Thực sự dễ dàng tải xuống bản sao dữ liệu Gmail của bạn nhờ Google Takeout. Tuy nhiên, Google cung cấp cho bạn một tệp MBOX và bạn có thể làm gì với tệp đó? Trên thực tế, bạn có thể làm được rất nhiều điều. Nó lý tưởng để giữ một bản sao lưu ngoại tuyến hoặc chuyển tất cả các email của bạn sang một dịch vụ email mới hoặc tài khoản Gmail.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Takeout, cách tạo bản sao lưu ngoại tuyến bằng Thunderbird và cách di chuyển dữ liệu Gmail của bạn sang dịch vụ email mới.
Bước 1:Tải xuống dữ liệu Gmail của bạn bằng Google Takeout
Trước tiên, bạn cần tải xuống bản xuất dữ liệu Gmail của mình từ Google Takeout.
Theo mặc định, tất cả dữ liệu dịch vụ Google của bạn sẽ được chọn, vì vậy, dữ liệu này bao gồm những thứ như Chrome và Drive. Nếu bạn chỉ muốn có Gmail, hãy nhấp vào Bỏ chọn tất cả ở đầu danh sách. Cuộn xuống Thư và đánh dấu vào ô.
Bạn sẽ thấy định dạng MBOX đã được chọn. Bạn có thể nhấp vào đây, nhưng bạn không thể thay đổi định dạng cho Thư, mặc dù bạn có thể làm cho các dịch vụ khác của Google.
Theo mặc định, tất cả thư Gmail của bạn từ tất cả các danh mục của bạn sẽ được bao gồm. Nếu bạn muốn điều chỉnh điều này, hãy nhấp vào Bao gồm tất cả dữ liệu Thư , xóa dấu kiểm khỏi Bao gồm tất cả thư trong Thư , chọn các thư mục bạn muốn, sau đó nhấp vào OK .
Cuộn xuống và nhấp vào Tiếp theo . Tại đây, bạn có thể chọn Phương thức giao hàng của mình , Tần suất và Loại &kích thước tệp . Bạn có thể để mọi thứ như mặc định, nhưng hãy thay đổi chúng nếu bạn muốn. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Tạo bản xuất .
Quá trình xuất của bạn sẽ được xử lý. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi nó sẵn sàng. Nếu bạn chỉ bao gồm Thư trong quá trình xuất, sẽ không mất quá nhiều thời gian --- chỉ cần đợi trên trang cho đến khi hoàn tất. Khi có, hãy nhấp vào Tải xuống .
Mở tệp nén trên máy tính của bạn và xuất nó. Tệp MBOX cần thiết nằm trong Takeout> Mail thư mục.
Bước 2:Nhập MBOX trong Gmail của bạn vào Thunderbird
Bạn có thể nhập dữ liệu Gmail của mình vào bất kỳ ứng dụng email nào hỗ trợ MBOX. Bạn cũng có thể sử dụng một tiện ích như Windows MBox Viewer.
Nếu bạn sử dụng máy Mac, bạn có thể nhập tệp MBOX vào ứng dụng Thư của máy Mac bằng cách nhấp vào Tệp> Nhập hộp thư . Nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook, trước tiên bạn sẽ phải chuyển đổi tệp MBOX sang một định dạng khác mà Outlook hỗ trợ --- Outlook không có cách nhập tệp MBOX gốc.
Đối với các bước chi tiết của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng Mozilla Thunderbird vì nó miễn phí, mã nguồn mở và hỗ trợ các tệp MBOX nguyên bản. Nó cũng chạy trên Windows, Mac và Linux.
Vì vậy, hãy cài đặt Thunderbird trên máy tính của bạn và mở nó.
Làm theo trình hướng dẫn để thêm bất kỳ tài khoản email nào vào Thunderbird. Bạn không cần phải thực sự sử dụng tài khoản email cho bất cứ điều gì; điều này sẽ chỉ đảm bảo Thunderbird được thiết lập đúng cách cho email.
Đóng Thunderbird sau khi thêm tài khoản email. Bây giờ bạn cần điều hướng đến một thư mục Thunderbird cụ thể trên File Explorer để bạn có thể đặt MBOX Gmail của mình vào đó. Đây là cách thực hiện điều đó.
Nhấn phím Windows + R để mở Run, nhập % appdata% \ Thunderbird \ Profiles \
Sau đó nhấp vào OK .
Thao tác này sẽ mở File Explorer. Bạn sẽ thấy một thư mục trong đây có tên là xxxxxxxx.default , nơi x là tám ký tự ngẫu nhiên. Điều hướng bên trong thư mục này, sau đó đi tới Thư> Thư mục cục bộ .
Lấy tệp MBOX bạn đã tải xuống trước đó và đặt nó trong Thư mục cục bộ thư mục. Bạn có thể nhấp chuột trái và kéo tệp qua giữa các cửa sổ đang mở hoặc sử dụng sao chép ( Ctrl + C ) và dán ( Ctrl + V ).
Chạy lại Thunderbird. Nội dung đã tải xuống trong tài khoản Gmail của bạn sẽ xuất hiện trong Thư mục cục bộ trong Thunderbird.
Bước 3:Sử dụng Thunderbird làm Kho lưu trữ Ngoại tuyến
Thunderbird hiện cung cấp một cách ngoại tuyến để đọc email đã tải xuống của bạn. Bạn có thể duyệt qua nó, đọc thư, tìm kiếm, lấy tệp đính kèm --- bất cứ điều gì bạn có thể làm với Gmail trực tuyến.
Đây là một giải pháp sao lưu tuyệt vời mang lại sự an tâm. Bạn có thể lưu trữ bản sao lưu ngoại tuyến tài khoản Gmail của mình ở định dạng MBOX trên ổ cứng ngoài hoặc USB ở đâu đó, cùng với tất cả các tệp sao lưu quan trọng khác của bạn. Tất nhiên, bạn sẽ muốn thường xuyên tải xuống tệp sao lưu MBOX mới nếu bạn vẫn đang sử dụng Gmail, chỉ để giữ cho các bản sao lưu của bạn được cập nhật.
Cho dù bạn mất quyền truy cập vào tài khoản Gmail của mình, Google tắt Gmail hoặc toàn bộ Internet bị sập, bạn sẽ luôn có cách để truy cập vào kho lưu trữ email của mình.
Nhập email của bạn vào một dịch vụ email khác
Bạn cũng có thể sử dụng bản sao ngoại tuyến của Gmail để nhập dữ liệu Gmail của mình vào các tài khoản email khác. Thủ thuật này chỉ yêu cầu các dịch vụ email hỗ trợ IMAP để bạn có thể truy cập nó từ Thunderbird. Giao thức POP3 cũ sẽ không hoạt động, chúng tôi cần IMAP.
Đây là hướng dẫn của chúng tôi về sự khác biệt giữa IMAP và POP3 nếu bạn muốn giải thích điều đó.
Với thủ thuật này, bạn có thể nhập email của mình vào một tài khoản Gmail khác, chuyển chúng sang tài khoản Microsoft Outlook.com, thêm chúng vào tài khoản Yahoo! Tài khoản thư hoặc nhập chúng vào bất kỳ dịch vụ hỗ trợ IMAP nào khác. Điều này hữu ích nếu bạn muốn chuyển sang một dịch vụ khác và bỏ lại Gmail hoặc nếu bạn đã quyết định chỉ muốn một địa chỉ Gmail mới làm tài khoản Google chính của mình.
Để thực hiện việc này, bạn cần thêm tài khoản email khác vào Thunderbird. Trên ngăn bên trái, nhấp vào địa chỉ email cấp cao nhất để chuyển đến phần tổng quan về Thunderbird. Từ đây, bên dưới Tài khoản> Thiết lập tài khoản , nhấp vào Email .
Nhập chi tiết tài khoản thư của bạn. Thunderbird sẽ cố gắng tự động tải xuống thông tin máy chủ thích hợp để bạn không phải định cấu hình thủ công mà nhấp vào Cấu hình thủ công để kiểm tra các chi tiết. Đảm bảo Đến tùy chọn máy chủ được đặt thành IMAP.
Thunderbird có thể không tự động phát hiện cấu hình dịch vụ email của bạn, vì vậy bạn có thể cần phải tra cứu tên máy chủ IMAP, cổng và cấu hình SSL của dịch vụ email của mình. Tham khảo tài liệu trợ giúp của nhà cung cấp của bạn nếu trường hợp này xảy ra.
Khi bạn đã thiết lập xong tài khoản email của mình, nó sẽ xuất hiện trong thanh bên của Thunderbird. Bạn có thể kéo và thả email giữa bản sao lưu Gmail cục bộ và tài khoản IMAP. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể di chuyển tất cả các email từ tệp MBOX của mình đến một nơi nào đó trong tài khoản IMAP khác. Thunderbird sẽ tải chúng lên và chúng sẽ xuất hiện trong tài khoản mới của bạn.
Thủ thuật này tận dụng cách thức hoạt động của IMAP, vì nó cho phép bạn tải lên các tin nhắn và di chuyển chúng xung quanh. Dịch vụ email khác không cần biết bất cứ điều gì về tệp MBOX hoặc Gmail; nó chỉ phải hỗ trợ IMAP.
Bạn cũng có thể nhập Gmail của mình vào một tài khoản khác mà không cần sử dụng tệp MBOX đã tải xuống. Chỉ cần thêm cả hai tài khoản email vào Thunderbird, sau đó kéo và thả thư giữa chúng. Ví dụ khác, đây là cách thiết lập Gmail trong Microsoft Outlook.
Ứng dụng Email Miễn phí Tốt nhất
Đó là mọi thứ bạn cần biết về cách lấy kho lưu trữ dữ liệu Gmail của bạn và cách đọc tệp MBOX một cách dễ dàng.
Chúng tôi đã sử dụng Thunderbird miễn phí làm ứng dụng email ở đây, nhưng nó không phải là ứng dụng duy nhất. Dưới đây là các ứng dụng email miễn phí tốt nhất được chúng tôi đề xuất cho máy tính của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể muốn biết cách xuất email từ Outlook.