Nếu bạn sử dụng Outlook để giao tiếp với đồng nghiệp, có lẽ bạn đã từng muốn gửi email liên tục cho một nhóm cụ thể mà thành viên thường xuyên thay đổi. Ví dụ: bạn cần gửi email hàng ngày cho tất cả nhân viên chăm sóc khách hàng, nhưng do tỷ lệ nghỉ việc cao, danh sách này thay đổi thường xuyên.
Bạn có thể nhập thủ công tên hoặc email của từng người mỗi khi gửi mail, nhưng cách này nhanh chóng trở nên rườm rà khi nhóm lớn hơn. Không chỉ vậy, bạn còn rủi ro vô tình quên ai đó – điều có thể dẫn đến những rắc rối không cần thiết trong văn phòng. Đó chính là lúc danh sách phân phối (distribution list) hay nhóm liên hệ (contact group) phát huy tác dụng!
Về cơ bản, hai thuật ngữ "nhóm liên hệ" và "danh sách phân phối" có thể dùng thay thế cho nhau. Microsoft bắt đầu dùng cụm từ "nhóm liên hệ" (contact group), có lẽ vì nó trực quan hơn "danh sách phân phối" (distribution list).
Tuy nhiên, trong các tổ chức sử dụng Microsoft 365, có sự khác biệt thực tế giữa hai khái niệm này. Quản trị viên Microsoft 365 có thể chuyển đổi các danh sách phân phối Outlook hiện có thành "Nhóm" (Groups), từ đó cấp cho thành viên quyền truy cập vào thư viện chia sẻ và không gian cộng tác như Microsoft Teams, Yammer và Planner.
Mặc dù bộ phận IT có thể quản lý các danh sách phân phối của tổ chức – đặc biệt là danh sách "toàn thể nhân viên" nổi tiếng và thường được duy trì kém – bạn vẫn có thể tự tạo các nhóm liên hệ riêng trong Outlook.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm liên hệ trong Outlook cho cả phiên bản web và ứng dụng máy tính.
Cách Tạo Nhóm Liên hệ trong Outlook Online
Tạo nhóm liên hệ trong phiên bản trình duyệt của Outlook rất đơn giản.
- Đăng nhập vào tài khoản tại outlook.com hoặc chọn Outlook từ trình khởi chạy ứng dụng nếu bạn đã đăng nhập Microsoft 365. Nếu không thấy Outlook trong danh sách ứng dụng (dù chắc chắn có), hãy chọn Tất cả ứng dụng.
- Trong ngăn bên trái, dưới mục Nhóm, chọn Nhóm mới.
- Trong cửa sổ bật lên, đặt tên và mô tả cho nhóm mới, sau đó chọn Tạo. (Nếu tổ chức của bạn bật tính năng này, bạn có thể được yêu cầu tạo địa chỉ email cho nhóm. Lúc này, để tiện sử dụng, hãy cố gắng làm cho địa chỉ email trùng với tên nhóm.)
- Bây giờ, thêm thành viên vào nhóm. Tìm kiếm người theo tên hoặc địa chỉ email. Chọn kết quả tìm kiếm của người bạn muốn thêm, và họ sẽ xuất hiện dưới mục "Người này sẽ được thêm".
- Lặp lại bước 4 cho đến khi đã thêm tất cả người bạn muốn. Sau đó chọn nút Thêm.
- Chọn Đóng.
- Gửi email cho nhóm vừa tạo bằng cách chọn Tin nhắn mới.
- Trong trường Khi, bắt đầu nhập tên nhóm bạn vừa tạo và chọn nó từ danh sách xuất hiện.
Rất dễ dàng phải không? Nhưng nếu bạn cần thêm hoặc xóa người khỏi nhóm thì sao? Hãy đọc tiếp.
Cách Chỉnh sửa Nhóm Liên hệ trong Outlook Online
Microsoft đã giúp việc chỉnh sửa nhóm liên hệ dễ dàng mà không cần rời khỏi Outlook Online. Một số bước có thể khác nhau tùy theo cách tổ chức của bạn cấu hình Microsoft 365, nhưng các bước dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện được.
- Trong ngăn bên trái, dưới Nhóm, chọn nhóm bạn muốn chỉnh sửa.
- Trong mục của nhóm đó, chọn biểu tượng Thêm (ba chấm/hình elip).
- Chọn Cài đặt. (Tùy theo cấu hình Outlook của tổ chức, bạn có thể thấy tùy chọn Thêm thành viên ngay từ biểu tượng Thêm.)
- Trong bảng Cài đặt nhóm xuất hiện bên phải, chọn Chỉnh sửa nhóm.
- Chọn tab Thành viên.
- Tại đây, bạn có thể thêm thành viên hoặc xóa họ khỏi nhóm bằng cách chọn biểu tượng X bên cạnh mục của người bạn muốn xóa.
- Nếu bạn đã thêm thành viên, chọn nút Thêm. Nếu không, chọn Đóng.
Cách Khác để Chỉnh sửa Nhóm Liên hệ trong Outlook Online
Tùy theo cấu hình Outlook, bạn cũng có thể chỉnh sửa nhóm liên hệ theo các bước sau:
- Đi đến mục Mọi người (People) của Outlook (bên phải biểu tượng Lịch).
- Trong ngăn trái phần Nhóm, chọn Chủ sở hữu để hiển thị các nhóm bạn đã tạo.
- Chọn nhóm bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách.
- Chọn Quản lý thành viên nhóm.
- Tại đây, bạn có thể thêm thành viên hoặc xóa thành viên hiện có bằng cách chọn X bên cạnh mục nhập.
Cách Tạo Nhóm Liên hệ trong Ứng dụng Máy tính Outlook
Tạo nhóm liên hệ trong phiên bản máy tính của Outlook thậm chí còn đơn giản hơn phiên bản online.
- Khởi chạy Outlook, và chọn biểu tượng Mọi người gần góc dưới bên trái (nơi bạn chuyển đổi giữa email, nhiệm vụ, mọi người và lịch).
- Tiếp theo, từ thanh công cụ, chọn Nhóm liên hệ mới. (Nếu tổ chức của bạn dùng Microsoft 365, bạn cũng có thể thấy nút Nhóm mới. Với mục đích của chúng ta, hãy dùng Nhóm liên hệ mới để tạo email nhóm.)
- Trong cửa sổ Nhóm liên hệ xuất hiện, đặt tên cho nhóm, sau đó chọn Thêm thành viên và chọn nơi bạn muốn lấy thành viên. Các tùy chọn có thể bao gồm Từ danh bạ Outlook, Từ sổ địa chỉ, hoặc Liên hệ email mới.
- Từng người một, tìm kiếm người bạn muốn thêm vào nhóm liên hệ. Đảm bảo mục của họ được đánh dấu, và chọn nút Thành viên (hoặc nhấp đúp vào mục của họ) để thêm. Khi xong, chọn OK.
- Đóng cửa sổ, đảm bảo chọn Có nếu được nhắc lưu thay đổi.
- Bây giờ, khi soạn email mới, bạn có thể nhập tên nhóm liên hệ vào trường Khi. Nhóm liên hệ sẽ được thêm vào. Nếu muốn, bạn có thể mở rộng danh sách nhóm, và Outlook sẽ thay thế nhóm bằng các thành viên. Tuy nhiên, hãy lưu ý: bạn sẽ không thể thu gọn lại danh sách sau khi mở rộng.
Các nhóm liên hệ xuất hiện như các mục trong sổ địa chỉ Outlook, vì vậy bạn có thể tìm thấy chúng trong danh sách theo thứ tự bảng chữ cái.
Cách Chỉnh sửa Nhóm Liên hệ trong Ứng dụng Máy tính Outlook
Bây giờ hãy chỉnh sửa một nhóm liên hệ hiện có trong phiên bản máy tính của Outlook.
- Khởi chạy Outlook, và chọn biểu tượng Mọi người gần góc dưới bên trái.
- Tìm và chọn nhóm bạn muốn chỉnh sửa trong danh sách liên hệ.
- Trong ngăn bên phải, chọn Chỉnh sửa. Điều này sẽ đưa bạn trở lại nơi quản lý nhóm bằng cách thêm và/xóa thành viên.
Dù bạn dùng phiên bản online hay ứng dụng máy tính của Outlook, việc dành vài phút tạo các danh sách phân phối Outlook bạn sẽ dùng nhiều lần chắc chắn đáng giá. Bạn sẽ hài lòng vì đã làm vậy.