Nhiều nhà marketing số và chủ doanh nghiệp trực tuyến phải trả lời cùng loại email nhiều lần mỗi ngày. Quy trình có thể gây choáng ngợp và tốn thời gian.
Trong tình huống đó, mẫu phản hồi (response templates) rất tiện lợi. Vài bộ lọc Gmail cũng giúp bạn hiệu quả hơn với spam.
Bài viết này chỉ cách dùng mẫu phản hồi và bộ lọc Gmail chống spam hiệu quả.
Mẫu trả lời (Templates) Gmail là gì và cách dùng?
Bạn lưu email viết sẵn vào tài khoản và dùng lại thay vì viết từ đầu. Bạn lưu được 50 mẫu phản hồi khác nhau cùng lúc với tài khoản Gmail. Vì vậy, tạo vài mẫu chung cho đối tượng mục tiêu làm giao tiếp email hiệu quả hơn.
Nếu bạn thiết lập uy tín trong ngách cụ thể, có thể nhận hàng trăm email nhờ viết bài khách (guest post). Bạn tạo mẫu và dùng thay vì trả lời từng email một.
Cho kịch bản trên, hãy tạo mẫu email nói bạn không chấp nhận bài khách. Trước khi tạo mẫu phản hồi, bật cài đặt mẫu trong Gmail.
1. Đăng nhập tài khoản Gmail.
2. Vào Cài đặt > Xem tất cả cài đặt (Settings > See all settings).
3. Tab Nâng cao (Advanced), cuộn xuống phần Mẫu (Templates).
4. Bật Mẫu (Templates).
5. Nhấn Lưu thay đổi (Save Changes).
Sau khi bật cài đặt mẫu, bước tiếp theo là tạo và lưu mẫu phản hồi.
Cách tạo mẫu phản hồi
Làm theo các bước tạo mẫu phản hồi.
1. Mở tài khoản Gmail.
2. Nhấn Soạn thư (Compose) viết Tin nhắn mới.
3. Giải thích chính sách không chấp nhận bài khách trong email. (Làm chung chung để áp dụng cho bất kỳ ai hỏi bài khách bất kỳ ngách/danh mục nào).
4. Khi phản hồi sẵn sàng, nhấn ba chấm (three dots) góc dưới phải khung soạn thư.
5. Vào Mẫu > Lưu bản nháp làm mẫu > Lưu làm mẫu mới (Templates > Save draft as template > Save as new template).
6. Lưu mẫu sau khi nhập tên trong cửa sổ bật lên. (Chọn tên mô tả, vì mẫu sẽ dùng cùng tên làm chủ đề email).
Cách xác nhận mẫu tạo thành công:
- Nhấn Soạn thư (Compose) lại.
- Chọn ba chấm góc dưới phải.
- Vào mẫu (templates).
Đây là nơi bạn tìm danh sách mẫu đã lưu trong tài khoản Gmail. Mẫu sẽ được sao chép vào khung soạn thư (compose email) khi bạn nhấn vào nó.
Nếu phải thủ công trả lời hàng trăm email, quy trình vẫn tốn thời gian, ngay cả khi đã tạo mẫu email. Đây là lúc dùng bộ lọc tạo phản hồi tự động phát huy tác dụng.
Bạn tạo bộ lọc đưa email chứa từ cụ thể vào thư mục Spam, như "guest post" (bài khách), "backlink", "accept article" (chấp nhận bài viết). Dùng bộ lọc này, bạn cũng thiết lập phản hồi tự động cho email spam đó.
Dùng mẫu tạo bộ lọc phản hồi tự động
- Mở cùng tài khoản Gmail có mẫu phản hồi.
- Nhấn biểu tượng bánh răng (gear icon) cài đặt góc trên phải.
- Vào Tất cả cài đặt > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (All Settings > Filters and blocked addresses).
4. Nhấn Tạo bộ lọc mới (Create a new filter). (Có thể nhập bộ lọc hiện có lưu trong hệ thống dạng .xml)
Bạn lọc email dựa trên địa chỉ email, dòng chủ đề, chứa hoặc loại trừ từ/ kích thước cụ thể. Tiêu chí bộ lọc phù hợp nhất cho không chấp nhận bài khách là bao gồm vài từ liên quan chặt chẽ. Hãy thêm vài từ vào tùy chọn Chứa từ (Include the words) cho bộ lọc.
5. Sau khi chỉ định tiêu chí, nhấn Tạo bộ lọc (Create filter).
Ở đây, bạn quyết định làm gì với email chứa thông điệp khớp chính xác tiêu chí.
6. Tích ô Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ) (Skip the Inbox - Archive it) để email này không lộn xộn hộp thư đến.
7. Cũng tích ô Gửi mẫu (Send template) và chọn cùng mẫu phản hồi, Không chấp nhận bài khách (Guest Post Not Allowed).
8. Nhấn Tạo bộ lọc (Create Filter) sau khi tích ô.
Bây giờ bạn thấy bộ lọc mới tạo trong danh sách bộ lọc. Tương lai, email chứa từ "guest post, guest post, backlink, accept the article, write for a blog, write on the website" không còn đến hộp thư đến.
Thêm vào đó, nó gửi mẫu phản hồi đến người gửi để phản hồi email của họ. Như vậy, hộp thư đến không lộn xộn, và người gửi không phải chờ đợi phản hồi.
Điều chỉnh bộ lọc để không bỏ lỡ email quan trọng
Sau khi thiết lập bộ lọc, hãy theo dõi email đã lưu trữ để chắc chắn email liên quan kinh doanh không bị lọc nhầm.
Bạn có thể lọc email chứa từ "accept post" (chấp nhận bài), nhưng đó có thể là ưu đãi khuyến mãi bạn bỏ lỡ vì bộ lọc. Tránh kịch bản này bằng cách thêm từ như "thương hiệu" (brand), "thương vụ" (deal), "khuyến mãi" (promotion) vào bộ lọc Gmail.
Tạo bộ lọc độc lập khi cần
Bạn có thể xuất bộ lọc phản hồi mới tạo và nhập vào tài khoản Gmail mới nếu có nhiều trang web với email liên hệ khác nhau. Tuy nhiên, cần bật và tạo mẫu phản hồi riêng cho email đó.
Lựa chọn tốt nhất tạo bộ lọc nếu dùng mẫu phản hồi là tạo từ đầu.
Đừng để người dùng biết phản hồi là tự động
Đừng nhắc đây là phản hồi tự động trong email. Tránh điều này, người ta không lừa bộ lọc Gmail bằng cách bỏ qua hoặc viết sai từ khóa mục tiêu, nên email đến bạn thay vì vào spam.
Cũng tốt nếu thường xuyên kiểm tra hộp thư đến và phản hồi email có lợi cho bạn.
Kiểm soát Spam với Bộ lọc và Mẫu phản hồi Gmail
Với Bộ lọc Gmail và mẫu phản hồi chung, bạn phản hồi email spam không phải lướt qua chúng. Bạn tiết kiệm cả thời gian và năng lượng. Bạn cũng nên thử tiện ích trình duyệt Gmail cải thiện giao tiếp email bên cạnh bộ lọc Gmail.