Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất, nhưng bạn có thể chưa khai thác hết tiềm năng của nó. Chương trình chứa đựng nhiều thủ thuật hữu ích giúp tăng năng suất và làm cho việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn.
Chúng tôi đã tổng hợp những mẹo ít người biết đến giúp bạn trở thành chuyên gia Outlook. Dù là thu hồi email, tự động điền cụm từ thường dùng, hay nhắc nhở đính kèm tệp, tất cả đều có ở đây.
Chắc chắn còn nhiều mẹo hay khác, vì vậy nếu bạn có thủ thuật Outlook riêng, hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới.
1. Thêm Múi Giờ Thứ Hai Cho Lịch
Việc hiển thị nhiều múi giờ trên lịch rất hữu ích nếu bạn thường xuyên đi lại hoặc tổ chức họp với đối tác ở nước ngoài. Để thực hiện, nhấp tab File rồi chọn Options từ thanh điều hướng bên trái. Trong cửa sổ mới, chọn Calendar sau đó cuộn đến phần Time zones.
Bạn sẽ thấy múi giờ mặc định, có thể thay đổi qua menu thả xuống. Đặt một Label để dễ phân biệt. Sau đó tích Show a second time zone và làm tương tự. Nhấp OK để lưu.
Quay lại Calendar. Trên Ribbon, trong nhóm Arrange, chọn Day, (Work) Week hoặc Schedule View. Những chế độ xem này sẽ hiển thị hai múi giờ ở bên trái hoặc trên cùng.
2. Xem Tất Cả Email Dưới Dạng Văn Bản Thuần Túy
Nếu lo ngại về bảo mật khi nhận email định dạng HTML, bạn có thể buộc Outlook mở tất cả email dưới dạng văn bản thuần túy theo mặc định. Điều này ngăn chặn mã HTML độc hại chạy, tuy nhiên không bảo vệ hoàn toàn trước mọi mối đe dọa qua email.
Trước tiên, nhấp File > Options. Chọn Trust Center bên trái, sau đó Trust Center Settings.... Tiếp theo chọn E-mail security.
Dưới tiêu đề Read as Plain Text, tích Read all standard mail in plain text. Bạn cũng có thể tích Read all digitally signed mail in plain text. Email được ký số nghĩa là người gửi xác nhận nội dung và không bị chỉnh sửa.
Nhấp OK để lưu. Nếu muốn đọc email cụ thể theo định dạng gốc, mở email đó, nhấp vào thanh thông tin và chọn Display as HTML hoặc Display as Rich Text.
3. Buộc Email Hộp Thư Chia Sẻ Gửi Tự Động
Trước khi gửi, email phải xử lý qua thư mục Outlook để kiểm tra máy chủ có thể đẩy đi không. Nếu dùng hộp thư chia sẻ, bạn có thể thấy email bị kẹt ở Outbox cho đến khi nhấp Send/Receive thủ công.
Để khắc phục, cần chỉnh sửa Registry. Làm theo hướng dẫn cẩn thận, nhưng chỉnh sửa sai Registry có thể gây sự cố nghiêm trọng mà chúng tôi không chịu trách nhiệm.
Đóng Outlook. Tìm regedit trong tìm kiếm hệ thống và mở. Điều hướng đến thư mục:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
Thay x.0 bằng phiên bản Outlook của bạn: 16.0 cho Outlook 2016, 15.0 cho 2013, 14.0 cho 2010, v.v.
Double click giá trị DelegateSentItemsStyle và đổi Value data thành 0. Nhấp OK. Mở lại Outlook, email đi từ hộp thư chia sẻ sẽ gửi tự động.
4. Hoãn Gửi Email
Nếu không muốn gửi ngay, bạn có thể chỉ định thời điểm gửi. Trong cửa sổ soạn thảo, chọn tab Options trên Ribbon rồi nhấp Delay Delivery.
Cửa sổ mới mở ra, dùng các trường Do not deliver before để chọn ngày giờ gửi. Lưu ý: nếu không dùng máy chủ Exchange, Outlook phải mở để tính năng này hoạt động.
Bạn cũng có thể tạo quy tắc hoãn gửi tất cả email hoặc những email cụ thể. Vào File > Manage Rules & Alerts. Trong E-mail Rules, nhấp New Rule và làm theo trình thủ thuật. Có thể đặt điều kiện như chỉ hoãn email gửi cho người liên hệ nhất định. Chọn hành động defer delivery by a number of minutes.
5. Thu Hồi Email
Nếu bạn dùng máy chủ Exchange, có thể thu hồi email đã gửi. Tuy nhiên tỷ lệ thành công phụ thuộc nhiều yếu tố, chúng tôi đã đề cập trong hướng dẫn chi tiết về thu hồi email.
Vào Sent Items, chọn email cần thu hồi. Trong nhóm Move trên Ribbon, nhấp Actions > Recall This Message....
Chọn Delete unread copies of this message để xóa email khỏi hộp thư đến người nhận. Hoặc chọn Delete unread copies and replace with a new message để gửi email thay thế.
Tích Tell me if recall succeeds or fails for each recipient nếu muốn nhận kết quả. Nhấp OK để gửi yêu cầu thu hồi.
6. Gợi Ý Cụm Thường Dùng
Nếu thường gõ lặp lại cùng một nội dung, Outlook có thể tự động gợi ý khi bạn bắt đầu gõ. Khi soạn email, gõ cụm từ, bôi đen nó. Chọn tab Insert > nhóm Text > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery....
Cụm từ sẽ được gợi ý tự động khi bạn gõ bắt đầu, nhấn Enter để chèn. Hoặc dùng menu thả xuống Quick Parts để chọn. Bạn cũng có thể chuột phải vào mục trên menu chọn Organize and Delete... để tùy chỉnh hoặc xóa.
7. Trở Thành "Pháp Sư" Phím Tắt
Outlook phức tạp vì mạnh mẽ. Thay vì lướt menu, hãy dùng phím tắt để tăng tốc độ làm việc.
Ví dụ: CTRL + N tạo email mới, CTRL + Enter gửi. CTRL + R trả lời, CTRL + F chuyển tiếp.
Nhấn Insert để gắn cờ tin nhắn, F7 kiểm tra chính tả, F9 chạy Send/Receive.
Có rất nhiều tổ hợp phím, chúng tôi đã tạo hướng dẫn phím tắt Outlook chi tiết để bạn dễ dàng điều hướng và thao tác.
8. Dán Để Tạo Mục Mới
Giảm thiểu bước thao tác luôn có lợi. Bạn có thể tạo mục mới tự động chứa nội dung clipboard. Vào mục muốn tạo: Mail cho email, Calendar cho sự kiện, v.v.
Chỉ cần nhấn Ctrl + V. Mục mới được tạo và đã chứa nội dung clipboard. Mẹo đơn giản nhưng bạn sẽ dùng mãi.
9. Tùy Chỉnh Tùy Chọn "Đánh Dấu Đã Đọc"
Nếu email bị đánh dấu đã đọc mà bạn chưa xem kỹ, dễ dàng khắc phục. Giữ email chưa đọc giúp nhanh chóng thấy những việc cần xử lý.
Nhấp File > Options. Chọn Mail bên trái. Dưới Outlook panes, chọn Reading Pane..., cửa sổ mới mở ra.
Tùy chỉnh số giây chờ trước khi đánh dấu đã đọc và có tính là đã đọc khi chuyển chọn hay không. Tích và điều chỉnh, nhấp OK lưu.
10. Nhắc Nhở Đính Kèm Tệp
Nếu thường quên đính kèm tệp khi gửi email, mẹo này dành cho bạn. Outlook quét từ khóa như "see attached", "enclosed" rồi kiểm tra xem đã đính kèm chưa. Nếu chưa, sẽ cảnh báo trước khi gửi.
Để bật: File > Options > Mail. Cuộn đến Send messages, tích Warn me when I send a message that may be missing an attachment. Nhấp OK.
Chia Sẻ Mẹo Của Bạn
Dễ dàng dùng một chương trình nhiều năm mà không biết hết các tính năng. Hy vọng bạn đã học được mẹo hữu ích để áp dụng hàng ngày, tăng năng suất.
Các mẹo trên tập trung vào phiên bản desktop Outlook. Nếu dùng phiên bản web và băn khoăn nên chọn cái nào, xem so sánh Outlook web và desktop của chúng tôi.
Bạn sẽ áp dụng mẹo nào? Bạn có thủ thuật Outlook riêng? Hãy chia sẻ!