Microsoft OneNote đi kèm với một tính năng thú vị cho phép bạn tạo tác vụ Outlook (Outlook tasks). Bằng cách sử dụng tính năng này, bạn có thể lên kế hoạch dự án và quản lý hạn chót dễ dàng. Hơn nữa, bạn cũng có thể xem và quản lý tác vụ OneNote trong Outlook và thậm chí nhận nhắc nhở cho chúng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách tạo tác vụ Outlook trong OneNote.
OneNote cho Windows 10 có tác vụ Outlook không?
Hiện tại, tùy chọn Tác vụ Outlook không có sẵn trong ứng dụng OneNote cho Windows 10. Microsoft có thể bao gồm tính năng này trong OneNote cho Windows 10 trong tương lai; cho đến lúc đó, bạn phải sử dụng ứng dụng OneNote desktop để tạo tác vụ Outlook.
Làm thế nào để liên kết Outlook với OneNote?
Mặc định, OneNote được tích hợp với Outlook. Điều này có nghĩa là bạn có thể ghi chú từ Outlook trực tiếp vào OneNote. Bạn cũng có thể xem lịch trình của tất cả các cuộc họp trong OneNote. Các thay đổi bạn thực hiện trong Outlook sẽ tự động phản ánh trong OneNote cho các mục đã đồng bộ như tác vụ, cuộc họp, v.v.
Ngoài ra, nếu bạn muốn gửi email Outlook đến OneNote, bạn có thể làm điều này đơn giản bằng cách nhấp vào nút “Gửi đến OneNote (Send to OneNote)” trên Ribbon Outlook. Nếu nút “Gửi đến OneNote” không có sẵn trong Outlook, bạn phải bật một Tiện ích bổ sung (Add-in), tên là “Ghi chú OneNote về mục Outlook (OneNote notes about Outlook items).”
Để bật Tiện ích bổ sung này, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Khởi chạy Outlook.
- Đi đến “Trang chủ (Home) > Tùy chọn (Options).”
- Nhấp Tiện ích bổ sung (Add-ins) ở bên trái. Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các tiện ích bổ sung hoạt động, không hoạt động và bị vô hiệu hóa trong Outlook.
- Nếu bạn tìm thấy tiện ích bổ sung “Ghi chú OneNote về mục Outlook (OneNote notes about Outlook items)” trong danh sách tiện ích bổ sung bị vô hiệu hóa, nhấp vào menu thả xuống Quản lý (Manage) ở dưới cùng và chọn Mục bị vô hiệu hóa (Disabled Items) và nhấp vào nút Đi (Go). Sau đó, chọn tiện ích bổ sung và nhấp vào nút Bật (Enable).
- Khởi động lại Outlook.
Xem hoặc thêm cuộc họp Outlook vào ứng dụng OneNote Desktop
Nếu bạn muốn xem hoặc thêm cuộc họp Outlook vào OneNote, bạn phải làm theo các bước dưới đây:
- Khởi chạy ứng dụng OneNote desktop.
- Đi đến “Trang chủ (Home) > Chi tiết cuộc họp (Meetings Details).” OneNote sẽ hiển thị cho bạn tất cả các cuộc họp được lên lịch cho ngày hiện tại.
- Nếu bạn muốn xem cuộc họp cho ngày khác, nhấp vào tùy chọn Chọn cuộc họp từ ngày khác (Choose a meeting from another day) dưới Chi tiết cuộc họp. Nhấp vào biểu tượng Lịch và chọn ngày bạn có cuộc họp được lên lịch.
- Nhấp vào Cuộc họp từ danh sách và sau đó chọn nút Chèn chi tiết (Insert Details).
- Thao tác này sẽ thêm cuộc họp vào ứng dụng OneNote desktop.
Xem hoặc thêm cuộc họp Outlook vào ứng dụng OneNote cho Windows 10
Các bước sau sẽ giúp bạn xem hoặc thêm cuộc họp Outlook trong OneNote cho ứng dụng Windows 10:
- Khởi chạy OneNote cho Windows 10.
- Mở một sổ ghi chú.
- Đi đến “Chèn (Insert) > Chi tiết cuộc họp (Meeting Details).” Thao tác này sẽ hiển thị tất cả các cuộc họp cho ngày hiện tại trên ngăn bên phải.
- Nếu bạn muốn xem các cuộc họp được lên lịch cho ngày khác, nhấp vào menu thả xuống Cuộc họp hôm nay (Today’s meeting) và chọn ngày từ Lịch.
- Nhấp vào cuộc họp để thêm nó vào OneNote cho Windows 10.
Gửi email Outlook đến OneNote
Bạn cũng có thể gửi một email cụ thể hoặc các email đã chọn từ Outlook đến ứng dụng OneNote desktop và OneNote cho Windows 10. Để làm điều này, bạn chỉ cần chọn các email trong Outlook và nhấp vào nút Gửi đến OneNote (Send to OneNote). Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn yêu cầu bạn chọn sổ ghi chú trong OneNote để gửi email.
Các email đã gửi sẽ có sẵn trong cả ứng dụng OneNote desktop và OneNote cho Windows 10, nhưng nó chỉ hoạt động nếu tất cả các ứng dụng (Outlook, ứng dụng OneNote desktop và OneNote cho Windows 10) được kết nối hoặc đồng bộ hóa với nhau. Để xem các email trong ứng dụng OneNote desktop và ứng dụng OneNote cho Windows 10, bạn phải mở sổ ghi chú mà bạn đã chọn trong Outlook làm đích đến để nhận email.
Cả OneNote và Outlook đều bắt đầu kết nối hoặc đồng bộ hóa với nhau tự động khi bạn khởi chạy chúng. Việc đồng bộ hóa mất một chút thời gian sau khi bạn khởi chạy các ứng dụng này trên máy tính. Đó là lý do OneNote mất một chút thời gian để hiển thị kết quả đã đồng bộ.
Cách tạo tác vụ Outlook trong OneNote
Chúng tôi đã liệt kê các bước để tạo tác vụ Outlook trong OneNote bên dưới. Tất cả các bước này áp dụng cho OneNote 2016 và các phiên bản khác như OneNote 2013, 2010, 2007, v.v.
- Khởi chạy ứng dụng OneNote.
- Mở Sổ ghi chú của bạn trong OneNote.
- Chọn từ ngữ bạn muốn tạo tác vụ.
- Đi đến “Trang chủ (Home) > Tác vụ Outlook (Outlook Tasks)“
- Chọn ngày đến hạn cho tác vụ.
Ở đây, chúng tôi đã giải thích quy trình tạo tác vụ Outlook trong ứng dụng OneNote 2016. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản OneNote khác, các bước có thể khác một chút do giao diện.
Khởi chạy OneNote và mở sổ ghi chú của bạn.
Bây giờ, chọn từ ngữ bạn muốn tạo tác vụ Outlook.
Sau khi chọn từ ngữ, nhấp vào tab Trang chủ (Home) và sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống của Tác vụ Outlook (Outlook Tasks). Menu thả xuống này có biểu tượng Cờ (Flag) để bạn dễ dàng nhận diện. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy một số tùy chọn để tạo tác vụ.
Bạn có thể tạo tác vụ cho:
- Cùng ngày (Same day)
- Cùng tuần (Same week)
- Ngày mai (Next day)
- Tuần sau (Next week)
- Ngày tùy chỉnh (Custom date)
Khi bạn chọn một tùy chọn, bạn sẽ thấy một cờ nhỏ xuất hiện ở bên trái của từ ngữ đã chọn trong OneNote. Nếu bạn muốn tạo tác vụ cho một ngày tùy chỉnh, bạn phải chọn tùy chọn Tùy chỉnh (Custom).
Khi bạn chọn tùy chọn Tùy chỉnh, một cửa sổ mới sẽ mở ra nơi bạn phải nhập ngày tùy chỉnh cho tác vụ Outlook của mình. Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở cho tác vụ bằng cách nhấp vào hộp kiểm Nhắc nhở (Reminder). Khi bạn xong, nhấp vào nút Lưu & Thoát (Save & Exit).
Cách mở tác vụ OneNote trong Outlook
Bạn có thể mở tác vụ OneNote trong Outlook theo hai cách sau:
- Từ ứng dụng OneNote.
- Từ ứng dụng Outlook.
1] Mở tác vụ OneNote trong Outlook trực tiếp từ ứng dụng OneNote
Để mở tác vụ OneNote trong Outlook, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Mở ứng dụng OneNote.
- Chọn tác vụ bạn muốn mở trong Outlook.
- Đi đến “Trang chủ (Home) > Tác vụ Outlook (Outlook Tasks)” và nhấp vào tùy chọn Mở tác vụ trong Outlook (Open Task in Outlook).
Mẹo: Bạn có biết bạn có thể khôi phục ghi chú OneNote đã xóa trên Windows 10?
2] Mở tác vụ OneNote bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook
Để mở tác vụ OneNote trong Outlook bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Mở ứng dụng Outlook trên hệ thống của bạn.
- Nhấp vào nút Nhiệm vụ của tôi (My Tasks). Trong Outlook 2016, nó nằm ở góc dưới bên trái. Vị trí của nó có thể khác nhau trong các phiên bản khác nhau của ứng dụng Outlook desktop.
Ở đây, bạn sẽ thấy tất cả các tác vụ được tạo trong ứng dụng OneNote cùng với ngày và giờ.
Cách chỉnh sửa tác vụ Outlook được tạo trong OneNote
Bạn phải sử dụng ứng dụng Outlook để chỉnh sửa các tác vụ được tạo trong OneNote. Để làm điều này, hãy mở ứng dụng Outlook và nhấp Nhiệm vụ của tôi (My Tasks). Bây giờ, nhấp đúp vào tác vụ bạn muốn chỉnh sửa. Nó sẽ mở một cửa sổ mới, nơi bạn có thể chỉnh sửa ngày bắt đầu và ngày đến hạn. Bạn cũng có thể bật/tắt nhắc nhở. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn trạng thái của tác vụ là chưa bắt đầu, đang tiến hành, đã hoàn thành, v.v.
Sau khi chỉnh sửa tác vụ, nhấp Lưu & Thoát (Save & Exit). Tất cả các thay đổi bạn thực hiện trong tác vụ trong Outlook sẽ được cập nhật tự động trong OneNote. Nếu bạn không thấy bất kỳ thay đổi nào trong OneNote, hãy đóng nó và mở lại. Khi bạn khởi chạy lại OneNote, bạn sẽ thấy tất cả các thay đổi đã được cập nhật.
Lưu ý rằng OneNote mất một chút thời gian để truy xuất dữ liệu từ Outlook. Do đó, bạn phải đợi một chút để thấy các tác vụ đã cập nhật trong OneNote.
Cách đánh dấu tác vụ Outlook là hoàn thành và xóa nó trong OneNote
Để đánh dấu tác vụ là hoàn thành trong OneNote, hãy nhấp vào cờ liền kề nó. Khi bạn nhấp vào cờ, nó sẽ biến thành một dấu tích màu xanh lá cây cho biết tác vụ cụ thể đó đã được hoàn thành. Các tác vụ đã hoàn thành sẽ tự động bị xóa khỏi ứng dụng Outlook.
Để xóa một tác vụ trong OneNote, hãy chọn nó và sau đó đi đến “Trang chủ (Home) > Tác vụ Outlook (Outlook Task) > Xóa tác vụ Outlook (Delete Outlook Task).”
Đó là tất cả.
Bài viết liên quan:
- Cách Xoay và Cắt ảnh trong Microsoft OneNote.
- Cách thay đổi Chế độ xem trong OneNote trên Windows 10.