Có bao giờ bạn phải làm lại nhiều bước mỗi khi chuyển tiếp email quan trọng? Microsoft Outlook có tính năng hữu ích Quick Steps (Các bước nhanh) cho phép thực hiện nhiều hành động nhanh chóng, dễ dàng.
Các loại Quick Steps là gì?
Tạo và lưu hành động tùy chỉnh mới với Quick Steps trong Outlook, tiết kiệm thời gian bằng cách tạo và xác định tác vụ nhiều bước thực thi bằng một click: trả lời và xóa, di chuyển đến thư mục cụ thể, tạo email mới cho nhóm được chỉ định, v.v. Với tính năng này, tạo chuỗi lệnh (Gửi & Lưu trữ chỉ là ví dụ) áp dụng cho bất kỳ mục Outlook nào bằng một click.
Cách tạo Quick Steps trong Outlook
1. Mở Outlook, chọn tab Trang chủ (Home). Click menu thả xuống hiển thị Tạo nhiệm vụ (Create a Task). Click Quick-Step mới (New Quick-Step). Chọn Di chuyển đến thư mục (Move to Folder).
2. Đặt tên Quick-Step, chọn hành động. Chọn thư mục và nếu mục được đánh dấu đã đọc.
3. Click nút Tùy chọn (Options) trên cùng cửa sổ, thêm vài tùy chọn khác. Thay vì Đánh dấu đã đọc, chọn hành động khác hoặc thêm hành động. Cũng gán phím tắt và văn bản chú thích (tooltip).
4. Cuối cùng, lưu thay đổi. Để lưu, chọn một hoặc nhiều email, click Di chuyển đến thư mục vừa tạo. Nếu không thấy, click menu thả xuống chọn từ đó.
Đảm bảo gán đúng phím tắt cho mỗi Quick Step. Outlook hỗ trợ tối đa 9 phím tắt.
Cách quản lý Quick Steps trong Outlook?
Tab Trang chủ Outlook, click phần Quick Steps. Chọn Quản lý Quick Steps (Manage Quick Steps) từ menu thả xuống. Mở cửa sổ quản lý quick steps. Chọn bất kỳ cái nào, chỉnh sửa, nhân bản hoặc xóa. Cũng tạo mới từ đây.
Quick Steps Outlook lưu ở đâu?
Tất cả quick steps lưu trong file PST (Hộp thư). Nếu dùng POP3, cũng mang theo Quick Steps, nhưng nếu dùng IMAP, di chuyển sang máy mới khó khăn. Phải tạo lại Quick Steps thủ công. Vì vậy nếu luôn muốn xuất (export), Outlook vẫn chưa hỗ trợ.