Mọi chuyên gia cần học cách viết email chuyên nghiệp – không chỉ để thăng tiến sự nghiệp. Có thể khó, đặc biệt khi đối mặt với người thô lỗ, giận dữ, hoặc thậm chí troll, nhưng có phải việc tự hào về email mình gửi là điều danh dự?
Chúng tôi đã viết nhiều về cách email như chuyên gia, nhưng một khía cạnh thường bị bỏ qua là chữ ký email (email signature). Nhiều người không có, và những người có đang lãng phí tiềm năng. Thêm vào đó, nếu bạn là người lo âu về email, chữ ký có thể nghĩa là một điều ít phải lo lắng trên mỗi email.
Đang suy nghĩ thiết lập chữ ký cho mình? Đây là những gì bạn cần biết để tận dụng tối đa.
1. Dùng Phân Cách (Delimiter) Đúng Chuẩn
Phân cách (delimiter) là chuỗi ký tự đánh dấu nơi một thứ kết thúc và thứ khác bắt đầu. theo ngôn ngữ phổ thông, đó là thứ bạn gõ để nói "email của tôi kết thúc ở đây, chữ ký bắt đầu từ đây". Hầu hết ứng dụng email hiện đại tách chữ ký khỏi thân email nếu phát hiện chữ ký.
(thân email)
––
(chữ ký email)Để làm vậy, bạn cần phân cách mà ứng dụng email nhận diện. May mắn có tiêu chuẩn chấp nhận chung hầu hết ứng dụng email hiện đại dùng: hai gạch ngang thường theo sau ký tự khoảng trắng (–– ). Phân cách này nên nằm trên dòng riêng trước chữ ký.
2. Giữ Đơn Giản
Giống hầu hết việc liên quan viết, ít hơn là nhiều hơn khi nói đến chữ ký email. Chỉ các yếu tố thiết yếu nhất nên đưa vào, nghĩa là bỏ hết thứ khác có thể hữu ích hay không. Càng rối rắm, người nhận càng ít đọc.
Vậy bạn chắc chắn nên đưa gì?
- Tên
- Chức danh (Title)
- Công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Tùy lĩnh vực và vị trí, bạn cũng có thể muốn đưa địa chỉ thư, nhưng có thể quá nhiều. Nếu vẫn dùng fax, thêm số fax. Bất kỳ chi tiết nào ngoài này đều không quan trọng. Bạn có thể thêm nhiều hơn, nhưng chỉ khi bạn biện minh được.
Câu hỏi lớn: hồ sơ mạng xã hội? Nếu bạn cảm thấy bắt buộc phải đưa, hãy giữ một hoặc hai. Ba ứng cử viên tốt nhất: LinkedIn, Facebook, Twitter. Chọn hai bạn dùng nhiều nhất. Quá nhiều thì rối.
3. Giữ Ngắn Gọn
Nếu bạn tuân thủ lời khuyên giữ đơn giản, giữ ngắn gọn không khó – nhưng vẫn dễ buông lỏng và kết thúc với chữ ký lớn, dù nó không nói nhiều. Hãy cô đọng mọi thứ tối đa.
Quy tắc chung là tốt hơn kéo dài ngang thay vì dọc. Cố gắng giữ mọi thứ trong 4 dòng hoặc ít hơn. Nếu vượt quá, chữ ký có thể thấy cồng kềnh, nghĩa là người nhận ít phiền đọc.
Tên
Chức danh tại Công ty
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####Vậy đừng ngại gộp nhiều yếu tố trên cùng một dòng. Tiêu chuẩn phân cách nhiều mục bằng ký tự đường dọc (|), nhưng bạn có thể dùng ký tự tương tự như dấu chấm giữa (·) hoặc gạch ngang dài (—).
4. Giữ Khéo Léo (Subtle)
Đây là nơi mọi thứ trở nên rắc rối. Trong số người dùng chữ ký, quá nhiều người cố gắng quá mức để chữ ký nổi bật như ngón tay cái. Cuối cùng, bạn muốn người nhận chú ý và xem hồ sơ của bạn, đúng?
Vấn đề là chữ ký email không nên là thứ phân biệt bạn với người khác. Thân email mới là nơi bạn thuyết phục người nhận bạn xứng đáng thời gian. Nếu thân email làm tốt việc đó, người nhận sẽ tìm chữ ký, dù nó nhạt nhẽo hay dễ quên.
Chữ ký chỉ nên có một lý do: cho họ biết cách liên hệ bạn. Hãy khéo léo. Không màu sặc sỡ, không định dạng đậm đặc, và chắc chắn giới hạn đồ họa tối thiểu. Chữ ký ồn ào thậm chí có thể khiến người nhận đã bị thuyết phục bởi thân email quay lưng.
5. Dùng Nhiều Chữ Ký (Multiple Signatures)
Nếu ứng dụng email cho phép nhiều chữ ký, hãy cân nhắc tận dụng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập chữ ký theo mùa với thông điệp "Giáng Sinh An Lành!" vào tháng lễ hội. Hoặc thiết lập chữ ký khác cho email soạn mới vs trả lời.
畢竟, nếu bạn trả lời email ai đó, họ có thể đã biết bạn là ai, nên nhiều thông tin thường trong chữ ký trở nên không cần thiết. Chữ ký cho trả lời có thể rút gọn và chỉ chèn để tạo cảm giác chuyên nghiệp.
Chỉ đừng lạm dụng!
6. Cẩn Trọng Với HTML & vCards
Email gửi theo hai cách: văn bản thuần (plain text) và HTML. Văn bản thuần tốt vì mọi ứng dụng email xử lý được, nhưng mất định dạng văn bản, hyperlink, v.v. HTML đẹp vì khả năng, nhưng một số ứng dụng email có thể không hiển thị tin nhắn như ý định.
Còn vCards, về cơ bản là thẻ danh thiếp điện tử. Chúng hữu ích về lý thuyết, nhưng không hay thực tế vì ít người quan tâm. Thực tế, hầu hết người không biết chúng là gì. Thêm vào đó, chữ ký đã có tất cả chi tiết liên quan, làm vCards hơi thừa thãi.
Tôi không nói bạn không thể dùng HTML hoặc vCards, nhưng có mặt trái tiềm ẩn cần cân nhắc. Tùy vào loại người bạn email và bạn có chấp nhận người nhận thỉnh thoảng bực bội. Tôi cá nhân nghĩ mọi người nên dùng danh thiếp kinh doanh thường.
7. Kiểm Tra Với Nhiều Ứng Dụng Email
Khi chữ ký email đã sẵn sàng, còn một việc cuối: gửi email cho chính bạn và kiểm tra chữ ký trông như thế nào dùng nhiều ứng dụng email khác nhau càng nhiều càng tốt. Ít nhất, kiểm tra với Outlook, Gmail, và vài ứng dụng mobile.
Điều tồi tệ nhất là chữ ký trông đẹp trong ứng dụng của bạn nhưng hoàn toàn vỡ vụn trong Gmail, vốn không luôn "chơi đẹp" với HTML. Luôn kiểm tra kỹ để chắc chắn trông như mong đợi.
Bạn Có Dùng Chữ Ký Email?
Vấn đề về email là nó không đi đâu trong thời gian tới, nên nếu chưa làm, bạn nên xem các mẹo cải thiện hiệu quả email. Chữ ký không phải cách duy nhất làm cuộc sống dễ dàng. Ví dụ, câu trả lời có sẵn (canned responses) tiết kiệm nhiều thời gian.
Chỉ nhớ lấy các biện pháp an ninh email đúng đắn để không kết thúc với máy tính dính malware hoặc vô tình cho của đời đi cho một trong những hoàng tử Nigeria nổi tiếng.
Bạn nghĩ gì về chữ ký email? Bạn dùng cho tài khoản nào? Điều gì khiến bạn bực mình nhất khi thấy chữ ký người khác? Chia sẻ suy nghĩ với chúng tôi trong bình luận!