Google sở hữu một trong những văn hóa công ty được ngưỡng mộ nhất thế giới. Nhưng điều khiến Google trở thành nơi làm việc tuyệt vời chính là tinh thần hợp tác và động lực làm việc nhóm. Văn hóa đó được phản ánh trong bộ công cụ đám mây được xây dựng cho năng suất nhóm.
Hãy cùng xem xét một số công cụ hợp tác của Google.
1. Gmail
Gmail là nhà cung cấp email thân thiện với người dùng, cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ mỗi tài khoản. Điều bạn có thể chưa biết là nó cũng cho phép hợp tác thông qua tính năng ủy quyền. Người được ủy quyền có thể đọc và gửi email thay mặt bạn trong khi truy cập tài khoản.
Để thiết lập, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
- Nhấp vào nút Cài đặt (biểu tượng bánh răng) và chọn Xem tất cả cài đặt.
- Chọn thẻ Tài khoản và Nhập ở trên cùng.
- Cuộn xuống mục Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn.
- Lựa chọn cho Đánh dấu đã đọc và Thông tin người gửi.
- Nhấp Thêm tài khoản khác, nhập địa chỉ Gmail của người được ủy quyền, và nhấp Bước tiếp theo.
- Xác nhận địa chỉ email và nhấp Gửi email để cấp quyền truy cập.
Bạn sẽ được chuyển về Cài đặt Gmail, nơi địa chỉ email của người đó hiển thị trong phần đó. Nó sẽ hiển thị là Đang chờ cho đến khi họ chấp nhận lời mời, sau đó sẽ thay đổi trạng thái.
Người được ủy quyền có bảy ngày để chấp nhận lời mời. Khi đã chấp nhận, họ sẽ thấy tài khoản của bạn liệt kê bên dưới tài khoản của họ với từ Đã ủy quyền. Chỉ cần nhấp vào đó để quản lý hộp thư đến của bạn.
2. Google Calendar
Google Calendar là cách tuyệt vời để tổ chức trực quan cuộc sống bận rộn. Công cụ này cũng hỗ trợ chia sẻ. Làm cho một số hoặc tất cả lịch của bạn công khai để mọi người thấy khi bạn rảnh.
Muốn chia sẻ lịch với chỉ một người? Rất dễ dàng!
- Nhấp vào nút tùy chọn (ba chấm) bên phải lịch liên quan trong danh sách chính và chọn Cài đặt và Chia sẻ.
- Trên trang tiếp theo, cuộn xuống mục Chia sẻ với những người cụ thể.
- Nhấp Thêm người và nhập địa chỉ email của người đó.
- Chọn hộp xuống Quyền hạn và chọn đặc quyền bạn muốn cho phép. Bạn cũng có thể thay đổi sau này trong cùng phần cài đặt.
- Nhấp Gửi.
Bạn cũng có thể chia sẻ bằng liên kết. Trên cùng trang Cài đặt của lịch, cuộn xuống Tích hợp lịch.
Bạn sẽ thấy các tùy chọn URL khác nhau cho lịch của bạn: URL công khai, URL công khai dạng iCal, và URL bí mật dạng iCal.
Sao chép URL được tạo và gửi cho đồng nghiệp, bạn bè hoặc người quen. Lưu ý: bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập lịch.
Khả năng chia sẻ của Google Calendar cực kỳ tuyệt vời cho việc lên kế hoạch họp, buổi học nhóm hoặc các hoạt động hợp tác khác.
3. Google Sheets
Google Sheets là ứng dụng bảng tính bạn có thể sử dụng cùng người khác đồng thời. Lợi thế như định dạng có điều kiện và công thức bảng tính tích hợp giúp tiết kiệm thời gian cho bạn và cộng tác viên. Bạn thậm chí có thể thấy người khác chỉnh sửa theo thời gian thực.
Để chia sẻ bảng tính, hãy làm theo các bước:
- Nhấp nút Chia sẻ ở góc trên bên phải.
- Thêm địa chỉ email của những người bạn muốn truy cập bảng tính.
- Nhấp biểu tượng bút chì và chỉ định người có thể xem, chỉnh sửa hoặc bình luận.
- Hoặc sử dụng tùy chọn Lấy liên kết chia sẻ và gửi liên kết thủ công. Chọn quyền xem và chỉnh sửa khi làm vậy và bạn có thể gửi tin nhắn nhóm hoặc email liên kết cho đội nhóm.
- Nhấp Xong khi hoàn tất.
Muốn gửi thông báo cho cộng tác viên trong bảng tính? Chỉ cần nhấp chuột phải vào ô và chọn Bình luận. Sau đó gõ dấu cộng theo sau tên cộng tác viên để gửi thông báo đến email của họ.
4. Google Docs
Google Docs hoạt động hoàn hảo để cùng nhau tư duy với đồng đội. Sử dụng khi viết danh sách việc cần làm, tranh luận ý tưởng cho dự án, hoặc bất cứ điều gì tốt hơn khi có ý kiến từ người khác.
Chia sẻ tài liệu với mọi người qua quy trình tương tự Google Sheets (trên). Bạn cũng có thể dùng tùy chọn liên kết chia sẻ ở góc hộp chia sẻ.
Một tùy chọn khác khi chia sẻ Google Docs hoặc Sheets là cài đặt nâng cao.
- Nhấp nút Chia sẻ góc trên bên phải.
- Trong cửa sổ bật lên, nhấp Nâng cao.
- Ở đây bạn sẽ thấy liên kết chia sẻ, những người có quyền truy cập, và tùy chọn mời thêm người.
- Dưới Cài đặt chủ sở hữu, bạn có thể tích các hộp cho các tùy chọn bổ sung. Vì vậy bạn có thể ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập hoặc thêm người khác, và vô hiệu hóa tùy chọn tải xuống, in, sao chép cho người bình luận và người xem.
Khi xem tài liệu, hãy chú ý các biểu tượng cờ màu sắc có tên mọi người. Chúng cho bạn biết ai chịu trách nhiệm thực hiện thay đổi.
5. Google Slides
Chuẩn bị cho bài thuyết trình nhóm? Tránh những cuộc gọi điện thoại và email liên tục về cách tiến hành, hãy hợp tác với Google Slides. Chọn mẫu hấp dẫn để tiết kiệm thời gian thiết kế và làm nổi bật từ ngữ với hàng trăm lựa chọn font chữ.
Giống như Google Docs và Sheets, công cụ hợp tác này cho phép chỉnh sửa tức thì bởi bất kỳ người được ủy quyền nào. Chỉ cần làm theo quy trình quen thuộc cấp đặc quyền với nút Chia sẻ ở góc trên bên phải cửa sổ.
6. Google Keep
Hãy coi Google Keep như công cụ quản lý dự án cơ bản nhưng đẹp mắt. Bạn có thể dùng nó làm nơi ghi chú, vẽ, danh sách, hình ảnh và ghi âm.
- Bắt đầu chia sẻ bằng cách nhấp biểu tượng Người cộng tác ở dưới cùng ghi chú.
- Nhập tên người hoặc gõ địa chỉ email của họ.
- Nhấp Lưu.
Khi mở Google Keep, bạn sẽ thấy người cuối cùng chỉnh sửa ghi chú cùng thời gian.
7. Google Hangouts (Chat)
Google Hangouts, sau này được đổi tên thành Google Chat, là ứng dụng nhắn tin. Dùng để trò chuyện với một người qua văn bản hoặc lên đến 150 người.
Bạn cũng có thể khởi động cuộc gọi video với tối đa 10 người. Bắt đầu hội thoại mới bằng cách nhấp dấu cộng. Sau đó, thêm người theo tên, email hoặc số điện thoại. Cuối cùng, chọn loại hội thoại: nhắn tin, gọi điện thoại hoặc video call.
Để thêm người tham gia, nhấp biểu tượng người và nhấp biểu tượng Mời người ở trên cùng. Sau đó làm theo quy trình ban đầu khi tạo cuộc trò chuyện.
8. Google Meet
Google Meet khá giống Google Hangouts vì cả hai đều cung cấp dịch vụ gọi video. Tuy nhiên, Google Meet dành cho chuyên nghiệp và là dịch vụ trả phí, dù hiện miễn phí do đại dịch COVID-19. Google Hangouts thì dành cho người tiêu dùng.
Nó hỗ trợ lên đến 250 người tham gia mỗi cuộc gọi cho người dùng G Suite và 100 với tài khoản Google cá nhân. Ngoài ra, bạn có thể xem tính năng livestream và ghi âm.
Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp với Google Meet rất đơn giản. Chỉ cần truy cập trang web, nhấn Bắt đầu cuộc họp hoặc Nhập mã cuộc họp, và bạn đã sẵn sàng.
Thêm: G Suite
Nếu bạn hợp tác vì lý do kinh doanh, việc xem xét G Suite là ý kiến hay. G Suite là giải pháp đóng gói của Google cho tổ chức mọi loại. Nó cung cấp tất cả các công cụ trên, cộng thêm một số công cụ khác. Về cơ bản, nó cho phép bạn truy cập mọi công cụ từ một nơi.
Phiên bản G Suite của Google Drive có bảng điều khiển quản trị trung tâm với tính năng ngăn chặn mất dữ liệu. Nó cũng sở hữu tìm kiếm dựa trên machine learning giúp mọi người tìm tệp nhanh hơn.
Sau khi kết thúc dùng thử miễn phí hai tuần, bạn sẽ trả số tiền hàng tháng trên mỗi người dùng dựa trên cấp độ gói.
Mua G Suite: $6 đến $25 mỗi tháng mỗi người dùng tùy gói đã chọn sau dùng thử miễn phí hai tuần.
Tận Dụng Các Công Cụ Hợp Tác Của Google
Làm quen với các công cụ này rất đơn giản. Vì quy trình thực hiện các tác vụ nhất định (như chia sẻ tài liệu) giống hệt nhau giữa các ứng dụng. Và hầu hết cho phép bạn tiếp tục làm việc một mình hoặc cùng người khác, ngay cả khi không có kết nối internet.
Với nhiều công cụ chuyên nghiệp miễn phí, không có lý do gì để không trở thành một đội tuyệt vời. Để biết thêm, hãy xem các công cụ hợp tác trực tuyến bổ sung này.