Mọi người đều muốn giữ thư từ được tổ chức. Chúng ta đều "chết đuối" trong email hàng ngày. Bạn có thể dành hàng giờ lọc qua vô số quảng cáo, báo cáo, bản tin và tin nhắn 쌓 lên trong tài khoản Gmail.
Bạn có thể chọn cách riêng để xử lý, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư thời gian và công sức để thành thạo "vua của Email". Gmail thực sự đi kèm nhiều chức năng không phải ai cũng biết. Với tính năng mới liên tục ra mắt, việc ưu tiên và theo dõi có thể khó khăn.
Trong bài viết này, chúng tôi lựa chọn một số tính năng ẩn Gmail hữu ích nhất mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Học cách sử dụng chúng sẽ giúp bạn mang lại cấu trúc hơn cho thư từ email. Hãy bắt đầu với cách tạo email nhóm trong Gmail.
Tạo email nhóm trong Gmail
Nếu bạn thường xuyên gửi email cho cùng một nhóm người, học thủ thuật này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Để gửi email nhóm trong Gmail, trước tiên bạn cần tạo danh sách gửi thư với tất cả liên hệ bạn muốn bao gồm. Sau đó bạn có thể chỉnh sửa các nhóm bằng cách thêm hoặc xóa liên hệ.
Cách thiết lập danh sách email
Google có ứng dụng riêng để quản lý tất cả liên hệ Gmail. Đó là lý do để tạo danh sách gửi thư trong Gmail, bạn cần tạo danh sách trong Google Contacts trước.
- Mở ứng dụng web Google Contacts.
- Chọn liên hệ bạn muốn đưa vào cùng một nhóm từ danh sách liên hệ.
- Sau khi chọn liên hệ, tìm biểu tượng Quản lý nhãn ở trên màn hình và nhấp vào.
- Từ menu thả xuống, chọn Tạo nhãn.
- Đặt tên nhãn. Đảm bảo tên dễ nhớ vì đó là thứ bạn sẽ dùng để nhận diện danh sách email sau này.
- Nhấp Lưu để tạo danh sách.
Để quản lý danh sách, chọn nó từ menu Nhãn bên trái màn hình. Tại đó bạn có thể xóa liên hệ hiện có. Để thêm liên hệ vào danh sách hiện có, quay lại danh sách liên hệ, chọn liên hệ và khi nhấp biểu tượng Quản lý nhãn, chọn tên danh sách đã tồn tại.
Bạn có thể tạo bao nhiêu danh sách (hoặc nhãn) tùy thích cho các nhóm người khác nhau.
Cách gửi email nhóm
Bây giờ bạn đã có danh sách email, hãy gửi email nhóm đầu tiên và xem nó dễ dàng hơn sao chép dán cho từng cá nhân.
- Mở Gmail.
- Nhấp vào biểu tượng + Soạn thảo để bắt đầu email mới.
- Trong cửa sổ tin nhắn mới, dưới Người nhận bắt đầu gõ tên danh sách liên hệ. Gmail sẽ nhận diện và tự động điền.
- Khi nhấp vào gợi ý, bạn sẽ thấy tất cả liên hệ từ danh sách tự động xuất hiện trong trường người nhận.
- Điền dòng chủ đề và phần còn lại của email. Sau đó nhấn Gửi để hoàn tất email nhóm đầu tiên trong Gmail.
Thêm thủ thuật Gmail để tăng năng suất
Giống như bất kỳ phần mềm nào, Gmail có thủ thuật và phím tắt riêng giúp giao tiếp hiệu quả hơn. Một số ít rõ ràng hơn những cái khác. Học sử dụng các tính năng Gmail sau sẽ tăng năng suất và giúp tổ chức thư từ tốt hơn.
Lên lịch gửi (Schedule Send)
Tính năng này cho phép viết email bạn muốn gửi sau. Sau đó lên lịch gửi vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai.
Khi email sẵn sàng, thay vì nhấp Gửi, nhấp mũi tên xuống bên cạnh nó. Sau đó chọn ngày và giờ từ menu Lên lịch gửi.
Soạn thảo thông minh (Smart Compose)
Smart Compose là tính năng hoàn hảo nếu bạn muốn chút giúp đỡ từ Gmail khi soạn tin nhắn. Nó dự đoán từ và cụm từ bạn sắp viết và đưa ra gợi ý. Điều này tiết kiệm nhiều thời gian gõ.
Để bật tính năng, vào Cài đặt Gmail. Dưới Chung, cuộn xuống tìm Smart Compose và Cá nhân hóa Smart Compose. Đảm bảo cả hai đều bật để có gợi ý viết cá nhân hóa.
Hoàn tác gửi (Undo Send)
Tất cả ứng dụng nhắn tin hàng đầu đã có tính năng thu hồi tin nhắn gửi nhầm. Bây giờ bạn cũng có thể làm điều đó trong Gmail. Tuy nhiên, trong Gmail bạn chỉ có 30 giây để làm sau khi nhấn Gửi.
Để thiết lập, vào Cài đặt Gmail. Dưới Chung, cuộn xuống tìm Hoàn tác gửi. Tại đó bạn có thể chọn thời gian hủy gửi, từ 5 đến 30 giây sau khi gửi email.
Chế độ bảo mật (Confidential Mode)
Bạn có thể tiến xa hơn với tính năng Chế độ bảo mật. Nhớ Facebook cho phép gửi tin nhắn tự hủy sau một thời gian? Bây giờ bạn có thể làm tương tự trong Gmail.
Trước khi gửi email, nhấp vào biểu tượng khóa bên phải nút Gửi. Bạn có thể thiết lập thời gian hết hạn cho email này, đảm bảo người nhận không thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống.
Bạn thậm chí có thể thiết lập bảo mật thêm và yêu cầu người nhận nhập mã SMS gửi đến điện thoại trước khi mở email.
Nhắc nhở (Nudges)
Nếu bạn nhận nhiều email hàng ngày và thường quên trả lời, bạn sẽ yêu thích tính năng Nudges trên Gmail. Nó sẽ tự động đưa email cũ trở lại hộp thư đến với gợi ý trả lời hoặc theo dõi.
Để bật tính năng, vào Cài đặt Gmail. Cuộn xuống dưới Chung cho đến khi tìm thấy Nudges. Sau đó tích vào một hoặc cả hai ô để bật gợi ý.
Trở thành người dùng Gmail chuyên nghiệp
Dù bạn là người dùng Gmail nâng cao hay mới bắt đầu, sẽ có lợi ích khi học các mẹo cơ bản để tận dụng tối đa nền tảng. Bắt đầu với học cách sắp xếp hộp thư đến, và cách chặn ai đó trên Gmail để tổ chức email tốt hơn.
Bạn đã khám phá tính năng hữu ích nào khác trong thời gian dùng Gmail? Chia sẻ trải nghiệm với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.