Bạn từng gửi email mật cho sai người và mong ước hồi thời gian undo lỗi? Hoặc muốn ngăn người nhận tải xuống, chuyển tiếp, sao chép nội dung email nhưng không có tùy chọn?
Nhờ chế độ mật (confidential mode) trong Gmail, tất cả tùy chọn này giờ trong tầm tay.
Vậy chế độ mật trong Gmail là gì? Tại sao nên dùng? Và cách gửi email riêng tư dùng dịch vụ thư Google?
Tại sao nên dùng chế độ mật của Gmail?
Có sẵn trên iOS và Android qua app Gmail, cũng như phiên bản web, chế độ mật Gmail chắc chắn làm hài lòng mọi người dùng email quan tâm quyền riêng tư ngày nay.
Dưới đây là vài lý do thú vị bạn nên thử.
Gửi email an toàn với mã PIN
Chế độ mật nâng cấp bảo mật email bằng tùy chọn yêu cầu mã PIN (passcode) cho người nhận mở email.
Về cơ bản, bạn khóa email bằng mã PIN gửi qua tin nhắn văn bản (SMS) cho người nhận và họ phải cung cấp mã để mở tin nhắn.
Đặt ngày hết hạn
Không kém gì chiêu phim gián điệp, chế độ mật Gmail có khả năng tự hủy (self-destruct). Người gửi đặt ngày hết hạn và khi đến hạn, email tự động hết hạn.
Tính năng không phụ thuộc loại email gửi nên áp dụng cho tài liệu, văn bản, video, ảnh, hoặc bất cứ thứ gì. Ngày hết hạn chọn được: 1 tuần, 1 tháng, 3 tháng, hoặc 5 năm.
Dùng số điện thoại bảo vệ nội dung email
Chế độ mật cũng cung cấp tùy chọn dùng số điện thoại bảo mật nội dung email. Bạn chọn số liên lạc và người nhận nhận mật khẩu mở khóa email.
Lưu ý: nếu quên số điện thoại, không cách nào khác mở email.
Ngăn người nhận chuyển tiếp hoặc tải xuống email
Tùy chọn chuyển tiếp email bị tắt mặc định cho email nhận qua chế độ mật. Người nhận không được tải đính kèm trừ khi cung cấp mã PIN.
Tuy nhiên, nó không ngăn người nhận dùng chương trình độc hại tải đính kèm email của bạn.
Ngăn nội dung email bị sao chép
Chế độ mật không cho người nhận sao chép email. Tuy nhiên, không ngăn họ chụp màn hình (screenshot) hoặc chụp ảnh nội dung/đính kèm email.
Gửi email riêng tư qua các nhà cung cấp email khác nhau
Không quan trọng liên hệ dùng nhà cung cấp email hoặc nền tảng khác. Chế độ mật Gmail gửi email riêng tư đến mọi nhà cung cấp và hộp thư.
Cách gửi và nhận email trong chế độ mật
Bạn đã thích chế độ mật Gmail? Bây giờ cần biết cách gửi và nhận email qua chế độ này.
Cách gửi email mật trong Gmail
Đăng nhập Gmail như bình thường, nhấn nút Soạn thư (Compose) góc trên trái.
Viết email, thêm người nhận, dòng chủ đề, sau đó nhấn biểu tượng chế độ mật hình ổ khóa có đồng hồ (padlock with a clock) ở dưới cửa sổ.
Cửa sổ bật lên mới hiện ra cung cấp tùy chọn đặt ngày hết hạn. Khi đặt khoảng thời gian muốn, bạn được tùy chọn yêu cầu mã PIN qua SMS hoặc không.
Nếu chọn Không mã PIN SMS (No SMS Passcode), mã sẽ gửi đến cùng địa chỉ email bạn gửi đến.
Đến cuối email hiển thị ngày hết hạn đặt. Nhấn Lưu (Save) trước khi gửi tin nhắn. Nếu chọn tùy chọn mã PIN SMS, bạn nhập số điện thoại người nhận.
Cảnh báo: cẩn thận đừng nhập sai số!
Cách hoàn tác tin nhắn đã gửi
Thay đổi ý định ngay sau khi gửi email? Không lo. Chế độ mật cho bạn dễ dàng thu hồi quyền truy cập hoặc "gỡ gửi" (unsend) tin nhắn.
Email mật đã gửi luôn xuất hiện trong hộp thư đến và thư Đã gửi. Để "gỡ gửi", nhấn vào email mật, rồi nhấn vào tin nhắn, chọn Gỡ bỏ quyền truy cập (Remove access).
Nếu người nhận chưa đọc email, họ không truy cập được nữa.
Cách mở email trong chế độ mật
Bạn mở email gửi qua chế độ mật Gmail như email bình thường. Tuy nhiên, nhớ những điều sau:
- Chỉ xem đính kèm hoặc nội dung email đến ngày hết hạn hoặc cho đến khi người gửi gỡ quyền truy cập.
- Đừng hoảng nếu không sao chép, dán, tải xuống, chuyển tiếp email được vì bị vô hiệu hóa qua chế độ mật.
- Nếu người nhận yêu cầu mã PIN truy cập, bạn phải nhập mã trước khi đọc tin nhắn hoặc xem đính kèm.
Nếu nhận lỗi khi cố xem email, có thể người gửi đã gỡ quyền truy cập hoặc xóa email trước ngày hết hạn. Cách duy nhất khắc phục là liên hệ người gửi xin thêm thời gian hoặc gửi lại email.
Chế độ mật của Gmail có thực sự an toàn?
Không quan trọng bao nhiêu tùy chọn quyền riêng tư trong tài khoản email, chúng không bao giờ thực sự an toàn. Đặc biệt đúng cho dịch vụ webmail như Gmail, Outlook, Yahoo. Bất kỳ email gửi đi, kể cả dùng chế độ mật, ở trên máy chủ Google và có thể truy cập bởi Google nếu họ muốn.
Cũng, tùy chọn mã PIN thêm rủi ro cho người nhận vì bạn phải giao số điện thoại riêng tư cho Google. Khuyết điểm khác: chế độ mật Google không cung cấp mã hóa end-to-end cho email — bắt buộc cho giao tiếp thực sự riêng tư.
Nếu muốn email được mã hóa hoàn toàn, tin tốt là có nhiều nhà cung cấp email an toàn như ProtonMail mã hóa và bảo mật email tốt nhất. Tuy nhiên, cho lúc này, nếu muốn thứ nhanh, miễn phí, và riêng tư hơn nhiều dịch vụ email khác, chế độ mật Google không phải lựa chọn tồi.