Nhiều nhà tiếp thị kỹ thuật số và chủ doanh nghiệp trực tuyến phải trả lời cùng một loại email nhiều lần trong ngày. Quá trình này có thể vừa quá sức vừa tốn thời gian.
Trong những tình huống như vậy, các mẫu phản hồi có thể hữu ích. Một vài bộ lọc trong Gmail cũng sẽ giúp bạn chống spam hiệu quả hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các mẫu phản hồi và bộ lọc Gmail để chống lại spam một cách hiệu quả.
Mẫu Gmail là gì và bạn có thể sử dụng chúng như thế nào?
Bạn có thể lưu các email viết sẵn vào tài khoản của mình và sử dụng lại thay vì viết lại từ đầu. Bạn có thể lưu đồng thời 50 mẫu phản hồi khác nhau bằng tài khoản Gmail. Vì vậy, việc tạo một vài mẫu chung cho đối tượng được nhắm mục tiêu sẽ làm cho giao tiếp qua email hiệu quả hơn.
Nếu bạn đã thiết lập quyền hạn trong một thị trường ngách cụ thể, bạn có thể nhận được hàng trăm email từ những người yêu cầu viết bài đăng của khách. Bạn có thể tạo một mẫu và sử dụng nó thay vì trả lời từng email một.
Đối với tình huống trên, hãy tạo một email mẫu cho mọi người biết bạn không chấp nhận bài đăng của khách. Trước khi tạo mẫu phản hồi, hãy bật cài đặt mẫu trong Gmail.
1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
2. Đi tới Cài đặt> Xem tất cả cài đặt .
3. Trong Tab nâng cao , cuộn xuống Mẫu phần.
4. Bật Mẫu .
5. Nhấp vào Lưu thay đổi .
Sau khi bật cài đặt mẫu, bước tiếp theo là tạo và lưu mẫu phản hồi.
Cách tạo Mẫu phản hồi
Làm theo các bước dưới đây để tạo mẫu phản hồi.
1. Mở tài khoản Gmail của bạn.
2. Nhấp vào Soạn để viết một tin nhắn mới.
3. Giải thích chính sách của bạn về việc không chấp nhận bài viết của khách trong email. (Hãy làm cho nó chung chung, vì vậy nó áp dụng cho bất kỳ ai yêu cầu bài đăng của khách trong bất kỳ lĩnh vực hoặc danh mục nào)
4. Khi câu trả lời của bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở dưới cùng bên phải của hộp email soạn thư.
5. Đi tới Mẫu> Lưu bản nháp làm mẫu> Lưu dưới dạng mẫu mới .
6. Lưu mẫu sau khi nhập tên vào cửa sổ bật lên. (Chọn tên mô tả ở đây, vì mẫu sẽ sử dụng cùng tên làm chủ đề cho email).
Đây là cách xác nhận rằng một mẫu đã được tạo thành công.
- Nhấp vào Soạn thư lần nữa.
- Chọn ba chấm ở dưới cùng bên phải.
- Đi tới mẫu .
Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy danh sách các mẫu đã lưu trong tài khoản Gmail của mình. Mẫu sẽ được sao chép vào soạn email khi bạn nhấp vào nó.
Nếu bạn phải trả lời hàng trăm email theo cách thủ công, quá trình này sẽ vẫn tốn thời gian, ngay cả khi bạn đã tạo một mẫu email. Đây là lúc việc sử dụng bộ lọc để tạo phản hồi tự động rất hữu ích.
Bạn có thể tạo một bộ lọc để đưa các email chứa các từ cụ thể vào thư mục spam, chẳng hạn như "bài đăng của khách", "liên kết ngược" và "chấp nhận bài viết". Bằng cách sử dụng bộ lọc này, bạn cũng có thể thiết lập phản hồi tự động cho những email spam như vậy.
Hãy xem bạn có thể làm điều đó như thế nào.
Sử dụng Mẫu để Tạo Bộ lọc Phản hồi Tự động
- Mở cùng một tài khoản Gmail có mẫu phản hồi.
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng cho cài đặt ở góc trên cùng bên phải.
- Đi tới Tất cả cài đặt> Bộ lọc và địa chỉ bị chặn .
4. Nhấp vào Tạo bộ lọc mới . (Bạn cũng có thể nhập bộ lọc hiện có được lưu trong hệ thống của mình ở định dạng .xml)
Bạn có thể lọc email dựa trên địa chỉ email, dòng chủ đề và chứa hoặc loại trừ các từ hoặc kích thước nhất định. Tiêu chí lọc phù hợp nhất để không chấp nhận các bài đăng của khách sẽ là bao gồm một vài từ liên quan chặt chẽ đến chủ đề. Hãy thêm một vài từ vào mục Bao gồm các từ tùy chọn cho bộ lọc.
5. Sau khi chỉ định tiêu chí, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc .
Tại đây, bạn sẽ phải quyết định xem mình định làm gì với email chứa thông báo phù hợp chính xác với tiêu chí của bạn.
6. Chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó) để những email này không làm lộn xộn hộp thư đến của bạn.
7. Ngoài ra, hãy kiểm tra Gửi mẫu và chọn cùng một mẫu phản hồi, Bài đăng của khách không được phép .
8. Nhấp vào Tạo bộ lọc sau các hộp kiểm.
Bây giờ bạn sẽ thấy bộ lọc mới được tạo trong danh sách bộ lọc của mình. Trong tương lai, những email có chứa các từ, "bài đăng của khách, bài đăng của khách, liên kết ngược, chấp nhận bài viết, viết cho blog, viết trên trang web" sẽ không còn đến hộp thư đến của bạn.
Ngoài ra, nó sẽ gửi mẫu phản hồi đến người gửi để trả lời email của họ. Do đó, hộp thư đến của bạn sẽ không trở nên lộn xộn và người gửi cũng không phải đợi trả lời của bạn.
Điều chỉnh Bộ lọc để Không bỏ lỡ Email Quan trọng
Sau khi bạn đã thiết lập bộ lọc, hãy theo dõi các email đã lưu trữ để đảm bảo các email liên quan đến công việc không bị lọc ra.
Bạn có thể đang lọc một email có chứa từ “chấp nhận bài đăng”, nhưng đó có thể là một khuyến mại mà bạn bỏ lỡ do bộ lọc. Bạn có thể tránh trường hợp này bằng cách đưa một vài từ như thương hiệu, ưu đãi hoặc khuyến mại vào bộ lọc Gmail của mình.
Tạo bộ lọc độc lập khi cần thiết
Bạn có thể xuất bộ lọc phản hồi mới được tạo và sau đó nhập bộ lọc đó vào tài khoản Gmail mới nếu bạn có nhiều trang web với các email liên hệ khác nhau. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải bật và tạo một mẫu phản hồi riêng cho email đó.
Tùy chọn tốt nhất để tạo bộ lọc nếu bạn định sử dụng mẫu phản hồi là tạo chúng từ đầu.
Không cho người dùng biết rằng các câu trả lời là tự động
Đừng đề cập rằng đó là một phản hồi tự động trong email của bạn. Bằng cách tránh điều này, mọi người sẽ không đánh lừa bộ lọc Gmail bằng cách bỏ qua hoặc đánh vần sai các từ mục tiêu, do đó email của họ sẽ đến được với bạn thay vì chuyển vào thư rác.
Ngoài ra, bạn nên thường xuyên kiểm tra hộp thư đến của mình và trả lời những email có thể có lợi cho bạn.
Kiểm soát Spam bằng Bộ lọc Gmail và Mẫu phản hồi
Với Bộ lọc Gmail và mẫu phản hồi chung, bạn có thể trả lời email spam mà không cần phải cuộn qua chúng. Bạn sẽ tiết kiệm cả thời gian và năng lượng của mình theo cách này. Bạn cũng nên thử nghiệm các tiện ích mở rộng của trình duyệt Gmail để cải thiện khả năng liên lạc qua email của bạn ngoài các bộ lọc Gmail.