Khi chúng ta thông minh với thời gian của mình, chúng ta dành ít thời gian hơn để làm những việc vô ích, chẳng hạn như cuộn qua hộp thư đến của chúng ta một cách vô tâm. Giải pháp được đề xuất của chúng tôi:một phản hồi nội tuyến, nhưng không chỉ trả lời nội tuyến nói chung.
“Phản hồi nội tuyến” có nghĩa là gì khi nó thực sự được thực hiện đúng cách? Trả lời nội tuyến là cách trả lời thư trong phần nội dung chính của email, thay vì viết email của riêng bạn từ đầu.
Trả lời nội tuyến đã là một điều bình thường mà hầu hết chúng ta đã từng làm - trên thực tế, chúng tôi sẽ tranh luận rằng đó là thứ nên được sử dụng thường xuyên hơn. Chúng tôi có một số quy tắc mà bạn có thể ghi nhớ để duy trì các chuỗi email nội tuyến luôn có tổ chức và dễ làm theo.
Email Nội tuyến:Có nghĩa là, Chúng tôi Trả lời Email Sai Mỗi ngày
Ngược lại với trả lời nội tuyến là thứ được gọi là “đăng hàng đầu” —đây là nơi bạn nhấn trả lời email và chỉ cần bắt đầu nhập ở đầu hộp văn bản.
Đây là cách phần lớn các email ngày nay được soạn thảo. Trừ khi bạn chỉ xử lý các cuộc trò chuyện email cực kỳ đơn giản, việc đăng hàng đầu có thể gây ra tất cả các loại vấn đề.
Trước hết, khi đăng bài hàng đầu, việc tham khảo lại email ban đầu trở thành một rắc rối lớn. Bạn kết thúc việc tìm kiếm hết email này đến email khác để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Sau đó, bạn phải cuộn xuống email ban đầu mà bạn đang soạn để diễn giải những gì bạn vừa tìm thấy, không đúng ngữ cảnh và thường thiếu các điểm nổi bật.
Đôi khi, người nhận có thể trả lời email của bạn trong một email hoàn toàn mới. Cuộc trò chuyện của bạn hiện đang diễn ra trong hai hoặc nhiều chuỗi riêng biệt và tất cả có thể tránh được bằng phản hồi email nội tuyến.
Nếu bạn là một phần của cuộc trò chuyện nhóm, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn hơn. Theo dõi xem ai trả lời cái gì, khi nào và hơn thế nữa trở thành một nhiệm vụ gần như bất khả thi.
Trả lời Nội tuyến là Giải pháp
Thay vì đăng hàng đầu, chúng tôi nên trả lời nội tuyến — nghĩa là từ bên trong nội dung của thư email ban đầu.
Trong Outlook và Apple Mail, bạn có thể thấy thư gốc ngay sau khi nhấn trả lời. Trong Gmail, chỉ cần nhấn ba dấu chấm ở cuối màn hình soạn thư để hiển thị toàn bộ cuộc trò chuyện. Để xóa dòng trích dẫn dọc khỏi thư trả lời của bạn trong Gmail, hãy đánh dấu toàn bộ email và nhấp vào nút bớt thụt lề nút.
Trả lời nội tuyến có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ cần phải cuộn hết tin nhắn này đến tin nhắn khác. Email gốc được bao gồm và có thể tìm kiếm được, ngay bên cạnh thư gần đây nhất mà bạn nhận được trong cuộc trò chuyện đó.
Ngoài ra, bạn sẽ không phải mất thời gian diễn giải các tin nhắn của người khác hoặc sao chép-dán các đoạn email chỉ để đưa câu trả lời nội tuyến của riêng bạn vào ngữ cảnh. Với câu trả lời nội tuyến, mọi thứ đều có sẵn để mọi người có thể tham khảo lại bất cứ lúc nào.
Cách Trả lời Email Sử dụng Trả lời Nội tuyến Đúng cách
Khi hầu hết mọi người trả lời nội tuyến, họ chỉ cần viết câu trả lời nội tuyến cùng với văn bản mà họ muốn trả lời, gọi văn bản này bằng chữ in đậm hoặc màu đỏ.
Điều này là xa lý tưởng. Nếu ai đó mở email bằng văn bản thuần túy, họ sẽ không thể thấy định dạng này. Và, ngay sau khi bạn mời một vài người khác vào chuỗi, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn nhanh chóng.
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật email nội tuyến có thể giúp hạn chế tối đa sự nhầm lẫn.
1. Không dựa vào định dạng
Như đã đề cập trước đây, không phải lúc nào người nhận cũng có thể nhìn thấy định dạng mà bạn đưa vào email (ví dụ:họ có thể thích văn bản thuần túy hơn). Nếu ai đó mù màu, họ có thể gặp khó khăn khi theo dõi các chuỗi có nhiều màu.
Sử dụng định dạng để giúp bạn tìm thấy thư trả lời dễ dàng hơn khi quét email, nhưng không phải là phương tiện tự nhận dạng duy nhất của bạn. Điểm tiếp theo này là một cách tiếp cận đáng tin cậy hơn nhiều.
2. Lời nói đầu Trả lời bằng tên của bạn
Thay vì dựa vào định dạng, hãy tập thói quen đặt trước tất cả các câu trả lời bằng tên của bạn và nếu bạn cần đặc biệt sắp xếp, hãy chọn ngày. Yêu cầu tất cả người nhận làm như vậy.
Hiện tại, trong Gmail hoặc trong ứng dụng web Outlook, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc nhập tên của mình theo cách thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Outlook Desktop, có một tính năng sẽ tự động mở đầu câu trả lời của bạn bằng tên của bạn.
Để thực hiện việc này, hãy đi tới Tệp > Tùy chọn > Thư . Sau đó, đi tới Trả lời và chuyển tiếp , kiểm tra Nhận xét lời nói đầu với và nhập tên của bạn vào. Khi bạn trả lời trong phần nội dung email, tên của bạn sẽ tự động xuất hiện trong dấu ngoặc đơn.
3. Sử dụng ngắt dòng, vui lòng
Bất cứ khi nào bạn để lại câu trả lời nội dòng, câu trả lời đó phải ở một dòng mới, thay vì được chèn vào giữa câu hoặc ở cuối đoạn văn.
Điều này giúp người khác trả lời nhận xét của bạn và quét cuộc trò chuyện dễ dàng hơn.
4. Thụt lề câu trả lời nhiều cấp độ
Khi nhiều điểm được giải quyết trong một email, bạn sẽ có nhiều chuỗi xảy ra trong một thư.
Để giữ cho những câu trả lời này có tổ chức, bạn nên thụt lề các câu trả lời theo chuỗi để có thể rõ ràng những nhận xét nào liên quan đến từng điểm. Cá nhân tôi thấy việc sử dụng dấu ngoặc nhọn (> ) là ký tự trực quan nhất để chọn, vì các dấu đầu dòng có thể không phải lúc nào cũng hiển thị trong email văn bản thuần túy.
5. Phương án cuối cùng:Sử dụng một công cụ khác
Trả lời nội tuyến là cách tốt nhất để giữ cho các dự án tiếp tục tiến lên. Nó cũng giúp mọi người giữ trên cùng một trang mà không mất thời gian xem qua lịch sử của cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, một số người thấy giải pháp này quá phức tạp, không cần thiết và khó thực hiện.
Các công cụ giao tiếp như Slack, Yammer và Huddle có thể giúp nhóm của bạn giảm bớt khó khăn trong giao tiếp điện tử. Cả ba đều tạo nên một giải pháp thay thế hoặc bổ sung email tuyệt vời nếu nhóm của bạn đang gặp khó khăn.
Truyền bá
Tất cả các quy tắc trả lời nội tuyến đơn giản này đều giúp giao dịch suôn sẻ hơn nhiều mỗi khi bạn và đồng nghiệp có nhiều điều để thảo luận qua email.
Ai biết? Bạn có thể chỉ trở thành người chuyển đổi họ sang cách làm việc này. Thực sự không có nhược điểm; sự khác biệt trở nên rõ ràng ngay lập tức.