Việc tải xuống bản sao dữ liệu Gmail rất dễ dàng nhờ Google Takeout. Tuy nhiên, Google cung cấp tệp MBOX, và bạn có thể làm gì với tệp này? Thực tế, bạn có thể làm rất nhiều điều. Định dạng này lý tưởng để lưu trữ bản sao ngoại tuyến hoặc di chuyển toàn bộ email sang dịch vụ email mới hoặc tài khoản Gmail khác.
Bước 1: Tải Dữ Liệu Gmail Với Google Takeout
Trước tiên, bạn cần tải xuất dữ liệu Gmail từ Google Takeout.
Mặc định, dữ liệu của tất cả dịch vụ Google sẽ được chọn, bao gồm cả Chrome và Drive. Nếu bạn chỉ muốn Gmail, hãy nhấp vào Bỏ chọn tất cả (Deselect all) ở đầu danh sách. Cuộn xuống Thư (Mail) và tích vào ô.
Bạn sẽ thấy Định dạng MBOX đã được chọn. Bạn có thể nhấp vào đây, nhưng không thể thay đổi định dạng cho Thư, dù có thể thay đổi cho các dịch vụ Google khác.
Mặc định, tất cả tin nhắn Gmail từ mọi danh mục sẽ được bao gồm. Nếu muốn điều chỉnh, nhấp vào Tất cả dữ liệu Thư đã bao gồm (All Mail data included), bỏ tích Bao gồm tất cả tin nhắn trong Thư (Include all messages in Mail), chọn các thư mục mong muốn, sau đó nhấp OK.
Cuộn xuống và nhấp Tiếp theo (Next). Tại đây bạn có thể chọn Phương thức giao hàng (Delivery method), Tần suất (Frequency), và Loại tệp & kích thước (File type & size). Bạn có thể để mặc định, nhưng hãy thay đổi nếu cần. Khi sẵn sàng, nhấp Tạo xuất (Create export).
Quá trình xuất sẽ được xử lý. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi hoàn tất. Nếu bạn chỉ bao gồm Thư trong xuất, quá trình sẽ không mất quá nhiều thời gian — chỉ cần chờ trên trang cho đến khi xong. Khi hoàn tất, nhấp Tải xuống (Download).
Mở tệp nén trên máy tính và giải nén. Tệp MBOX cần thiết nằm trong thư mục Takeout > Mail.
Bước 2: Nhập Tệp MBOX Gmail Vào Thunderbird
Bạn có thể nhập dữ liệu Gmail vào bất kỳ ứng dụng email nào hỗ trợ MBOX. Bạn cũng có thể sử dụng tiện ích như Windows MBox Viewer.
Nếu dùng Mac, bạn có thể nhập tệp MBOX vào ứng dụng Mail của Mac bằng cách nhấp Tệp > Nhập Hộp Thư (File > Import Mailboxes). Nếu dùng Microsoft Outlook, bạn phải chuyển đổi tệp MBOX sang định dạng khác mà Outlook hỗ trợ — Outlook không có cách gốc để nhập MBOX.
Đối với hướng dẫn chi tiết này, chúng tôi sẽ sử dụng Mozilla Thunderbird vì nó miễn phí, mã nguồn mở, và hỗ trợ MBOX gốc. Nó cũng chạy trên Windows, Mac, và Linux.
Vì vậy, hãy cài đặt Thunderbird trên máy tính và mở nó.
Làm theo trình hướng dẫn để thêm bất kỳ tài khoản email nào vào Thunderbird. Bạn không cần thực sự sử dụng tài khoản email này; điều này chỉ đảm bảo Thunderbird được thiết lập đúng cho email.
Đóng Thunderbird sau khi thêm tài khoản email. Bây giờ bạn cần điều hướng đến một thư mục Thunderbird cụ thể trên File Explorer để đặt tệp MBOX Gmail vào đó. Cách thực hiện như sau.
Nhấn Phím Windows + R để mở Run, nhập %appdata%\Thunderbird\Profiles\
Sau đó nhấp OK.
Điều này sẽ mở File Explorer. Bạn sẽ thấy một thư mục tên xxxxxxxx.default, trong đó x là tám ký tự ngẫu nhiên. Điều hướng vào thư mục này rồi vào Mail > Local Folders.
Lấy tệp MBOX bạn đã tải về trước đó và đặt nó vào thư mục Local Folders. Bạn có thể kéo thả tệp giữa các cửa sổ mở hoặc dùng sao chép (Ctrl + C) và dán (Ctrl + V).
Chạy Thunderbird lại. Nội dung đã tải xuống của tài khoản Gmail sẽ xuất hiện dưới Local Folders trong Thunderbird.
Bước 3: Sử Dụng Thunderbird Làm Kho Lưu Trữ Ngoại Tuyến
Thunderbird hiện cung cấp cách đọc email ngoại tuyến. Bạn có thể duyệt qua, đọc tin nhắn, tìm kiếm, lấy tệp đính kèm — mọi thứ bạn làm được với Gmail trực tuyến.
Đây là giải pháp sao lưu tuyệt vời mang lại sự an tâm. Bạn có thể lưu trữ bản sao ngoại tuyến của tài khoản Gmail ở định dạng MBOX trên ổ cứng ngoài hoặc USB, cùng với các tệp sao lưu quan trọng khác. Tất nhiên, bạn sẽ muốn tải xuống tệp sao lưu MBOX mới thường xuyên nếu vẫn dùng Gmail, để giữ sao lưu cập nhật.
Dù bạn mất quyền truy cập tài khoản Gmail, Google đóng cửa Gmail, hay toàn bộ internet sập, bạn vẫn luôn có cách truy cập kho lưu trữ email.
Nhập Email Vào Dịch Vụ Email Khác
Bạn cũng có thể dùng bản sao ngoại tuyến của Gmail để nhập dữ liệu Gmail vào các tài khoản email khác. Mẹo này chỉ yêu cầu dịch vụ email hỗ trợ IMAP để truy cập từ Thunderbird. Giao thức POP3 cũ sẽ không hoạt động, chúng ta cần IMAP.
Dưới đây là hướng dẫn về sự khác biệt giữa IMAP và POP3 nếu bạn muốn hiểu rõ.
Với mẹo này, bạn có thể nhập email vào tài khoản Gmail khác, chuyển sang tài khoản Microsoft Outlook.com, thêm vào tài khoản Yahoo! Mail, hoặc nhập vào bất kỳ dịch vụ nào hỗ trợ IMAP. Điều này hữu ích nếu bạn muốn chuyển sang dịch vụ khác và bỏ Gmail, hoặc nếu bạn quyết định dùng địa chỉ Gmail mới làm tài khoản Google chính.
Để làm điều này, bạn cần thêm tài khoản email khác vào Thunderbird. Trên ngăn bên trái, nhấp vào địa chỉ email cấp cao nhất (top level email address) để vào phần tổng quan Thunderbird. Từ đây, dưới Tài khoản > Thiết lập tài khoản (Accounts > Set up an account), nhấp Email.
Nhập chi tiết tài khoản thư. Thunderbird sẽ cố gắng tự động tải thông tin máy chủ phù hợp để bạn không phải cấu hình thủ công, nhưng hãy nhấp Cấu hình thủ công (Manual config) để kiểm tra chi tiết. Đảm bảo tùy chọn máy chủ Nhận (Incoming) được đặt là IMAP.
Thunderbird có thể không tự động phát hiện cấu hình dịch vụ email của bạn, vì vậy bạn có thể cần tra cứu hostname IMAP, cổng, và cấu hình SSL của dịch vụ email. Tham khảo tài liệu hỗ trợ của nhà cung cấp nếu cần.
Sau khi thiết lập tài khoản email, nó sẽ xuất hiện trong thanh bên Thunderbird. Bạn có thể kéo thả email giữa bản sao Gmail cục bộ và tài khoản IMAP. Thực tế, bạn thậm chí có thể di chuyển tất cả email từ tệp MBOX đến vị trí nào đó trong tài khoản IMAP khác. Thunderbird sẽ tải chúng lên và chúng sẽ xuất hiện trong tài khoản mới.
Mẹo này tận dụng cách thức hoạt động của IMAP, cho phép bạn tải lên tin nhắn và di chuyển chúng. Dịch vụ email khác không cần biết gì về tệp MBOX hay Gmail; nó chỉ cần hỗ trợ IMAP.
Bạn cũng có thể nhập Gmail vào tài khoản khác mà không dùng tệp MBOX đã tải. Chỉ cần thêm cả hai tài khoản email vào Thunderbird, sau đó kéo thả tin nhắn giữa chúng. Để có ví dụ khác, đây là cách thiết lập Gmail trong Microsoft Outlook.
Các Ứng Dụng Email Miễn Phí Tốt Nhất
Đó là tất cả bạn cần biết về cách lấy kho dữ liệu Gmail và cách đọc tệp MBOX dễ dàng.
Chúng tôi dùng Thunderbird miễn phí làm ứng dụng email ở đây, nhưng nó không phải là lựa chọn duy nhất. Dưới đây là các ứng dụng email miễn phí được khuyên dùng cho máy tính của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể quan tâm đến cách xuất email từ Outlook.