Dọn dẹp và tổ chức hộp thư Gmail tuyệt vời, nhưng đòi hỏi đầu vào của bạn, do đó tốn thời gian và sự chú ý. Khi bạn thiếu cả hai, đã đến lúc tự hỏi những câu hỏi khó: Nhiệm vụ nào có thể giao cho Gmail? Làm sao ngăn hộp thư không bị mất kiểm soát?
Chiến lược email hôm nay liên quan đến tạo 4 loại bộ lọc cơ bản trong Gmail. Như vậy, bạn có thể bỏ qua phần lớn rối loạn và xử lý hàng loạt chúng dễ dàng, ví dụ một lần mỗi vài ngày.
Cách tạo bộ lọc Gmail
Tạo bộ lọc email tức là thiết lập bộ quy tắc cho hộp thư biết cách xử lý một email nhất định.
Để tạo bộ lọc trong Gmail, nhấn biểu tượng bánh răng (cài đặt) bên cạnh ảnh hồ sơ. Chọn Xem tất cả cài đặt (See All Settings) để vào cài đặt tài khoản Gmail. Chọn tab Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses).
Tiếp theo, nhấn Tạo bộ lọc mới (Create a New Filter). Trong bảng Tạo bộ lọc mới, bạn cần chỉ định ít nhất một tiêu chí — địa chỉ email người gửi, dòng chủ đề, hoặc từ khóa — để lọc email. Sau đó nhấn Tạo bộ lọc (Create Filter) ở góc dưới bên phải.
Điều này đưa bạn đến bảng tiếp theo. Tại đây, bạn chỉ định hành động Gmail thực hiện với email khớp tiêu chí tìm kiếm. Có thể chọn lưu trữ (archive), đánh dấu đã đọc, xóa, đánh dấu quan trọng, hoặc các tùy chọn khác.
Chọn tất cả ô áp dụng và nhấn nút Tạo bộ lọc (Create Filter). Trong Hộp thư đến, bạn có thể kéo thả email giữa các tab và thiết lập bộ lọc tùy chỉnh cho tin nhắn đến. Bây giờ, đến 4 bộ lọc hứa hẹn giúp bạn quản lý email tốt hơn.
Bộ lọc Gmail chuyển hướng email từ tất cả miền trừ một
Nếu email công việc quan trọng nhất bạn nhận chỉ đến từ một hoặc hai miền, bạn có thể tạo bộ lọc chỉ giữ email đó trong hộp thư đến và đẩy phần còn lại vào thư mục riêng.
Để loại trừ email từ một miền cụ thể, trong trường Từ/Đến (From/To), bạn cần cú pháp như sau: -*@MakeUseOf.Com. Dấu trừ (-) loại trừ địa chỉ email theo sau. Trong trường hợp này là bất kỳ email nào từ miền MakeUseOf.Com, được ký hiệu bởi *@MakeUseOf.Com, trong đó * là ký tự đại diện (wildcard).
Ví dụ: bộ lọc buộc email bỏ qua hộp thư đến và gán nhãn "Các email khác" (Miscellaneous). Khi mở hộp thư đến, sẽ không có email nào từ miền ngoài bộ lọc của bạn.
Bộ lọc Gmail chuyển email cần làm vào thư mục hành động
Nếu nhận quá nhiều email, dễ mất theo dõi những email thực sự cần hành động. Để ngăn chặn, lọc email cần làm dựa trên người gửi, chủ đề, hoặc từ khóa và chuyển chúng đến thư mục riêng.
Ví dụ bộ lọc như vậy: thiết lập tất cả email công việc vào thư mục tên "Công việc". Điều này không chỉ dọn dẹp hộp thư đến khỏi email công việc, mà còn giúp tìm thấy chúng dễ dàng hơn khi cần.
Bộ lọc Gmail tự động xóa email
Ngăn chặn email đến hộp thư đến từ đầu tốt hơn xử lý sau khi đã đến. Chúng tôi khuyên dùng thường xuyên nút Chặn (Block) và Hủy đăng ký (Unsubscribe) của Gmail. Thậm chí có thể dùng công cụ hủy đăng ký thông minh nếu muốn.
Cách tốt nhất xử lý email từ danh sách thư không tôn trọng hủy đăng ký, hoặc từ người bạn không thể chặn? Có lối thoát: tạo bộ lọc nhận diện email dựa trên địa chỉ người gửi và chỉ dẫn Gmail xóa tự động các email đó.
Nếu không thích xóa email mà không xem, chọn tùy chọn Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ) (Skip the Inbox - Archive it) để lưu trữ email. Dùng tùy chọn Áp dụng nhãn (Apply the Label) nếu muốn gom chúng ở một nơi.
Để đánh dấu tất cả email là đã đọc
Đạt Inbox Zero (hộp thư rỗng) không quan trọng bằng việc kháng cự cám dò kiểm tra email mỗi vài phút. Điều sau dễ hơn khi không có email chưa đọc nào trong hộp thư mỗi khi bạn mở nó. Bạn làm được điều này bằng cách tạo bộ lọc tự động đánh dấu tất cả email đến là đã đọc.
Khi thêm bộ lọc, trước dùng địa chỉ email của bạn trong trường Đến (To) để lọc tất cả email gửi đến nó. Sau đó, chọn ô Đánh dấu đã đọc (Mark as Read) để đánh dấu mọi email là đã đọc ngay khi đến. Nếu dùng cùng tài khoản Gmail quản lý email từ tài khoản khác, cần tạo bộ lọc tương tự cho các địa chỉ email đó.
Với chiến lược này, bạn sớm mất hứng thú kiểm tra hộp thư tìm thư mới. Cơ bản, đây là bộ lọc Gmail hữu ích nhất từ trước đến nay.
Thoát khỏi vòng lặp: Lọc email trên Gmail như chuyên gia
Một vài chiến lược khác chúng tôi khuyên: chuyển bản tin (newsletter) bạn thích sang trình đọc nguồn (feed reader), ẩn tất cả nhãn khỏi thanh bên (Trừ hộp thư đến!) bằng cách nhấn mũi tên bên cạnh chúng, và giảm thiểu email cá nhân nếu có thể.
Chìa khóa là chuyển toàn bộ giao tiếp trừ quan trọng nhất khỏi hộp thư đến sang nền tảng bạn không nghiện hoặc có thể bỏ qua. Nếu dùng email chia sẻ tài liệu, hãy chuyển sang chia sẻ file và thư mục qua Google Drive hoặc dịch vụ lưu trữ/chia sẻ đám mây khác.
Từ chối email gần như không thể. Với bộ lọc email phù hợp, bạn sẽ ít nhất bớt rối loạn phải xử lý. Và nghĩa là nhiều thời gian hơn cho những việc khác trong cuộc sống.