Viết email hiệu quả dường như đủ dễ dàng. Nhưng nếu bạn muốn email của mình hoạt động tốt hơn nữa, hãy ghi nhớ các quy tắc được khoa học hỗ trợ sau đây.
Trước đây, chúng tôi đã liệt kê 12 lý do khiến mọi người vẫn phớt lờ email của bạn. Chúng tôi thậm chí còn cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước về cách khiến những người bận rộn trả lời tin nhắn của bạn. Nhưng bây giờ đã đến lúc chia sẻ một số mẹo thậm chí cụ thể hơn, có thể hành động - được hỗ trợ bởi dữ liệu.
Mỗi mẹo trong số này không chỉ cải thiện cơ hội email của bạn được đọc mà còn giúp bạn nhận được phản hồi tích cực từ những email đó. Điều này rất quan trọng vì email vẫn là hình thức giao tiếp chính trong thế giới kinh doanh. Bằng cách biết cách tạo ra các email hiệu quả, bạn đã tạo cho mình một lợi thế nhất định so với các đồng nghiệp của mình.
1. Nhận Điều khoản về First Name
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng nếu bạn thực sự muốn mọi người chú ý khi họ nhận được email từ bạn, hãy sử dụng tên của họ. Và sử dụng nó nhiều lần.
Nghiên cứu được công bố vào năm 2006 cho thấy một số vùng não "cho thấy khả năng kích hoạt tên của chính mình nhiều hơn", cung cấp bằng chứng cho thấy "việc nghe tên của chính mình có khả năng kích hoạt chức năng não duy nhất".
Sử dụng tên người nhận của bạn trong chủ đề email và Do đó, nội dung email là một thủ thuật tâm lý có thể thu hút sự chú ý. Kết thúc bằng "Hy vọng sớm nhận được phản hồi từ bạn, Stan" sẽ hiệu quả hơn nhiều so với chỉ đơn thuần là "Mong sớm nhận được phản hồi từ bạn".
2. Nắm bắt Hiệu ứng hào quang
Mọi người bị ảnh hưởng bởi những người mà họ tin tưởng. Nếu một người quản lý khuyên bạn nên liên hệ với giám đốc của công ty, hãy nêu tên người quản lý đó trong email giới thiệu của bạn. Những email lạnh lùng thật kinh khủng khi nhận được. Do đó, việc thể hiện rằng bạn có sự hỗ trợ của người mà người nhận của bạn tin tưởng là vô cùng quan trọng.
Điều này một phần là do một lý thuyết có tên là Hiệu ứng ánh hào quang . Đây là một loại xác nhận thiên vị. Trong trường hợp này, sự thiên vị có thể sẽ cải thiện ấn tượng chung của đạo diễn về bạn đơn giản chỉ vì ấn tượng tốt của họ về người quản lý đã giới thiệu bạn.
Tuy nhiên, bạn không cần phải đề cập đến cấp trên. Dựa trên quan điểm và ý tưởng của các chuyên gia, khách hàng, bạn bè chung và đám đông cũng có thể củng cố email của bạn, miễn là người nhận đánh giá cao quan điểm của những người bạn tham khảo .
3. Giận dữ hay Hạnh phúc. Nhưng không bao giờ trung lập
Khi Boomerang , một ứng dụng Gmail hàng đầu, đã phân tích dữ liệu của nó, họ tìm thấy một điều vô cùng thú vị. "Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc xác định tỷ lệ phản hồi là mức độ tích cực (những từ như tuyệt vời) hay tiêu cực (những từ như tệ) của các từ trong tin nhắn".
Cả hai và tích cực vừa phải email tiêu cực nhận được phản hồi nhiều hơn từ 5–15% so với email trung lập. Điều đó đang được nói, các email cực kỳ thù địch hầu như không nhận được bất kỳ phản hồi nào. Các email tâng bốc quá mức cũng không hoạt động tốt hơn. Nói cách khác, hãy vượt qua cảm xúc của bạn, nhưng đừng phản ứng thái quá.
4. Ngắn gọn ( Nhưng ngắn như thế nào? )
Tôi biết rồi mà. Sẽ có ngoại lệ cho điều này. Một trong những trang web về não yêu thích của tôi, Brain Pickings gửi những email cực kỳ dài khiến tôi thích thú khi đọc. Nhưng nhìn chung, dữ liệu cho thấy bạn nên tránh những email dài dòng.
Trên thực tế, cùng với thông tin về các loại từ bạn nên sử dụng trong thư của mình, Boomerang cũng tìm thấy độ dài "lý tưởng" của một email. Dựa trên phân tích 40 triệu email, họ nhận thấy những email có không quá 50–175 từ có cơ hội nhận được thư trả lời cao nhất (49–50%). Điều này cũng được hỗ trợ bởi những phát hiện của một nghiên cứu MIT năm 2010.
Đây là lời khuyên của hiền triết, nhưng không phải lúc nào cũng thực tế. Nhưng bài học là giữ cho email của bạn ngắn gọn. Một cách để làm điều này là đăng ký triết lý Năm câu, và không bao giờ gửi email có độ dài quá năm câu. Như nhà đầu tư và tác giả Guy Kawasaki nói với Entrepreneur.com, "ít hơn năm câu thường đột ngột và thô lỗ, hơn năm câu gây lãng phí thời gian."
5. Sử dụng Từ "Because"
Nếu bạn có đủ can đảm để yêu cầu ai đó làm điều gì đó cho bạn, ít nhất hãy nói cho họ biết tại sao . Chúng ta đã biết điều này từ những năm 70, khi Giáo sư Tâm lý học tại Đại học Harvard, Ellen Langer công bố một nghiên cứu nêu bật tầm quan trọng của từ "bởi vì".
Chúng tôi thường xuyên nhận được email chỉ yêu cầu một cái gì đó ("Bạn có thể gửi cho tôi báo cáo đó trước 2 giờ chiều không?") Mà không giải thích lý do tại sao. Nhưng bằng cách đưa từ "bởi vì" vào yêu cầu của chúng tôi ("Bạn có thể gửi cho tôi báo cáo đó trước 2 giờ chiều vì nó cần được chỉnh sửa trước 5 giờ chiều), cơ hội tuân thủ sẽ tăng lên.
Theo nghiên cứu đó, điều này có thể là bởi vì "mọi người tiếp tục hành vi 'tự động' ... như một hình thức của một cuộc khám phá, hoặc nói tắt. Và nghe từ 'bởi vì' theo sau là một lý do (bất kể lý do có khập khiễng đến đâu) , khiến chúng tôi phải tuân thủ. "
6. Không đưa ra nhiều hơn 3 sự lựa chọn
Nghịch lý của sự lựa chọn là nơi chúng ta có vô số lựa chọn đến nỗi chúng ta trở nên tê liệt. Để đảm bảo email của bạn không dẫn đến Nghịch lý lựa chọn, hãy cố gắng không đưa ra bất kỳ tùy chọn nào nhiều hơn ba.
Tâm trí con người yêu thích sự kỳ diệu của ba. Đó là lý do tại sao chúng tôi trao ba huy chương tại Thế vận hội. Chúng tôi phân tích mọi thứ theo khía cạnh lạc quan, thực tế và bi quan (hoặc cao, trung bình và thấp). Và đó là lý do tại sao các thị trường kinh tế thường trưởng thành chỉ có ba đối thủ cạnh tranh chính.
Về việc ra quyết định, chúng ta cũng thích dựa vào ba lý do, hoặc ba sự lựa chọn. Điều này đã được thể hiện thông qua nghiên cứu có tiêu đề Khi ba bùa nhưng bốn báo , được thực hiện bởi hai nhà khoa học hành vi. Được áp dụng cho việc gửi email, nếu bạn đang sắp xếp một cuộc họp hoặc một cuộc gọi, hãy cố gắng chỉ đưa ra ba tùy chọn ngày và giờ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ lập lịch cuộc họp như Doodle mà chúng tôi đã xem xét trước đây.
7. Viết ở Cấp Ba
Cấp độ đọc của email có thể có ảnh hưởng lớn đến tỷ lệ phản hồi của bạn. Theo Boomerang, các email được viết ở trình độ đọc đại học có tỷ lệ phản hồi chỉ là 39%. Lớp đọc hiệu quả nhất là lớp ba, đạt tỷ lệ phản hồi là 53%.
Cấp độ đọc chủ yếu được xác định bằng cách xem "số lượng âm tiết trong từ của bạn và số lượng từ trong câu của bạn." Sau đó, để cải thiện tỷ lệ trả lời của bạn, hãy giữ cho cả câu và từ của bạn ngắn gọn. Để kiểm tra mức độ đọc của email của riêng bạn, hãy sao chép và dán chúng vào các công cụ như Điểm dễ đọc hoặc Hemingway Editor.
8. Đọc lại văn bản của bạn
Đối với những email dài hơn thì điều này không cần nói, nhưng đối với những email ngắn hơn, việc hiệu đính thường bị bỏ qua. Đây là một ý tưởng tồi.
Trong một nghiên cứu năm 2001, Larry Beason đã chỉ ra rằng những lỗi viết (bao gồm cả lỗi chính tả và ngữ pháp, cũng như lỗi logic) có một số tác động tiêu cực đến nhận thức của người viết.
Khi một người đọc nhận thấy một sai sót, họ sẽ tự động đưa ra những giả định về người viết. Trong nghiên cứu này, các giả định phổ biến nhất là người viết là một người suy nghĩ sai lầm, không phải là một người chi tiết, một người giao tiếp kém và / hoặc giáo dục kém.
Đây là một số thuộc tính khá nguy hiểm mà bạn có thể tránh bị nhìn thấy, đơn giản bằng cách đọc lại từng email của bạn.
9. Hiển thị số dưới dạng chữ số
Nếu các số như thống kê, dữ liệu, ngày tháng, thời gian, v.v. quan trọng trong thư của bạn, hãy hiển thị chúng dưới dạng chữ số thay vì gõ chúng ra (12, thay vì mười hai).
Các nghiên cứu theo dõi mắt đã chỉ ra rằng mắt của người đọc thường quét qua văn bản, trong khi "các chữ số thường ngăn con mắt lang thang". Điều này là do "số đại diện cho sự thật". Các con số là dữ liệu khó mà trí óc có thể chọn ra một cách nhanh chóng. Suy nghĩ của người đọc cho rằng những con số đó là một phần quan trọng của thông điệp.
Hãy ghi nhớ điều này khi soạn thảo email của riêng bạn. Nếu số là một phần quan trọng trong thông điệp của bạn, hãy hiển thị chúng dưới dạng chữ số để người đọc có thể lọc phần quan trọng khỏi phần không quan trọng.
Làm cho email hoạt động cho bạn
Trong hầu hết các công việc, email là một phần quan trọng đối với cách chúng ta giao tiếp với đồng nghiệp của mình. Cho dù bạn gửi 10 hay 100 email mỗi ngày, thì việc biết cách tạo ra những thông điệp hiệu quả là một kỹ năng bạn cần học.
Như bạn có thể thấy ở trên, điều này không khó. Những thay đổi nhỏ, chẳng hạn như làm cho email của bạn ngắn gọn hơn, hiệu đính hoặc thay đổi cảm xúc của bài viết của bạn có thể có tác động lớn. Và với các công cụ cải tiến email miễn phí để trợ giúp, không có lý do gì.
Những cơ hội này không chỉ có thể giúp email của bạn được chú ý và phản hồi nhiều hơn mà còn giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Bạn đã thực hiện những thay đổi nào đối với cách bạn viết email để cải thiện hiệu quả của chúng? Chúng tôi rất muốn nghe!