉ định hoặc ủy quyền lời nhắc. Để chia sẻ danh sách Lời nhắc iCloud với những người khác:
- Mở Lời nhắc ứng dụng.
- Chọn danh sách bạn muốn chia sẻ, Nhấp vào Control để truy cập trình đơn ngữ cảnh, sau đó chọn Chia sẻ Danh sách .
- Chọn phương thức bạn muốn sử dụng để gửi lời mời của mình.
- Đánh dấu vào Bất kỳ ai cũng có thể thêm nhiều người hơn nếu bạn muốn cho phép những người khác mà bạn đã mời thêm nhiều người hơn vào danh sách được chia sẻ. Bỏ chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn người khác mời người khác vào danh sách.
Lưu ý rằng người được mời chỉ có thể xem và chỉnh sửa danh sách được chia sẻ sau khi họ chấp nhận lời mời.
Cách chỉ định lời nhắc
Bây giờ bạn đã chia sẻ danh sách Lời nhắc iCloud, bạn có thể giao nhiệm vụ cho những người khác. Đầu tiên, chọn danh sách được chia sẻ trong thanh bên; bạn sẽ biết đó là danh sách được chia sẻ nếu có biểu tượng hình người bên cạnh. Sau đó, thực hiện một trong những thao tác sau:
- Control khi nhấp vào lời nhắc, di chuột qua Chỉ định , sau đó chọn người bạn muốn chỉ định từ danh sách những người được chỉ định.
- Nhấp vào Chỉ định lời nhắc hoặc biểu tượng hình người bên dưới lời nhắc, sau đó chọn người được giao.
- Nhấp vào thông tin (i) ở phía trên bên phải của lời nhắc, sau đó nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh Chỉ định để chọn một người được giao.
Sau khi bạn chỉ định lời nhắc cho ai đó, họ sẽ nhận được thông báo về lời nhắc đó.
Cách bỏ chỉ định lời nhắc
Nếu bạn quyết định xóa người được giao khỏi lời nhắc của mình, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chỉ cần nhấp vào X bên cạnh nút Người được giao cái nút. Ngoài ra, bạn có thể Control khi nhấp chuột, chọn Gán> Không có hoặc nhấp vào Thông tin và chọn Không có từ Giao cho menu bật lên.
Cách chỉ định lại lời nhắc
Nếu bạn nhận thấy rằng người khác có thể phù hợp hơn để thực hiện nhiệm vụ, bạn cũng có thể giao lại lời nhắc cho một người khác. Chỉ cần lặp lại bất kỳ bước nào trong số các bước và chọn một người được giao khác. Bạn cũng có thể nhấp vào Người được chuyển nhượng , có chứa ảnh hoặc tên viết tắt của người đó, sau đó nhấp vào Chỉ định lại .
Hoàn thành cùng nhau nhiều hơn
Các ứng dụng việc cần làm phổ biến vì chúng giúp bạn tổ chức và lập kế hoạch để bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn sử dụng chúng với những người khác? Hãy tưởng tượng sự gia tăng mà sự cộng tác có thể có trong danh sách việc cần làm của bạn.
Lời nhắc giúp việc phân công trở nên liền mạch, nhưng nó cũng giúp giao tiếp dễ dàng hơn, tránh sự chồng chéo không cần thiết và thông tin sai.