Nếu bạn dành bất kỳ khoảng thời gian nghiêm túc nào dùng Outlook, bạn nên điều tra quy trình làm việc của mình. Bạn luôn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách xem xét cách tốt nhất dùng phần mềm.
Dưới đây là các thực hành tốt nhất để tổ chức, quản lý và tiết kiệm thời gian trong Outlook!
Thực Hành Tốt Nhất Tổ Chức Email
Outlook có nhiều chức năng tích hợp cho quản lý email. Thực hành tốt nhất là dùng chiến lược ba phần.
- Tổ chức hộp thư đến với action folders (thư mục hành động).
- Xác định hộp thư đến với color categories (danh mục màu).
- Ngăn chặn junk email (thư rác) làm nghẹt hộp thư đến.
1. Tạo Action Folders (Thư Mục Hành Động)
Dùng cấu trúc thư mục Outlook mạnh mẽ là chìa khóa thành công. Action Folders tạo thành cấp thứ hai của việc đặt email. Chúng hoạt động tốt nhất với mức email thấp đến trung bình.
Nếu bạn nhận nhiều email trong một danh mục cụ thể, hãy dùng cách tiếp cận này kết hợp với các mẹo khác.
Bạn có thể tạo thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục hoặc tài khoản trong thanh bên và chọn New Folder (Thư mục mới). Bạn có thể tạo thư mục cho khách hàng, chủ đề và email cá nhân, để không bỏ lỡ email từ sếp.
Đối với hầu hết thư mục, bạn có thể tạo ba thư mục con hành động: To Do (Cần làm), Pending (Đang chờ), và Finalized (Hoàn tất). Khi email mới vào thư mục chính, phản hồi thích hợp và quyết định nó nên đi đâu:
- To Do: Truyền thông/tình huống đang diễn ra, không cần hành động ngay
- Pending: Đã phản hồi, chờ phản hồi hoặc hành động tiếp theo
- Finalized: Truyền thông/tình huống đã kết thúc, email chờ xóa hoặc lưu trữ
2. Tổ Chức Với Danh Mục Màu
Ngoài quản lý thư mục, bạn có thể làm hộp thư đến dễ duy trì hơn nhiều bằng cách dùng danh mục được mã hóa màu. Màu mang lại định nghĩa tức thì cho hộp thư đến, nhưng hãy dùng với sự điều độ. Nếu hộp thư đến quá hỗn loạn, nó trở nên khó điều hướng.
Lưu ý rằng danh mục màu có một vấn đề lớn: chúng không được hỗ trợ bởi tài khoản IMAP. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tạo tài khoản email POP3 riêng để dùng. Thay vào đó, tạo thư mục "this computer only" (chỉ máy tính này).
Để bắt đầu hệ thống phân loại màu của bạn, đi đến tab Home (Trang chủ), và tìm phần Tags (Thẻ). Nếu bạn không thấy nó, hãy chắc chắn Ribbon được mở rộng bằng cách nhấp mũi tên nhỏ ở góc phải xa nhất.
Ở đây, điều hướng đến Categorize (Phân loại) > All Categories (Tất cả danh mục). Điều này sẽ mở danh sách hiện tại các danh mục hoạt động. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa màu, tên và phím tắt cho danh mục đó.
Nếu bạn có tài khoản POP3 nhưng không thể dùng danh mục màu, bạn có thể cần bật chúng. Tìm địa chỉ email trong thanh bên. Nhấp chuột phải tên tài khoản, và chọn Data File Properties (Thuộc tính tệp dữ liệu). Ở dưới cùng bảng thuộc tính nên có tùy chọn Upgrade to Color Categories (Nâng cấp lên danh mục màu).
Tùy thuộc vào kích thước hộp thư đến hiện tại, điều này có thể mất một chút thời gian. Nhưng một khi hoàn tất, bạn sẽ có quyền truy cập đầy đủ các danh mục màu.
Nếu bạn cấp thiết cần danh mục màu dùng tài khoản IMAP, bạn có thể dùng hệ thống Automatic Formatting (Định dạng tự động).
3. Thay Đổi Mức Độ Bộ Lọc Thư Rác
Outlook có bộ lọc spam riêng,谢天谢地. Nhưng nó không luôn bắt tất cả rác rưởi rõ ràng đến hộp thư của bạn. Xử lý rác rưởi này thực tế cướp đi phút giây cuộc sống bạn.
Mặc định, Junk Email Filter (Bộ lọc thư rác) được bật, nhưng đặt ở low (thấp). Bạn có thể tăng hiệu quả bằng cách tăng nó lên.
Để thay đổi mức độ bảo vệ thư rác, tìm trong tab Home, nơi bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Delete (Xóa). Chọn Junk (Thư rác), tiếp theo Junk Email Options (Tùy chọn thư rác). Bây giờ bạn có thể chọn mức độ lọc cho hộp thư. Bạn có thể đặt này trên cơ sở từng tài khoản, nếu cần.
Như được ghi trong Outlook, đặt bộ lọc thư rác ở High (Cao) đặt ra rủi ro. Bộ lọc có thể chuyển một số thư thường đến thư rác, vì vậy hãy chắc chắn thường xuyên kiểm tra Thư rác!
Nếu chuyển chúng đến thư Rác không đủ, có một tùy chọn khác. Bạn có thể tích vào hộp kiểm để Permanently delete suspected junk email instead of moving to the junk email folder (Vĩnh viễn xóa email nghi ngờ là rác thay vì chuyển đến thư mục thư rác).
Lưu ý rằng khi bạn bật tùy chọn này với mức độ lọc High, bất kỳ thư hợp pháp nào bị gắn cờ là rác sẽ không thể khôi phục.
Thực Hành Tốt Nhất Để Nắm Bắt Email
Dễ dàng bị tụt hậu với việc trả lời email. Nhưng có tính năng và kỹ thuật bị bỏ qua có thể giúp bạn nổi đầu. Để chắc chắn bạn không bao giờ chìm trong tin nhắn chưa đọc nữa, hãy dùng chiến lược ba phần:
- Dùng Rules (Quy tắc) để gửi email đến thư mục hành động của bạn.
- Đặt ưu tiên rõ ràng với Flags (Cờ) theo dõi.
- Schedule (Lên lịch) email nhạy cảm về thời gian để gửi tự động.
4. Tự Động Hóa Với Outlook Rules
Rules (Quy tắc) quan trọng để duy trì luồng email từ hộp thư đến đến thư mục hành động. Bạn có thể tìm Rules trên tab home trong phần Move (Di chuyển) trong Outlook 365.
Rules là các câu lệnh logic if/then (nếu/thì) nhỏ. Outlook sẽ định kỳ chạy các câu lệnh này trong khi chương序 đang mở. Ví dụ, "nếu người gửi là Bà ngoại, thì gửi đến thư mục Gia đình."
Để tạo quy tắc, nhấp chuột phải email và duyệt đến Rule, hoặc chọn Rules từ phần Move của tab Home. Nếu bạn thường xuyên di chuyển email từ một địa chỉ đơn lẻ đến một thư mục nhất định, có tùy chọn nhanh. Bạn có thể chọn Always move to (Luôn di chuyển đến), sau đó chọn thư mục thích hợp.
Nếu bạn có nhiều tiêu chí lọc email, chọn Create rule (Tạo quy tắc). Để có thêm tùy chọn, chọn Advanced Options (Tùy chọn nâng cao). Rules có thể cứu bạn khỏi những chuỗi email phiền toái. Nếu bạn làm việc cho tổ chức lớn, bạn có thể bị kéo vào chuỗi email dài, ngay cả khi chủ đề không liên quan đến bạn.
Để chọn không tham gia tin nhắn nhóm phiền toái, mở Advanced Options. Đặt dấu tích bên cạnh where my name is in the Cc box (tên tôi ở hộp Cc), và chọn Next (Tiếp theo). Bạn có thể sau đó move it to specific folder (di chuyển đến thư mục cụ thể) hoặc mark it as read (đánh dấu đã đọc). Nhưng đây không phải là các tùy chọn duy nhất.
Bạn cũng có nhiều tùy chọn cho hành động xảy ra khi Rule được kích hoạt. Bạn có thể để Rule thêm Category (Danh mục), gắn cờ tin nhắn, chuyển tiếp nó, gửi phản hồi tự động, và nhiều hơn nữa!
5. Theo Dõi Với Flags (Cờ)
Flags (Cờ) đóng vai trò như hệ thống ưu tiên. Khi email đến, bạn có thể gán cho chúng mức ưu tiên. Điều này thêm chúng vào danh sách việc cần làm động mà bạn có thể điều chỉnh khi làm việc.
Để đặt cờ, đi đến tab Home trong phần Tags, và nhấp Follow Up (Theo dõi). Ưu tiên từ Today (Hôm nay) đến No Date (Không ngày), với tùy chọn Custom (Tùy chỉnh) flags, cho phép bạn chọn ngày. Bạn cũng có thể dùng Add Reminder (Thêm nhắc nhở) để đặt thông báo theo thời gian.
Email được gắn cờ, nhiệm vụ, cuộc hẹn và cuộc họp xuất hiện trên danh sách To-Do (Việc cần làm) của bạn. Tìm danh sách To-Do trong thanh bên, với xem Calendar (Lịch) và Contacts (Liên hệ). Bạn cũng có thể di chuột qua để xem nhanh.
Danh sách To-Do có thể được tổ chức theo ưu tiên hoặc theo lịch trình. Bạn có thể đánh dấu mục hoàn thành hoặc điều chỉnh chúng từ đây cũng được.
6. Gửi Email Sau Với Bộ Lên Lịch (Scheduler)
Scheduler (Bộ lên lịch) là một tính năng tuyệt vời khác. Bạn có thể viết email và để nó gửi sau tại một thời điểm cụ thể. Nó rất tiện lợi cho ngày ốm, ngày bận rộn và bất cứ thứ nào mà thời gian là then chốt. Mặt khác, nếu bạn gửi email quá sớm, hãy xem bài viết của chúng tôi về cách thu hồi email trong Outlook.
Viết email, sau đó chuyển sang tab Options (Tùy chọn). Nhấp Delay Delivery (Hoãn gửi). Dưới Delivery options (Tùy chọn gửi), tích Do not deliver before (Không gửi trước), và nhập chi tiết. Bạn có thể chọn ngày, giờ, ưu tiên, thậm chí chọn làm gì với phản hồi. Khi xong, nhấp Close (Đóng).
Bây giờ, nếu bạn dùng máy chủ Exchange, bạn có thể thoát Outlook. Tuy nhiên, nếu bạn dùng tài khoản IMAP hoặc POP3, Outlook phải tiếp tục chạy cho đến thời gian gửi theo lịch của email.
Thực Hành Tốt Nhất Cho Hiệu Quả Email
Với phương pháp tổ chức tốt và quản lý email tự động, bạn đã trên đường đến nirvana hộp thư đến. Nhưng một vài chạm cuối cùng có thể tiết kiệm thời gian và sự nhàm chán trong ngày làm việc.
- Tập trung Email Response Time (Thời gian phản hồi email) vào các kỳ đã lên lịch.
- Lưu tìm kiếm thường dùng trong Search Folders (Thư mục tìm kiếm).
- Dùng Quick Parts (Phần nhanh) để tạo nội dung.
- Tạo Backups (Bản sao lưu) dữ liệu Outlook.
7. Lên Lịch Kỳ Quản Lý Email
Chọn vài thời điểm trong ngày để dành xử lý email. Ví dụ, vào sáng và trước khi ngừng làm việc. Điều này có thể giảm thời gian phân tích khi nào, ai và gì để phản hồi trước.
Đầu tiên, mở xem To Do. Sau đó nhấp menu thả xuống New Items (Mục mới) và chọn Appointment (Cuộc hẹn). Đặt thời gian bạn thích, và làm cho nó lặp lại mỗi ngày làm việc. Tạo một sự kiện như vậy cho mỗi lần kiểm tra.
Cô lập thời gian email hoạt động hơi giống quy trình batch. Mọi thứ được lo liệu cùng lúc, và bạn không bỏ lỡ gì. Sau đó trong ngày, bạn hoàn thành quy trình batch lại, và nắm bắt hộp thư đến.
8. Tạo Search Folder (Thư Mục Tìm Kiếm)
Thay vì liên tục gõ cùng một tìm kiếm dùng thanh tìm kiếm Outlook, bạn có thể tạo Search Folder. Nó thực hiện tìm kiếm tự động và đặt kết quả vào thư mục để bạn xem xét.
Đi đến tab Folder (Thư mục) và chọn New Search Folder (Thư mục tìm kiếm mới). Điều này sẽ mở bảng tiêu chí Thư mục tìm kiếm mới. Mẫu Outlook sắp xếp cho tìm kiếm thường xuyên, như email được gắn cờ hoặc email từ người cụ thể.
Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn, custom Search Folder (Thư mục tìm kiếm tùy chỉnh) cung cấp nhiều tùy chọn. Bạn có thể tùy chỉnh hoàn toàn tiêu chí. Tiêu chí giống như Rules cụ thể sắp xếp mục vào Thư mục tìm kiếm mới của bạn.
9. Thiết Lập Quick Parts (Phần Nhanh)
Nếu bạn thường gõ cùng một thứ trong Outlook, điều này sẽ cứu bạn khỏi sự lặp lại nhàm chán. Bạn có thể dùng Quick Parts để tự động hoàn thành tên dài, thêm danh sách nhanh hoặc bất kỳ mục văn bản thuần túy nào khác.
Đầu tiên, bạn sẽ cần mở trình soạn email bằng cách nhấp New Email (Email mới) trên tab Home. Để lưu các cụm từ thường gõ làm Quick Parts, đánh dấu văn bản bạn muốn thêm, chuyển sang tab Insert (Chèn), sau đó đi đến Quick Parts > Save selection to Quick Part gallery (Lưu lựa chọn vào thư viện Quick Part).
Trong tương lai, khi bạn bắt đầu gõ cụm từ, nó sẽ bật lên như gợi ý tự động hoàn thành. Bạn cũng có thể thêm thư mục tùy chỉnh để tổ chức Quick Parts tốt hơn.
10. Tạo Bản Sao Lưu
Outlook chứa nhiều dữ liệu hơn bạn nghĩ. Có khả năng bạn có vài email quan trọng trú ẩn trong tài khoản. Bạn luôn định sao lưu đến vị trí an toàn, nhưng chưa kịp. Tôi nói với bạn, hãy làm ngay bây giờ!
Xuất dữ liệu dễ dàng trong Outlook. Chọn tài khoản bạn muốn sao lưu và đi đến File > Open & Export > Import/Export. Chọn Export to a file (Xuất ra tệp). Ở bước tiếp theo, chọn Outlook Data File (.pst).
Tiếp theo, bạn sẽ chọn thư mục nào bạn muốn sao lưu, hoặc bạn có thể sao lưu toàn bộ thư mục gốc của thư mục email. Cuối cùng, chọn nơi lưu bản sao lưu. Dùng tùy chọn nâng cao nếu bạn chỉ muốn sao lưu khía cạnh cụ thể của tài khoản.
Bạn có thể ghi đè bản sao lưu cũ; chỉ cần chọn overwrite duplicates (ghi đè trùng lặp) khi chọn đích đến. Nếu bạn đã có bản sao lưu riêng biệt, biết cách kết hợp tệp Outlook PST sẽ hữu ích.
Thực Hành Tốt Nhất Của Tất Cả
Thực hành tốt nhất của tất cả là làm tất cả các điều trên! Tất nhiên, kết quả của bạn có thể khác tùy nhu cầu cá nhân.
Nhưng quản lý và duy trì hộp thư đến hiệu quả, không căng thẳng có thể giúp bạn về phía ngày không bị phân tâm.