Đôi khi bạn muốn gửi email mật chỉ dành cho người nhận. Dù không làm email thực sự an toàn tuyệt đối, Gmail và Outlook đều cung cấp cách ngăn email bị chuyển tiếp.
Tất nhiên, ai đó có thể chụp màn hình (screenshot) chia sẻ, nhưng dùng tính năng ngăn chuyển tiếp của Gmail/Outlook là hàng rào phòng thủ đầu tiên đơn giản. Cách dùng như sau.
Cách ngăn Email bị chuyển tiếp trong Gmail
Gmail có tính năng Chế độ mật (Confidential Mode) vô hiệu hóa chuyển tiếp, sao chép, in, tải xuống cho người nhận – nếu họ dùng Gmail. Người không dùng Gmail nhận email chứa link đặc biệt mở trên trình duyệt – kín đáo hơn đọc inline trên Gmail, nhưng vẫn hiệu quả.
Có thể đặt ngày hết hạn (expiry date) cho email và khóa bằng mã OTP qua SMS.
Cách dùng Confidential Mode trên Gmail:
- Soạn email.
- Nhấp nút Chế độ mật (Confidential Mode) thanh công cụ dưới. Biểu tượng ổ khóa và đồng hồ.
- Cửa sổ hiện ra: dùng menu thả xuống Đặt ngày hết hạn (Set Expiry) chọn ngày hết hạn. Bắt buộc đặt ngày hết hạn – nếu không lo email ở lại hộp thư, đặt tối đa 5 năm.
- Chọn tùy chọn mã: Không mã SMS (No SMS passcode) = không bảo vệ thêm. Mã SMS (SMS passcode) = nhập số điện thoại người nhận để họ nhận OTP qua SMS.
- Nhấp Lưu (Save). Thông báo dưới email cho biết bạn gửi email mật. Muốn đổi: nhấp Chỉnh sửa (Edit). Muốn bỏ: nhấp X.
- Soạn tiếp nội dung email bình thường → nhấp Gửi.
Cách ngăn Email bị chuyển tiếp trong Outlook
Outlook (cả web và desktop) cho gửi email mã hóa, nhưng rào cản cao hơn Gmail rất nhiều. Dành cho người dùng doanh nghiệp. Cần chứng chỉ mã hóa S/MIME hoặc giấy phép Office 365 Enterprise. Cách lấy S/MIME ngoài phạm vi bài viết, xem trang hỗ trợ Microsoft.
Nếu đã thiết lập mã hóa email trong Outlook, bạn gửi thư chỉ người nhận dự định mới mở được – do đó không thể chuyển tiếp.
Cách làm trên Outlook Desktop:
- Soạn email.
- Nhấp tab Tùy chọn (Options).
- Menu thả xuống chọn Không chuyển tiếp (Do Not Forward).
- Nếu đổi ý trước khi gửi, nhấp Gỡ mã hóa (Remove encryption).
Trên Outlook Web:
- Soạn email.
- Chọn biểu tượng ba chấm ngang (three horizontal dots) → Tùy chọn tin nhắn (Message options).
- Nhấp Mã hóa tin nhắn này (S/MIME) (Encrypt this message).
Giữ Email an toàn và được mã hóa
Nhớ: không tồn tại email chỉ một người thấy. Người nhận có thể phân phối cách khác: chụp màn hình, gõ lại thủ công. Nếu ai thực sự muốn chuyển tiếp email bạn, họ sẽ tìm cách. Nhưng các phương pháp trên là hàng rào bảo vệ đầu tiên tốt.
Tuy nhiên, nếu bảo mật email cực kỳ quan trọng, cân nhắc dùng nhà cung cấp email ưu tiên bảo mật. ProtonMail là ví dụ nổi tiếng, nhưng còn nhiều dịch vụ khác giữ an toàn dữ liệu, tin nhắn của bạn.