Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ ứng dụng mạnh mẽ kết hợp email, lưu trữ đám mây, phần mềm năng suất, lịch và nhiều hơn nữa. Google Workspace miễn phí cho mọi người có tài khoản Google, và trải nghiệm đầy đủ tính năng hơn dành cho doanh nghiệp, trường học, tổ chức và cá nhân qua các gói đăng ký trả phí.
Google Workspace, trước đây là G Suite, từng được gọi là Google Apps for Work và Google Apps for Your Domain.
Google Workspace (trước đây G Suite) là gì?
Google Workspace là bộ ứng dụng văn phòng thông minh của Google. Bao gồm tất cả các ứng dụng quen thuộc: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet và nhiều hơn nữa. Các ứng dụng này vẫn tồn tại như công cụ độc lập, nhưng khi sử dụng trong khung Google Workspace, chúng tích hợp sâu hơn.
Google Workspace kết hợp các ứng dụng năng suất của Google cùng tính năng nhắn tin Chat, tích hợp sâu giữa mọi khía cạnh để thúc đẩy giao tiếp và cộng tác cho nhóm, dù bạn đang điều hành doanh nghiệp hay lên kế hoạch tụ họp gia đình.
Gmail là trung tâm của Google Workspace, với các tab và cửa sổ dễ dàng truy cập các ứng dụng khác như Calendar, Sheets, Docs, và Google Chat là kênh giao tiếp chính. Ví dụ: nhiều người dùng trong một Google Chat Room (còn gọi là Space) có thể thảo luận cùng một bảng tính hiển thị cho tất cả.
Nói cách khác, trong khung Workspace, bạn có thể mở Docs, Sheets và các mục khác ngay từ Gmail khi cộng tác viên chia sẻ chúng trong cuộc trò chuyện Chat Room.
Google Chat là phiên bản mới hơn của Google Hangouts; khi bạn bật Chat, bạn sẽ ngay lập tức truy cập vào Google Workspace.
Phiên bản miễn phí và trả phí của Google Workspace
Workspace miễn phí cho bất kỳ ai có tài khoản Google, nhưng nếu bạn cần tính năng cấp doanh nghiệp như dung lượng đám mây thêm, email tùy chỉnh, bảo mật nâng cao, có các gói đăng ký trả phí.
Gói Workspace Individual giá $9.99/tháng, lý tưởng cho doanh nhân, chủ doanh nghiệp nhỏ. Bổ sung dịch vụ đặt lịch thông minh, họp video chuyên nghiệp, email marketing cá nhân hóa, v.v.
Đối với các doanh nghiệp, trường học, tổ chức khác, có nhiều gói đăng ký Workspace trả phí từ $6 đến $18/tháng với nhiều tính năng khác nhau.
Bắt đầu với Google Workspace miễn phí cho mọi người
Để bắt đầu sử dụng Google Workspace miễn phí (có sẵn cho mọi tài khoản Google), bạn cần cập nhật cài đặt để bật Chat. Cách thực hiện:
- Mở Gmail, chọn Settings (biểu tượng bánh răng).
- Chọn See All Settings.
- Chọn tab Chat and Meet.
- Trong phần Chat, chọn Google Chat. Sẽ xuất hiện cửa sổ giải thích bạn đang chuyển sang khung cộng tác Chat. Chọn Learn More để tìm hiểu về chuyển đổi hội thoại Hangouts. Chọn OK để tiếp tục.
- Chọn Save Changes.
- Bây giờ bạn đang hoạt động trong khung Google Workspace miễn phí.
Các ứng dụng có sẵn trong Google Workspace
Tất cả các gói Workspace đều có các ứng dụng sau:
- Gmail: Trung tâm của Workspace, dù dùng miễn phí hay trả phí.
- Google Drive: Lưu tài liệu, ảnh, bảng tính... an toàn trên đám mây. Tùy gói, bạn có mức dung lượng khác nhau.
- Google Docs/Sheets/Slides: Truy cập dễ dàng, tích hợp để tạo và chia sẻ file, tài liệu.
- Google Calendar: Tích hợp liền mạch với Gmail (phản hồi sự kiện), Drive (đính kèm file), Chat (thiết lập cuộc trò chuyện, họp).
- Chat: Hệ thống nhắn tin Workspace, bắt đầu và tham gia hội thoại nhóm trong Rooms/Spaces với bất kỳ ai đã bật Chat.
Chức năng cơ bản của Workspace giống nhau giữa phiên bản miễn phí và trả phí, nhưng gói trả phí cung cấp thêm tính năng cấp doanh nghiệp và dung lượng lưu trữ.
Khác biệt giữa Workspace và các ứng dụng Google miễn phí
Google Workspace được thiết kế cho người tiêu dùng, doanh nghiệp, tổ chức, enterprise sử dụng như một bộ ứng dụng tích hợp. Hãy nghĩ đến nó như tương tự Microsoft 365.
Mặc dù người dùng mọi cấp độ đều có thể truy cập và sử dụng các ứng dụng của Gmail riêng lẻ, nhưng sử dụng chúng từ trong Workspace thêm một cấp độ cộng tác mới mà bạn có thể tích hợp vào việc sử dụng Gmail hàng ngày.
Ví dụ: người dùng miễn phí có thể dùng các ứng dụng tích hợp để lên kế hoạch tụ họp gia đình, trong khi người dùng doanh nghiệp dùng Workspace để dễ dàng lên kế hoạch cuộc họp, sự kiện.
Các phiên bản Workspace trả phí cung cấp thêm tính năng cấp doanh nghiệp: dung lượng lớn hơn, công cụ quản trị và marketing, tên miền email tùy chỉnh, v.v.