Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất, nhưng bạn có thể chưa sử dụng hết tiềm năng của nó. Nó chứa đầy những thủ thuật hữu ích có thể giúp bạn nâng cao năng suất và làm cho việc sử dụng nó trở nên dễ dàng.
Chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo và thủ thuật chưa biết sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia Outlook. Cho dù đó là việc gọi lại email, tự động điền các cụm từ thường được nhập hay được nhắc đính kèm tệp, chúng tôi đều giúp bạn.
Chắc chắn còn nhiều điều để chia sẻ, vì vậy nếu bạn có mẹo Outlook của riêng mình thì vui lòng cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới.
1. Thêm Múi giờ Lịch Khác
Có thể hữu ích khi hiển thị nhiều múi giờ trên lịch của bạn nếu bạn thường đi du lịch hoặc tổ chức các cuộc họp với ai đó ở nước ngoài. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Tệp rồi chọn Tùy chọn từ điều hướng bên trái. Từ cửa sổ mới, nhấp vào Lịch rồi cuộn đến Múi giờ phần.
Bạn sẽ thấy múi giờ mặc định của mình được hiển thị, mặc dù bạn có thể thay đổi múi giờ này bằng cách sử dụng menu thả xuống. Đặt cho nó một Nhãn để bạn có thể phân biệt được. Sau đó đánh dấu vào Hiển thị múi giờ thứ hai và làm tương tự ở đó. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn.
Bây giờ điều hướng đến Lịch của bạn . Trong ruy-băng, bên trong Sắp xếp danh mục, chọn Ngày, Tuần (Cơ quan) hoặc Chế độ xem lịch biểu . Đây là những chế độ xem sẽ hiển thị hai múi giờ ở bên trái hoặc trên cùng.
2. Xem tất cả thư ở dạng văn bản thuần túy
Nếu bạn lo lắng về việc nhận email ở định dạng HTML, bạn có thể buộc Outlook mở tất cả email ở dạng văn bản thuần túy theo mặc định. Điều này sẽ ngăn bất kỳ HTML độc hại nào chạy, mặc dù lưu ý rằng nó sẽ không bảo vệ bạn trước tất cả các mối đe dọa qua email.
Đầu tiên, nhấp vào Tệp rồi chọn Tùy chọn . Từ cửa sổ mới, chọn Trung tâm tin cậy từ điều hướng bên trái. Sau đó, nhấp vào Cài đặt Trung tâm Tin cậy ... . Bây giờ, một lần nữa từ bên trái, hãy chọn Bảo mật e-mail .
Bên dưới Đọc dưới dạng Văn bản thuần túy tiêu đề, đánh dấu vào Đọc tất cả thư chuẩn ở dạng văn bản thuần túy . Bạn cũng có thể chọn đánh dấu vào Đọc tất cả thư được ký kỹ thuật số ở dạng văn bản thuần túy . Email được ký điện tử có nghĩa là người gửi đã chấp thuận nội dung và nó không bị giả mạo.
Để lưu các thay đổi của bạn, hãy nhấp vào OK . Nếu bạn muốn đọc một email cụ thể ở định dạng ban đầu, hãy mở email đó, nhấp vào thanh thông tin và chọn Hiển thị dưới dạng HTML hoặc Hiển thị dưới dạng văn bản có dạng thức .
3. Buộc tự động gửi tin nhắn trong hộp thư dùng chung
Trước khi một email thực sự được gửi đi, nó phải xử lý thông qua thư mục Outlook của bạn. Đây là kiểm tra xem máy chủ có thể đẩy nó ra mà không gặp lỗi hay không. Nếu bạn đang sử dụng hộp thư dùng chung, bạn có thể thấy rằng tất cả các email đều nằm trong thư mục Hộp thư đi của bạn cho đến khi bạn nhấp vào Gửi / Nhận theo cách thủ công.
Để khắc phục điều này, nó yêu cầu chỉnh sửa sổ đăng ký. Hãy làm theo các hướng dẫn này một cách cẩn thận và bạn sẽ ổn, nhưng việc điều chỉnh sổ đăng ký không chính xác có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng mà chúng tôi không chịu trách nhiệm.
Đầu tiên, đóng Outlook. Sau đó, thực hiện tìm kiếm hệ thống cho regedit và chọn kết quả. Sử dụng điều hướng bên trái, lọc xuống thư mục sau:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
Thay thế x.0 cho phiên bản Outlook hiện tại của bạn. 16.0 cho Outlook 2016, 15.0 cho Outlook 2013, 14.0 cho Outlook 2010, v.v.
Nhấp đúp DelegateSentItemsStyle giá trị và thay đổi Dữ liệu giá trị đến 0 . Sau đó nhấp vào OK . Mở lại Outlook và bạn sẽ thấy rằng tất cả thư đi từ hộp thư dùng chung sẽ tự động gửi.
4. Trì hoãn Gửi Email
Nếu bạn không muốn gửi email ngay lập tức, bạn có thể chỉ định thời điểm bạn muốn nó được gửi. Trong cửa sổ soạn email, chọn Tùy chọn từ ruy-băng rồi nhấp vào Giao hàng trễ .
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể sử dụng tùy chọn Không phân phối trước để chọn ngày và giờ khi email của bạn sẽ được gửi. Lưu ý rằng nếu bạn không sử dụng máy chủ Exchange thì Outlook cần phải mở để yêu cầu này hoạt động.
Bạn cũng có thể tạo một quy tắc sẽ trì hoãn việc gửi tất cả tin nhắn của bạn hoặc những tin nhắn bạn chỉ định. Đối với điều này, điều hướng đến Tệp và sau đó chọn Quản lý quy tắc &cảnh báo . Trong Quy tắc email , nhấp vào Quy tắc mới và làm theo hướng dẫn thông qua. Bạn có thể đặt các điều kiện, chẳng hạn như chỉ trì hoãn các email được gửi đến một số liên lạc nhất định. Chỉ cần đặt hành động để hoãn giao hàng trong vài phút và bạn sẽ được thiết lập.
5. Gọi lại một Email
Với việc bạn đang ở trên máy chủ Exchange, bạn có thể nhớ lại một email mà bạn đã gửi. Tuy nhiên, tỷ lệ thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố mà chúng tôi đã đề cập trong hướng dẫn gọi lại email.
Trước tiên, điều hướng đến Các mục đã gửi của bạn và chọn email bạn muốn gọi lại. Trong Di chuyển nhóm ruy-băng, nhấp vào Tác vụ và sau đó chọn Nhắc lại tin nhắn này ... .
Từ cửa sổ mới, chọn Xóa các bản sao chưa đọc của thư này để xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận. Ngoài ra, hãy chọn Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới để gửi một email thay thế thay cho email gốc.
Đánh dấu vào Cho tôi biết việc thu hồi thành công hay không thành công đối với từng người nhận nếu bạn muốn nhận được kết quả của mọi nỗ lực thu hồi. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào OK để gửi yêu cầu thu hồi của bạn.
6. Đề xuất những điều thường được gõ
Nếu bạn thường xuyên gõ cùng một thứ, bạn có thể để Outlook tự động đề xuất cho bạn khi bạn bắt đầu viết. Khi soạn email, hãy gõ cụm từ của bạn và sau đó đánh dấu nó. Bây giờ, chọn Chèn từ dải băng. Từ Văn bản danh mục, nhấp vào Phần nhanh và sau đó Lưu lựa chọn vào Thư viện phần nhanh ... .
Cụm từ sẽ tự động được đề xuất khi bạn bắt đầu nhập và bạn có thể nhấn Enter để lấp đầy nó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Phần nhanh thả xuống để chọn nó. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải một phần trên trình đơn này và chọn Sắp xếp và xóa ... nếu bạn cần tùy chỉnh hoặc xóa nó.
7. Trở thành Trình hướng dẫn phím tắt
Outlook có thể là một con quái vật phức tạp, nhưng đó là bởi vì nó rất mạnh mẽ. Nhưng thay vì làm lộn xộn trong các menu, bạn có thể sử dụng các phím tắt để tăng tốc quá trình và trở nên hiệu quả hơn.
Ví dụ:bạn có thể nhấn CTRL + N để tạo thư mới và CTRL + Enter để gửi nó. Tương tự, CTRL + R sẽ bắt đầu trả lời, trong khi CTRL + F sẽ chuyển tiếp nó.
Bạn có thể nhấn Chèn để gắn cờ một tin nhắn, F7 để kiểm tra chính tả những gì bạn đang viết và F9 để chạy quy trình Gửi / Nhận.
Trên thực tế, có rất nhiều tổ hợp phím mà chúng tôi đã tạo hướng dẫn cho các phím tắt trong Outlook, hướng dẫn chi tiết cách điều hướng và tạo một cách dễ dàng.
8. Dán để tạo
Giảm thiểu các bước cần thực hiện để đạt được điều gì đó luôn có lợi. Bạn có thể tạo một mục mới tự động chứa bất kỳ thứ gì có trên khay nhớ tạm của bạn. Để làm như vậy, hãy điều hướng đến phần mà bạn muốn tạo một mục mới - Thư cho email, Lịch cho sự kiện, v.v.
Sau đó, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn Ctrl + V . Mục sẽ được tạo và đã chứa những gì có trên khay nhớ tạm của bạn. Đó là một thủ thuật đơn giản nhưng bạn sẽ sử dụng mãi mãi.
9. Tùy chỉnh Đánh dấu là Đã đọc Tùy chọn
Nếu bạn nhận thấy rằng email của mình đang được đánh dấu là đã đọc khi bạn chưa thực sự xem chúng một cách chính xác, thật dễ dàng để vượt qua sự thất vọng này. Giữ một email được đánh dấu là chưa đọc có thể giúp bạn nhanh chóng biết được những gì bạn cần hành động.
Đầu tiên, nhấp vào Tệp rồi đến Tùy chọn . Từ điều hướng bên trái, chọn Thư . Bên dưới ngăn Outlook tiêu đề, chọn Ngăn đọc ... và một cửa sổ mới sẽ mở ra.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh số giây phải đợi trước khi một mục được đánh dấu là đã đọc và liệu có tính mục đó là đã đọc khi thay đổi lựa chọn hay không. Đánh dấu và điều chỉnh các tùy chọn của bạn, sau đó nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn.
10. Nhắc nhở Đính kèm Tệp
Nếu bạn thường thấy rằng đang gửi email mà quên đính kèm một tập tin, thì đây là mẹo dành cho bạn. Outlook sẽ quét thư của bạn để tìm các từ và cụm từ nhất định, như "xem phần đính kèm" hoặc "kèm theo", sau đó kiểm tra xem bạn đã thực sự đính kèm thứ gì chưa. Nếu bạn chưa gửi, nó sẽ cảnh báo bạn trước khi gửi tin nhắn.
Để bật tính năng này, trước tiên hãy điều hướng đến Tệp rồi đến Tùy chọn . Chọn Thư từ điều hướng bên trái, sau đó cuộn đến Gửi tin nhắn tiết diện. Bây giờ hãy đánh dấu vào Cảnh báo cho tôi khi tôi gửi một tin nhắn có thể bị thiếu tệp đính kèm . Nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn.
Chia sẻ Mẹo của bạn
Có thể dễ dàng sử dụng một chương trình trong nhiều năm và không đánh giá hết được tất cả sự phức tạp của nó, vì vậy hy vọng bạn đã chọn được một số mẹo có thể sử dụng trong cuộc sống hàng ngày của mình để tăng năng suất.
Các mẹo này tập trung vào phiên bản Outlook trên máy tính để bàn, vì vậy nếu bạn đang sử dụng phiên bản web và không chắc phiên bản nào phù hợp nhất với mình, hãy xem so sánh của chúng tôi về phiên bản Outlook web và máy tính để bàn.
Bạn có đang sử dụng bất kỳ mẹo nào trong số này không? Bạn có thủ thuật Outlook của riêng mình để chia sẻ không?