Việc phân tách và sắp xếp hộp thư đến Gmail của bạn là rất tốt, nhưng nó đòi hỏi đầu vào của bạn và do đó, bạn phải dành thời gian và sự chú ý. Khi bạn không còn chút thời gian nào, đã đến lúc tự hỏi bản thân những câu hỏi hóc búa. Bạn có thể ủy quyền những tác vụ nào cho Gmail? Làm cách nào để giữ hộp thư đến của bạn không vượt quá tầm kiểm soát?
Chiến lược email mà chúng ta sẽ khám phá hôm nay liên quan đến việc tạo bốn loại bộ lọc cơ bản trong Gmail. Bằng cách này, bạn có thể bỏ qua phần lớn tiếng ồn và sau đó xử lý hàng loạt chúng một cách dễ dàng, chẳng hạn như vài ngày một lần.
Cách tạo Bộ lọc Gmail
Bằng cách tạo bộ lọc email, bạn đang thiết lập một bộ quy tắc sẽ cho hộp thư đến của bạn biết cách nó xử lý một email nhất định.
Để tạo bộ lọc trong Gmail, hãy nhấp vào bánh răng biểu tượng bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn. Nhấn vào Xem tất cả cài đặt để được đưa đến cài đặt tài khoản Gmail của bạn. Chọn Bộ lọc và địa chỉ bị chặn tab.
Tiếp theo, nhấp vào Tạo bộ lọc mới để tạo một bộ lọc mới. Trong Tạo bộ lọc mới , bạn sẽ cần chỉ định ít nhất một tiêu chí — địa chỉ email của người gửi, dòng chủ đề hoặc từ khóa — để lọc email. Sau khi bạn làm điều đó, hãy nhấp vào Tạo bộ lọc ở dưới cùng bên phải.
Điều này sẽ đưa bạn đến bảng điều khiển tiếp theo. Tại đây, bạn có thể chỉ định những gì bạn muốn Gmail thực hiện với các email phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Bạn có thể chọn lưu trữ chúng, đánh dấu chúng là đã đọc, xóa chúng, đánh dấu chúng là quan trọng hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác được hiển thị ở đây.
Chọn tất cả các hộp phù hợp và nhấp vào Tạo bộ lọc cái nút. Trong Hộp thư đến, bạn có thể kéo và thả email giữa các tab và thiết lập bộ lọc tùy chỉnh cho các thư đến. Bây giờ, với bốn bộ lọc mà chúng tôi đã hứa sẽ giúp bạn quản lý email tốt hơn.
Bộ lọc thông minh của Gmail để chuyển hướng email từ tất cả các miền nhưng một
Nếu những email công việc quan trọng nhất mà bạn nhận được chỉ đến từ một hoặc hai miền, bạn có thể tạo bộ lọc chỉ giữ những email đó trong hộp thư đến của mình và đẩy phần còn lại vào một thư mục riêng biệt.
Để loại trừ email khỏi một miền cụ thể, trong Từ / Tới , bạn sẽ cần cú pháp giống như sau: -*@MakeUseOf.Com . Dấu trừ ( - ) dấu hiệu loại trừ địa chỉ email đứng sau nó. Trong trường hợp này, đó là bất kỳ địa chỉ email nào từ miền MakeUseOf.Com, như được ký hiệu bởi *@MakeUseOf.Com , ở đâu * là một ký tự đại diện.
Một ví dụ là một bộ lọc buộc email bỏ qua hộp thư đến và được gắn nhãn với nhãn Linh tinh. Sau đó, khi bạn mở hộp thư đến của mình, sẽ không có bất kỳ email nào từ các miền bên ngoài bộ lọc của bạn.
Bộ lọc thông minh của Gmail để chuyển thẳng email việc cần làm đến thư mục hành động
Nếu bạn nhận được quá nhiều email, bạn rất dễ mất dấu những email mà bạn thực sự cần thực hiện. Để ngăn điều này xảy ra, hãy lọc ra các email việc cần làm dựa trên người gửi, chủ đề hoặc từ khóa và chuyển các email đó đến một thư mục riêng biệt.
Một ví dụ về bộ lọc như thế này, là bạn có thể đặt tất cả các email công việc của mình vào một thư mục có tên là công việc. Điều này không chỉ giúp tách hộp thư đến của bạn khỏi email công việc mà còn cho phép bạn tìm thấy những email đó dễ dàng hơn khi cần.
Bộ lọc thông minh của Gmail để tự động xóa email
Việc ngăn chặn email đến hộp thư đến của bạn ngay từ đầu sẽ tốt hơn nhiều so với việc xử lý nó khi nó đã đến. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng thoải mái các nút Chặn và Hủy đăng ký của Gmail. Bạn thậm chí có thể sử dụng một công cụ hủy đăng ký thông minh nếu bạn muốn.
Cách tốt nhất để đối phó với email từ danh sách gửi thư không đáp ứng yêu cầu hủy đăng ký hoặc từ những người mà bạn không thể chặn? Có một cách giải quyết:bạn có thể tạo bộ lọc để xác định email dựa trên địa chỉ email của người gửi và hướng dẫn Gmail tự động xóa những email đó.
Nếu bạn không muốn xóa email mà không xem chúng, hãy chọn tùy chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ nó) tùy chọn để lưu trữ các email. Sử dụng Áp dụng nhãn nếu bạn muốn tất cả chúng ở một nơi.
Để đánh dấu tất cả email là đã đọc
Đạt được Inbox Zero không quan trọng bằng việc chống lại sự thôi thúc kiểm tra email của bạn vài phút một lần. Sau này trở nên dễ dàng hơn khi không có email chưa đọc nào nằm trong hộp thư đến của bạn mỗi khi bạn mở nó. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách tạo bộ lọc đánh dấu tất cả email đến là đã đọc tự động.
Trong khi thêm bộ lọc, trước tiên hãy sử dụng địa chỉ email của bạn trong mục Tới trường để lọc trong tất cả các email được gửi đến nó. Sau đó, sử dụng nút Đánh dấu là đã đọc hộp kiểm để đánh dấu mọi email là đã đọc ngay khi nó đến. Nếu bạn sử dụng cùng một tài khoản Gmail để quản lý email từ các tài khoản khác, bạn cũng cần tạo các bộ lọc tương tự cho các địa chỉ email khác đó.
Với chiến lược này, bạn sẽ sớm mất đi sự háo hức kiểm tra hộp thư đến để tìm thư mới. Về cơ bản, đây là bộ lọc Gmail hữu ích nhất từ trước đến nay.
Thoát khỏi chu kỳ:Lọc Email trên Gmail Giống như Ưu điểm
Một số chiến lược khác mà chúng tôi đề xuất:chuyển các bản tin mà bạn thích sang trình đọc nguồn cấp dữ liệu, ẩn tất cả các nhãn khỏi thanh bên (Bên cạnh Hộp thư đến của bạn!) Bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh chúng và cắt bớt email cá nhân, nếu tại tất cả đều có thể.
Chìa khóa là chuyển tất cả trừ thông tin liên lạc quan trọng nhất từ hộp thư đến của bạn sang các nền tảng mà bạn không nghiện hoặc có thể bỏ qua. Nếu bạn sử dụng email để chia sẻ tài liệu, hãy chuyển sang chia sẻ tệp và thư mục qua Google Drive hoặc bất kỳ dịch vụ chia sẻ / lưu trữ đám mây nào khác.
Từ bỏ email là điều không thể. Với các bộ lọc email phù hợp, ít nhất bạn sẽ có ít tiếng ồn hơn để xử lý. Và điều đó có nghĩa là có nhiều thời gian hơn cho những việc khác trong cuộc sống của bạn.