Microsoft Outlook là một ứng dụng email khách có nhiều tính năng. Nhưng bạn đã bao giờ muốn một tính năng mà nó không có chưa? Có nhiều công cụ của bên thứ ba dành cho hộp thư đến Outlook của bạn để giúp bạn quản lý email của mình tốt hơn.
Hôm nay chúng ta sẽ giới thiệu năm công cụ dành cho ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính để bàn dành cho Windows bổ sung thêm chức năng hoặc cung cấp cho bạn quyền truy cập nhanh vào nhiều cài đặt và tính năng của Outlook.
1. Công cụ Outlook
OutlookTools là bộ công cụ miễn phí dành cho Outlook trên Windows, cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào cài đặt Outlook và thư mục dữ liệu. Bạn cũng có thể truy cập một số công cụ Windows trong OutlookTools, như Trình chỉnh sửa sổ đăng ký và Trình xem sự kiện.
Cửa sổ OutlookTools bao gồm một menu ở bên trái, nơi bạn có thể truy cập vào các công cụ khác nhau có sẵn.
Chung màn hình hiển thị thông tin về cài đặt Outlook của bạn và một số Truy cập nhanh các nút cung cấp quyền truy cập vào các công cụ Outlook và Windows.
Nếu bạn đang gặp sự cố với tệp dữ liệu PST hoặc OST Outlook, hãy sử dụng Chạy ScanPst để quét tệp. Chạy ScanOst hiện đã lỗi thời vì nó không được Outlook hỗ trợ.
Tuy nhiên, Run ScanPst công cụ cũng sẽ hoạt động cho các tệp OST. Nếu công cụ không hoạt động, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để sửa các tệp hộp thư đến trong Outlook.
Bạn cũng có thể Khởi động Outlook ở Chế độ An toàn trực tiếp từ General màn hình, rất hữu ích nếu bạn gặp sự cố với Outlook.
Đường dẫn thư mục màn hình cung cấp quyền truy cập nhanh vào các thư mục Outlook sử dụng để lưu trữ dữ liệu và cài đặt. Hầu hết chúng chỉ để tham khảo, nhưng bạn có thể mở các thư mục trực tiếp từ Đường dẫn thư mục màn hình.
Có một thư mục tạm thời được sử dụng khi mở tệp đính kèm, được liệt kê ở cuối cửa sổ. Bạn có thể làm trống thư mục này bằng cách sử dụng Thư mục trống nút.
HowTo-Outlook, công ty sản xuất OutlookTools, cũng tạo ra một công cụ riêng để quản lý thư mục tệp đính kèm tạm thời mà chúng ta sẽ đề cập tiếp theo.
Công tắc khởi động màn hình liệt kê tất cả các công tắc dòng lệnh có sẵn mà bạn có thể sử dụng để khởi chạy Outlook theo những cách cụ thể. Di chuột qua từng nút chuyển để tìm hiểu chức năng của nó.
Ví dụ:bạn có thể xóa tất cả tên và địa chỉ email khỏi Tự động điền danh sách khi khởi động Outlook.
Khi bạn chọn một công tắc, bạn có thể nhấp vào Khởi động Outlook để mở Outlook bằng công tắc đó. Nếu bạn muốn sử dụng công tắc trực tiếp trên dòng lệnh, hãy nhấp vào Sao chép lệnh .
Sau đó, mở cửa sổ Dấu nhắc lệnh, dán lệnh vào dấu nhắc và nhấn Enter .
Lưu ý: Không chắc chắn về cách sử dụng Command Prompt? Đây là cách bạn có thể sử dụng Command Prompt trong Windows 10.
Outlook duy trì một số danh sách Được sử dụng Gần đây nhất (MRU). Trên Xóa MRU màn hình, chọn hồ sơ thư của bạn ở trên cùng. Sau đó, nhấp vào nút để xóa danh sách MRU đó trong hồ sơ thư đã chọn.
Outlook bao gồm một tính năng bảo mật chặn các tệp đính kèm có thể làm hỏng máy tính của bạn do vi-rút hoặc các mối đe dọa khác.
Một số loại tệp nhất định, như tệp EXE, được gửi dưới dạng tệp đính kèm sẽ tự động bị chặn. Tệp đính kèm bị chặn vẫn còn trong email, nhưng bạn không thể truy cập nó.
Tệp đính kèm bị chặn màn hình liệt kê các loại tệp bị Outlook chặn. Bạn có thể tìm hiểu từng tiện ích mở rộng là gì trong bài viết hỗ trợ của Microsoft về các tệp đính kèm bị chặn.
Để bỏ chặn một loại tệp, hãy chọn hộp cho loại mong muốn trong danh sách.
Hãy cẩn thận với những gì bạn bỏ chặn. Outlook chặn các loại tệp này vì chúng có thể gây rủi ro cho máy tính của bạn. Khi bỏ chặn các loại tệp, hãy đảm bảo rằng bạn tin tưởng người gửi khi bạn nhận được các tệp đính kèm thuộc các loại đó.
Hướng dẫn hỗ trợ màn hình cung cấp các liên kết đến các bài viết hỗ trợ Outlook khác nhau trên trang web HowTo-Outlook. Công cụ khác màn hình chứa các liên kết đến các phần bổ trợ và công cụ Outlook miễn phí và trả phí.
OutlookTools là một công cụ miễn phí nhưng bạn có thể Đóng góp để giúp nhà phát triển luôn cập nhật.
OutlookTempCleaner
Khi bạn gửi tệp đính kèm hoặc mở tệp đính kèm trong email, Windows sẽ lưu trữ các tệp tạm thời. Tất cả các tệp này quanh quẩn trong thư mục tạm thời, chiếm dung lượng. Các tệp của bạn cũng có thể truy cập được đối với bất kỳ ai có quyền truy cập vào máy tính của bạn và thư mục tạm thời.
Windows lưu trữ các tệp tạm thời này trong một thư mục con trong thư mục tệp internet tạm thời trên PC của bạn.
Có nhiều cách để xóa các tệp internet tạm thời, nhưng HowTo-Outlook tạo ra một công cụ nhỏ, miễn phí, được gọi là OutlookTempCleaner, chỉ để xóa các tệp đính kèm tạm thời được Outlook lưu trữ.
OutlookTempCleaner thực hiện điều tương tự như Outlook sử dụng thư mục tạm thời sau để mở tệp đính kèm tính năng trong Đường dẫn thư mục trong OutlookTools, ngoại trừ nó cũng cho phép bạn xem kích thước của thư mục tạm thời Outlook cho tệp đính kèm.
Nhấp vào Kích thước thư mục nút.
Hộp thoại thông tin hiển thị cho bạn biết dung lượng sẽ được giải phóng bằng cách làm trống thư mục tạm thời cho các tệp đính kèm.
Giữa Công cụ Outlook và OutlookTempCleaner cho Windows, HowTo-Outlook tạo ra một số công cụ tốt nhất cho người dùng Outlook.
2. Thông tin chi tiết về Email
Email Insights là một ứng dụng tìm kiếm nhẹ dành cho Outlook và Gmail. Nó cung cấp tính năng tự động điền nhanh và tìm kiếm tên mờ và tự động sửa lỗi chính tả.
Email Insight cho phép bạn thực hiện tìm kiếm nhanh hơn và hiển thị kết quả tìm kiếm dựa trên mức độ liên quan và theo thứ tự thời gian, giúp bạn tìm thấy email bạn đang tìm kiếm dễ dàng hơn.
Tất nhiên, nếu tìm kiếm trong Outlook của bạn không hoạt động, trước tiên bạn cần phải sửa nó.
Khi bạn chạy Thông tin chi tiết về email, phần Lựa chọn tài khoản màn hình hiển thị. Nhấp vào Outlook .
Sau đó, trên hộp thoại tiếp theo, hãy chọn tài khoản bạn muốn tìm kiếm.
Nhập cụm từ tìm kiếm của bạn vào hộp tìm kiếm. Khi bạn nhập, các đề xuất được liệt kê bên dưới hộp tìm kiếm. Nếu bạn thấy cụm từ tìm kiếm của mình trong danh sách, hãy chọn cụm từ đó bằng chuột hoặc sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím để chọn cụm từ bạn muốn.
Nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Tìm kiếm biểu tượng để thực hiện tìm kiếm.
Bạn cũng có thể mở các tab bổ sung để thực hiện nhiều tìm kiếm trong cùng một cửa sổ. Mỗi tab được gắn nhãn với cụm từ tìm kiếm cho tab đó.
Công cụ tìm kiếm tích hợp trong Outlook rất tiện dụng nhưng không phải lúc nào bạn cũng tìm thấy thứ bạn muốn. Rất may, tùy chọn thay thế của Email Insights giúp bạn tìm thấy email bạn cần dễ dàng hơn.
3. Đồng bộ hóa Lịch Outlook-Google
Bạn có sử dụng cả lịch Google và lịch Outlook không? Nếu vậy, bạn đang tìm cách để giữ cho hai lịch được đồng bộ hóa? Bạn có thể thêm Lịch Google của mình vào Outlook, nhưng chúng tôi có một giải pháp cho bạn cho phép bạn đồng bộ hóa lịch Google với lịch Outlook của mình, vì vậy bạn không cần phải duy trì các lịch riêng biệt.
Outlook Google Calendar Sync là một công cụ miễn phí cung cấp đồng bộ hóa một và hai chiều giữa lịch Google và Outlook của bạn. Bạn có thể đồng bộ hóa từ Google với Outlook, Outlook với Google hoặc đồng bộ hóa cả hai hướng, hợp nhất hai lịch.
Các thuộc tính sự kiện như chủ đề, mô tả, vị trí, người tham dự, sự kiện nhắc nhở, tính khả dụng và quyền riêng tư được đồng bộ hóa. Chỉ các thuộc tính mới hoặc các thuộc tính đã thay đổi mới được cập nhật.
Khi bạn mở Outlook Google Calendar Sync, bạn phải chọn hộp thư Outlook và lịch Google mà bạn muốn đồng bộ hóa.
Trên Outlook , chọn Hộp thư mặc định hoặc Hộp thư thay thế và sau đó chọn hộp thư bạn muốn sử dụng. Nếu bạn có nhiều lịch cho hộp thư đã chọn, hãy chọn lịch bạn muốn đồng bộ hóa từ Chọn lịch danh sách thả xuống.
Sau đó, nhấp vào Google , nhấp vào Lấy lịch và chọn tài khoản email chứa lịch bạn muốn đồng bộ hóa từ Chọn lịch danh sách thả xuống.
Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào tài khoản Gmail trong trình duyệt mặc định của mình. Nhấp vào Cho phép trong trình duyệt của bạn khi được nhắc cấp cho Outlook Google Calendar Sync quyền truy cập vào lịch của bạn.
Sau đó, bạn sẽ thấy một mã cho phép Outlook Google Calendar Sync truy cập vào lịch Google của bạn. Chọn mã, sao chép, dán mã đó vào Mã ủy quyền trên hộp Cho phép Google Truy cập hộp thoại và nhấp vào OK .
Nhấp vào Tùy chọn đồng bộ hóa và chọn một Hướng trong Cách thức tiết diện. Chọn xem bạn muốn sao chép các mục nhập của Google vào Outlook hay các mục nhập Outlook vào Google. Hoặc, bạn có thể đồng bộ hóa các mục nhập theo cả hai hướng, nếu bạn đã nhập các mục trên cả hai lịch riêng biệt.
Chọn Phạm vi ngày trong Khi nào và Các thuộc tính cần bao gồm trong Cái gì . Bạn cũng có thể thay đổi cách ứng dụng hoạt động trên Hành vi ứng dụng tab.
Khi bạn đã chọn cài đặt của mình, hãy nhấp vào Lưu .
Để đồng bộ hóa lịch của bạn, hãy nhấp vào tab Đồng bộ hóa rồi nhấp vào Bắt đầu đồng bộ hóa . Tiến trình và kết quả hiển thị trên Đồng bộ hóa tab.
Lần tới khi bạn muốn đồng bộ hóa cùng các lịch, hãy mở Đồng bộ hóa lịch Outlook Google và nhấp vào Bắt đầu đồng bộ hóa . Cài đặt của bạn vẫn như cũ nếu bạn đã lưu chúng.
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer là một công cụ miễn phí quét tệp Outlook PST bị hỏng và cho phép bạn xem tất cả các mục (email, danh bạ, tạp chí, lịch, nhiệm vụ) trong tệp và lưu các mục riêng lẻ hoặc tất cả các mục ở các định dạng khác nhau.
Khi bạn chạy Stellar PST Viewer, hãy chọn một tệp PST bằng cách sử dụng Chọn tệp Outlook cái nút. Bạn cũng có thể sử dụng Tìm tệp Outlook để tìm kiếm tệp PST. Theo mặc định, các tệp PST nằm trong C:\ Users \% tên người dùng% \ Documents \ Outlook Files \ thư mục.
Tất cả các email, danh bạ, nhật ký, lịch, nhiệm vụ của bạn đều được liệt kê trong cấu trúc dạng cây ở phía bên trái của cửa sổ chính. Bạn có thể chọn một mục, nhấp chuột phải vào nó và chọn một định dạng để lưu mục đó.
5. Grammarly dành cho Microsoft Office
Grammarly cho phép bạn giao tiếp hiệu quả hơn bằng cách làm cho thông điệp email, tài liệu, bài đăng trên mạng xã hội của bạn rõ ràng hơn, hiệu quả hơn và không mắc lỗi.
Grammarly gắn cờ các vấn đề có thể xảy ra trong văn bản của bạn và đề xuất các chỉnh sửa về chính tả, ngữ pháp, từ ngữ, văn phong, dấu câu. Grammarly giải thích lý do cho mỗi cách sửa được đề xuất, cho phép bạn quyết định xem bạn có muốn sửa mỗi vấn đề hay không và bằng cách nào.
Tải xuống phần bổ trợ Office từ trang Grammarly. Trước tiên, bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản của mình. Sau đó, cài đặt bổ trợ vào Outlook và Word, nếu bạn chọn.
Khi bạn nhập email mới hoặc trả lời email, Grammarly sẽ kiểm tra thư của bạn để tìm các vấn đề khác nhau. Đề xuất sửa chữa hiển thị trong ngăn ở bên phải cửa sổ thông báo.
Grammarly là một ứng dụng miễn phí. Bạn có thể sử dụng ứng dụng miễn phí, mặc dù nó có những hạn chế. Đăng ký Grammarly Pro có giá 11,66 đô la mỗi tháng cho đăng ký hàng năm hoặc 29,95 đô la mỗi tháng cho đăng ký hàng tháng luân phiên.
Cải thiện năng suất của bạn trong Outlook
Đây chỉ là một số công cụ có sẵn sẽ giúp bạn tăng năng suất Outlook của mình. Bạn cũng có thể muốn xem các công cụ chống thư rác tốt nhất cho Outlook.
Chúng tôi cũng đưa ra một số mẹo để giúp bạn sử dụng Outlook tốt hơn.
Ứng dụng Outlook trên máy tính là một phần của Office 365, không miễn phí. Nếu bạn muốn sử dụng ứng dụng email miễn phí, chúng tôi đã khám phá các lựa chọn thay thế miễn phí tốt nhất cho Outlook.