Viết email hiệu quả nghe có vẻ dễ dàng. Nhưng nếu muốn email của bạn hoạt động tốt hơn, hãy nhớ các quy tắc được khoa học chứng minh sau.
Trước đây, chúng tôi liệt kê 12 lý do người khác bỏ qua email của bạn. Chúng tôi thậm chí đưa ra hướng dẫn từng bước để khiến người bận rộn trả lời. Nhưng giờ là lúc chia sẻ mẹo cụ thể, hành động hơn – có dữ liệu hỗ trợ.
Mỗi mẹo dưới đây không chỉ tăng cơ hội email được đọc, mà còn tăng cơ hội nhận được phản hồi tích cực. Điều này quan trọng vì email vẫn là hình thức giao tiếp chính trong thế giới kinh doanh. Bằng cách biết cách soạn thảo email hiệu quả, bạn có lợi thế rõ rệt so với đồng nghiệp.
1. Gọi Tên Riêng (First Name)
Nghe hiển nhiên, nhưng nếu thực sự muốn người chú ý khi nhận email từ bạn, hãy dùng tên họ. Và dùng nhiều hơn một lần.
Nghiên cứu công bố 2006 cho thấy một vài vùng não "kích hoạt mạnh hơn với tên riêng của mình", cung cấp bằng chứng "nghe tên riêng có kích hoạt chức năng não độc đáo".
Dùng tên người nhận trong chủ đề email và nội dung email là thủ thuật tâm lý thu hút sự chú ý. Kết thúc bằng "Hy vọng sớm nghe tin từ bạn, Nam" hiệu quả hơn nhiều so với chỉ "Hy vọng sớm nghe tin từ bạn".
2. Tận Dụng Hiệu Ứng Halo (Halo Effect)
Con người bị ảnh hưởng bởi người họ tin tưởng. Nếu quản lý khuyên bạn liên hệ giám đốc công ty, hãy nhắc tên quản lý trong email giới thiệu. Email lạnh (cold email) nhận được rất tệ. Chứng minh bạn có sự ủng hộ của người mà người nhận tin tưởng cực kỳ quan trọng.
Điều này một phần do lý thuyết Halo Effect. Đây là một dạng thiên kiến xác nhận. Trong trường hợp này, thiên kiến có thể cải thiện ấn tượng chung của giám đốc về bạn chỉ vì ấn tượng tốt của họ về người quản lý giới thiệu bạn.
Bạn không phải chỉ nhắc cấp trên. Trích dẫn quan điểm của chuyên gia, khách hàng, bạn chung, và đám đông cũng củng cố email, miễn là người nhận trân trọng quan điểm của những người bạn nhắc đến.
3. Hãy Tức Giận Hoặc Vui Vẻ. Đừng Trung Tính
Khi Boomerang, ứng dụng Gmail hàng đầu, phân tích dữ liệu, họ phát hiện điều thú vị. "Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định tỷ lệ phản hồi là mức độ tích cực (từ như tuyệt vời) hoặc tiêu cực (từ như tệ) của từ ngữ trong tin nhắn".
Cả email vừa phải tích cực và tiêu cực nhận được 5-15% phản hồi hơn email trung tính. Tuy nhiên, email quá thù ghét gần như không nhận phản hồi. Email quá khen ngợi cũng không tốt hơn nhiều. Tóm lại, hãy thể hiện cảm xúc, nhưng đừng quá đà.
4. Giữ Ngắn Gọn (Nhưng Ngắn Như Thế Nào?)
Tôi biết, tôi biết. Sẽ có ngoại lệ. Một trong những trang web trí tuệ yêu thích, Brain Pickings gửi email cực dài nhưng đọc rất thú vị. Nhưng tổng thể, dữ liệu khuyên tránh email dài.
Thực tế, cùng với thông tin về loại từ nên dùng, Boomerang cũng tìm thấy độ dài "lý tưởng" của email. Dựa trên phân tích 40 triệu email, họ thấy email chứa 50-175 từ có cơ hội nhận phản hồi cao nhất (49-50%). Nghiên cứu MIT 2010 cũng hỗ trợ điều này.
Lời khuyên này khôn ngoan, nhưng không luôn thực tế. Bài học là giữ email súc tích. Cách làm là tuân theo triết lý "Năm Câu" (Five Sentences), không bao giờ gửi email quá 5 câu. Như nhà đầu tư và tác giả Guy Kawasaki nói với Entrepreneur.com, "dưới 5 câu thường thô lỗ và thiếu lịch sự, trên 5 câu lãng phí thời gian."
5. Dùng Từ "Vì" (Because)
Nếu bạn có đà yêu cầu ai đó làm gì, hãy ít nhất nói tại sao. Chúng ta biết điều này từ những năm 70, khi Giáo sư Tâm lý học Harvard Ellen Langer công bố nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của từ "because".
Chúng ta quá thường nhận email chỉ yêu cầu ("Bạn có thể gửi báo cáo đó trước 2h không?"), không giải thích tại sao. Nhưng bằng cách đưa từ "vì" vào yêu cầu ("Bạn có thể gửi báo cáo trước 2h vì nó cần chỉnh sửa trước 5h"), cơ hội tuân thủ tăng lên.
Theo nghiên cứu đó, có thể vì "con người chuyển sang hành vi 'tự động'... như một dạng heuristic, hay cách túc tắc. Và nghe từ 'vì' theo sau lý do (dù lý do có lắm cớ), khiến chúng ta tuân thủ."
6. Đừng Đưa Ra Quá 3 Lựa Chọn
Nghịch Lý Của Sự Lựa Chọn (Paradox of Choice) là khi có quá nhiều lựa chọn khiến chúng ta tê liệt. Để email không gây ra nghịch lý này, đừng đưa ra quá 3 lựa chọn.
Tâm trí con người yêu ma số ba. Đó là lý do chúng ta trao 3 huy chương Olympic. Chúng ta phân tích theo lạc quan, thực tế, bi quan (hoặc cao, trung, thấp). Và đó là lý do thị trường kinh tế thường trưởng thành chỉ còn 3 đối thủ lớn.
Về ra quyết định, chúng ta cũng thích dựa trên 3 lý do, hoặc 3 lựa chọn. Điều này được chứng minh qua nghiên cứu When Three Charms But Four Alarms, của hai nhà khoa học hành vi. Áp dụng cho email, nếu sắp xếp cuộc họp hoặc gọi, chỉ đưa ra 3 khung giờ/ngày. Hoặc dùng công cụ lên lịch họp như Doodle, chúng tôi đã review trước đây.
7. Viết Ở Trình Độ Lớp 3
Trình độ đọc của email có thể ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ phản hồi. Theo Boomerang, email viết ở trình độ đại học chỉ có tỷ lệ phản hồi 39%. Trình độ đọc hiệu quả nhất là lớp 3, đạt 53% phản hồi.
Trình độ đọc chủ yếu xác định bằng "số âm tiết trong từ và số từ trong câu". Để cải thiện tỷ lệ phản hồi, hãy giữ cả câu và từ ngắn. Để kiểm tra trình độ đọc email, copy dán vào công cụ như Readability-Score hoặc Hemingway Editor.
8. Kiểm Tra Lại Văn Bản (Proofread)
Với email dài điều này hiển nhiên, nhưng với email ngắn, kiểm tra chính tả thường bị bỏ qua. Đây là ý tưởng tồi.
Trong nghiên cứu 2001, Larry Beason chỉ ra lỗi viết (bao gồm chính tả, ngữ pháp, và logic) có một vài tác động tiêu cực đến nhận thức về người viết.
Khi người đọc nhận ra lỗi, họ tự động đưa ra giả định về người viết. Trong nghiên cứu, giả định phổ biến nhất là người viết là người suy nghĩ sai lệch, không chú ý chi tiết, người giao tiếp kém, và/hoặc kém học thức.
Đây là những thuộc tính gây hại bạn có thể tránh bị gán, chỉ bằng cách kiểm tra lại từng email.
9. Hiển Thị Số Dưới Dạng Chữ Số (Numerals)
Nếu số liệu như thống kê, dữ liệu, ngày, giờ... quan trọng trong tin nhắn, hãy hiển thị dưới dạng chữ số thay vì viết chữ (12, thay vì mười hai).
Nghiên cứu theo dõi mắt (eye-tracking) cho thấy mắt người đọc thường lướt qua văn bản, trong khi "chữ số thường làm dừng mắt lang thang". Điều này vì "số đại diện cho sự thật". Số là dữ liệu cứng mà não bộ nhận diện nhanh. Tâm trí người đọc giả định những con số đó là phần quan trọng của thông điệp.
Nhớ điều này khi soạn email. Nếu số quan trọng, hiển thị bằng chữ số để người đọc lọc được quan trọng và không quan trọng.
Làm Email Hiệu Quả Cho Bạn
Trong hầu hết công việc, email là phần then chốt giao tiếp với đồng nghiệp. Dù bạn gửi 10 hay 100 email/ngày, biết cách soạn thảo tin hiệu quả là kỹ năng bạn cần học.
Như bạn thấy, điều này không khó. Thay đổi nhỏ, như làm email súc tích hơn, kiểm tra lại, hoặc thay đổi cảm xúc viết có thể tạo tác động lớn. Với công cụ cải thiện email miễn phí, không có lý do từ chối.
Những thay đổi này không chỉ làm email dễ được chú ý và phản hồi, mà còn giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp tốt hơn về bạn.
Bạn đã thay đổi gì trong cách viết email cải thiện hiệu quả? Chúng tôi rất muốn nghe!