Gmail là dịch vụ email được hàng triệu người lựa chọn – và đó là điều dễ hiểu. Nó an toàn, dễ sử dụng và cung cấp nhiều công cụ tích hợp sẵn để quản lý hộp thư đến. Tuy nhiên, hộp thư đến của bạn vẫn có thể trở thành nỗi kinh hoàng, đặc biệt khi nó rối ren và đầy ắp.
Bạn có đang dành quá nhiều thời gian cố gắng kiểm soát hộp thư đến? Nếu có, đã đến lúc hành động. 8 mẹo tăng năng suất Gmail dưới đây có thể giúp bạn.
1. Sử dụng phím tắt bàn phím
Phím tắt bàn phím là người bạn tốt nhất của người dùng máy tính, đặc biệt khi xử lý hộp thư đến. Gmail cung cấp nhiều phím tắt cho mọi thứ từ điều hướng nhanh đến định dạng email. Dưới đây là một số phím tắt yêu thích bạn có thể dùng ngay:
- Shift + I: Đánh dấu đã đọc
- ⌘ hoặc Ctrl + Enter: Gửi email
- ⌘ hoặc Ctrl + K: Chèn liên kết
- C: Soạn thư mới
- /: Tìm kiếm email
- D: Soạn thư trong tab mới
- Shift + Ctrl + B: Thêm người nhận BCC
2. Tạo mẫu email (Templates)
Bạn thấy mình gửi cùng một email lặp đi lặp lại mỗi ngày? Bạn có thể tăng tốc quy trình này bằng cách tạo mẫu email tùy chỉnh. Các bước thực hiện:
- Chọn Soạn thư (Compose).
- Nhập nội dung muốn dùng cho mẫu vào khung soạn thảo.
- Chọn menu ba chấm rồi chọn Mẫu (Templates).
- Chọn Lưu nháp làm mẫu (Save draft as template) sau đó Lưu làm mẫu mới (Save as new template).
Khi cần sử dụng mẫu, chỉ cần chọn Mẫu (Templates) rồi Chèn mẫu (Insert Template).
3. Tắt thông báo hội thoại (Mute Conversations)
Nếu bạn tham gia một chuỗi email dài không còn liên quan đến mình, bạn có thể tắt nó. Tắt thông báo sẽ giữ các phản hồi tương lai của chuỗi đó ra khỏi hộp thư đến. Bạn vẫn tìm thấy email đã tắt trong mục Tất cả thư (All Mail).
Để tắt một hội thoại, trong email muốn tắt, chọn menu ba chấm rồi chọn Tắt (Mute). Đơn giản vậy.
4. Sử dụng bộ phản hồi tự động (Vacation Responder)
Nếu bạn đi vắng hoặc cần thời gian rời bàn làm việc, hãy dùng bộ phản hồi tự động. Khi bật, bất kỳ ai gửi email cho bạn sẽ nhận được phản hồi tự động về trạng thái vắng mặt. Điều này giúp ngăn chặn các email thêm làm đầy hộp thư đến.
Cách bật bộ phản hồi tự động:
- Mở Gmail, chọn Cài đặt (Settings) > Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Cuộn đến mục Bộ phản hồi tự động (Vacation responder).
- Chọn nút radio Bật bộ phản hồi tự động (Vacation responder on).
- Nhập ngày bắt đầu/kết thúc, chủ đề, nội dung, sau đó chọn Lưu thay đổi (Save changes).
5. Tùy chỉnh bố cục hộp thư đến
Cách tốt nhất để kiểm soát hộp thư đến là tùy chỉnh bố cục. Ví dụ, bạn có thể chọn hiển thị email quan trọng trước hoặc email chưa đọc trước. Điều này cho bạn sự linh hoạt trong cách email hiển thị. Để thay đổi bố cục:
- Vào Cài đặt (Settings).
- Cuộn đến Loại hộp thư đến (Inbox Type).
- Chọn loại bạn muốn sử dụng.
Các loại bố cục hộp thư đến:
- Quan trọng trước (Important First): Tách hộp thư thành hai phần: quan trọng và phần còn lại.
- Chưa đọc trước (Unread First): Hiển thị tin nhắn chưa đọc ở đầu hộp thư.
- Đã gắn sao trước (Starred First): Email đã gắn sao xuất hiện đầu tiên.
- Nhiều hộp thư (Multiple Inboxes): Các phần bổ sung trong hộp thư, cho phép dùng toán tử tìm kiếm hoặc tạo nhãn tùy chỉnh.
- Hộp thư ưu tiên (Priority Inbox): Chia hộp thư thành nhiều phần, bạn chọn hiển thị phần nào (Gắn sao, Quan trọng, Chưa đọc).
6. Tạo bộ lọc email (Email Filters)
Muốn tự động gửi email nhất định vào thùng rác? Muốn lưu email quan trọng bằng cách gắn sao? Bạn có thể làm tất cả điều này và hơn thế nữa bằng cách tạo bộ lọc email. Các bước:
- Chọn biểu tượng Cài đặt (Settings) trong thanh tìm kiếm Gmail.
- Điền thông tin trong cửa sổ. Gmail cho phép bạn rất cụ thể hoặc cơ bản. Ví dụ: chỉ gắn sao cho email chứa từ khóa nhất định.
- Khi hài lòng, chọn Tạo bộ lọc (Create filter).
- Chọn hành vi bạn muốn bộ lọc thực hiện, sau đó chọn Tạo bộ lọc (Create filter).
7. Sử dụng tích hợp (Integrations)
Có thể bạn dùng nhiều ứng dụng khác hàng ngày để giao tiếp với đội nhóm, quản lý dự án, v.v. Một số ứng dụng đó có thể tích hợp với Gmail. Tích hợp có thể tăng năng suất bằng cách loại bỏ các bước thừa.
Một số tích hợp có sẵn cho Gmail:
- Slack: Dùng Slack để giao tiếp nhóm? Bạn có thể dùng Gmail ngay trong Slack. Ví dụ: gửi email trực tiếp đến Slack để thảo luận.
- Zoom: Tích hợp Gmail với Zoom để lên lịch họp nhanh chóng ngay từ email hoặc bắt đầu cuộc họp ngay lập tức. Không cần mở cửa sổ mới.
- Trello: Với tích hợp Trello, bạn có thể tạo thẻ Trello mới mà không rời hộp thư đến. Đảm bảo không bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng khi lướt email.
Đây chỉ là một vài trong hàng trăm tích hợp có sẵn. Nếu muốn tự động hóa tác vụ, Gmail có thể giúp. Hãy xem Google Workspace Marketplace để biết thêm ứng dụng.
8. Ẩn thư mục không dùng (Như Spam)
Nếu thanh bên của Gmail bị ngập bởi thư mục cũ và mới, bạn có thể kiểm soát chúng bằng cách ẩn những thư mục không còn dùng. Ẩn thư mục hoặc nhãn không xóa nội dung bên trong. Nó chỉ ẩn thư mục khỏi giao diện.
Đây là cách tuyệt vời để "loại bỏ" nội dung không thường dùng mà không xóa vĩnh viễn. Để ẩn thư mục không dùng:
- Chọn Cài đặt (Settings) rồi Xem tất cả cài đặt (See all settings).
- Chọn tab Nhãn (Labels) từ menu trên cùng.
- Duyệt qua và chọn Ẩn (Hide) cho tất cả thư mục muốn ẩn.
Đây Chỉ Là Phần Nhỏ Của Những Gì Gmail Làm Được
8 mẹo trên chỉ mới là bề mặt những gì bạn có thể làm để siêu hóa năng suất khi quản lý hộp thư Gmail.
Dù là tùy chỉnh hộp thư cho phù hợp nhu cầu hay dùng tiện ích mở rộng Chrome, còn rất nhiều mẹo và thủ thuật khác ngoài ra.