Nếu bạn dành bất kỳ khoảng thời gian nghiêm trọng nào để sử dụng Outlook, bạn nên điều tra quy trình làm việc của mình. Bạn luôn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách xem xét cách sử dụng phần mềm tốt nhất.
Dưới đây là các phương pháp hay nhất để tổ chức, quản lý và tiết kiệm thời gian trong Outlook!
Các phương pháp hay nhất về tổ chức email
Outlook có nhiều chức năng cài sẵn để quản lý email. Cách tốt nhất là sử dụng chiến lược ba phần.
- Sắp xếp hộp thư đến của bạn bằng thư mục hành động .
- Xác định hộp thư đến của bạn bằng danh mục màu .
- Ngăn chặn email rác khỏi làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
1. Tạo thư mục hành động
Sử dụng cấu trúc thư mục Outlook mạnh mẽ là chìa khóa thành công. Thư mục Hành động tạo thành cấp thứ hai của vị trí email. Chúng hoạt động tốt nhất với mức độ email từ thấp đến trung bình.
Nếu bạn nhận được nhiều email trong một danh mục cụ thể, hãy sử dụng phương pháp này kết hợp với các mẹo khác.
Bạn có thể tạo thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục hoặc tài khoản trong thanh bên và chọn Thư mục mới . Bạn có thể tạo các thư mục cho khách hàng, chủ đề và email cá nhân để không bỏ lỡ email từ sếp của mình.
Đối với hầu hết các thư mục, bạn có thể tạo ba thư mục con hành động: Việc cần làm , Đang chờ xử lý và Đã hoàn thành . Khi một email mới đi vào thư mục chính, hãy trả lời một cách thích hợp và quyết định xem nó sẽ đi đâu:
- Việc cần làm: Giao tiếp / tình huống đang diễn ra, không có hành động ngay lập tức
- Đang chờ xử lý: Đã phản hồi, đang chờ phản hồi hoặc hành động thêm
- Đã hoàn thành: Giao tiếp / tình huống đã kết thúc, email đang chờ xóa hoặc lưu trữ
2. Tổ chức với các danh mục màu sắc
Ngoài quản lý thư mục, bạn có thể bảo quản hộp thư đến của mình dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách sử dụng các danh mục được mã hóa màu. Màu sắc có thể mang lại nét ngay lập tức cho hộp thư đến của bạn, nhưng hãy sử dụng điều độ. Nếu hộp thư đến của bạn quá hỗn loạn, bạn sẽ khó điều hướng.
Lưu ý rằng các danh mục màu có một vấn đề chính:chúng không được tài khoản IMAP hỗ trợ. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tạo một tài khoản email POP3 riêng để sử dụng. Ngoài ra, hãy tạo thư mục "chỉ máy tính này".
Để bắt đầu hệ thống phân loại màu của bạn, hãy chuyển đến Trang chủ và tìm Thẻ tiết diện. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy đảm bảo rằng Ruy-băng được mở rộng bằng cách nhấn vào mũi tên nhỏ ở ngoài cùng bên phải.
Tại đây, điều hướng đến Phân loại > Tất cả danh mục . Thao tác này sẽ mở ra một danh sách hiện tại gồm các danh mục đang hoạt động. Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa màu sắc, tên và phím tắt cho danh mục đó.
Nếu bạn có tài khoản POP3, nhưng không thể sử dụng các danh mục màu, bạn có thể phải bật chúng lên. Tìm địa chỉ email trong thanh bên. Nhấp chuột phải vào tên tài khoản và chọn Thuộc tính tệp dữ liệu . Ở cuối bảng thuộc tính sẽ là tùy chọn để Nâng cấp lên Danh mục màu .
Tùy thuộc vào kích thước của hộp thư đến hiện tại của bạn, quá trình này có thể mất một chút thời gian. Tuy nhiên, sau khi hoàn thành, bạn sẽ có quyền truy cập vào đầy đủ các danh mục màu sắc.
Nếu bạn đang cần các danh mục màu bằng tài khoản IMAP, bạn có thể sử dụng hệ thống Định dạng Tự động.
3. Thay đổi cấp độ bộ lọc email rác
Outlook có bộ lọc thư rác riêng, cảm ơn trời đất. Nhưng nó không phải lúc nào cũng bắt được tất cả các thùng rác rõ ràng đến hộp thư đến của bạn. Đối phó với thứ rác rưởi này thực sự sẽ lấy đi của bạn vài phút trong cuộc đời.
Theo mặc định, Bộ lọc email rác được bật, nhưng được đặt thành thấp . Bạn có thể tăng hiệu quả bằng cách tăng nó lên.
Để thay đổi mức độ bảo vệ email rác, tìm trong Trang chủ , nơi bạn sẽ tìm thấy tab Xóa tùy chọn. Chọn Thư rác , tiếp theo là Tùy chọn email rác . Bây giờ bạn có thể chọn mức độ lọc cho hộp thư đến của mình. Bạn có thể đặt điều này trên cơ sở từng tài khoản, nếu được yêu cầu.
Như đã lưu ý trong Outlook, đặt bộ lọc thư rác thành Cao gây rủi ro. Bộ lọc có thể chuyển một số thư thông thường thành thư rác, vì vậy hãy đảm bảo thường xuyên kiểm tra Thư rác của bạn!
Nếu chuyển chúng sang Junk là không đủ, có một lựa chọn khác. Bạn có thể đánh dấu vào hộp kiểm để Xóa vĩnh viễn email rác đáng ngờ thay vì chuyển đến thư mục email rác .
Xin lưu ý rằng khi bạn bật tùy chọn này với Cao cấp bộ lọc, mọi thư hợp pháp bị gắn cờ là thư rác sẽ không thể khôi phục được .
Các phương pháp hay nhất để luôn cập nhật email
Thật dễ dàng bị tụt hậu với việc trả lời email. Nhưng có những tính năng và kỹ thuật bị bỏ qua có thể giúp bạn tồn tại. Để đảm bảo rằng bạn không bao giờ chìm trong những tin nhắn chưa đọc nữa, hãy sử dụng chiến lược gồm ba phần:
- Sử dụng Quy tắc để gửi email đến các thư mục hành động của bạn.
- Đặt mức độ ưu tiên rõ ràng với Cờ tiếp theo .
- Lên lịch các email nhạy cảm về thời gian để gửi tự động.
4. Tự động hóa với quy tắc Outlook
Các quy tắc rất quan trọng để duy trì luồng email từ hộp thư đến đến các thư mục hành động của bạn. Bạn có thể tìm thấy Quy tắc trên tab trang chủ trong Di chuyển trong Outlook 365.
Các quy tắc là các câu lệnh logic if / then nhỏ. Outlook sẽ chạy định kỳ các câu lệnh này trong khi chương trình đang mở. Ví dụ:" nếu người gửi là Bà, thì gửi đến thư mục Gia đình. "
Để tạo quy tắc, hãy nhấp chuột phải email và duyệt đến Quy tắc hoặc chọn Quy tắc từ phần Di chuyển của tab Trang chủ. Nếu bạn thường xuyên di chuyển email từ một địa chỉ đến một thư mục nhất định, có một tùy chọn nhanh chóng. Bạn có thể chọn Luôn chuyển tới , sau đó chọn thư mục thích hợp.
Nếu bạn có nhiều tiêu chí để lọc email, hãy chọn Tạo quy tắc . Để có thêm tùy chọn, hãy chọn Tùy chọn nâng cao . Các quy tắc cũng có thể giúp bạn thoát khỏi chuỗi email phiền phức. Nếu bạn làm việc cho một tổ chức lớn, bạn có thể bị đưa vào chuỗi email dài, ngay cả khi chủ đề đó không liên quan gì đến bạn.
Để chọn không nhận các tin nhắn nhóm gây phiền nhiễu, hãy mở Tùy chọn nâng cao. Đặt dấu kiểm bên cạnh vị trí tên của tôi trong hộp Cc và chọn Tiếp theo. Sau đó, bạn có thể di chuyển nó vào thư mục cụ thể hoặc đánh dấu là đã đọc . Nhưng đây không phải là lựa chọn duy nhất của bạn.
Bạn cũng có nhiều tùy chọn cho những hành động nào xảy ra khi một Quy tắc được kích hoạt. Bạn có thể yêu cầu Quy tắc thêm một Danh mục, gắn cờ thư, chuyển tiếp thư, gửi trả lời tự động và hơn thế nữa!
5. Theo dõi bằng cờ
Cờ hoạt động như một hệ thống ưu tiên. Khi email của bạn đến, bạn có thể chỉ định mức độ ưu tiên cho chúng. Thao tác này sẽ thêm chúng vào danh sách việc cần làm động mà bạn có thể sắp xếp khi làm việc.
Để đặt cờ, hãy đi tới Trang chủ trong tab Thẻ và nhấp vào Theo dõi . Các mức độ ưu tiên từ Hôm nay đến Không có ngày , với một tùy chọn cho Tùy chỉnh cờ, cho phép bạn chọn ngày. Bạn cũng có thể sử dụng Thêm lời nhắc để đặt thông báo theo thời gian.
Email, nhiệm vụ, cuộc hẹn và cuộc họp được gắn cờ xuất hiện trên Việc cần làm của bạn danh sách. Tìm danh sách Việc cần làm của bạn trong thanh bên, với chế độ xem Lịch và Danh bạ. Bạn cũng có thể di chuột để xem nhanh.
Danh sách việc cần làm có thể được sắp xếp theo mức độ ưu tiên hoặc theo lịch trình. Bạn cũng có thể đánh dấu các mục là hoàn chỉnh hoặc điều chỉnh chúng từ đây.
6. Gửi email sau bằng công cụ lập lịch
Bộ lập lịch là một tính năng tuyệt vời khác. Bạn có thể viết email và gửi sau vào một thời điểm cụ thể. Nó rất thuận tiện cho những ngày ốm đau, những ngày bận rộn và bất cứ điều gì mà thời gian là quan trọng. Mặt khác, nếu bạn gửi email quá sớm, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách hủy gửi email trong Outlook.
Viết email của bạn, sau đó chuyển sang Tùy chọn chuyển hướng. Nhấp vào Giao hàng trễ . Trong Tùy chọn phân phối , chọn Không giao hàng trước và nhập thông tin chi tiết của bạn. Bạn có thể chọn ngày, giờ, mức độ ưu tiên và thậm chí chọn việc cần làm với các câu trả lời. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Đóng .
Bây giờ, nếu bạn đang sử dụng máy chủ Exchange, bạn có thể tiếp tục và đóng Outlook. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tài khoản IMAP hoặc POP3, thì Outlook phải tiếp tục chạy cho đến thời gian gửi theo lịch trình của email.
Các phương pháp hay nhất để tăng hiệu quả sử dụng email
Với các phương pháp tổ chức tốt và quản lý email tự động, bạn đã sẵn sàng đến với hộp thư đến hạnh phúc. Nhưng một vài thao tác cuối cùng nữa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và sự tẻ nhạt trong ngày làm việc.
- Tập trung Thời gian phản hồi email đến các khoảng thời gian đã lên lịch.
- Lưu các tìm kiếm thường xuyên trong Thư mục Tìm kiếm .
- Sử dụng Phần nhanh để tạo nội dung.
- Tạo Bản sao lưu dữ liệu Outlook.
7. Lập lịch các khoảng thời gian quản lý email
Chọn một vài thời điểm trong ngày của bạn để dành địa chỉ email. Ví dụ, vào buổi sáng và trước khi bạn ngừng làm việc. Điều này có thể giảm thời gian dành cho việc phân tích khi nào, ai và những gì cần trả lời trước.
Trước tiên, hãy mở Việc cần làm lượt xem. Sau đó, nhấp vào Mặt hàng mới thả xuống và chọn Cuộc hẹn. Đặt thời gian bạn thích và làm cho nó lặp lại mỗi ngày trong tuần. Tạo một sự kiện như thế này cho mỗi lần đăng ký.
Việc cô lập thời gian gửi email của bạn hoạt động giống như một quy trình tệp hàng loạt. Mọi thứ đều được xử lý ngay lập tức, và bạn không để lại gì. Sau đó trong ngày, bạn hoàn tất lại quy trình hàng loạt và luôn cập nhật hộp thư đến của mình.
8. Tạo Thư mục Tìm kiếm
Thay vì liên tục nhập cùng một tìm kiếm bằng thanh tìm kiếm Outlook, bạn có thể tạo Thư mục Tìm kiếm . Thao tác này tự động tiến hành tìm kiếm của bạn và đưa kết quả vào một thư mục để bạn xem xét.
Đi tới Thư mục và chọn Thư mục tìm kiếm mới . Thao tác này sẽ mở bảng tiêu chí Thư mục Tìm kiếm Mới. Các mẫu Outlook sắp xếp cho các tìm kiếm thông thường, chẳng hạn như thư được gắn cờ hoặc thư từ những người cụ thể.
Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn, Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh cung cấp nhiều tùy chọn. Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các tiêu chí. Tiêu chí giống như Quy tắc sắp xếp cụ thể các mục vào Thư mục Tìm kiếm mới của bạn.
9. Thiết lập các bộ phận nhanh
Nếu bạn thường nhập cùng một thứ trong Outlook, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc lặp đi lặp lại đầu óc. Bạn có thể sử dụng Phần nhanh để tự động điền tên dài, thêm danh sách nhanh hoặc bất kỳ mục văn bản thuần túy nào khác.
Trước tiên, bạn cần mở trình soạn email bằng cách nhấp vào Email mới trên tab Trang chủ. Để lưu các cụm từ bạn thường gõ làm Phần Nhanh, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn thêm, chuyển sang Chèn , sau đó chuyển đến Phần nhanh > Lưu lựa chọn vào thư viện Phần nhanh .
Trong tương lai, khi bạn bắt đầu nhập cụm từ, nó sẽ bật lên dưới dạng đề xuất tự động hoàn thành. Bạn cũng có thể thêm các thư mục tùy chỉnh để sắp xếp các Phần nhanh của mình tốt hơn.
10. Tạo bản sao lưu
Outlook chứa nhiều dữ liệu hơn bạn có thể nghĩ. Rất có thể, bạn có một số email quan trọng ẩn trong tài khoản của mình. Bạn có ý định sao lưu vào một vị trí an toàn, nhưng vẫn chưa được quản lý. Tôi nói với bạn, hãy làm ngay bây giờ!
Dễ dàng xuất trong Outlook. Chọn tài khoản bạn muốn sao lưu và đi tới Tệp> Mở &Xuất> Nhập / Xuất . Chọn Xuất sang tệp . Trong bước tiếp theo, chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst) .
Tiếp theo, bạn sẽ chọn (các) thư mục mà bạn muốn sao lưu hoặc bạn có thể sao lưu toàn bộ thư mục gốc của thư mục email. Cuối cùng, chọn nơi lưu bản sao lưu. Sử dụng các tùy chọn nâng cao nếu bạn chỉ muốn sao lưu các khía cạnh cụ thể của tài khoản của mình.
Bạn có thể lưu qua một bản sao lưu cũ; chỉ cần chọn ghi đè các bản sao khi chọn điểm đến. Nếu bạn đã có các bản sao lưu riêng biệt, biết cách kết hợp các tệp Outlook PST sẽ rất hữu ích.
Phương pháp hay nhất
Cách tốt nhất là làm tất cả những điều trên! Tất nhiên, số dặm của bạn có thể thay đổi tùy theo nhu cầu cá nhân.
Nhưng việc quản lý và duy trì một hộp thư đến hiệu quả, không gây căng thẳng có thể giúp bạn hướng tới một ngày không bị phân tâm.