Kể từ khi Google ra mắt Workspace cho tất cả người dùng Gmail, rất nhiều công cụ có giá trị hiện được cung cấp miễn phí.
Nhưng chính xác thì những công cụ này là gì? Có bất kỳ công dụng cho chúng? Đây là mọi thứ bạn cần biết về Google Workspace.
Tất cả đều bắt đầu với Gmail
Nếu bạn chú ý đến màn hình tải dịch vụ email của Google, bạn sẽ nhận thấy một sự thay đổi nhỏ. Thay vì tải Gmail, màn hình hiển thị hiện có nội dung Google Workspace .
Đây là hướng mà Google đang thực hiện trong các dịch vụ của mình. Thay vì khởi chạy các ứng dụng riêng biệt như Tài liệu, Lịch và Drive trong cửa sổ mới, giờ đây bạn có thể truy cập tất cả chúng trong Gmail.
Bạn không còn phải mở các tab mới để tìm những gì bạn cần, giảm bớt sự phân tâm. Vì vậy, bạn có thể tập trung vào nhiệm vụ bạn có trong tay, vì bạn sẽ không cần phải tìm kiếm các ứng dụng.
Cộng tác trong một màn hình
Google đang mở rộng Gmail từ một ứng dụng email thành một giải pháp cộng tác hoàn chỉnh. Nếu bạn đang sử dụng giao diện Google Trò chuyện mới, bạn sẽ thấy bốn biểu tượng mới ở bên trái chế độ xem email của mình.
Ngoài Thư thông thường, bạn cũng sẽ tìm thấy Trò chuyện, Không gian và Gặp gỡ trong đó. Liên lạc với mọi người không còn yêu cầu mở các ứng dụng chuyên dụng. Bạn có thể gửi tin nhắn nhanh qua Trò chuyện, tiến hành hội nghị truyền hình qua Meet và thiết lập không gian cộng tác.
Google Trò chuyện
Nếu bạn kích hoạt Google Trò chuyện trong Gmail, bạn sẽ có cả Trò chuyện và Phòng cho mình. Ngoài Chia sẻ tệp thông thường, Google Trò chuyện cũng tích hợp các dịch vụ khác của họ.
Ngay từ hộp trò chuyện, bạn có thể chia sẻ tệp từ Google Drive của mình, tạo cuộc họp video trên Google Meet và thậm chí đặt cuộc hẹn qua Lịch Google.
Ngoài việc nói chuyện với từng cá nhân, bạn cũng có thể tạo nhóm tại đây. Điều này làm cho nó trở nên hoàn hảo để điều phối các nhóm và các cuộc trò chuyện nhóm chung.
Google Spaces (Trước đây là Google Phòng)
Tính năng này giúp bạn tạo không gian có tổ chức cho các dự án khác nhau. Mỗi phần bạn tạo đều có phần Trò chuyện, Tệp và Nhiệm vụ riêng. Điều này đảm bảo rằng mọi thứ bạn và nhóm của bạn cần đều có thể sử dụng được.
Tab Trò chuyện đảm bảo rằng tất cả các cuộc trò chuyện liên quan đến Không gian của bạn đều ở cùng một nơi. Nó có tất cả các tính năng của Google Trò chuyện. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp, thiết lập hội nghị truyền hình hoặc thậm chí lên lịch họp trực tiếp từ công cụ này.
Nếu bạn cần chia sẻ tệp với nhóm của mình, tab Tệp sẽ cho phép bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Bạn có thể tải tệp lên từ máy tính của mình hoặc chia sẻ tài liệu từ Google Drive.
Hơn nữa, mỗi tệp sẽ giữ các quyền của nó. Khi bạn chia sẻ một tài liệu, bạn chọn xem bạn muốn nhóm của mình xem, nhận xét hay chỉnh sửa quyền.
Bạn cũng sẽ đánh giá cao rằng Google Workspace hiện mở các tài liệu Google Doc nguyên bản trong ứng dụng. Vì vậy, bạn không cần phải mở một tab hoặc cửa sổ riêng biệt để xem, nhận xét và chỉnh sửa tài liệu.
Cuối cùng, việc phân công nhiệm vụ hiện được thực hiện trực tiếp trong phần Nhiệm vụ. Tại đây, bạn có thể tạo một nhiệm vụ, bao gồm tất cả các chi tiết, đặt ngày đến hạn và đính kèm nó với một người cụ thể. Thao tác này sẽ tự động gửi nhiệm vụ tới ứng dụng Google Tasks của chính người được giao.
Giờ đây, bạn có thể tạo và chỉ định nhiều nhiệm vụ ngay lập tức. Không cần phải gửi những email dài dòng chỉ để hoàn thành công việc.
Google Meet
Google Workspace hiện bao gồm một lối tắt để tạo và tham gia các cuộc họp. Bạn sẽ thấy liên kết phòng họp khi nhấp vào Cuộc họp mới . Bạn cũng có thể gửi lời mời qua email hoặc sao chép và gửi chúng riêng lẻ.
Bắt đầu ngay bây giờ sẽ mở một cửa sổ trình duyệt mới nơi bạn có thể tiến hành cuộc họp của mình. Vì vậy, bạn sẽ không phải tải xuống hoặc cài đặt bất kỳ ứng dụng riêng biệt nào.
Bạn cũng có thể tham gia cuộc họp trực tiếp từ Google Workspace. Chọn Tham gia cuộc họp , nhập mã phòng họp và bạn sẽ tham gia.
Google Apps và hơn thế nữa
Ngay cả khi bạn đang làm việc một mình, bạn sẽ đánh giá cao Google Workspace. Tích hợp của nó với Lịch Google, Keep, Tasks và Danh bạ giúp bạn tổ chức. Bạn có thể kiểm tra lịch biểu, tạo ghi chú, xem việc cần làm và thậm chí tìm người trong Không gian làm việc của bạn.
Lịch Google
Xem và quản lý lịch trình trong ngày của bạn ngay tại đây. Bạn thậm chí có thể tạo các sự kiện mới ngay từ màn hình của mình. Điều chỉnh lịch trình của bạn thậm chí còn thuận tiện hơn.
Di chuyển cuộc họp của bạn xung quanh bằng cách kéo và thả. Bạn cũng có thể thay đổi độ dài của chúng bằng cách nắm lấy phần cuối của khối thời gian và thay đổi kích thước.
Google Keep
Ghi chú từ email của bạn cũng dễ dàng hơn nhiều với Google Keep. Khi bạn nhấp vào biểu tượng của nó, bạn sẽ thấy các ghi chú gần đây nhất của mình và một Ghi chú ... tùy chọn.
Khi bạn tạo ghi chú, ghi chú đó sẽ tự động được liên kết với email bạn đã mở. Ngay cả sau khi bạn lưu ghi chú, bạn vẫn có thể thấy email nguồn của ghi chú. Bằng cách nhấp vào nguồn, nó sẽ đưa bạn đến email đó thay vì phải tìm kiếm hộp thư đến của bạn.
Google Task
Tất cả các công việc bạn cần làm, bao gồm cả những công việc được giao cho bạn trong Google Spaces, sẽ xuất hiện ở đây. Để giúp bạn luôn ngăn nắp, bạn có thể tạo danh sách để tách các nhiệm vụ thành các phần của chúng.
Nếu bạn thêm ngày đến hạn vào công việc của mình, chúng cũng sẽ xuất hiện trong lịch của bạn. Điều này đảm bảo bạn sẽ không bỏ lỡ điều gì.
Danh sách Liên hệ của Google
Nếu bạn có điện thoại thông minh Android, bạn có thể xem tất cả các liên hệ của mình tại đây. Dễ dàng tìm kiếm mọi người và liên hệ với họ trực tiếp từ chế độ xem này.
Với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi email, trò chuyện, đặt lịch hẹn trên Lịch Google hoặc thậm chí mời họ tham gia cuộc gọi điện video. Thông qua chế độ xem Tương tác gần đây , bạn cũng có thể xem các email mới nhất của mình gửi cho họ.
Ứng dụng khác
Google cũng cho phép bạn tích hợp các ứng dụng khác thông qua thị trường Google Workspace. Nhiều ứng dụng phổ biến như Asana, Box, Slack, Trello và Zoom có sẵn tại đây.
Bất kỳ thông báo nào bạn mở trong phần tham chiếu email của mình trong các ứng dụng bạn mở. Điều này cho phép bạn liên kết các email để những người bạn đang làm việc cùng sẽ biết ngữ cảnh của thông điệp của bạn.
Điều này hoàn hảo nếu khách hàng gửi email và bạn cần chuyển email đó cho nhóm của mình. Không cần chuyển tiếp tin nhắn theo cách thủ công — chỉ cần thêm chúng vào ứng dụng cộng tác nhóm của bạn bằng một cú nhấp chuột.
Kỷ nguyên Tích hợp Mới
Google Workspace là một bộ công cụ mạnh mẽ cho phép bạn có các ứng dụng năng suất trong tầm tay. Bạn có thể hoàn thành mọi việc mà không cần rời khỏi Gmail.
Tất cả những tính năng này sẽ giúp bạn tập trung và tránh bị phân tâm khi làm việc. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và làm được nhiều việc hơn — tất cả đều miễn phí!