Google Calendar là ứng dụng tuyệt vời. Tôi có thể truy cập từ bất kỳ máy tính nào, đồng bộ với smartphone, đồng bộ với ứng dụng email desktop, và nhiều hơn. Nó đơn giản và có ton tính năng. Một trong những tính năng hay tôi chỉ mới bắt đầu dùng gần đây là chia sẻ Google Calendar.
Khi bạn chia sẻ Google Calendar, bạn nhanh chóng cho truy cập kiểm soát sự kiện đến đồng nghiệp, thành viên gia đình hoặc bạn bè. Trong bài này, tôi sẽ chỉ các phương pháp khác nhau chia sẻ lịch và đưa ra một số mẹo dọc đường.
Lịch Công Khai vs Lịch Riêng Tư
Điều đầu tiên phải hiểu là khác biệt giữa lịch công khai (public) và lịch riêng tư (private). Lịch riêng tư chỉ hiển thị cho bạn và nghĩa là tất cả sự kiện chỉ hiển thị cho bạn.
Điều này nghĩa là nếu bạn tạo sự kiện với lịch riêng tư rồi thử công bố sự kiện và gửi link cho ai đó, họ sẽ không xem được sự kiện. Vì lịch là riêng tư. Khi bạn làm nó công khai, bạn có thể chia sẻ với từng cá nhân hoặc với cả thế giới.
Khi lịch là công khai, bạn sẽ chia sẻ sự kiện và chọn mức quyền riêng tư khác nhau, tôi sẽ giải thích dưới. Cách tốt nhất tách lịch cá nhân và công khai là tạo lịch mới bạn có thể chia sẻ với cá nhân hoặc mọi người.
Chia Sẻ Lịch
Khi đã tạo lịch mới hoặc chọn lịch hiện có để chia sẻ, đăng nhập Google Calendar và di chuột qua lịch.
Bạn sẽ thấy ba chấm dọc nhỏ hiện ra, cho tùy chọn cho lịch cụ thể đó. Bạn muốn nhấn vào Settings and sharing (Cài đặt và chia sẻ). Cũng, dấu cộng bên cạnh hộp Add a friend's calendar là nơi bạn thêm lịch mới.
Trên màn hình tiếp theo, tùy chọn chia sẻ ở giữa trang. Có Access permissions (Quyền truy cập), cho phép làm toàn bộ lịch công khai. Hầu hết lịch công khai từ tổ chức như trường học, đại học, v.v.
Khi bạn tích Make available to public (Đưa sẵn cho công chúng), bạn nhận cảnh báo cả thế giới sẽ xem được lịch. Bạn cũng chọn giữa See only free/busy (hide details) (Chỉ thấy rảnh/bận - ẩn chi tiết) và See all event details (Xem tất cả chi tiết sự kiện).
Nếu chỉ cần chia sẻ lịch với vài người, dễ hơn là thêm họ trong phần Share with specific people (Chia sẻ với người cụ thể). Nhấn ADD PEOPLE và nhập email người bạn muốn chia sẻ lịch.
Bạn cũng chọn quyền người dùng nên có: See only free/busy (hide details), See all event details, make changes to events (thay đổi sự kiện) và make changes and manage sharing (thay đổi và quản lý chia sẻ).
Có một điều cần lưu ý. Nếu chia sẻ với người cụ thể, họ phải dùng Google Calendar. Nếu muốn chia sẻ với người không dùng Google Calendar, tùy chọn duy nhất là làm lịch công khai.
Lời mời sẽ gửi và người dùng chỉ cần nhấn link và lịch của bạn sẽ hiện trong danh sách lịch của họ. Khi làm lịch công khai, bạn có thể thêm sự kiện. Bạn cũng nhận thấy mỗi sự kiện có tùy chọn hiển thị riêng: Public hoặc Private.
Tùy thuộc vào cách lịch được chia sẻ (Riêng tư, Chỉ với Người Cụ thể, hoặc Công khai), người ta sẽ thấy sự kiện là busy (bận) hoặc xem được tất cả chi tiết. Google có trang đầy đủ hướng dẫn tất cả tổ hợp tùy chọn, có thể hơi rối. Ví dụ, nếu lịch công khai nhưng bạn chọn riêng tư cho sự kiện riêng, nó chỉ hiển thị khung giờ đó là bận, không ai xem được tên sự kiện hoặc chi tiết.
Cũng có tùy chọn hiển thị đôi khi gọi là Only Me (Chỉ tôi). Sự kiện này không hiển thị cho bất kỳ ai ngoài bạn và甚至 không hiển thị là bận.
Lúc này, bạn có thể mời người đến sự kiện. Khi tạo xong sự kiện, nhấn vào nó trong Google Calendar rồi nhấn ba chấm dọc.
Một tùy chọn nên là Publish event (Công bố sự kiện). Bạn có tùy chọn sao chép mã HTML, dán lên trang web hoặc sao chép URL, gửi email hoặc chia sẻ mạng xã hội.
Bạn cũng nhấn biểu tượng bút chì bên trái để chỉnh sửa sự kiện và thêm khách mời bên phải.
Bạn chọn khách có thể sửa sự kiện, mời người khác đến sự kiện hoặc xem danh sách khách.
Đó là hầu như tất cả cách chia sẻ Google Calendar và sự kiện với người khác hoặc cả thế giới. Có thể hơi rối, nhưng khi bạn thử cài đặt, không khó để hiểu. Thưởng thức!