Khi thông minh với thời gian, chúng ta dành ít thời gian hơn cho việc vô nghĩa, như lướt vô thức hộp thư. Giải pháp đề xuất: trả lời nội tuyến (inline reply) – nhưng không chỉ trả lời nội tuyến chung chung.
"Trả lời nội tuyến" đúng nghĩa là gì khi thực sự làm đúng? Inline replying là trả lời tin nhắn bên trong thân email gốc, thay vì viết email mới từ đầu.
Inline reply đã là điều bình thường hầu hết chúng ta làm đôi khi – thực tế, chúng tôi cho rằng nên dùng thường xuyên hơn. Chúng tôi có vài quy tắc giữ cho luồng email nội tuyến luôn tổ chức, dễ theo dõi.
Inline Email: Ý nghĩa – Chúng ta đang trả lời Email sai cách mỗi ngày
Ngược lại inline replying là "top posting" – nhấp reply và gõ ngay đầu khung soạn thảo.
Đây là cách hầu hết email hôm nay được soạn. Trừ khi chỉ xử lý hội thoại cực đơn giản, top posting gây rắc rối lớn.
Thứ nhất, top posting khiến tham chiếu lại email gốc thành "khoái cực". Bạn lội qua email này email kia tìm điều cần. Sau đó cuộn lại email đang soạn để diễn đạt lại những gì tìm được, ngoài ngữ cảnh, thường bỏ sót điểm quan trọng.
Đôi khi người nhận trả lời email của bạn trong email hoàn toàn mới. Cuộc hội thoại xảy ra ở 2+ luồng riêng biệt – tránh được nếu dùng inline reply.
Nếu tham gia hội thoại nhóm, mọi thứ rối hơn. Theo dõi ai trả lời gì, khi nào… gần như bất khả thi.
Inline Replying là giải pháp
Thay vì top posting, hãy trả lời inline – tức là bên trong thân email gốc.
Trên Outlook và Apple Mail, thấy ngay tin nhắn gốc khi nhấp reply. Trên Gmail, nhấp ba chấm (three dots) dưới màn hình soạn thảo để hiện toàn bộ hội thoại. Để gỡ đường dọc trích dẫn (quote line) trong Gmail, bôi đen toàn bộ email → nhấp nút Thụt lề giảm (indent less).
Inline reply nghĩa là không bao giờ phải cuộn qua tin nhắn này tin nhắn kia. Email gốc có sẵn, có thể tìm kiếm, ngay cạnh tin nhắn mới nhất trong cuộc hội thoại.
Thêm vào đó, không phải mất thời gian diễn đạt lại tin nhắn người khác, hay copy/paste đoạn email để đưa inline reply vào ngữ cảnh. Với inline reply, mọi thứ có mặt cho ai đó tham chiếu bất kỳ lúc nào.
Cách trả lời Email dùng Inline Replying đúng cách
Khi hầu hết người trả lời inline, họ viết reply bên cạnh văn bản muốn phản hồi, làm nổi bật bằng in đậm hoặc đỏ.
Cách này xa lý tưởng. Nếu người nhận mở email dạng plain text, họ không thấy định dạng này. Và ngay khi mời thêm vài người vào luồng, mọi thứ rối nhanh chóng.
Dưới đây là vài mẹo inline email giúp giảm thiểu nhầm lẫn:
1. Không phụ thuộc vào Định dạng (Formatting)
Như đã nói, người nhận không luôn thấy định dạng bạn đưa vào email (có thể thích plain text). Người mù màu khó theo dõi luồng nhiều màu.
Dùng định dạng để reply dễ tìm khi lướt email, nhưng không phải 유일한 phương tiện nhận diện. Điểm sau đáng tin cậy hơn.
2. Viết tên trước mỗi Reply
Thay vì dùng định dạng, hãy thói quen bắt đầu mọi reply bằng tên bạn, và nếu cần cực kỳ tổ chức, thêm ngày tháng. Yêu cầu tất cả người nhận làm giống nhau.
Hiện tại, trên Gmail hoặc Outlook web, bạn buộc phải gõ tên thủ công. Nhưng Outlook Desktop có tính năng tự động thêm tên trước reply.
Cách làm: File > Tùy chọn > Thư (Mail). Vào Trả lời & Chuyển tiếp (Replies & Forward), tích Điền trước nhận xét với (Preface comments with), gõ tên. Khi reply trong thân email, tên bạn xuất hiện trong ngoặc vuông tự động.
3. Hãy dùng Ngắt dòng (Line Breaks)
Mỗi khi để inline reply, hãy để trên dòng mới, không chèn giữa câu hoặc cuối đoạn.
Dễ dàng hơn cho người khác reply vào nhận xét của bạn và lướt hội thoại.
4. Thụt lề (Indent) Reply nhiều cấp
Khi nhiều điểm được giải quyết trong một email, sẽ có nhiều luồng con trong một tin nhắn.
Để tổ chức, hãy thụt lề reply theo cấp để rõ ràng nhận xét nào thuộc điểm nào. Tôi thấy dùng ngoặc nhọn > trực quan nhất, vì bullet points có thể không hiển thị trong plain-text email.
5. Cuối cùng: Dùng công cụ khác
Inline replying là cách tốt nhất giữ dự án tiến triển. Giúp mọi người đồng trang mà không tốn thời gian đào lịch sử hội thoại. Tuy nhiên, thấy cách này phức tạp, thừa thãi, khó theo dõi.
Công cụ giao tiếp như Slack, Yammer, Huddle giúp nhóm giảm đau giao tiếp điện tử. Ba công cụ này là thay thế tuyệt vời hoặc bổ sung cho email nếu nhóm đang संघर्ष.
Lan tỏa cách làm
Các quy tắc inline reply đơn giản này tạo ra giao dịch mượt mà hơn mỗi khi bạn và đồng nghiệp có nhiều thứ thảo luận qua email.
Ai biết? Bạn có thể là người chuyển đổi họ sang cách làm việc này. Thực sự không có mặt trái; sự khác biệt rõ rệt ngay lập tức.