Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp phải làm theo nhiều bước liên tục mỗi khi cần chuyển tiếp một email quan trọng chưa? Microsoft Outlook có một tính năng hữu ích, Các bước nhanh, cho phép người dùng thực hiện một số hành động nhanh chóng và dễ dàng.
Các loại Bước nhanh là gì?
Bạn có thể tạo và lưu các hành động tùy chỉnh theo cách mới với Các bước nhanh trong Outlook &có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo và xác định các tác vụ nhiều bước mà bạn có thể thực hiện bằng một cú nhấp chuột, bao gồm cả trả lời và xóa, chuyển đến một thư mục cụ thể, tạo email mới cho các nhóm được chỉ định, v.v. Với tính năng này trong Outlook, bạn có thể tạo một chuỗi lệnh (Gửi &Lưu trữ chỉ là một ví dụ) và áp dụng chúng cho bất kỳ mục Outlook nào bằng một cú nhấp chuột.
Cách tạo các Bước Nhanh trong Outlook
1] Mở Outlook, sau đó chọn tab Trang chủ. Sau đó nhấp vào Menu thả xuống, hiển thị Tạo tác vụ. Sau đó nhấp vào Bước nhanh mới. Ở đây chúng tôi đang chọn Di chuyển đến Thư mục.
2] Đặt tên cho Bước nhanh và sau đó chọn hành động. Tại đây, chúng ta có thể chọn thư mục và nếu mục được đánh dấu là đã đọc.
3] Nhấp vào nút Tùy chọn trên cùng một cửa sổ và bạn có thể thêm một vài tùy chọn khác. Thay vì Đánh dấu là đã đọc, bạn có thể chọn một số hành động khác hoặc thêm các hành động khác. Bạn cũng có thể chỉ định một lối tắt và văn bản chú giải công cụ.
4] Cuối cùng, lưu các thay đổi. Để lưu, hãy chọn một hoặc nhiều email, nhấp vào Di chuyển đến Thư mục mà chúng ta vừa tạo. Nếu bạn không thể tìm thấy nó, hãy nhấp vào Menu thả xuống và sau đó chọn nó từ đó.
Đảm bảo áp dụng đúng bộ phím tắt cho từng Bước nhanh. Outlook hỗ trợ tối đa chín phím tắt.
Cách quản lý các bước nhanh trong Outlook?
Trong tab Trang chủ Outlook, bấm vào phần Bước nhanh. Chọn Quản lý các bước nhanh từ menu thả xuống. Sau đó, nó sẽ mở ra cửa sổ quản lý các bước nhanh. Chọn bất kỳ mục nào trong số chúng và bạn có thể chỉnh sửa, sao chép hoặc xóa chúng. Bạn cũng có thể tạo một cái mới từ đây.
Các bước nhanh trong Outlook được lưu ở đâu?
Tất cả các bước nhanh chóng được lưu vào Tệp PST, hay còn gọi là Hộp thư. Nếu bạn đang sử dụng POP3, bạn cũng có thể sử dụng các Bước nhanh, nhưng nếu bạn đang sử dụng IMAP, việc di chuyển rất khó thực hiện sang một máy tính mới. Bạn sẽ tạo lại các Bước nhanh mới theo cách thủ công. Vì vậy, nếu bạn luôn muốn xuất, điều đó vẫn không thể thực hiện được với Outlook.