Google Drive là giải pháp lưu trữ trực tuyến do Google ra mắt tháng 4/2012. Nó chủ yếu dùng để lưu trữ và sao lưu file, nhưng cũng là công cụ cộng tác dự án phổ biến cho doanh nghiệp, trường học và cá nhân.
Có ứng dụng Google Drive chính thức không?
Google đã tạo ứng dụng Google Drive chính thức cho iOS và Android. Cả hai đều miễn phí, cung cấp nhiều chức năng: tải lên/tải xuống file từ tài khoản Drive, tìm kiếm file, xem ngoại tuyến một số file, chia sẻ file với người khác.
Ứng dụng Android còn có thể quét tài liệu bằng camera điện thoại/máy tính bảng và lưu lên đám mây.
Ngoài ứng dụng Android/iOS, còn có chương trình chính thức cho Windows và Mac để truy cập file và đồng bộ tài liệu cục bộ lên đám mây.
Dung lượng miễn phí của Google Drive là bao nhiêu?
Mặc dù có các gói trả phí với dung lượng lớn hơn, Google Drive cung cấp 15 GB miễn phí để lưu trữ tất cả file. Tuy nhiên, 15 GB này được chia sẻ giữa Gmail, Photos và tất cả dịch vụ Google của bạn.
Nếu đăng ký dịch vụ Google One, gói bắt đầu từ 100 GB lên đến 2 TB. Doanh nghiệp có thêm tùy chọn.
Cách tạo tài khoản Google Drive
Nếu bạn đã có tài khoản Google (dùng cho Gmail, YouTube...), bạn đã có tài khoản Drive và có thể truy cập bằng cách đăng nhập trang web hoặc ứng dụng Drive. Nếu chưa từng dùng dịch vụ Google, hãy tạo tài khoản miễn phí theo các bước:
- Mở trình duyệt, truy cập www.drive.google.com.
- Nhấp nút xanh Go to Google Drive.
- Trang tiếp theo, bỏ qua ô đăng nhập, nhấp liên kết Create account.
- Điền họ tên, đặt mật khẩu an toàn nhập hai lần. Tên người dùng Google cũng sẽ là địa chỉ Gmail mới. Nếu không muốn tạo Gmail mới, nhấp Use my current email address instead để nhập email hiện tại.
- Nhấp Next.
- Xác thực số điện thoại (cần thiết để bảo mật tài khoản). Nhập số điện thoại, nhấp Next.
- Mã duy nhất sẽ gửi qua tin nhắn SMS. Nhập mã, tiếp tục điền giới tính, ngày sinh, email dự phòng (cũng dùng để bảo mật). Khi sẵn sàng, nhấp Next.
- Trang tiếp theo hiển thị chính sách quyền riêng tư và điều khoản sử dụng. Đọc hết rồi nhấp I Agree (nút chỉ xuất hiện sau khi cuộn hết thông tin).
- Tài khoản Google mới được tạo, bạn tự động đăng nhập.
Cách đăng nhập Google Drive
Để đăng nhập, bạn cần thông tin tài khoản Google (cùng tài khoản cho YouTube, Gmail...).
- Mở trình duyệt, truy cập www.drive.google.com.
- Nhấp Go to Google Drive.
- Nhập email hoặc số điện thoại liên kết tài khoản Google. Nếu có Gmail, dùng nó. Nhấp Next.
- Nhập mật khẩu tài khoản Google, nhấp Next.
- Google gửi mã xác nhận qua SMS đến số điện thoại liên kết. Nhập mã, nhấp Next. Bạn đã đăng nhập và được chuyển đến bảng điều khiển Drive.
Làm thế nào để cộng tác với Google Drive?
Google Drive kết hợp với Google Docs tạo công cụ cộng tác mạnh mẽ, cho phép nhiều người chỉnh sửa tài liệu trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng theo thời gian thực nhờ khả năng đồng bộ file qua đám mây.
Các ứng dụng Google bao gồm Docs, Sheets, Slides - phiên bản của Google cho Word, Excel, PowerPoint. Chúng hoạt động gần như giống hệt. Các ứng dụng này cũng là một phần của Google Workspace - khung tích hợp các sản phẩm Google, tương tự Microsoft 365. Mọi tài khoản Google đều truy cập Workspace miễn phí, tuy có gói đăng ký cung cấp tính năng doanh nghiệp.
Để bật cộng tác trên file Google Doc, mở file, nhấp Share trên thanh công cụ, nhập tên hoặc email người muốn cộng tác. Họ sẽ có quyền truy cập và chỉnh sửa bất cứ lúc nào.
Cùng với cộng tác đến rủi ro người lạ chia sẻ file cho bạn. Tốt nhất là phiền toái, xấu nhất là cố gắng đánh cắp thông tin, gây lỗ hổng bảo mật. Nếu nhận file đáng ngờ từ người ngoài tổ chức, chuột phải vào file trên trang Drive chính, chọn Block [email address]. Nhấp Block lại trong cửa sổ xác nhận.
Google cung cấp cách dễ dàng theo dõi công việc của nhiều người chỉnh sửa. Chọn đoạn văn bản, chuột phải, chọn Show Editors. Bạn sẽ thấy người có quyền chỉnh sửa và thay đổi gần nhất của họ.
Có lựa chọn thay thế Google Drive không?
Có nhiều giải pháp lưu trữ đám mây cho người tiêu dùng, nhiều người dùng nhiều hơn một cho dữ liệu cá nhân và chuyên nghiệp. Các lựa chọn phổ biến: OneDrive của Microsoft, Dropbox, iCloud của Apple.
Câu hỏi thường gặp
- Làm sao tải file lên Google Drive?
Mở Drive trên máy tính, mở hoặc tạo thư mục, kéo thả file muốn tải vào đó. Hoặc chọn New > File Upload hoặc Folder Upload. Chọn file/thư mục, nhấp Open. - Làm sao đồng bộ file với Google Drive?
Vào Drive trên máy tính, nhấp biểu tượng Settings, chọn Get Backup and Sync for Windows/Mac. Tải và cài đặt phần mềm. Mở, đăng nhập tài khoản Google, chọn nội dung muốn đồng bộ. - Làm sao tải file từ Google Drive?
Trên máy tính: chuột phải vào file, chọn Download. Trên Android: mở ứng dụng Drive, nhấp biểu tượng More bên cạnh tên file, chọn Download. Trên iOS: mở ứng dụng Drive, nhấp More bên cạnh file, chọn lưu vào điện thoại hoặc mở trong ứng dụng khác. - Google Drive an toàn đến đâu?
Nói chung, Google Drive an toàn. Google nói họ lưu file trong trung tâm dữ liệu an toàn và tự động đánh giá mọi thứ gửi đến bạn để phát hiện lừa đảo hoặc phần mềm độc hại. Bạn có thể tăng cường bảo mật bằng xác thực hai yếu tố và cẩn thận khi chia sẻ/cộng tác.