Google Drive tuyệt vời cho việc cộng tác với đồng nghiệp trên dự án. Nó cung cấp quyền kiểm soát tinh vi về người xem file và những gì họ có thể làm. Người cộng tác có thể đề xuất chỉnh sửa, viết bình luận và nhiều hơn nữa.
Cách thêm người cộng tác vào tài liệu Google Drive
Với Google Drive, bạn có thể thêm người cộng tác để xem hoặc chỉnh sửa tài liệu. Cách thực hiện:
-
Mở Google Drive, sau đó mở file muốn chia sẻ.
-
Chọn Chia sẻ (nằm góc trên bên phải tài liệu).
-
Nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm làm cộng tác viên.
-
Chọn mũi tên thả xuống Chỉnh sửa và chọn quyền: chỉnh sửa, bình luận hoặc chỉ xem.
-
Nhấp Cài đặt (biểu tượng bánh răng) để thêm hạn chế chia sẻ.
-
Tích Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ để cho phép cộng tác viên chia sẻ tài liệu với người khác. Tích Người xem và bình luận có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép để cấp quyền này cho người xem/bình luận.
-
Chọn Xong để đóng.
Để theo dõi chỉnh sửa của cộng tác viên, bôi đen đoạn văn bản, nhấp chuột phải và chọn Hiển thị chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy danh sách người chỉnh sửa, thay đổi của họ và dấu thời gian.
Cách chia sẻ thư mục trong Google Drive
Chia sẻ toàn bộ thư mục với cộng tác viên hoạt động tương tự như chia sẻ tài liệu đơn lẻ. Chọn thư mục muốn chia sẻ trong Google Drive, mở menu thả xuống và chọn Chia sẻ, sau đó làm theo các bước trên.
Khi chia sẻ thư mục, mọi tài liệu hoặc file đặt vào thư mục đó sẽ tự động kế thừa cùng quyền chia sẻ. Đó là tính năng cộng tác mạnh mẽ, nhưng vì Google Docs giờ cũng là Google Drive, mọi thứ trở nên phức tạp. Mỗi file chỉ tồn tại trong một thư mục, nhưng người có quyền chỉnh sửa có thể di chuyển file.
File chỉ tồn tại trong một thư mục
Nếu dùng ứng dụng Google Drive cho máy tính, bạn dễ dàng di chuyển file chia sẻ vào My Drive hoặc thư mục khác để sắp xếp hoặc truy cập qua thư mục Google Drive trên máy tính. Vì file chỉ tồn tại trong một thư mục, di chuyển file ra khỏi thư mục chia sẻ đồng nghĩa với việc đưa file ra khỏi thư mục chia sẻ của tất cả người khác. Di chuyển thư mục chia sẻ vào My Drive có nghĩa là bạn ngừng chia sẻ nó với mọi người.
Nếu vô tình di chuyển file ra khỏi thư mục chia sẻ, hãy di chuyển nó trở lại, mọi thứ sẽ khôi phục như cũ.
Nếu bạn hoặc cộng tác viên vô tình di chuyển thư mục chia sẻ vào thư mục khác trên My Drive, bạn nhận được cảnh báo và thông báo cho biết hành động vừa làm, kèm tùy chọn hoàn tác. Nếu bỏ qua cả hai cảnh báo, bạn cần chia sẻ lại thư mục để khôi phục cài đặt. Nếu làm việc trong tổ chức, hãy đảm bảo mọi người nắm rõ quy tắc này và chỉ chia sẻ tài liệu với người bạn tin tưởng tuân thủ quy tắc.
Cách xử lý yêu cầu cộng tác không mong muốn
Bạn cũng có thể nhận yêu cầu cộng tác từ người ngoài tổ chức. Những tài liệu không mời có thể chỉ gây phiền toái, nhưng cũng có thể là попытка thu thập tài liệu nhạy cảm. Bạn không nên mở bất kỳ tài liệu hoặc file lạ nào trong Google Drive; thay vào đó, hãy chặn người gửi bằng cách nhấp chuột phải vào tên file từ trang Drive chính và chọn Chặn [địa chỉ email]. Sau đó nhấp Chặn lại trong cửa sổ xác nhận.