Google Calendar là lịch web và di động miễn phí giúp bạn theo dõi sự kiện cá nhân và chia sẻ lịch với người khác. Đây là công cụ lý tưởng quản lý lịch trình cá nhân và chuyên nghiệp. Nó vừa đơn giản, vừa mạnh mẽ.
Nếu bạn có tài khoản Google, bạn đã có quyền truy cập Google Calendar. Chỉ cần vào calendar.google.com hoặc mở ứng dụng Calendar trên điện thoại Android để dùng.
Giao diện web Google Calendar
Giao diện Google Calendar là mọi thứ bạn mong đợi từ Google. Nó đơn giản, với màu xanh lam và vàng pastel đặc trưng, nhưng giấu nhiều tính năng mạnh mẽ.
Chuyển nhanh tới các phần lịch bằng cách chọn ngày. Góc trên bên phải có tab chuyển giữa xem ngày, tuần, tháng, 4 ngày tới, và agenda (danh sách). Khu vực chính hiển thị xem hiện tại.
Đầu màn hình có liên kết tới các dịch vụ Google bạn đã đăng ký, nên bạn có thể lên lịch sự kiện và kiểm tra bảng tính liên quan trên Google Drive hoặc gửi email nhanh qua Gmail.
Bên trái màn hình quản lý lịch chia sẻ và danh bạ, đầu màn hình cung cấp tìm kiếm Google trên lịch của bạn, giúp tìm sự kiện nhanh bằng từ khóa.
Thêm sự kiện vào Google Calendar
Để thêm sự kiện, như sinh nhật, chỉ cần chọn một ngày ở xem tháng hoặc một giờ ở xem ngày/tuần. Hộp hội thoại trỏ đến ngày/giờ đó cho bạn lên lịch nhanh. Hoặc chọn liên kết more details (thêm chi tiết) để thêm thông tin. Bạn cũng thêm sự kiện từ liên kết văn bản bên trái.
Bạn cũng nhập toàn bộ lịch sự kiện cùng lúc từ Outlook, iCal, hoặc Yahoo! Calendar. Google Calendar không đồng bộ trực tiếp với phần mềm như Outlook/iCal, nên nếu dùng cả hai, bạn phải nhập sự kiện liên tục. Điều này bất tiện, nhưng có công cụ thứ ba đồng bộ giữa các lịch.
Nhiều lịch trong Google Calendar
Thay vì tạo danh mục cho sự kiện, bạn tạo nhiều lịch riêng biệt. Mỗi lịch truy cập trong giao diện chung, nhưng mỗi lịch có cài đặt quản lý khác nhau. Cách này bạn tạo lịch cho công việc, lịch cho gia đình, lịch cho câu lạc bộ cầu lông địa phương mà các thế giới này không va chạm.
Sự kiện từ tất cả lịch hiển thị sẽ hiện trong xem lịch chính. Tuy nhiên, bạn có thể mã màu (color code) để tránh nhầm lẫn.
Chia sẻ Google Calendar
Đây là nơi Google Calendar thực sự tỏa sáng. Bạn chia sẻ lịch với người khác, và Google cho bạn kiểm soát rất tốt over việc này.
Bạn có thể làm cho lịch hoàn toàn công khai (public). Phù hợp cho tổ chức hoặc cơ sở giáo dục. Bất kỳ ai thêm lịch công khai vào lịch của họ và xem tất cả ngày trên đó.
Bạn chia sẻ lịch với cá nhân cụ thể như bạn bè, gia đình, đồng nghiệp. Dễ nhất nếu dùng Gmail vì Gmail tự động hoàn thành địa chỉ email người liên hệ khi gõ. Tuy nhiên, không bắt buộc có Gmail để gửi lời mời.
Bạn chọn: chỉ chia sẻ thời gian bận (busy times), chia sẻ chỉ đọc (read-only) chi tiết sự kiện, chia sẻ quyền chỉnh sửa sự kiện trên lịch, hoặc chia sẻ quyền quản lý lịch và mời người khác.
Điều này nghĩa là sếp có thể xem lịch công việc, nhưng không xem lịch cá nhân. Hoặc thành viên câu lạc bộ xem và chỉnh sửa ngày cầu lông, và biết bạn bận trên lịch cá nhân mà không thấy chi tiết.
Nhắc nhở Google Calendar
Vấn đề của lịch internet là nó trên Web, bạn có thể bận quá không kiểm tra. Google Calendar gửi nhắc nhở sự kiện. Nhận nhắc nhở qua email hoặc tin nhắn SMS đến điện thoại.
Khi lên lịch sự kiện, bạn gửi email mời người tham dự, giống như Microsoft Outlook. Email chứa sự kiện dạng .ics, để họ nhập chi tiết vào iCal, Outlook, hoặc công cụ lịch khác.
Google Calendar trên điện thoại
Nếu có điện thoại tương thích, bạn xem lịch và thêm sự kiện từ điện thoại. Nghĩa là không cần mang органайзер riêng đến sự kiện trong phạm vi sóng di động. Giao diện xem và tương tác sự kiện trên Android khác với web, nhưng nên khác biệt.
Khi dùng điện thoại, bạn cũng lên lịch sự kiện bằng Google Now (trợ lý Google).
Tích hợp với dịch vụ khác
Tin nhắn Gmail phát hiện sự kiện trong thư và đề xuất lên lịch những sự kiện đó trên Google Calendar.
Với chút kiến thức kỹ thuật, bạn xuất bản lịch công khai ra trang web của mình, để người không dùng Google Calendar cũng đọc được sự kiện. Google Calendar cũng có sẵn như một phần của Google Apps for Business.
Đánh giá Google Calendar: Tóm lại
Nếu bạn chưa dùng Google Calendar, bạn nên dùng. Google rõ ràng đã đầu tư nhiều suy nghĩ vào Calendar, và nó hoạt động như công cụ được viết bởi người thực sự dùng nó. Lịch này làm việc lên lịch dễ dàng đến mức bạn sẽ tự hỏi trước đây không có nó thì làm sao.