Email đã được tuyên bố "chết" nhiều lần, và giống như Lazarus, nó trỗi dậy từ cõi chết.
Google một phần khiến email liên quan nhờ Gmail, và tính năng email mạnh mẽ cung cấp. Yahoo được cải tạo, và Outlook có tích hợp Skype trong những thay đổi khác. Việc Cơ Quan An Ninh Quốc Gia (NSA) mò mẫm đời tư đã khiến một công ty Thụy Sĩ cung cấp email mã hóa sắt đá, với máy chủ bên trong núi.
Nếu bạn vẫn không phải fan email (như 4 người nổi bật này), thì có nhiều chức năng email bạn có thể giao cho ứng dụng khác. Lợi ích giữ tất cả trong email là tập trung ở một nơi, nhưng điều này dẫn đến hộp thư đến phình to tràn lan chắc chắn tăng mức stress.
Email gây stress ngay cả khi bạn không theo đuổi inbox zero.
Nếu bạn thực sự phải "giết" email để đơn giản hóa cuộc sống, có cách giữ quy trình làm việc trôi chảy, không hề hụt hẫng. Bạn có thể phải trả vài đô la/tháng, nhưng bạn có thể coi đó là bản giao dịch cho sự bình yên.
Thảo Luận Thời Gian Thực (Real-Time Discussion)
Trước đây, bạn có thể trò chuyện qua email qua lại, với "Xem Hội Thoại" (Conversation View) của Gmail giữ mọi thứ trật tự. Nhưng lượng lớn thay thế đã xuất hiện.
Đầu tiên đáng nhắc là mạng xã hội, như Facebook và Twitter. Với Twitter, live-tweeting cực phổ biến, và Facebook cho phép thảo luận/tranh luận hai chiều (tốt hay xấu tùy quan điểm).
Tiếp theo là khả năng nhắn tin tức thì (instant messaging) như Jabber và Google Talk (vẫn hoạt động nếu đăng nhập bằng Pidgin hoặc Adium). Có IM ít phổ biến hơn như AIM Messenger và Yahoo Messenger.
Tin hay không, ICQ vẫn còn nếu các bạn "cũ" muốn hoài niệm Internet.
VOIP dễ dàng ngày nay với Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (chỉ Mac & iOS), Appear.in, và các biến thể mã hóa Telegram và Signal.
Sau khi thử tất cả, tôi cá nhân khuyên dùng Skype, Signal, và WhatsApp (cho những người từ chối tùy chọn mã hóa, đám "tôi không có gì để giấu!", như vợ tôi).
Có ba lựa chọn tốt cho năng suất nơi làm việc – Slack, Quip, và Convo.
Lợi ích Slack không cần giới thiệu. Quip và Convo tương tự chức năng. Kéo toàn bộ thành viên nhóm vào một nơi trò chuyện thời gian thực, xem file, xem/cập nhật danh sách việc, và Convo thậm chí thêm chú thích tài liệu (annotating documents). Các tùy chọn này có gói miễn phí tốt cho nhóm nhỏ, giá tăng khi nhóm và nhu cầu lớn.
Hợp Tác Dự Án (Project Collaboration)
Hợp tác dự án, khi làm đúng, dẫn đến nhiều lợi thế. Google Docs đặt tiêu chuẩn vàng hợp tác trực tuyến khi mua Writely năm 2006. Kể từ đó, nó vô giá cho nhóm làm việc cùng lúc trên tài liệu real-time, và Google Sheets thêm giá trị.
Nhưng như mọi thứ Internet, đối thủ xuất hiện cắt giảm ánh hào quang Google Docs.
Thay thế lớn nhất là Office.com, dù nếu bạn không fan Microsoft, có thể không hào hứng dùng. Trong trường hợp đó, bạn có thể quan tâm Dropbox Paper, thứ tôi thử nghiệm nhiều gần đây. Mọi thứ trong tài liệu được backup lên Dropbox.
Nếu không hấp dẫn, còn hai lựa chọn khác. Thứ nhất là Zoho, miễn phí cho tới 25 người dùng. Sau đó, chỉ $5/người/tháng, nên Zoho rất hiệu quả chi phí cho doanh nghiệp nhỏ. Giao diện gương Google Docs và Microsoft Office, rất dễ dùng.
Nếu thích đơn giản, hãy xem PiratePad. Mỗi lần refresh domain, URL duy nhất mới được tạo, dễ chia sẻ trang với người khác. Đây là cái tôi dùng test app.
Bạn mời người tham gia tài liệu. Nếu muốn ai đó chỉ xem không chỉnh sửa, nhấn nút "read only" lấy link hơi khác. Ai có link "read-only" tải tài liệu dạng HTML, plain text, Word, hoặc PDF.
Lên Lịch Cuộc Họp (Meeting Scheduling)
Một trong những việc dùng email kinh doanh nhiều nhất là lên lịch họp. Ai từng thử lịch họp biết cảm giác này quá rõ. Cả trò "qua lại" kiểu Dilbert. Bạn cố gắng sắp xếp họp cho 5 người và mất chục email trải qua vài ngày, từ "tôi làm được giờ này" và "tôi không làm được giờ kia".
Có phải châm biếm nếu cuộc họp về quản lý thời gian và năng suất?
Công cụ không dùng email được dùng tại MakeUseOf là ScheduleOnce xuất sắc. Nó cắm vào Google Calendar và khi mọi người nhập thời gian rảnh, trang web kết hợp tìm khung giờ phù hợp tất cả.
Bạn gần như bị "bựa lựa" khi nói đến khả năng khác. Một số bao gồm Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet, Timebridge. Điều làm chúng nổi bật so với ScheduleOnce trả phí là chúng miễn phí hoặc có gói miễn phí rất tốt.
Cái thu hút tôi nhất là NeedToMeet. Có danh sách tính năng ấn tượng miễn phí, bao gồm tích hợp Outlook và ứng dụng mobile. Ngược lại, nếu họp nhỏ là điều của bạn, WhenIsGood chia khung thời gian thành增量 15 phút.
Quản Lý Danh Bạ (Contact Management)
Ngày sổ địa chỉ giấy gần như qua đi, vì hầu hết chúng ta dùng tương đương trực tuyến. Là thứ trước gắn chặt với địa chỉ email, giờ bạn giao nhiệm vụ này cho ứng dụng khác.
Plaxo là lựa chọn thay thế Google Contacts được khuyên dùng. Có gói miễn phí cơ bản khá tốt. Backup sổ địa chỉ lên đám mây, gộp sổ địa chỉ từ vài dịch vụ khác thành một sổ địa chỉ "toàn cầu" (universal). Nếu liên hệ của bạn cũng dùng Plaxo, bạn được thông báo cập nhật chi tiết của họ.
Đối thủ bao gồm Memotoo, hơi kém do gói miễn phí thất vọng, và tài khoản miễn phí không hoạt động bị xóa sau 30 ngày. Fruux nhắm về doanh nghiệp. Lựa chọn Fruux bạn có thể xem là FullContact, cũng nhắm nhóm và doanh nghiệp lớn.
Gửi File & File Đính Kèm Khác
Dịch vụ gửi file nhiều như cá sấu và có từ đầu Internet. Chuyển file qua email vẫn chịu giới hạn nghiêm ngặt, nên nếu bạn viết cuốn tiểu thuyết dày đặc và muốn gửi cho mẹ xin ý kiến, không gửi qua email thông thường.
Nếu file chỉ hơi vượt giới hạn email (thường 25MB), bạn dùng dịch vụ như Skype gửi. Nhưng nếu lớn hơn, lưu trữ đám mây (cloud storage) có lẽ tốt nhất. Kích thước file quyết định bạn có cần trả tiền thêm lưu trữ đám mây, nhưng Google Drive và OneDrive (lên tới 10GB) rất hào phóng gói miễn phí. Dropbox phía khác chỉ cho 3GB ban đầu – cũng đủ hầu hết trường hợp.
Hoặc nếu bạn có tên miền riêng, tải file qua FTP lên miền trong file Zip/RAR bảo vệ mật khẩu. Bên kia tải từ miền của bạn.
Gửi Thông Tin Nhạy Cảm
Gửi thông tin nhạy cảm, như mật khẩu và chi tiết thẻ tín dụng, qua email là ý tưởng rất tệ. Tốt hơn gửi qua SMS, hoặc cũ kỹ gọi điện cho người đó!
Nhưng giờ có dịch vụ email "tự hủy" (self-destructing) gửi tin an toàn, và giới hạn 60 giây cho người nhận đọc trước khi biến mất. Yêu thích của tôi là SnapMail tích hợp Gmail qua tiện ích Chrome.
Tùy chọn tích hợp Gmail khác là Dmail, nhận nhiều đánh giá hay. Tôi thử và thấy ấn tượng. Dmail có công tắc bật/tắt và chỉ định khi nào tin nhắn hủy. Tuy nhiên chỉ có 3 tùy chọn, không tùy chỉnh khoảng thời gian. Về mặt đó, hơi hạn chế.
Để tìm thay thế khác, chỉ cần Google "self-destructing email" để có thêm khả năng.
Chia Sẻ & Thu Thập Thông Tin
Email truyền thống dùng thu thập thông tin từ nhóm người. Ví dụ, trường học email phụ huynh về chuyến đi lớp. Cửa hàng online muốn email khách hàng hỏi trải nghiệm mua sắm. Hoặc startup muốn thu thập phản hồi sản phẩm mới.
Tất cả này giờ làm được bởi ứng dụng thứ ba và cứu hộp thư đến khỏi bão email. Tên lớn trong lĩnh vực này tự nhiên là Google Forms, rất mạnh, tùy chỉnh cao, dùng bởi nhiều công ty (kể cả MakeUseOf).
Yêu thích cá nhân của tôi là Typeform, tôi dùng trước đây trên web cho khách hàng mới. Hai tùy chọn tương tự: Responster và Survey Monkey. Survey Monkey không có gói miễn phí hoàn hảo, nhưng Typeform và Responster có.
Lưu Trữ Tài Liệu Tham Khảo
Khi tôi nhận tài khoản Gmail đầu tiên 2004, tôi dùng dung lượng khổng lồ lưu bản sao tất cả tài liệu tham khảo, ảnh, MP3... Tôi dùng Gmail như cơ sở dữ liệu và tất cả cần làm để tìm thứ là dùng tìm kiếm Gmail.
Năm 2016, tài khoản email gần như trống. Khi dung lượng Gmail cạn kiệt, tôi chuyển mọi thứ sang Evernote và trả tiền gói premium lấy tính năng nâng cao. Tôi là fan cuồng của dịch vụ ghi chú và khuyến cáo mạnh mẽ.
Nếu bạn fan Microsoft, OneNote sẽ là ứng dụng chọn lựa.
Một số tùy chọn khác: Google Keep, Delicious, Apple Notes. Quyết định cuối cùng phụ thuộc thói quen ghi chú của bạn.
Google Keep đơn giản, nhưng tôi cá nhân không dùng vì Google có thói quen đột ngột đóng dịch vụ không làm tiền.
Apple Notes hữu ích nhưng giới hạn iOS và Mac OS X, và dù nâng cấp lớn gần đây, vẫn hơi đơn giản cho nhu cầu tôi. Nhưng nhu cầu bạn có thể khác và bạn thấy dịch vụ này đủ tốt.
Delicious là công cụ xã hội, có thể chọn lưu URL web. Trang web nhạt màu nhiều kể từ ngày vinh quang, nhưng vẫn ứng dụng vững chắc.
Khi không muốn trả tiền dịch vụ thứ ba, và bạn đã trả tiền tên miền, bạn có thể quan tâm cài wiki riêng.
Wikipedia chạy trên phần mềm mở MediaWiki, và nếu thiếu kỹ thuật cài đặt, nhiều host cung cấp cài tự động. Chỉ nhớ rằng khi cơ sở dữ liệu lớn, chi phí host hàng tháng sẽ tăng.
Thể Hiện Tình Yêu Với Người Yêu Xa Cách
Tôi gặp vợ thuần túy bởi cơ hội online năm 2001. Nhưng lúc đó, không Skype, không Google Hangouts, không WhatsApp, không Facebook (hay còn gọi là Thời Đại Đen Tối). Vì vậy, chúng ta chỉ có SMS thường (đắt), điện thoại cố định (đắt hơn), và nhắn tin tức thì (tốt hơn, rẻ từ quán net). Nhưng thứ luôn có là email, và thư tình, thơ tình qua email của tôi huyền thoại.
Hồng Là Màu Đỏ
Men Là Màu Xanh
Vào Bếp Nào
Làm Bánh Cho Anh
Nhưng giờ bạn có nhiều khả năng khác khiến email gần như cổ xưa. Như vừa nói, nhiều khả năng VOIP, nhắn tin qua gói dữ liệu, và mạng xã hội. Skype dùng cho cặp đôi nấu ăn cùng nhau, thậm chí ngủ cùng nhau (nghĩa đen ngủ, không phải chuyện kia). WhatsApp gỡ bỏ chi phí SMS, và Internet dễ dàng tìm deal du lịch tốt để gặp người yêu.
Nhưng Tất Cả Điều Này Có Nghĩa Là Cuối Cùng Email?
Nhiều app và trang web hứa hẹn là kẻ giết email. Nhưng nếu chúng là killer thì không phải killer tốt, vì email vẫn còn sống. Email là tảng đá nền tảng Internet và tôi nghĩ nó luôn tồn tại dưới hình thức này hay khác.
Nói vậy, một số chức năng đang bị chiếm đoạt bởi ứng dụng/dịch vụ thứ ba. Bạn không còn mắc kẹt trong hộp thư đến. Và có lẽ đó là điều tốt.
Bạn đồng ý về sức khỏe email? Bạn đã chuyển quy trình làm việc sang công cụ thay thế nào? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận.