Mọi chuyên gia cần học cách viết email chuyên nghiệp - và không chỉ vì mục đích phát triển sự nghiệp của một người. Điều đó có thể khó khăn, đặc biệt là khi bạn phải đối mặt với những người thô lỗ, tức giận hoặc thậm chí là trollish, nhưng tự hào về những email bạn gửi đi có phải là một điều vinh dự không?
Chúng tôi đã viết rất nhiều về cách gửi email như một người chuyên nghiệp, nhưng một khía cạnh thường bị bỏ qua là chữ ký email. Rất nhiều người không có, và những người có một đang lãng phí tiềm năng của họ. Ngoài ra, nếu bạn thuộc tuýp người hay lo lắng về email, thì chữ ký có thể giúp bạn bớt lo lắng về mỗi email.
Bạn đang suy nghĩ về việc thiết lập một chữ ký cho chính mình? Dưới đây là những điều bạn cần biết để tận dụng tối đa.
1. Sử dụng Dấu phân cách Phải
Dấu phân cách là một chuỗi ký tự được sử dụng để đánh dấu nơi một thứ kết thúc và một thứ khác bắt đầu. Theo thuật ngữ của giáo dân, đó là những gì bạn nhập để nói "email của tôi kết thúc ở đây, chữ ký của tôi bắt đầu ở đây". Hầu hết các ứng dụng email hiện đại sẽ tách chữ ký khỏi nội dung email nếu phát hiện thấy chữ ký.
(email body)
––
(email signature)Để làm được điều đó, bạn cần sử dụng dấu phân cách mà ứng dụng email nhận dạng được. May mắn thay, có một tiêu chuẩn được chấp nhận mà hầu hết các ứng dụng email hiện đại sử dụng:hai dấu gạch ngang thông thường theo sau là ký tự khoảng trắng (––) . Dấu phân cách này phải nằm trên dòng riêng trước chữ ký.
2. Hãy đơn giản
Như với hầu hết những thứ liên quan đến viết lách, ít hơn là nhiều hơn khi nói đến chữ ký email. Chỉ nên bao gồm những yếu tố cần thiết nhất, có nghĩa là loại bỏ mọi thứ khác có thể hữu ích hoặc có thể không hữu ích. Bạn càng lộn xộn, thì khả năng người nhận của bạn sẽ thực sự đọc nó càng ít.
Vì vậy, bạn chắc chắn nên bao gồm những gì?
- Tên
- Tiêu đề
- Công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Tùy thuộc vào lĩnh vực và vị trí của bạn, bạn cũng có thể muốn bao gồm một địa chỉ gửi thư, nhưng điều đó có thể trở nên quá nhiều. Nếu bạn vẫn sử dụng máy fax, hãy tiếp tục và thêm số fax. Bất kỳ chi tiết nào khác ngoài điều này là không quan trọng. Bạn có thể bổ sung thêm, nhưng chỉ khi bạn có thể chứng minh điều đó.
Câu hỏi lớn đặt ra là, hồ sơ trên mạng xã hội thì sao? Nếu bạn cảm thấy rằng bạn nhất thiết phải bao gồm chúng, hãy cố gắng giữ nó ở một hoặc hai. Ba ứng cử viên sáng giá nhất là LinkedIn, Facebook và Twitter. Chọn hai cái mà bạn sử dụng nhiều nhất. Nhiều hơn thế nữa và bạn có nguy cơ lộn xộn.
3. Ngắn gọn
Nếu bạn chú ý đến lời khuyên rằng hãy giữ cho nó đơn giản, thì không khó để giữ nó ngắn gọn - nhưng ngay cả như vậy, bạn có thể dễ dàng mất cảnh giác và kết thúc với một chữ ký lớn, ngay cả khi nó không. nói nhiều. Cô đọng mọi thứ hết mức có thể.
Quy tắc chung là kéo dài theo chiều ngang tốt hơn là theo chiều dọc. Cố gắng giữ mọi thứ trên bốn dòng hoặc ít hơn. Nếu bạn vượt quá mức đó, chữ ký của bạn có thể trông quá cồng kềnh và điều đó có nghĩa là người nhận sẽ ít bận tâm đến việc đọc nó hơn.
TênName
Title at Company
[email protected] | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####Vì vậy, đừng ngại kết hợp nhiều yếu tố trên cùng một dòng. Tiêu chuẩn là tách nhiều mục bằng ký tự ống dẫn (|) , nhưng bạn có thể sử dụng một cái gì đó tương tự nếu bạn thích, chẳng hạn như ký tự middot (·) hoặc ký tự emdash (-) .
4. Giữ cho nó tinh tế
Đây là nơi mà mọi thứ có thể trở nên phức tạp. Trong số những người sử dụng chữ ký email, quá nhiều người trong số họ cố gắng quá mức để đảm bảo chữ ký của họ nhô ra như ngón tay cái. Sau cùng, bạn muốn người nhận chú ý và kiểm tra hồ sơ của mình, phải không?
Vấn đề là chữ ký email của bạn không nên là thứ phân biệt bạn với mọi người. Thay vào đó, nội dung email là nơi bạn thuyết phục người nhận rằng bạn xứng đáng với thời gian của họ. Nếu nội dung email của bạn đã hoàn thành công việc của mình, người nhận sẽ tìm kiếm chữ ký của bạn, bất kể nó nhạt nhẽo hoặc đáng quên đến mức nào.
Chữ ký của bạn chỉ nên ở đó vì một lý do:để họ biết cách liên hệ với bạn. Giữ nó tinh tế. Không có màu sắc sặc sỡ, không có định dạng cường độ cao và chắc chắn giữ đồ họa ở mức tối thiểu. Một chữ ký ồn ào thậm chí có thể khiến người nhận là bị thuyết phục bởi nội dung email.
5. Sử dụng nhiều chữ ký
Nếu ứng dụng email của bạn cho phép nhiều chữ ký, hãy xem xét tận dụng điều đó. Ví dụ:bạn có thể thiết lập chữ ký theo mùa với câu "Giáng sinh vui vẻ!" tin nhắn trong những tháng nghỉ lễ. Hoặc có thể bạn có thể thiết lập các chữ ký khác nhau cho các email đã soạn so với thư trả lời.
Xét cho cùng, nếu bạn đang trả lời email của ai đó, có thể họ đã biết bạn là ai, vì vậy rất nhiều thông tin thông thường trong chữ ký email trở nên không cần thiết. Chữ ký cho thư trả lời có thể được cắt bớt và chỉ được chèn cho mục đích tạo hương vị (để làm cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp).
Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không làm quá mức với điều này!
6. Cẩn trọng với HTML &vCards
Email có thể được gửi theo một trong hai cách:văn bản thuần túy và HTML. Văn bản thuần túy là tuyệt vời vì mọi ứng dụng email đều có thể xử lý nó, nhưng bạn lại mất công định dạng văn bản, siêu liên kết, v.v. HTML rất hay vì nó có thể làm được gì, nhưng một số ứng dụng email có thể không hiển thị thư của bạn như dự định.
Và sau đó là vCards, về cơ bản là danh thiếp điện tử. Chúng hữu ích về mặt lý thuyết, nhưng không quá tuyệt vời trong thực tế vì ít người thực sự quan tâm đến chúng. Trên thực tế, hầu hết mọi người thậm chí không biết chúng là gì. Ngoài ra, chữ ký của bạn phải có tất cả các chi tiết liên quan, điều này làm cho vCards hơi thừa.
Tôi không nói rằng bạn không thể sử dụng HTML hoặc vCards, nhưng có những nhược điểm tiềm ẩn cần phải suy nghĩ. Nó phụ thuộc vào kiểu người bạn đang gửi email và liệu bạn có ổn với người nhận thỉnh thoảng khó chịu hay không. Cá nhân tôi nghĩ rằng mọi người nên gắn bó với danh thiếp thông thường.
7. Kiểm tra với nhiều ứng dụng email
Khi chữ ký email của bạn đã hoàn tất và sẵn sàng hoạt động, còn một điều cuối cùng bạn cần làm:gửi email cho chính mình và đảm bảo rằng bạn kiểm tra xem chữ ký của mình trông như thế nào bằng cách sử dụng càng nhiều ứng dụng email khác nhau càng tốt. Ít nhất, bạn nên kiểm tra với Outlook, Gmail và một số ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Điều cuối cùng bạn muốn là một chữ ký email trông tuyệt vời trong ứng dụng email của riêng bạn nhưng trông hoàn toàn giống với một thứ gì đó giống như Gmail, điều này không phải lúc nào cũng phù hợp với những thứ như HTML. Luôn kiểm tra kỹ để đảm bảo rằng nó trông như mong đợi.
Bạn có sử dụng chữ ký email không?
Vấn đề về email là nó sẽ không sớm xuất hiện, vì vậy nếu bạn chưa sử dụng, bạn thực sự nên xem xét các mẹo này để cải thiện hiệu quả sử dụng email của mình. Chữ ký không phải là cách duy nhất giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Ví dụ:câu trả lời soạn trước có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Chỉ cần nhớ thực hiện các biện pháp phòng ngừa bảo mật email thích hợp để bạn không phải kết thúc với một máy tính bị nhiễm phần mềm độc hại hoặc vô tình tặng số tiền tiết kiệm được cho một trong những hoàng tử Nigeria khét tiếng đó.
Bạn nghĩ gì về chữ ký email? Bạn có sử dụng chúng cho tài khoản của mình không? Điều gì là thú cưng lớn nhất của bạn bị trộm khi bạn nhìn thấy chữ ký email của người khác? Chia sẻ suy nghĩ của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới!