Email đã được tuyên bố là "chết" rất nhiều lần, và sau đó cũng giống như Lazarus, nó đã sống lại từ cõi chết.
Google chịu trách nhiệm một phần trong việc làm cho email phù hợp với Gmail và các tính năng email mạnh mẽ được cung cấp ở đó. Yahoo đã được thay đổi và Outlook đã tích hợp Skype với các thay đổi khác. Cơ quan An ninh Quốc gia theo dõi khu vực tư nhân của chúng tôi đã thúc đẩy một công ty có trụ sở tại Thụy Sĩ cung cấp email được mã hóa bằng sắt, với các máy chủ bên trong một ngọn núi.
Nếu bạn vẫn không phải là người yêu thích email (chẳng hạn như bốn người nổi bật này), thì có rất nhiều chức năng email mà bạn có thể áp dụng cho các ứng dụng khác. Lợi ích của việc lưu giữ tất cả trong email là nó được tập trung tất cả ở một nơi, nhưng điều này có thể dẫn đến một hộp thư đến quá tải cồng kềnh, điều này chắc chắn sẽ làm tăng mức độ căng thẳng của bạn.
Email thật căng thẳng ngay cả khi bạn không theo đuổi số không hộp thư đến.
Nếu bạn thực sự phải giết chết email để hợp lý hóa cuộc sống của bạn, có nhiều cách để giữ cho các quy trình làm việc đó trôi chảy, không có một chút trục trặc nào. Bạn có thể phải trả một vài đô la mỗi tháng, nhưng bạn có thể coi đó là một món hời vì sự tỉnh táo của bạn.
Thảo luận thời gian thực
Trước đây, bạn có thể trò chuyện với ai đó chỉ bằng cách gửi email qua lại, với " Chế độ xem hội thoại của Gmail "giữ mọi thứ theo thứ tự. Nhưng một lượng lớn các lựa chọn thay thế đã xuất hiện.
Điều đáng nói đầu tiên là mạng xã hội, chẳng hạn như Facebook và Twitter. Với Twitter, tính năng tweet trực tiếp cực kỳ phổ biến và Facebook cho phép chúng ta thảo luận hoặc tranh luận qua lại (có thể tốt hoặc xấu, tùy thuộc vào quan điểm của bạn).
Sau đó, có các khả năng nhắn tin tức thì như Jabber và Google Talk (cái sau vẫn đang hoạt động, nếu bạn đăng nhập vào tài khoản của mình bằng Pidgin hoặc Adium). Có những lựa chọn thay thế IM ít phổ biến hơn như AIM Messenger và Yahoo Messenger.
Tin hay không thì tùy, ICQ vẫn có mặt nếu bất kỳ ai trong số các bạn học sinh cũ muốn có chút hoài niệm về Internet.
VOIP ngày nay thật dễ dàng với Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (chỉ dành cho Mac và iOS), Appear.in và các mối quan hệ được mã hóa của nó, Telegram và Signal.
Sau khi đã thử tất cả, cá nhân tôi khuyên bạn nên sử dụng Skype, Signal và WhatsApp (đối với những người từ chối sử dụng tùy chọn mã hóa, đám đông "Tôi không có gì phải giấu!", Chẳng hạn như vợ tôi).
Có ba lựa chọn tốt cho năng suất tại nơi làm việc - Slack, Quip và Convo.
Lợi ích của Slack không cần giới thiệu. Quip và Convo có chức năng tương tự nhau. Nó kéo tất cả các thành viên của nhóm vào một nơi mà bạn có thể trò chuyện trong thời gian thực, xem tệp, xem và cập nhật danh sách nhiệm vụ và Convo thậm chí ném vào tài liệu chú thích . Các tùy chọn này có các tùy chọn miễn phí phù hợp cho các đội nhỏ, với việc định giá sẽ tăng lên khi nhóm của bạn và nhu cầu của bạn ngày càng lớn hơn.
Cộng tác Dự án
Hợp tác dự án là điều gì đó, khi được thực hiện đúng cách, có thể mang lại nhiều lợi thế tích cực. Google Tài liệu đã giới thiệu tiêu chuẩn vàng với cộng tác trực tuyến khi mua lại Writely vào năm 2006. Kể từ đó, nó đã chứng tỏ là vô giá đối với các nhóm muốn làm việc đồng thời trên một tài liệu trong thời gian thực và Google Trang tính thậm chí còn tăng thêm giá trị.
Nhưng cũng như với tất cả mọi thứ trên Internet, các đối thủ giờ đây dường như đã chiếm được lợi thế so với Google Docs.
Sự thay thế lớn nhất phải là Office.com, mặc dù nếu bạn không phải là người hâm mộ Microsoft, bạn có thể không quá vui mừng khi sử dụng cái này. Trong trường hợp đó, bạn có thể quan tâm đến Dropbox Paper, đây là thứ mà tôi đã thử nghiệm rộng rãi gần đây. Rõ ràng là mọi thứ bạn làm trong tài liệu đều được sao lưu vào tài khoản Dropbox của bạn.
Nếu những điều đó không kháng cáo, có hai lựa chọn khác. Ứng dụng đầu tiên là Zoho, miễn phí cho tối đa 25 người dùng . Sau đó, chỉ $ 5 cho mỗi người dùng mỗi tháng, vì vậy Zoho là một giải pháp rất hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ. Giao diện gần giống với giao diện của Google Documents và Microsoft Office và rất dễ sử dụng (xem ở trên).
Nếu bạn thích cuộc sống trở nên đơn giản và do đó muốn một giải pháp đơn giản hơn, hãy xem PiratePad. Mỗi khi bạn làm mới miền, một URL duy nhất mới sẽ được tạo, giúp bạn dễ dàng chia sẻ trang với những người khác. Đây là cái tôi đã sử dụng để kiểm tra ứng dụng.
Bạn có thể mời mọi người tham gia vào tài liệu. Nếu bạn muốn bất kỳ ai xem tài liệu mà không thể chỉnh sửa nó, bạn có thể nhấn nút "chỉ đọc" để nhận được một liên kết hơi khác một chút. Bất kỳ ai có liên kết "chỉ đọc" đều có thể tải xuống tài liệu ở định dạng HTML, văn bản thuần túy, Microsoft Word hoặc PDF.
Lên lịch họp
Một trong những ứng dụng lớn nhất của email doanh nghiệp là lên lịch các cuộc họp. Bất cứ ai đã từng cố gắng sắp xếp một cuộc họp sẽ biết rất rõ cảm giác này. Toàn bộ trò hề giống Dilbert "qua lại". Bạn đang cố gắng sắp xếp một cuộc họp kinh doanh cho năm người và sẽ mất khoảng một tá email trở lên trong vài ngày, từ tất cả mọi người nói rằng "Tôi có thể đến được lần này" và "Tôi không thể đến được lúc đó".
Sẽ không mỉa mai nếu cuộc họp nói về quản lý thời gian tại nơi làm việc và năng suất?
Tương đương không phải email đã được sử dụng ở đây tại MakeUseOf là ScheduleOnce tuyệt vời. Nó cắm vào Lịch Google của bạn và khi mọi người đã vào tất cả thời gian họ có mặt, trang web sẽ kết hợp tất cả lại để tìm ra một khoảng thời gian phù hợp với mọi người.
Bạn gần như tha hồ lựa chọn khi có các khả năng khác. Một số trong số đó bao gồm Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet và Timebridge. Điều làm cho chúng nổi bật so với ScheduleOnce trả phí là chúng miễn phí hoặc có một tùy chọn miễn phí thực sự tuyệt vời.
Điều thu hút sự chú ý của tôi nhất là NeedToMeet . Họ có một danh sách ấn tượng các tính năng miễn phí, bao gồm tích hợp Outlook và các ứng dụng di động. Mặt khác, nếu các cuộc họp rất nhỏ là sở thích của bạn, thì WhenIsGood sẽ chia nhỏ khoảng thời gian thành các khoảng tăng 15 phút.
Quản lý liên hệ
Thời của sổ địa chỉ trên giấy dường như đã không còn nữa, vì hầu hết chúng ta hiện nay đều sử dụng các địa chỉ tương đương trực tuyến. Là thứ đã từng được gắn vào địa chỉ email một cách an toàn, giờ đây bạn có thể thực hiện nhiệm vụ này cho các ứng dụng khác.
Plaxo là giải pháp thay thế Danh bạ Google được khuyến nghị tốt. Nó có một kế hoạch cơ bản miễn phí khá tốt. Các bản sao lưu danh bạ của bạn được thực hiện trên đám mây, nơi bạn có thể hợp nhất các sổ địa chỉ từ một số dịch vụ khác nhau thành một sổ địa chỉ "chung". Nếu bất kỳ địa chỉ liên hệ nào của bạn cũng sử dụng Plaxo, bạn sẽ được thông báo về bất kỳ cập nhật nào đối với chi tiết liên hệ của họ.
Các đối thủ bao gồm Memotoo, bị ảnh hưởng một chút do gói miễn phí khá đáng thất vọng của nó và các tài khoản miễn phí không hoạt động sẽ bị xóa sau 30 ngày. Fruux được bán cho các doanh nghiệp. Một giải pháp thay thế Fruux mà bạn có thể muốn xem là FullContact, cũng nhằm vào các nhóm và các doanh nghiệp lớn hơn.
Gửi tệp &tệp đính kèm khác
Các dịch vụ gửi tập tin là một xu hàng tá và đã được phát triển kể từ thời kỳ đầu của Internet. Việc chuyển tệp qua email vẫn phải tuân theo những giới hạn rất nghiêm ngặt, vì vậy nếu bạn đã viết một cuốn tiểu thuyết và bạn muốn gửi nó cho mẹ của bạn để phản hồi, bạn không thể gửi nó bằng email thông thường.
Nếu tệp chỉ vượt quá giới hạn email một chút (thường là 25MB), thì bạn có thể sử dụng một dịch vụ chẳng hạn như Skype để gửi tệp đó. Nhưng nếu nó lớn hơn, thì lưu trữ đám mây có lẽ là đặt cược tốt nhất của bạn. Kích thước tệp của bạn sẽ quyết định xem bạn có cần trả thêm dung lượng lưu trữ đám mây hay không, nhưng Google Drive và OneDrive (tối đa 10 GB) rất hào phóng với các gói miễn phí của họ. Mặt khác, Dropbox chỉ cung cấp cho bạn 3GB nhỏ bé ban đầu - cũng có thể đủ cho hầu hết các trường hợp.
Hoặc nếu bạn có miền của riêng mình, hãy tải tệp qua FTP lên miền của bạn dưới dạng tệp Zip hoặc RAR được bảo vệ bằng mật khẩu. Bên kia có thể tải xuống từ miền của bạn ở cuối miền của họ.
Gửi thông tin nhạy cảm
Gửi thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như mật khẩu và chi tiết thẻ tín dụng, qua email nói chung là một ý tưởng rất tồi. Tốt hơn là gửi nó qua một số phương tiện khác như tin nhắn SMS hoặc đến trường cũ và gọi điện cho người đó!
Nhưng hiện nay có một số dịch vụ email "tự hủy" sẽ gửi tin nhắn cho bạn một cách an toàn và cũng áp đặt giới hạn thời gian là 60 giây để người nhận đọc được tin nhắn của bạn trước khi nó biến mất. Yêu thích của tôi là SnapMail có thể được tích hợp vào Gmail với việc sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome.
Một tùy chọn khác được tích hợp trong Gmail là Dmail đã nhận được một số đánh giá cao. Tôi đã thử nó và thấy nó rất ấn tượng. Dmail có công tắc bật / tắt và bạn có thể chỉ định khi nào bạn muốn hủy thư. Tuy nhiên, bạn chỉ có ba tùy chọn, không có cách nào để tùy chỉnh khoảng thời gian. Vì vậy, về mặt đó, nó có một chút hạn chế.
Để tìm các giải pháp thay thế khác, bạn có thể chỉ cần Google "tự hủy email" để có thêm khả năng.
Chia sẻ &Thu thập Thông tin
Email truyền thống được sử dụng để thu thập thông tin từ một nhóm người nhất định. Ví dụ, một trường học có thể gửi email cho phụ huynh về một chuyến đi sắp tới của lớp. Một cửa hàng trực tuyến có thể muốn gửi email cho khách hàng của họ để hỏi họ về trải nghiệm mua sắm của họ. Hoặc một công ty khởi nghiệp có thể muốn thu thập phản hồi về một sản phẩm mới.
Tất cả điều này hiện có thể được thực hiện bởi các ứng dụng của bên thứ ba và giúp hộp thư đến không bị tấn công bởi hàng loạt email. Tên tuổi lớn trong lĩnh vực này đương nhiên là Google Biểu mẫu, rất mạnh mẽ, rất dễ tùy chỉnh và được nhiều công ty (bao gồm cả MakeUseOf) sử dụng.
Yêu thích cá nhân của tôi là Typeform mà trước đây tôi đã sử dụng trên trang web của mình cho khách hàng mới. Hai tùy chọn tương tự là Responster và Survey Monkey. Loại thứ hai không có gói miễn phí hoàn toàn tuyệt vời, nhưng Typeform và Responster thì có.
Tài liệu Tham khảo của Cửa hàng
Khi tôi có tài khoản Gmail lần đầu tiên vào năm 2004, tôi bắt đầu sử dụng dung lượng khổng lồ để lưu trữ các bản sao của tất cả tài liệu tham khảo, hình ảnh, MP3 và hơn thế nữa. Tôi đã sử dụng Gmail làm cơ sở dữ liệu và tất cả những gì tôi phải làm để tìm thứ gì đó là sử dụng chức năng tìm kiếm của Gmail.
Bây giờ trong năm 2016, tài khoản email của tôi gần như trống rỗng. Khi dung lượng Gmail của tôi cạn dần, tôi đã chuyển mọi thứ vào Evernote và trả phí đăng ký trả phí để có được các tính năng nâng cao. Tôi là một fan cứng của dịch vụ ghi chú và rất khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ này.
Nếu bạn là người hâm mộ Microsoft, thì OneNote sẽ là ứng dụng bạn lựa chọn.
Một số tùy chọn khác bao gồm Google Keep, Delicious và Apple Notes. Cuối cùng, quyết định của bạn sẽ phụ thuộc vào thói quen ghi chép của bạn.
Google Keep rất đơn giản, nhưng cá nhân tôi sẽ không sử dụng Google Keep vì Google có thói quen xấu là đột ngột đóng cửa các dịch vụ không kiếm tiền cho họ.
Apple Notes rất hữu ích nhưng nó bị hạn chế đối với người dùng iOS và Mac OS X, và mặc dù nó đã nhận được một bản nâng cấp lớn gần đây, nhưng nó vẫn hơi quá đơn giản đối với nhu cầu của tôi. Nhưng nhu cầu của bạn rất có thể khác và bạn có thể thấy những dịch vụ này là quá đủ.
Delicious là một công cụ xã hội và có thể là một tùy chọn để lưu trữ các URL web. Trang web đã mờ nhạt rất nhiều kể từ những ngày đầu huy hoàng, nhưng nó vẫn là một ứng dụng vững chắc.
Khi bạn không muốn trả tiền cho dịch vụ của bên thứ ba và bạn đã trả tiền cho miền của riêng mình, thay vào đó, bạn có thể quan tâm đến ý tưởng cài đặt wiki của riêng mình.
Wikipedia được chạy trên phần mềm mã nguồn mở miễn phí MediaWiki và nếu bạn thiếu kỹ thuật để tự cài đặt, nhiều máy chủ web cung cấp cài đặt tự động. Bạn chỉ cần nhớ rằng khi cơ sở dữ liệu của bạn lớn hơn, chi phí lưu trữ hàng tháng của bạn sẽ tăng lên.
Kể về Khoảng cách dài mà bạn yêu một người mà bạn yêu họ
Tôi gặp vợ mình hoàn toàn tình cờ trên mạng vào năm 2001. Nhưng hồi đó, không có Skype, không có Google Hangouts, không có WhatsApp, không có Facebook (hay được biết đến nhiều hơn là Thời kỳ đen tối). Vì vậy, chúng tôi chỉ còn lại với tin nhắn SMS thông thường (đắt tiền), điện thoại cố định thông thường (thậm chí đắt hơn) và nhắn tin tức thời (tốt hơn nhiều và rẻ từ một quán cà phê Internet). Nhưng những gì chúng tôi có trong suốt thời gian qua là email, và những bức thư tình và bài thơ tình qua email của tôi là huyền thoại.
Hoa hồng có màu đỏ
Nhưng bây giờ bạn có rất nhiều khả năng khác mà email dường như gần như cổ lỗ khi so sánh. Như tôi vừa đề cập, có nhiều khả năng VOIP, nhắn tin qua gói dữ liệu và mạng xã hội. Skype đang được sử dụng cho các cặp vợ chồng nấu ăn cùng nhau, và thậm chí ngủ cùng nhau (nghĩa đen là ngủ, không phải là điều khác). WhatsApp loại bỏ chi phí SMS và Internet giúp bạn dễ dàng tìm thấy các giao dịch du lịch tốt nhất để bạn có thể tận mắt chứng kiến tình yêu của cuộc đời mình.
Nhưng tất cả điều này có nghĩa là kết thúc email?
Vì vậy, nhiều ứng dụng và trang web hứa hẹn chúng là the sát thủ email. Nhưng nếu chúng là một kẻ giết người thì chúng không phải là một thứ tốt cho lắm, vì email vẫn còn thở. Email là nền tảng của Internet và tôi nghĩ rằng nó sẽ luôn luôn ở xung quanh dưới hình thức này hay hình thức khác.
Tuy nhiên, nói vậy, một số chức năng của nó là bị các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba soán ngôi. Bạn không còn bị xích trong hộp thư đến của mình nữa. Và có lẽ đó là một điều tốt.
Bạn có đồng ý về tình trạng của email không? Bạn đã quản lý để chuyển quy trình làm việc của mình sang bất kỳ công cụ làm việc thay thế nào chưa? Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét.