Computer >> Máy Tính >  >> Phần mềm >> Thư

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Gửi email đến một nhóm phổ biến hơn trong cả công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân của chúng ta. Bạn có thể sử dụng các nhóm cho nhóm dự án của mình tại nơi làm việc và các thành viên gia đình trực tiếp của bạn ở nhà. Tạo nhóm email cho danh sách phân phối trong Microsoft Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Sau khi nhóm được thiết lập, bạn chỉ có thể đưa nhóm vào email và liên hệ với nhiều người bằng một tin nhắn. Nếu bạn chưa bao giờ làm điều này trước đây, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Đây là cách tạo một nhóm trong Outlook cho cả Windows và Mac.

Sự khác biệt giữa Nhóm Liên hệ, Danh sách Liên hệ, Nhóm Email và Danh sách Phân phối

Thực sự không có sự khác biệt giữa nhóm liên hệ, danh sách liên hệ, nhóm email hoặc danh sách phân phối khi nói về Microsoft Outlook. Các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau.

Trên thực tế, trang web hỗ trợ của Microsoft Office hiện đưa ra thuật ngữ "Nhóm liên hệ" thay vì "Danh sách phân phối":

Sử dụng nhóm liên hệ (trước đây được gọi là "danh sách phân phối") để gửi email cho nhiều người…

Bản thân ứng dụng Outlook sử dụng các thuật ngữ Nhóm Liên hệ (Windows) và Danh sách Liên hệ (Mac) trên ruy-băng, trong các menu và trong các tài liệu hỗ trợ của nó. Vì vậy, khi chúng ta chuyển qua các bước bên dưới, đó là những cụm từ bạn sẽ thấy thường xuyên nhất.

Và trước khi bạn chuyển sang các bước, nếu bạn cần trợ giúp xuất danh bạ Outlook của mình tại một số điểm, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi.

Cách tạo Nhóm Liên hệ trong Outlook trên Windows

Mở Outlook trên máy tính Windows của bạn và chuẩn bị tạo nhóm liên hệ của bạn.

  1. Chọn Mọi người từ dưới cùng bên trái của cửa sổ Outlook.
  2. Nhấp vào Nhóm Liên hệ Mới từ dải băng.
  3. Đặt tên cho nhóm của bạn.

Bạn cũng có thể chọn Mặt hàng mới > Các mặt hàng khác > Nhóm liên hệ từ Trang chủ menu tab.

Để thêm địa chỉ liên hệ vào nhóm của bạn, hãy nhấp vào Thêm thành viên từ dải băng. Bạn có thể thêm thành viên từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ của mình hoặc bạn có thể tạo liên hệ mới.

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Để thêm thành viên từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ của bạn, chỉ cần nhấp đúp vào tên của họ trong cửa sổ bật lên và tên đó sẽ được thêm vào Thành viên khu vực ở dưới cùng. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

Đối với các liên hệ mới, hãy nhập tên bạn muốn hiển thị cho họ trong cửa sổ, chèn địa chỉ email của họ và nhấp vào OK .

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên vào nhóm, hãy nhấp vào Lưu và đóng từ dải băng.

Không nhìn thấy các nút này hoặc quan tâm đến việc tùy chỉnh dải băng của bạn? Dưới đây là cách tận dụng tối đa ruy-băng và menu trong Office 2016.

Soạn Email nhóm Outlook trên Windows

Sau khi bạn tạo nhóm email của mình trong Outlook, bạn có một số phương pháp để gửi thư cho các thành viên.

Soạn Email từ Phần Thư

Trong phần Thư của Outlook, bạn có thể gửi email đến nhóm liên hệ mà bạn đã tạo bằng cách thực hiện như sau.

  1. Nhấp vào Email Mới .
  2. Trong Tới , bắt đầu nhập tên bạn đã đặt cho nhóm liên hệ. Hoặc, bạn có thể nhấp vào nút Tới và tìm kiếm nhóm hoặc chọn tên nhóm từ danh sách.
  3. Khi bạn nhìn thấy nhóm, hãy chọn nhóm đó và nhấp vào OK .
Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Soạn Email từ Mục Mọi người

Nếu bạn đang ở phần Mọi người của Outlook, hãy bấm vào nhóm liên hệ trong danh sách của bạn. Sau đó, chọn biểu tượng Email và một email mới sẽ mở ra với nhóm được điền trong mục Tới trường dành cho bạn.

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Cách tạo Danh sách Liên hệ trong Outlook trên Mac

Mở Outlook trên máy Mac của bạn và sẵn sàng tạo danh sách liên hệ của bạn.

  1. Chọn Mọi người từ dưới cùng bên trái của cửa sổ Outlook.
  2. Nhấp vào Danh sách Liên hệ Mới từ dải băng.
  3. Đặt tên cho danh sách của bạn.

Bạn cũng có thể chọn Tệp > Mới > Danh sách liên hệ từ thanh menu.

Để thêm địa chỉ liên hệ vào danh sách của bạn, chỉ cần bắt đầu nhập Tên E-mail các trường trong cửa sổ bật lên. Nếu bạn thêm tên được nhận dạng là một liên hệ hiện có, bạn sẽ thấy đề xuất cho hiển thị liên hệ đó. Sau đó, bạn có thể chỉ cần chọn nó để thêm liên hệ đó vào danh sách.

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Nếu bạn đang thêm các liên hệ mới, chỉ cần nhập tên và địa chỉ email của họ. Trước khi thoát, bạn cũng có thể chỉ định một Danh mục vào nhóm từ dải băng. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như gia đình, bạn bè và nhóm.

Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên vào danh sách, hãy nhấp vào Lưu và đóng từ dải băng.

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Nút Danh sách Liên hệ Mới bị Xám trên Mac?

Nếu bạn không thể nhấp vào nút Danh sách Liên hệ Mới trong ruy-băng của phần Mọi người, đây là một cách khắc phục đơn giản.

  1. Nhấp vào Outlook > Tùy chọn từ thanh menu.
  2. Chọn Chung .
  3. Bỏ chọn hộp bên cạnh Ẩn trên máy tính của tôi
Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Soạn Email Nhóm Outlook trên Mac

Sau khi bạn tạo nhóm email của mình trong Outlook, bạn có một số cách để gửi thư cho họ.

Soạn Email từ Phần Thư

Có thể bạn sẽ ở trong phần Thư của Outlook thường xuyên nhất, vì vậy, để gửi email đến danh sách phân phối mà bạn đã tạo, hãy làm theo các bước sau.

  1. Nhấp vào Email Mới .
  2. Trong Tới , bắt đầu nhập tên bạn đã chỉ định cho danh sách liên hệ. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Tìm kiếm ở bên phải của trường. Tìm kiếm danh sách trong hộp ở trên cùng.
  3. Khi danh sách hiển thị, hãy chọn danh sách và danh sách đó sẽ xuất hiện ngay.
Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Soạn Email từ Mục Mọi người

Nếu bạn tình cờ ở trong phần Mọi người của Outlook, chỉ cần di chuột qua danh sách liên hệ và khi bạn thấy biểu tượng Email hiển thị, nhấp vào nó.

Một email mới sẽ mở ra cùng với danh sách liên hệ đó trong mục Đến , sẵn sàng để bạn soạn tin nhắn của mình.

Cách tạo nhóm email và danh sách phân phối trong Outlook

Tăng tốc mọi thứ với Outlook Groups

Thật dễ dàng để tạo một nhóm trong Outlook đến mức nếu bạn thường xuyên gửi email cho những người giống hệt nhau, điều đó thực sự có thể đẩy nhanh quá trình của bạn.

Để làm được nhiều việc hơn nữa với email và hộp thư đến của bạn, hãy xem 10 mẹo sau để hoàn thiện Outlook.