Google Drive giúp bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu và tệp với bất kỳ ai khác có tài khoản Google. Bạn có thể tạo các thư mục trong Google Drive và điền chúng bằng các tệp chứa tất cả các loại mục liên quan, bao gồm tài liệu, bản trình chiếu, bảng tính, bản vẽ và PDF. Sau đó, bạn có thể chia sẻ thư mục chứa nhiều tài liệu với một nhóm để dễ dàng cộng tác.
Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi có thể cộng tác với những người khác trong Google Drive là tạo một thư mục. Đó là một thùng sắp xếp tiện dụng cho các mục bạn muốn chia sẻ. Để tạo một thư mục trong Google Drive:
-
Nhấp vào Mới ở đầu màn hình Google Drive.
-
Chọn Thư mục trong trình đơn thả xuống.
-
Nhập tên cho thư mục vào trường được cung cấp.
-
Nhấp vào Tạo .
Chia sẻ thư mục của bạn
Bây giờ bạn đã tạo một thư mục, bạn cần chia sẻ nó.
-
Nhấp vào thư mục của bạn trong Google Drive để mở nó.
-
Bạn sẽ thấy Ổ của tôi> [tên thư mục của bạn] và một mũi tên nhỏ xuống ở đầu màn hình. Nhấp vào mũi tên .
-
Nhấp vào Chia sẻ trong menu thả xuống.
-
Nhập địa chỉ email của tất cả những người bạn muốn chia sẻ thư mục. Nếu bạn thích, hãy nhấp vào Nhận liên kết có thể chia sẻ để nhận được một liên kết, bạn có thể gửi email cho bất kỳ ai mà bạn muốn truy cập vào thư mục chia sẻ.
-
Dù bằng cách nào, bạn sẽ cần chỉ định quyền cho những người bạn mời vào thư mục chia sẻ. Mỗi người có thể được chỉ định làm Người xem hoặc Trình chỉnh sửa .
-
Nhấp vào Gửi .
Thêm tài liệu vào thư mục
Với thư mục và tùy chọn chia sẻ được thiết lập, từ giờ trở đi, thật dễ dàng để chia sẻ tệp của bạn. Nhấp vào Ổ của tôi ở đầu màn hình thư mục để quay lại màn hình hiển thị các tệp bạn đã tải lên. Theo mặc định, Google Drive của bạn hiển thị cho bạn tất cả các tệp của bạn, được chia sẻ hay không và sắp xếp chúng theo ngày chúng được chỉnh sửa gần đây nhất. Nhấp và kéo bất kỳ tài liệu nào vào thư mục mới để chia sẻ. Mọi tệp, thư mục, tài liệu, trình chiếu, bảng tính hoặc mục đều thừa hưởng các đặc quyền chia sẻ giống như thư mục. Thêm bất kỳ tài liệu nào và bùng nổ, tài liệu đó được chia sẻ với nhóm. Bất kỳ ai có quyền truy cập chỉnh sửa vào thư mục của bạn đều có thể làm điều tương tự và chia sẻ nhiều tệp hơn với nhóm.
Bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự để tạo các thư mục con để tổ chức nội dung trong thư mục được chia sẻ. Bằng cách đó, bạn không kết thúc với một nhóm lớn các tệp và không có phương pháp sắp xếp chúng.
Tìm tệp trong Google Drive
Bạn không cần phải dựa vào điều hướng thư mục để tìm những gì bạn cần khi làm việc với Google Drive. Nếu bạn đặt tên có ý nghĩa cho tệp của mình, chỉ cần sử dụng thanh tìm kiếm. Rốt cuộc thì đó là Google.
Mọi người có quyền truy cập chỉnh sửa đều có thể chỉnh sửa trực tiếp các tài liệu được chia sẻ của bạn, tất cả cùng một lúc. Giao diện có một vài điểm bất thường ở đây và ở đó, nhưng việc chia sẻ tài liệu vẫn nhanh hơn nhiều so với việc sử dụng hệ thống đăng ký / kiểm tra của SharePoint.