Google có một trong những nền văn hóa công ty đáng ghen tị nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trên thế giới. Nhưng điều khiến Google trở thành một nơi thực sự tuyệt vời để làm việc là tinh thần cộng tác và thúc đẩy tinh thần làm việc theo nhóm. Văn hóa đó cũng được phản ánh trong danh sách các công cụ đám mây được xây dựng cho năng suất của nhóm.
Hãy xem xét một số công cụ cộng tác của Google.
1. Gmail
Gmail là nhà cung cấp email thân thiện với người dùng, cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản. Điều bạn có thể không biết là nó cũng cho phép cộng tác thông qua tùy chọn ủy quyền. Các đại biểu có thể thay mặt bạn đọc và gửi email khi truy cập tài khoản.
Để thiết lập, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
- Nhấp vào Cài đặt nút (biểu tượng bánh răng) và chọn
- Chọn Tài khoản và Nhập ở trên cùng.
- Cuộn xuống Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn .
- Thực hiện các lựa chọn của bạn cho mục Đánh dấu là đã đọc và Thông tin người gửi
- Nhấp vào Thêm tài khoản khác , nhập địa chỉ Gmail cho người mà bạn đang ủy quyền và nhấp vào Bước tiếp theo .
- Xác nhận địa chỉ email và nhấp vào Gửi email để cấp quyền truy cập .
Bạn sẽ được chuyển hướng trở lại cài đặt Gmail của mình, nơi bạn sẽ thấy địa chỉ email của người đó trong phần đó. Nó sẽ hiển thị là Đang chờ xử lý cho đến khi họ chấp nhận lời mời và sau đó sẽ thay đổi để phản ánh điều đó.
Người được ủy quyền của bạn có bảy ngày để chấp nhận lời mời của bạn. Sau khi làm như vậy, họ sẽ thấy tài khoản của bạn được liệt kê bên dưới tài khoản của họ với từ Được ủy quyền. Họ chỉ cần nhấp vào đó để quản lý hộp thư đến của bạn.
2. Lịch Google
Lịch Google là một cách tuyệt vời để tổ chức cuộc sống bận rộn của bạn một cách trực quan. Công cụ cũng hỗ trợ chia sẻ. Đặt một số hoặc tất cả lịch của bạn ở chế độ công khai để mọi người có thể xem khi bạn rảnh.
Bạn muốn chia sẻ lịch chỉ với một người? Thật dễ dàng!
- Nhấp vào tuỳ chọn nút (ba chấm) ở bên phải lịch có liên quan trong danh sách chính và chọn Cài đặt và chia sẻ .
- Trên trang tiếp theo, cuộn xuống phần Chia sẻ với những người cụ thể
- Nhấp vào Thêm người và sau đó nhập địa chỉ email của người đó.
- Chọn Quyền hộp thả xuống và chọn đặc quyền bạn muốn cho phép. Bạn cũng có thể thay đổi điều này sau đó trong cùng một phần của cài đặt.
- Nhấp vào Gửi .
Bạn cũng có thể chia sẻ của bạn bằng cách sử dụng một liên kết. Trên cùng một lịch Cài đặt , cuộn xuống Tích hợp lịch .
Bạn sẽ thấy các tùy chọn URL khác nhau cho lịch của mình dưới dạng URL công khai, URL công khai ở định dạng iCal và URL bí mật ở định dạng iCal.
Sao chép URL đã tạo và gửi cho đồng nghiệp, bạn bè hoặc những người khác mà bạn biết. Xin lưu ý, bất kỳ ai nhận được liên kết đều có thể truy cập lịch.
Khả năng chia sẻ của Lịch Google thật tuyệt vời để lập kế hoạch cho các cuộc họp, các buổi học tập hoặc các hoạt động cộng tác khác.
3. Google Trang tính
Google Trang tính là một ứng dụng bảng tính mà bạn có thể sử dụng đồng thời với những người khác. Các ưu điểm như định dạng có điều kiện và công thức bảng tính tích hợp giúp tiết kiệm thời gian cho bạn và cộng tác viên. Bạn thậm chí có thể thấy những người khác thực hiện chỉnh sửa trong thời gian thực.
Để chia sẻ bảng tính của bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào Chia sẻ nút ở phía trên bên phải.
- Thêm địa chỉ email của những người bạn muốn truy cập vào bảng tính.
- Nhấp vào bút chì và chỉ định xem mọi người có thể xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét trang tính hay không.
- Ngoài ra, bạn có thể sử dụng liên kết Nhận liên kết có thể chia sẻ và gửi liên kết theo cách thủ công. Chọn quyền xem và chỉnh sửa khi làm như vậy và bạn có thể nhóm tin nhắn hoặc gửi liên kết qua email cho nhóm của mình.
- Nhấp vào Hoàn tất khi bạn hoàn thành.
Bạn muốn gửi thông báo cho một cộng tác viên trong trang tính? Chỉ cần nhấp chuột phải vào ô trong trang tính của bạn và chọn Nhận xét . Sau đó, nhập a dấu cộng tiếp theo là cộng tác viên gửi thông báo đến địa chỉ email của họ.
4. Google Tài liệu
Google Tài liệu hoạt động hoàn hảo để giúp bạn tập trung vào các thành viên trong nhóm. Sử dụng nó trong khi viết danh sách việc cần làm, động não cho các dự án hoặc bất kỳ điều gì khác tốt hơn với thông tin đầu vào từ người khác.
Chia sẻ tài liệu với mọi người thông qua cùng một quy trình mà bạn sử dụng cho Google Trang tính (ở trên). Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn liên kết có thể chia sẻ ở góc của hộp chia sẻ.
Một tùy chọn khác mà bạn có khi chia sẻ Google Tài liệu hoặc Google Trang tính là một số cài đặt nâng cao.
- Nhấp vào Chia sẻ ở trên cùng bên phải.
- Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào Nâng cao .
- Tại đây, bạn sẽ thấy liên kết để chia sẻ, những người có quyền truy cập và tùy chọn để mời thêm người.
- Trong Cài đặt chủ sở hữu , bạn có thể chọn hộp cho các tùy chọn bổ sung đó. Vì vậy, bạn có thể ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập hoặc thêm người khác và vô hiệu hóa các tùy chọn để người nhận xét và người xem tải xuống, in hoặc sao chép nó.
Trong khi xem tài liệu, hãy chú ý đến các biểu tượng đầy màu sắc giống như lá cờ với tên của mọi người. Họ cho bạn biết ai là người chịu trách nhiệm thực hiện các thay đổi.
5. Google Trang trình bày
Chuẩn bị sẵn sàng cho một bài thuyết trình nhóm? Tránh các cuộc gọi điện thoại và email liên tục về cách tiến hành và thay vào đó, hãy cộng tác với Google Trang trình bày. Chọn một mẫu hấp dẫn để tiết kiệm thời gian thiết kế và làm cho các từ của bạn nổi bật với hàng trăm khả năng về phông chữ.
Giống như Google Tài liệu và Trang tính, công cụ hỗ trợ cộng tác này cho phép chỉnh sửa ngay lập tức bởi bất kỳ cá nhân được ủy quyền nào. Chỉ cần làm theo quy trình quen thuộc hiện nay để cấp đặc quyền với Chia sẻ ở phía trên bên phải của cửa sổ.
6. Google Keep
Hãy coi Google Keep như một công cụ quản lý dự án cơ bản tuyệt đẹp. Bạn có thể dựa vào nó như một nơi để ghi chú, bản vẽ, danh sách, hình ảnh và đoạn âm thanh.
- Bắt đầu chia sẻ bằng cách nhấp vào Cộng tác viên biểu tượng ở cuối ghi chú.
- Nhập tên của người đó hoặc nhập địa chỉ email của họ.
- Nhấp vào Lưu .
Khi mở Google Keep, bạn sẽ thấy người cuối cùng đã chỉnh sửa ghi chú cùng với thời gian.
7. Google Hangouts (Trò chuyện)
Google Hangouts, được đổi tên thành Google Trò chuyện, là một ứng dụng nhắn tin. Sử dụng nó để nói chuyện với một người tại một thời điểm thông qua tin nhắn hoặc tối đa 150 người.
Bạn cũng có thể bắt đầu trò chuyện video với tối đa 10 người. Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới bằng cách nhấp vào dấu cộng . Sau đó, thêm mọi người theo tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại. Cuối cùng, chọn xem bạn muốn cuộc trò chuyện dựa trên tin nhắn, cuộc gọi điện thoại hay cuộc gọi điện video.
Cho phép nhiều người hơn tham gia bằng cách nhấp vào biểu tượng hình người và nhấp vào nút Mời mọi người biểu tượng trên đầu trang. Sau đó, hãy làm theo quy trình tương tự mà bạn đã làm lúc đầu khi tạo cuộc trò chuyện.
8. Google Meet
Google Meet rất giống với Google Hangouts vì cả hai đều cung cấp dịch vụ cuộc gọi điện video. Tuy nhiên, Google Meet dành cho các chuyên gia và là một dịch vụ trả phí, mặc dù hiện đang miễn phí do đại dịch COVID-19. Mặt khác, Google Hangouts dành cho người tiêu dùng nhiều hơn.
Nó có thể chứa tối đa 250 người tham gia mỗi cuộc gọi đối với người dùng G Suite (xem bên dưới) và 100 người với tài khoản Google cá nhân. Ngoài ra, bạn có thể xem các tính năng ghi và phát trực tiếp.
Bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp với Google Meet thật đơn giản. Chỉ cần truy cập trang web, nhấn Bắt đầu cuộc họp hoặc Nhập mã cuộc họp và bạn đang trên con đường của mình.
Phần thưởng:G Suite
Nếu bạn đang cộng tác vì lý do kinh doanh, thì việc mua G Suite có thể là một ý tưởng hay. G Suite là giải pháp đóng gói của Google dành cho mọi loại hình tổ chức. Nó cung cấp tất cả các công cụ ở trên, cùng với một số công cụ khác. Về cơ bản, nó cho phép bạn truy cập mọi công cụ từ một vị trí.
Phiên bản G Suite của Google Drive có bảng quản trị trung tâm với các tính năng ngăn mất dữ liệu. Nó cũng tự hào có tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi máy học giúp mọi người tìm thấy tệp nhanh hơn.
Sau khi kết thúc hai tuần dùng thử miễn phí, bạn sẽ trả số tiền hàng tháng cho mỗi người dùng dựa trên cấp độ.
Mua G Suite: $ 6 đến $ 25 mỗi tháng cho mỗi người dùng dựa trên gói đã chọn sau hai tuần dùng thử miễn phí.
Tận dụng các công cụ cộng tác của Google
Làm quen với các công cụ này rất đơn giản. Đó là bởi vì quy trình thực hiện một số tác vụ (chẳng hạn như chia sẻ tài liệu) là giống hệt nhau giữa các ứng dụng. Và, hầu hết thậm chí cho phép bạn tiếp tục làm việc một mình hoặc với những người khác, ngay cả khi không có kết nối internet.
Với rất nhiều công cụ chuyên nghiệp có sẵn (miễn phí!), Không có lý do gì để không trở thành một đội tuyệt vời. Để biết thêm, hãy xem các công cụ cộng tác trực tuyến bổ sung này.