Google Drive cho phép chia sẻ tài liệu và file với bất kỳ ai có tài khoản Google. Bạn có thể tạo thư mục, điền các file liên quan (tài liệu, bài thuyết trình, bảng tính, bản vẽ, PDF) và chia sẻ thư mục đó cho nhóm để cộng tác dễ dàng.
Trước khi cộng tác, bạn cần tạo thư mục. Đây là công cụ tổ chức tiện lợi cho các mục muốn chia sẻ. Cách tạo thư mục trên Google Drive:
- Nhấp nút New ở đầu màn hình Google Drive.
- Chọn Folder trong menu thả xuống.
- Nhập tên thư mục vào ô cung cấp.
- Nhấp Create.
Chia sẻ thư mục của bạn
Sau khi tạo thư mục, bạn cần chia sẻ nó.
- Nhấp vào thư mục của bạn trong Google Drive để mở.
- Bạn sẽ thấy My Drive > [tên thư mục] và mũi tên nhỏ hướng xuống ở đầu màn hình. Nhấp vào mũi tên.
- Chọn Share trong menu thả xuống.
- Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ. Hoặc nhấp Get shareable link để lấy liên kết gửi cho bất kỳ ai.
- Phân quyền cho từng người: Viewer (chỉ xem) hoặc Editor (chỉnh sửa).
- Nhấp Send.
Thêm tài liệu vào thư mục
Với thư mục và quyền chia sẻ đã thiết lập, việc chia sẻ file trở nên rất dễ dàng. Nhấp My Drive ở đầu màn hình thư mục để quay lại danh sách file đã tải lên. Mặc định Drive hiển thị tất cả file, sắp xếp theo ngày chỉnh sửa gần nhất. Kéo thả bất kỳ tài liệu nào vào thư mục mới để chia sẻ. Mọi file, thư mục, slide, bảng tính... kế thừa quyền chia sẻ của thư mục cha. Thêm tài liệu bất kỳ, nó tự động được chia sẻ cho nhóm. Ai có quyền chỉnh sửa thư mục cũng có thể làm tương tự.
Bạn có thể dùng cùng phương pháp tạo thư mục con để tổ chức nội dung bên trong thư mục chia sẻ, tránh tình trạng file nhiều mà không có cách sắp xếp.
Tìm kiếm file trong Google Drive
Bạn không cần chỉ dựa vào điều hướng thư mục để tìm file. Nếu đặt tên file có ý nghĩa, chỉ cần dùng thanh tìm kiếm. Đó là Google, sau tất cả.
Mọi người có quyền chỉnh sửa có thể chỉnh sửa tài liệu chung cùng lúc, thời gian thực. Giao diện có một số đặc điểm riêng nhưng vẫn nhanh hơn nhiều so với hệ thống check-in/check-out của SharePoint.