Gửi email cho nhóm phổ biến hơn trong cả công việc và đời sống cá nhân. Bạn có thể dùng nhóm cho nhóm dự án tại công việc và thành viên gia đình tại nhà. Tạo nhóm email cho danh sách phân phối trong Microsoft Outlook có thể tiết kiệm nhiều thời gian.
Sau khi thiết lập nhóm, bạn chỉ cần chèn nó vào email và liên hệ nhiều người bằng một tin nhắn. Nếu chưa từng làm, chúng tôi sẽ giúp. Đây là cách tạo nhóm trong Outlook cho cả Windows và Mac.
Khác biệt giữa Nhóm liên hệ, Danh sách liên hệ, Nhóm email, và Danh sách phân phối
Thực sự không có khác biệt giữa nhóm liên hệ, danh sách liên hệ, nhóm email, hoặc danh sách phân phối khi nói về Microsoft Outlook. Các thuật ngữ dùng thay thế cho nhau.
Thực tế, trang hỗ trợ Microsoft Office giờ dùng thuật ngữ "Contact Group" thay vì "Distribution List":
Use a contact group (formerly called a "distribution list") to send an email to multiple people…
Ứng dụng Outlook dùng thuật ngữ Contact Group (Windows) và Contact List (Mac) trên thanh ribbon, trong menu, và tài liệu hỗ trợ. Vì vậy, khi làm theo các bước dưới, đó là cụm từ bạn sẽ thấy nhiều nhất.
Và trước khi sang các bước, nếu cần giúp xuất danh bạ Outlook, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi.
Cách tạo Nhóm liên hệ trong Outlook trên Windows
Mở Outlook trên máy Windows và chuẩn bị tạo nhóm liên hệ.
- Chọn People từ góc dưới bên trái cửa sổ Outlook.
- Nhấp New Contact Group từ ribbon.
- Đặt tên cho nhóm.
Bạn cũng có thể chọn New Items > More Items > Contact Group từ menu tab Home.
Để thêm liên hệ vào nhóm, nhấp Add Members từ ribbon. Bạn có thể thêm thành viên từ danh bạ Outlook hoặc sổ địa chỉ, hoặc tạo liên hệ mới.
Để thêm thành viên từ danh bạ hoặc sổ địa chỉ Outlook, chỉ cần nhấp đúp tên trong cửa sổ popup và nó sẽ được thêm vào khu vực Members ở dưới. Khi xong, nhấp OK.
Đối với liên hệ mới, nhập tên hiển thị cho họ trong cửa sổ, điền địa chỉ email, và nhấp OK.
Khi xong thêm thành viên, nhấp Save & Close từ ribbon.
Không thấy các nút này hoặc muốn tùy chỉnh ribbon? Xem cách tận dụng tối đa ribbon và menu trong Office 2016.
Soạn email nhóm Outlook trên Windows
Sau khi tạo nhóm email trong Outlook, bạn có vài phương pháp gửi tin nhắn cho thành viên.
Soán email từ phần Thư
Trong phần Thư của Outlook, bạn có thể gửi email cho nhóm liên hệ đã tạo bằng cách:
- Nhấp New Email.
- Trong trường To, bắt đầu gõ tên bạn đặt cho nhóm liên hệ. Hoặc, bạn có thể nhấp nút To và tìm kiếm nhóm hoặc chọn tên nhóm từ danh sách.
- Khi thấy nhóm, chọn nó và nhấp OK.
Soạn email từ phần Người
Nếu bạn ở phần Người trong Outlook, nhấp vào nhóm liên hệ trong danh sách. Sau đó, chọn biểu tượng Email và email mới sẽ mở với nhóm đã điền sẵn trong trường To.
Cách tạo Danh sách liên hệ trong Outlook trên Mac
Mở Outlook trên Mac và sẵn sàng tạo danh sách liên hệ.
- Chọn People từ góc dưới bên trái cửa sổ Outlook.
- Nhấp New Contact List từ ribbon.
- Đặt tên cho danh sách.
Bạn cũng có thể chọn File > New > Contact List từ thanh menu.
Để thêm liên hệ vào danh sách, chỉ cần bắt đầu gõ trong trường Name và E-mail trong cửa sổ popup. Nếu bạn thêm tên được nhận diện là liên hệ hiện có, bạn sẽ thấy gợi ý liên hệ đó hiển thị. Sau đó bạn chỉ cần chọn để thêm liên hệ vào danh sách.
Nếu thêm liên hệ mới, chỉ cần nhập tên và địa chỉ email. Trước khi thoát, bạn cũng có thể gán Category cho nhóm từ ribbon. Bạn sẽ thấy tùy chọn như family, friends, và team.
Khi xong thêm thành viên, nhấp Save & Close từ ribbon.
Nút New Contact List bị mờ trên Mac?
Nếu bạn không thể nhấp nút New Contact List trên ribbon phần Người, đây là sửa lỗi đơn giản.
- Nhấp Outlook > Preferences từ thanh menu.
- Chọn General.
- Bỏ tích hộp bên cạnh Hide On My Computer
Soạn email nhóm Outlook trên Mac
Sau khi tạo nhóm email trong Outlook, bạn có vài cách gửi tin nhắn cho họ.
Soạn email từ phần Thư
Bạn có thể thường ở phần Thư, nên để gửi email cho danh sách phân phối đã tạo, làm theo các bước:
- Nhấp New Email.
- Trong trường To, bắt đầu gõ tên bạn gán cho danh sách liên hệ. Thay vào đó, bạn có thể nhấp nút Search bên phải trường. Tìm danh sách trong hộp ở trên.
- Khi danh sách hiển thị, chọn nó và nó sẽ hiện ngay.
Soạn email từ phần Người
Nếu bạn đang ở phần Người, chỉ cần di chuột qua danh sách liên hệ và khi thấy biểu tượng Email hiển thị, nhấp vào nó.
Email mới sẽ mở với danh sách liên hệ đó ở dòng To, sẵn sàng soạn tin nhắn.
Tăng tốc với nhóm Outlook
Tạo nhóm trong Outlook rất dễ dàng, nên nếu bạn email cùng một nhóm người thường xuyên, nó thực sự tăng tốc quy trình.
Để làm thêm với email và hộp thư, xem 10 mẹo dùng Outlook tốt hơn.