Nhiều máy chủ email ngăn chặn việc gửi (hoặc người nhận nhận) file dung lượng lớn vượt quá giới hạn cho phép. Khi gặp vấn đề này, hầu hết người dùng không biết cách gửi file lớn qua email. Để gửi file lớn, bạn có thể tải đính kèm lên lưu trữ đám mây để lấy liên kết gửi cho người nhận, hoặc sử dụng dịch vụ chia sẻ file.
Dù chọn phương pháp nào, về lâu dài bạn sẽ không bị giới hạn bởi dung lượng và cũng giảm được sự lộn xộn trong hộp thư đến. Dưới đây là những cách dễ dàng để gửi file lớn miễn phí.
1. Google Drive: Sử dụng với Gmail
Với Gmail, bạn có thể gửi đính kèm tối đa 25MB và nhận file lên đến 50MB. Việc sử dụng Google Drive tích hợp sẵn để gửi file lớn là lẽ當然. Mở tài khoản Gmail và nhấn nút Soạn thư (Compose). Nhấn biểu tượng Google Drive ở góc dưới cùng của cửa sổ soạn thư.
Cửa sổ Chèn file bằng Google Drive hiện ra. Chọn file muốn đính kèm. Ở cuối trang, quyết định cách gửi file:
- Liên kết Drive hoạt động cho mọi file lưu trong Drive, bao gồm file tạo từ Google Docs, Sheets, Slides, Forms.
- Đính kèm chỉ hoạt động cho file không được tạo bằng Docs, Sheets, Slides.
Sau đó nhấn Chèn (Insert).
Gmail kiểm tra xem người nhận có quyền truy cập file không. Nếu không, sẽ nhắc bạn thay đổi cài đặt chia sẻ của file trên Drive trước khi gửi. Bạn có thể đặt quyền để ngăn chặn lạm dụng và chỉ gửi cho người nhận được chọn.
2. OneDrive: Dành cho Outlook và Outlook.com
Khi bạn cố gắng đính kèm một hoặc nhiều file vượt quá 33MB, Outlook.com sẽ nhắc tải file lên tài khoản OneDrive. Nếu làm theo, file được tải lên thư mục Email attachments (Đính kèm email) trên OneDrive. Người nhận sẽ nhận được liên kết đến file thay vì file thực tế. Bạn cũng có thể chia sẻ file từ OneDrive với giới hạn 2GB.
Sau khi tải lên, chọn xem người nhận có thể chỉnh sửa hay chỉ xem. Chọn Thay đổi quyền限 (Change permissions) và quyết định xử lý file vừa chia sẻ. Có hai lựa chọn:
- Người nhận có thể xem: Người khác có thể sao chép hoặc tải file mà không cần đăng nhập.
- Người nhận có thể chỉnh sửa: Người khác có thể chỉnh sửa, thêm hoặc xóa file trong thư mục chia sẻ.
Đọc thêm: Cách lưu email thành PDF trong Outlook
3. Dropbox: Tích hợp với Gmail
Nếu bạn dùng Dropbox, tiện ích Dropbox cho Gmail trên Chrome cho phép gửi, xem trước file và liên kết mà không rời cửa sổ Gmail. Tiện ích thêm biểu tượng Dropbox vào cửa sổ soạn thư. Nhấn Biểu tượng Dropbox và chọn file từ tài khoản Dropbox. Một liên kết được đính kèm thay vì file trong email.
Với tài khoản Dropbox miễn phí, giới hạn kích thước file tối đa là 2GB. Nếu truyền file thất bại, có thể do liên kết chia sẻ tạo lượng traffic lớn hoặc vượt quá giới hạn băng thông/tải xuống. Xem trang giới hạn băng thông Dropbox để biết chi tiết.
4. iCloud Mail Drop: Sử dụng với Apple Mail
Để gửi file lớn qua email, bạn có thể dùng tính năng iCloud Mail Drop. Khi gửi email lớn hơn 20MB, Mail Drop tự động kích hoạt. Thay vì gửi qua máy chủ email Apple, nó tải file lên iCloud và đăng liên kết hoặc bản xem trước cho người nhận. Liên kết tạm thời và hết hạn sau 30 ngày.
Nếu người nhận cũng dùng macOS 10.10 trở lên, đính kèm được tải xuống tự động ở nền. Nếu gửi đến nhà cung cấp email khác, thông báo chứa ngày hết hạn và liên kết Nhấn để tải xuống (Click to Download).
Với Mail Drop, bạn có thể gửi file lên đến 5GB. Gửi từ Apple Mail, ứng dụng Mail trên iOS, và iCloud.com trên Mac/PC. Mail Drop hỗ trợ mọi loại file và đính kèm không tính vào dung lượng iCloud. Xem trang giới hạn Mail Drop của Apple để biết thêm.
5. WeTransfer: Gửi file lớn không giới hạn nhanh chóng
WeTransfer là lựa chọn tuyệt vời để gửi file trực tuyến. Miễn phí, không cần tài khoản, bạn gửi được file lên đến 2GB; không giới hạn số lần sử dụng. Có thể gửi trực tiếp qua email hoặc tạo liên kết chia sẻ nơi khác.
Truy cập trang web, nhấn biểu tượng cộng, chọn file, điền thông tin, nhấn Chuyển (Transfer). Hoặc nhấn ba chấm chọn Lấy liên kết chuyển (Get transfer link). File tự động hết hạn sau một tuần.
Có thể đăng ký WeTransfer Pro với $12/tháng để tải file lên đến 200GB, bảo vệ mật khẩu, tùy chỉnh trang chia sẻ, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên gói miễn phí hào phóng thường đã đủ nhu cầu.
6. pCloud Transfer: Chuyển file mã hóa đơn giản
pCloud Transfer là một phần của pCloud Storage cho phép gửi file lớn miễn phí không cần đăng ký. Truy cập trang pCloud Transfer và thêm file bằng tùy chọn Nhấn đây để thêm file.
Bạn có thể gửi email file lớn lên đến 5GB, mỗi file không vượt quá 200MB. Nhấn tùy chọn Mã hóa file của bạn (Encrypt Your Files) và đặt mật khẩu. pCloud sẽ không gửi mật khẩu cho người nhận thay bạn. Có thể chia sẻ với 10 người nhận cùng lúc. Nhập email vào trường Gửi đến (Send to), thêm tin nhắn tùy chọn, nhấn Gửi file (Send Files). Người nhận nhận được liên kết email sau vài giờ. Liên kết có hiệu lực 7 ngày. Bạn nhận được nhắc nhở 1 ngày trước khi hết hạn.
7. DropSend: Gửi file lớn từ mọi thiết bị
DropSend cho phép nhanh chóng gửi file lớn như video từ trang chủ mà không cần đăng ký. Nhập email người nhận và email của bạn, duyệt đến vị trí file, nhấn nút Gửi file của bạn (Send Your File).
Trước khi gửi, hãy hoàn tất quy trình xác minh. Gói miễn phí cho giới hạn file tối đa 4GB và 5 lần gửi/tháng. Liên kết có hiệu lực 7 ngày. Gói cao cấp tăng giới hạn lên 8GB với 15-45 lần gửi/tháng. Không giới hạn lượt tải xuống, có thể chỉ định thời hạn liên kết từ 1-14 ngày. DropSend dùng bảo mật AES 256-bit.
Gói trả phí cũng cung cấp DropSend Direct - công cụ kéo thả tải lên cho Mac/PC. Cũng có plugin Outlook và ứng dụng di động Android/iOS.
8. SendThisFile: Chuyển dữ liệu mã hóa end-to-end
SendThisFile là dịch vụ chia sẻ file khác biệt. Nó giới hạn số lần truyền chứ không giới hạn dung lượng file riêng lẻ. Tạo tài khoản miễn phí, nhấn Gửi file (Send Files) để bắt đầu tải lên. Nhập email người nhận và nhấn Gửi. Gói miễn phí cho phép gửi file lên đến 2GB với truyền file không giới hạn.
Gói cao cấp bắt đầu từ 25GB truyền file mã hóa, hiệu lực 6 ngày. Bao gồm plugin Outlook, tải xuống bảo vệ mật khẩu, nhúng file trên web với kiểm soát truy cập. Tất cả gói bao gồm mã hóa AES-256 và TLS 128-bit cho truyền tải end-to-end.
Cảnh giác: Đừng mở đính kèm email lạ
Khi gửi file lớn qua email, luôn nên dựa vào công cụ lưu trữ đám mây và truyền tải chuyên biệt, an toàn. Các dịch vụ trên là những cách tốt nhất để gửi file lớn không gặp vấn đề. Thêm vào đó, cho sử dụng cơ bản, chúng đều miễn phí.
Ngoài ra, trong khi bài viết tập trung vào gửi đính kèm, hãy cẩn trọng khi nhận chúng. Bạn chắc chắn biết không mở đính kèm từ người không tin cậy. Điều tương tự đúng cho bất kỳ file hoặc liên kết nào nhận được từ các dịch vụ trên.