Kể từ khi Google tung ra Workspace cho mọi người dùng Gmail, nhiều công cụ giá trị giờ có sẵn miễn phí.
Nhưng chính xác những công cụ này là gì? Có dùng được không? Đây là tất cả bạn cần biết về Google Workspace.
Tất cả bắt đầu từ Gmail
Nếu chú ý màn hình tải dịch vụ email Google, bạn nhận ra thay đổi nhỏ. Thay vì tải Gmail, màn hình chào giờ ghi Google Workspace.
Đây là hướng Google đưa dịch vụ. Thay vì chạy app riêng như Docs, Calendar, Drive trong cửa sổ mới, giờ truy cập tất cả trong Gmail.
Bạn không còn mở tab mới tìm thứ cần, giảm sự xao nhãng. Vì vậy, bạn tập trung vào nhiệm vụ đang làm, vì không cần tìm app.
Cộng tác trên một màn hình
Google mở rộng Gmail từ ứng dụng email thành giải pháp cộng tác hoàn chỉnh. Nếu dùng giao diện Google Chat mới, bạn thấy bốn biểu tượng mới bên trái khung email.
Ngoài Thư (Mail) thường thấy, bạn tìm thấy Chat, Spaces, và Meet. Liên lạc người không còn cần mở app riêng. Gửi tin nhắn nhanh qua Chat, họp video qua Meet, thiết lập không gian cộng tác.
Google Chat
Nếu bật Google Chat trong Gmail, bạn có cả Chat và Rooms (Phòng). Bên cạnh Chia sẻ file thường thấy, Google Chat tích hợp dịch vụ khác.
Ngay từ hộp chat, bạn chia sẻ file từ Google Drive, tạo cuộc họp video trên Google Meet, thậm chí đặt lịch qua Google Calendar.
Ngoài trò chuyện cá nhân, bạn tạo nhóm ở đây. Điều này hoàn hảo cho điều phối nhóm và trò chuyện chung.
Google Spaces (Trước đây là Google Rooms)
Tính năng này giúp tạo không gian tổ chức cho dự án khác nhau. Mỗi phần bạn tạo có Chat, File, và Task riêng. Đảm bảo mọi thứ bạn và nhóm cần đều sẵn sàng.
Tab Chat đảm bảo mọi hội thoại liên quan Space ở một nơi. Nó có tất cả tính năng Google Chat. Chia sẻ file dễ dàng, thiết lập họp video, hoặc thậm chí lên lịch họp trực tiếp từ công cụ.
Nếu cần chia sẻ file với nhóm, tab File cho phép làm dễ dàng. Tải file từ máy tính hoặc chia sẻ tài liệu từ Google Drive.
Hơn nữa, mỗi file giữ quyền của nó. Khi chia sẻ tài liệu, bạn chọn nhóm xem, bình luận, hoặc chỉnh sửa.
Bạn cũng sẽ thích Google Workspace mở tài liệu Google Doc gốc ngay trong app. Vì vậy, không cần mở tab/cửa sổ riêng để xem, bình luận, chỉnh sửa tài liệu.
Cuối cùng, giao việc giờ làm trực tiếp dưới phần Tasks. Tạo nhiệm vụ, bao gồm chi tiết, đặt hạn chót, gán cho người cụ thể. Tự động gửi task đến app Google Tasks của người được giao.
Bây giờ bạn tạo và phân công nhiều nhiệm vụ tức thì. Không cần gửi email dài dòng chỉ để hoàn thành việc.
Google Meet
Google Workspace bao gồm tắt tạo và tham gia cuộc họp. Bạn thấy liên kết phòng họp khi nhấn Cuộc họp mới (New meeting). Cũng gửi mời qua email hoặc sao chép gửi riêng lẻ.
Bắt đầu ngay (Start now) mở cửa sổ trình duyệt mới nơi bạn tiến hành họp. Vì vậy, không cần tải hoặc cài app riêng.
Bạn cũng tham gia họp trực tiếp từ Google Workspace. Chọn Tham gia cuộc họp (Join a meeting), nhập mã phòng, và bạn đã tham gia.
Google Apps và nhiều hơn
Dù làm việc một mình, bạn vẫn đánh giá cao Google Workspace. Tích hợp với Google Calendar, Keep, Tasks, Contacts giúp bạn tổ chức. Kiểm tra lịch, tạo ghi chú, xem việc cần làm, tìm người tại Workspace.
Google Calendar
Xem và quản lý lịch trình ngày ngay đây. Thậm chí tạo sự kiện mới ngay từ màn hình. Điều chỉnh lịch tiện lợi hơn.
Di chuyển cuộc họp qua kéo thả (drag-and-drop). Cũng thay đổi độ dài bằng cách kéo dưới khối thời gian và thay đổi kích thước.
Google Keep
Ghi chú từ email dễ dàng hơn với Google Keep. Khi nhấn biểu tượng, bạn thấy ghi chú gần nhất và tùy chọn Ghi một ghi chú... (Take a note...).
Khi tạo ghi chú, nó tự động liên kết với email bạn đang mở. Ngay sau khi lưu, vẫn thấy email nguồn. Nhấn vào nguồn, nó đưa bạn đến email đó thay vì tìm hộp thư.
Google Tasks
Tất cả nhiệm vụ cần làm, bao gồm việc được giao trong Google Spaces, xuất hiện ở đây. Để giữ tổ chức, bạn tạo danh sách tách nhiệm vụ thành các phần.
Nếu thêm hạn chót cho task, chúng hiện trong lịch. Đảm bảo bạn không bỏ lỡ điều gì.
Google Contacts
Nếu có điện thoại Android, bạn xem tất cả danh bạ đây. Tìm người dễ dàng và liên lạc trực tiếp từ khung này.
Với một click, bạn gửi email, chat, đặt lịch Google Calendar, hoặc mời cuộc gọi video. Qua khung Xem tương tác gần đây (Recent interactions view), bạn cũng thấy email mới nhất gửi cho họ.
Các ứng dụng khác
Google cũng cho tích hợp app khác qua Marketplace Google Workspace. Nhiều app phổ biến như Asana, Box, Slack, Trello, Zoom có sẵn ở đây.
Bất kỳ tin nhắn nào mở trong email được tham chiếu trong app bạn mở. Điều này cho phép liên kết email để người làm việc cùng biết ngữ cảnh tin nhắn.
Hoàn hảo nếu khách gửi email và bạn cần chuyển cho nhóm. Không cần chuyển tiếp thủ công — chỉ thêm vào app cộng tác nhóm với một click.
Thời đại mới của tích hợp
Google Workspace là bộ công cụ mạnh mẽ để bạn có ứng dụng năng suất ở đầu ngón tay. Bạn hoàn thành mọi thứ mà không cần rời Gmail.
Tất cả tính năng này giúp bạn tập trung và tránh xao nhãng khi làm việc. Bạn tiết kiệm thời gian và làm được nhiều hơn — tất cả miễn phí!