Gmail là dịch vụ email được hàng triệu người lựa chọn — và vì một lý do chính đáng. Nó an toàn, dễ sử dụng và cung cấp nhiều công cụ tích hợp để quản lý hộp thư đến của bạn. Thật không may, hộp thư đến của bạn vẫn có thể là một nguồn đáng sợ, đặc biệt là khi nó không có tổ chức và đầy ắp.
Bạn có đang dành quá nhiều thời gian để xử lý hộp thư đến của mình không? Nếu vậy, đã đến lúc phải làm gì đó với nó. 8 cách hack Gmail tăng năng suất này có thể giúp ích cho bạn.
1. Sử dụng Phím tắt
Các phím tắt là người bạn tốt nhất của người dùng máy tính, đặc biệt là khi nó làm cạn hộp thư đến của bạn. Gmail cung cấp một loạt các phím tắt cho mọi thứ, từ điều hướng nhanh đến định dạng email. Dưới đây là một số phím tắt yêu thích của chúng tôi mà bạn có thể sử dụng ngay bây giờ:
- Shift + I để đánh dấu là đã đọc
- ⌘ hoặc Ctrl + Enter để gửi một email
- ⌘ hoặc Ctrl + K để chèn một liên kết
- C để sáng tác
- / để tìm kiếm email của bạn
- Đ để soạn trong một tab mới
- Shift + Ctrl + B để thêm người nhận BCC
2. Tạo Mẫu
Bạn thấy mình gửi đi gửi lại cùng một email mỗi ngày? Bạn có thể tăng tốc quá trình này bằng cách tạo các mẫu email tùy chỉnh. Để điều đó xảy ra, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn Soạn .
- Nhập văn bản bạn muốn sử dụng cho mẫu của mình vào trường email.
- Chọn menu ba chấm, sau đó chọn Mẫu .
- Chọn Lưu bản nháp dưới dạng mẫu và sau đó Lưu dưới dạng mẫu mới .
Khi bạn đã sẵn sàng sử dụng mẫu của mình, chỉ cần chọn Mẫu rồi đến Chèn mẫu .
3. Bỏ qua các cuộc trò chuyện
Nếu bạn là một phần của chuỗi email dài không còn liên quan đến bạn, bạn có thể chỉ cần tắt tiếng nó. Tính năng ẩn sẽ giữ các phản hồi trong tương lai cho chuỗi ra khỏi hộp thư đến của bạn. Và bạn vẫn có thể tìm thấy thư bị ẩn của mình trong Tất cả thư.
Để ẩn một cuộc trò chuyện, bên trong email bạn muốn ẩn, hãy chọn trình đơn ba chấm, sau đó chọn Tắt tiếng . Vậy là xong.
4. Sử dụng Thư trả lời trong kỳ nghỉ của bạn
Nếu bạn đang đi ra khỏi thị trấn hoặc đơn giản là cần một khoảng thời gian xa bàn làm việc, hãy sử dụng ứng dụng trả lời thư xin nghỉ của bạn. Khi tính năng trả lời trong kỳ nghỉ của bạn được bật, bất kỳ ai gửi email cho bạn sẽ nhận được câu trả lời soạn trước do bạn đặt về tình trạng vắng mặt của bạn. Điều này có thể giúp ngăn người gửi gửi thêm email làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
Để sử dụng trình trả lời kỳ nghỉ của bạn:
- Mở Gmail và chọn Cài đặt > Xem tất cả cài đặt .
- Cuộn cho đến khi bạn thấy Trình trả lời thư nghỉ .
- Chọn nút radio bên cạnh Bật trả lời thư khi nghỉ .
- Nhập ngày tháng, dòng chủ đề, sau đó nhập tin nhắn của bạn. Cuối cùng, chọn Lưu thay đổi .
5. Tùy chỉnh bố cục hộp thư đến của bạn
Cách tốt nhất để xử lý hộp thư đến của bạn là tùy chỉnh bố cục của bạn. Ví dụ:bạn có thể chọn liệt kê các email quan trọng của mình trước hoặc thậm chí là các email chưa đọc trước. Điều này giúp bạn linh hoạt trong cách bạn muốn email của mình xuất hiện. Để thay đổi bố cục của bạn:
- Đi tới Cài đặt .
- Cuộn cho đến khi bạn thấy Loại hộp thư đến .
- Chọn loại bạn muốn sử dụng.
Các loại bố cục hộp thư đến như sau:
- Quan trọng đầu tiên: Tách hộp thư đến của bạn thành hai phần:quan trọng và mọi thứ khác.
- Chưa đọc trước: Hiển thị các tin nhắn chưa đọc của bạn ở đầu hộp thư đến của bạn.
- Được gắn dấu sao đầu tiên: Thư có gắn dấu sao sẽ xuất hiện đầu tiên trong hộp thư đến của bạn.
- Nhiều Hộp thư đến: Các phần bổ sung sẽ có sẵn bên trong hộp thư đến của bạn, vì vậy bạn có thể sử dụng toán tử tìm kiếm hoặc tạo nhãn tùy chỉnh.
- Hộp thư ưu tiên: Chia hộp thư đến của bạn thành nhiều phần, vì vậy bạn có thể chọn các phần sẽ hiển thị, bao gồm Có gắn dấu sao, Quan trọng hoặc Chưa đọc.
6. Tạo Bộ lọc Email
Bạn muốn tự động gửi một số email nhất định vào thùng rác? Bạn muốn lưu các email quan trọng bằng cách đánh dấu chúng bằng dấu sao? Bạn có thể làm tất cả những điều này và hơn thế nữa bằng cách tạo bộ lọc email. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn Cài đặt bên trong thanh tìm kiếm của Gmail.
- Điền vào thông tin được liệt kê trong cửa sổ. Gmail cung cấp cho bạn tùy chọn để nhận được rất cụ thể trong các email của bạn ở đây hoặc ở dạng cơ bản. Ví dụ:bạn có thể chỉ cần gắn dấu sao cho các tin nhắn có một số từ nhất định.
- Khi bạn hài lòng, hãy chọn Tạo bộ lọc .
- Sau đó, chọn các hành vi bạn muốn bộ lọc tuân theo. Sau đó, chọn Tạo bộ lọc .
7. Sử dụng Tích hợp
Có thể có nhiều ứng dụng khác mà bạn sử dụng hàng ngày để giao tiếp với nhóm của mình, quản lý các dự án của bạn và hơn thế nữa. Một số ứng dụng này có thể tích hợp với Gmail theo một cách nào đó. Tích hợp có thể nâng cao năng suất của bạn bằng cách loại bỏ các bước bổ sung.
Một số tích hợp có sẵn cho Gmail bao gồm:
- Chốc: Bạn có sử dụng Slack để giao tiếp nhóm không? Nếu vậy, bạn cũng có thể sử dụng Gmail bên trong Slack. Ví dụ:bạn có thể gửi email trực tiếp đến Slack để thảo luận.
- Thu phóng: Bạn cũng có thể tích hợp Gmail với Zoom để nhanh chóng lên lịch các cuộc họp ngay từ bên trong email hoặc bắt đầu cuộc họp ngay lập tức. Không cần phải mở một cửa sổ mới.
- Trello: Với tích hợp Trello, bạn có thể tạo thẻ Trello mới mà không cần rời khỏi hộp thư đến của mình. Điều này đảm bảo bạn không bỏ lỡ một nhiệm vụ quan trọng trong khi phóng to các email của mình.
Đây chỉ là một vài trong số hàng trăm tích hợp có sẵn. Nếu bạn muốn tự động hóa một tác vụ, Gmail có thể có thể giúp bạn. Hãy xem Google Workspace Marketplace để biết thêm nhiều ứng dụng khác.
8. Ẩn các thư mục không sử dụng (giống như thư rác)
Nếu thanh bên của hộp thư đến Gmail của bạn hoàn toàn chứa đầy các thư mục cũ và mới, bạn có thể xử lý chúng bằng cách ẩn những thư bạn không còn sử dụng nữa. Khi ẩn các thư mục hoặc nhãn, thao tác này sẽ không xóa nội dung bên trong. Thay vào đó, nó chỉ ẩn các thư mục khỏi chế độ xem.
Đây là một cách tuyệt vời để "loại bỏ" nội dung bạn không còn thường xuyên sử dụng mà không cần xóa nó mãi mãi. Để ẩn các thư mục không sử dụng:
- Chọn Cài đặt và sau đó Xem tất cả cài đặt .
- Chọn Nhãn từ menu trên cùng.
- Chuyển qua và chọn Ẩn cho tất cả các thư mục bạn muốn ẩn khỏi chế độ xem.
Đây chỉ là bản tóm tắt về những gì Gmail có thể làm
Tám mẹo này chỉ là sơ bộ về những gì bạn có thể làm để tăng năng suất của mình trong khi quản lý hộp thư đến Gmail của bạn.
Cho dù đó là tùy chỉnh hộp thư đến để phù hợp với nhu cầu của bạn hay sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome, có rất nhiều mẹo và thủ thuật.