Microsoft Outlook là ứng dụng email giàu tính năng. Nhưng bạn có bao giờ muốn tính năng mà nó không có? Có nhiều công cụ bên thứ ba cho hộp thư đến Outlook giúp bạn quản lý email tốt hơn.
Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu năm công cụ cho ứng dụng Outlook máy tính để bàn trên Windows, thêm chức năng bổ sung hoặc cho bạn truy cập nhanh vào nhiều cài đặt và tính năng của Outlook.
1. OutlookTools
OutlookTools là bộ công cụ miễn phí cho Outlook trên Windows, cung cấp truy cập nhanh và dễ dàng đến cài đặt và thư mục dữ liệu Outlook. Bạn cũng có thể truy cập một số công cụ Windows trong OutlookTools, như Registry Editor và Event Viewer.
Cửa sổ OutlookTools bao gồm menu bên trái để truy cập các công cụ khác nhau.
Màn hình General hiển thị thông tin về cài đặt Outlook và một số nút Quick Access cung cấp truy cập công cụ Outlook và Windows.
Nếu bạn gặp vấn đề với file dữ liệu PST hoặc OST của Outlook, hãy dùng nút Run ScanPst để quét file. Run ScanOst đã lỗi thời vì không còn được Outlook hỗ trợ.
Tuy nhiên, công cụ Run ScanPst cũng hoạt động cho file OST. Nếu công cụ không hoạt động, hãy xem hướng dẫn sửa chữa file hộp thư đến Outlook của chúng tôi.
Bạn cũng có thể Start Outlook in Safe Mode trực tiếp từ màn hình General, rất tiện nếu bạn gặp sự cố với Outlook.
Màn hình Folder Paths cung cấp truy cập nhanh đến các thư mục Outlook dùng để lưu dữ liệu và cài đặt. Hầu hết chỉ để tham khảo, nhưng bạn có thể mở thư mục trực tiếp từ màn hình Folder Paths.
Có thư mục tạm dùng khi mở tệp đính kèm, liệt kê ở dưới cùng cửa sổ. Bạn có thể làm rỗng thư mục này bằng nút Empty Folder.
HowTo-Outlook, công ty tạo ra OutlookTools, cũng tạo công cụ riêng quản lý thư mục tệp đính kèm tạm, chúng tôi sẽ nói đến tiếp theo.
Màn hình Startup Switches liệt kê tất cả các chuyển đổi dòng lệnh có sẵn để khởi chạy Outlook theo cách cụ thể. Di chuột qua từng chuyển đổi để biết chức năng.
Ví dụ, bạn có thể xóa tất cả tên và địa chỉ email khỏi danh sách AutoComplete khi khởi động Outlook.
Sau khi chọn chuyển đổi, bạn có thể nhấp Start Outlook để mở Outlook dùng chuyển đổi đó. Nếu bạn muốn dùng chuyển đổi trực tiếp trên dòng lệnh, nhấp Copy Command.
Sau đó, mở cửa sổ Command Prompt, dán lệnh tại dấu nhắc, và nhấn Enter.
Lưu ý: Không chắc cách dùng Command Prompt? Đây là cách bạn có thể thành thạo Command Prompt trong Windows 10.
Outlook duy trì một số danh sách Most Recently Used (MRU). Trên màn hình Clear MRU, chọn hồ sơ thư của bạn ở trên cùng. Sau đó, nhấp nút để xóa danh sách MRU đó trong hồ sơ thư được chọn.
Outlook bao gồm tính năng bảo mật chặn tệp đính kèm có thể làm hỏng máy tính bằng virus hoặc mối đe dọa khác.
Một số loại file nhất định, như file EXE, gửi dưới dạng tệp đính kèm sẽ tự động bị chặn. Tệp đính kèm bị chặn vẫn nằm trong email, nhưng bạn không thể truy cập nó.
Màn hình Blocked Attachments liệt kê các loại file bị Outlook chặn. Bạn có thể tìm hiểu từng phần mở rộng trong bài viết hỗ trợ của Microsoft về tệp đính kèm bị chặn.
Để bỏ chặn loại file, tích vào ô cho loại mong muốn trong danh sách.
Hãy cẩn trọng khi bỏ chặn. Outlook chặn các loại file này vì chúng có thể gây rủi ro cho máy tính. Khi bỏ chặn, hãy chắc chắn bạn tin tưởng người gửi khi nhận tệp đính kèm loại đó.
Màn hình Support Guides cung cấp liên kết đến các bài viết hỗ trợ Outlook trên trang web HowTo-Outlook. Màn hình More Tools chứa liên kết đến các add-in và công cụ Outlook miễn phí và trả phí.
OutlookTools là công cụ miễn phí, nhưng bạn có thể Donate để giúp nhà phát triển cập nhật nó.
OutlookTempCleaner
Khi bạn gửi tệp đính kèm hoặc mở tệp đính kèm trong email, Windows lưu các file tạm. Tất cả file này nằm trong thư mục tạm, chiếm dung lượng. File của bạn cũng có thể truy cập được bởi bất kỳ ai có quyền truy cập máy tính và thư mục tạm.
Windows lưu các file tạm này trong thư mục con trong thư mục temporary internet files trên PC.
Có nhiều cách xóa temporary internet files, nhưng HowTo-Outlook tạo công cụ miễn phí nhỏ, gọi là OutlookTempCleaner, chuyên xóa file đính kèm tạm do Outlook lưu.
OutlookTempCleaner làm tương tự tính năng Outlook uses the following temporary folder to open attachments dưới Folder Paths trong OutlookTools, trừ việc nó cho phép xem kích thước thư mục tạm Outlook cho tệp đính kèm.
Nhấp nút Folder Size.
Hộp thoại thông tin hiển thị cho biết dung lượng sẽ được giải phóng khi làm rỗng thư mục tạm cho tệp đính kèm.
Giữa Outlook Tools và OutlookTempCleaner cho Windows, HowTo-Outlook tạo ra một số công cụ tốt nhất cho người dùng Outlook.
2. Email Insights
Email Insights là ứng dụng tìm kiếm nhẹ cho Outlook và Gmail. Nó cung cấp tính năng tự động hoàn thành nhanh và tìm kiếm tên mờ (fuzzy name search), và tự động sửa lỗi chính tả.
Email Insights cho phép tìm kiếm nhanh hơn và trình bày kết quả tìm kiếm dựa trên độ liên quan và theo thứ tự thời gian, giúp dễ dàng tìm email bạn cần.
Tất nhiên, nếu tìm kiếm Outlook không hoạt động, bạn cần sửa nó trước.
Khi chạy Email Insights, màn hình Account Selection hiển thị. Nhấp Outlook.
Sau đó, trên hộp thoại tiếp theo, chọn tài khoản bạn muốn tìm kiếm.
Nhập từ khóa tìm kiếm vào ô tìm kiếm. Khi bạn gõ, gợi ý được liệt kê dưới ô tìm kiếm. Nếu thấy từ khóa trong danh sách, chọn nó bằng chuột hoặc dùng phím mũi tên để chọn từ khóa bạn muốn.
Nhấn Enter hoặc nhấp biểu tượng Search để thực hiện tìm kiếm.
Bạn cũng có thể mở thêm tab để làm nhiều tìm kiếm trong cùng cửa sổ. Mỗi tab được gán nhãn bằng từ khóa tìm kiếm cho tab đó.
Công cụ tìm kiếm tích hợp của Outlook tiện lợi nhưng không luôn tìm thấy thứ bạn muốn. May mắn thay, lựa chọn thay thế Email Insights giúp dễ dàng tìm email bạn cần.
3. Outlook-Google Calendar Sync
Bạn dùng cả Google và Outlook Calendar? Nếu có, bạn có đang tìm cách đồng bộ hai lịch? Bạn có thể thêm Google Calendar vào Outlook, nhưng chúng tôi có giải pháp cho phép đồng bộ Google Calendar với Outlook Calendar, để bạn không phải duy trì hai lịch riêng biệt.
Outlook Google Calendar Sync là công cụ miễn phí cung cấp đồng bộ một chiều và hai chiều giữa Google và Outlook Calendar. Bạn có thể đồng bộ từ Google sang Outlook, Outlook sang Google, hoặc đồng bộ hai chiều, gộp hai lịch.
Các thuộc tính sự kiện như chủ đề, mô tả, địa điểm, người tham gia, sự kiện nhắc nhở, tình trạng bận/rảnh, và quyền riêng tư đều được đồng bộ. Chỉ thuộc tính mới hoặc đã thay đổi được cập nhật.
Khi mở Outlook Google Calendar Sync, bạn phải chọn hộp thư Outlook và Google Calendar muốn đồng bộ.
Trên tab Outlook, chọn Default mailbox hoặc Alternative mailbox rồi chọn hộp thư bạn muốn dùng. Nếu bạn có nhiều lịch cho hộp thư đã chọn, chọn lịch muốn đồng bộ từ danh sách thả xuống Select calendar.
Sau đó, nhấp tab Google, nhấp Retrieve Calendars, và chọn tài khoản email chứa lịch bạn muốn đồng bộ từ danh sách thả xuống Select calendar.
Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập tài khoản Gmail trong trình duyệt mặc định. Nhấp Allow trong trình duyệt khi được nhắc để cấp quyền truy cập lịch cho Outlook Google Calendar Sync.
Sau đó, bạn sẽ nhận được mã cho phép Outlook Google Calendar Sync truy cập Google Calendar. Chọn mã, sao chép, dán vào hộp Authorisation Code trên hộp thoại Authorise Google Access, và nhấp OK.
Nhấp tab Sync Options và chọn Direction trong phần How. Chọn muốn sao chép mục Google sang Outlook hay mục Outlook sang Google. Hoặc bạn có thể đồng bộ hai chiều nếu bạn đã nhập mục riêng trên cả hai lịch.
Chọn Date range dưới When, và Attributes to include dưới What. Bạn cũng có thể thay đổi cách ứng dụng hoạt động trên tab Application Behaviour.
Sau khi chọn cài đặt, nhấp Save.
Để đồng bộ lịch, nhấp tab Sync rồi nhấp Start Sync. Tiến trình và kết quả hiển thị trên tab Sync.
Lần sau muốn đồng bộ cùng các lịch, mở Outlook Google Calendar Sync và nhấp Start Sync. Cài đặt của bạn vẫn giữ nguyên nếu đã lưu.
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer là công cụ miễn phí quét file PST Outlook bị hỏng và cho phép xem tất cả mục (email, danh bạ, nhật ký, lịch, nhiệm vụ) trong file và lưu các mục riêng lẻ hoặc tất cả mục ở các định dạng khác nhau.
Khi chạy Stellar PST Viewer, chọn file PST dùng nút Select Outlook File. Bạn cũng có thể dùng Find Outlook File để tìm file PST. Mặc định, file PST nằm trong thư mục C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\.
Tất cả email, danh bạ, nhật ký, lịch, nhiệm vụ được liệt kê trong cấu trúc cây ở bên trái cửa sổ chính. Bạn có thể chọn mục, nhấp chuột phải, và chọn định dạng để lưu mục đó.
5. Grammarly cho Microsoft Office
Grammarly giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách làm cho email, tài liệu, bài đăng mạng xã hội, v.v. trở nên rõ ràng, hiệu quả, và không lỗi.
Grammarly gắn cờ các vấn đề có thể có trong văn bản và đề xuất sửa lỗi chính tả, ngữ pháp, từ ngữ thừa, phong cách, dấu câu. Grammarly giải thích lý do cho mỗi sửa lỗi được đề xuất, cho phép bạn quyết định có muốn sửa từng vấn đề hay không và sửa như thế nào.
Tải add-in Office từ trang web Grammarly. Bạn phải đăng nhập tài khoản trước. Sau đó, cài đặt add-in vào Outlook, và Word nếu bạn chọn.
Khi bạn soạn email mới hoặc trả lời email, Grammarly kiểm tra tin nhắn của bạn về các vấn đề. Gợi ý sửa hiển thị trong ngăn bên phải cửa sổ soạn thảo.
Grammarly là ứng dụng freemium. Bạn có thể dùng phiên bản miễn phí, tuy nhiên nó có giới hạn. Gói Grammarly Pro có giá $11.66/tháng cho đăng ký hàng năm hoặc $29.95/tháng cho đăng ký hàng tháng.
Cải thiện năng suất trong Outlook
Đây chỉ là một số công cụ có sẵn giúp tăng năng suất Outlook. Bạn cũng có thể xem các công cụ chống spam tốt nhất cho Outlook.
Chúng tôi cũng cung cấp một số mẹo giúp bạn dùng Outlook tốt hơn.
Ứng dụng Outlook máy tính để bàn là một phần của Office 365, không miễn phí. Nếu bạn muốn dùng ứng dụng email miễn phí, chúng tôi đã khám phá các lựa chọn miễn phí tốt nhất thay thế Outlook.